ПРИЛОЖЕНИЕ N 13 к п. 3.6 Инструкции Подготовка и оформление приказов (распоряжений)

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения Службы на основании поручений руководителя Службы, его заместителя, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам и личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках, командировании (на территории Российской Федерации) и др.) готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Проекты приказов по кадрам и личному составу Службы после подготовки, согласования с заинтересованными структурными подразделениями (при необходимости с юридической и финансовыми службами) и должностными лицами Службы, подписания руководством Службы регистрируются кадровой службой.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности Службы и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Службы, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба делопроизводства.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения Службы, внесшим проект, руководителями структурных подразделений Службы, которым в проекте даются поручения, а также руководителем (уполномоченным лицом) службы делопроизводства и руководителем (уполномоченным лицом) юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Структурные подразделения Службы рассматривают и визируют проекты приказов (распоряжений) в срок до трех дней, если иной срок не установлен руководителем Службы или заместителем руководителя Службы.

Проекты приказов (распоряжений), требующие последующей государственной регистрации, рассматриваются юридической службой в срок до семи дней, а значительные по объему проекты других ведомственных документов в срок до 30 дней, если иной срок не установлен руководителем Службы или заместителем руководителя Службы.

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию. Повторное визирование должно быть осуществлено в течение одного рабочего дня.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые на подпись руководителю Службы, визируются заместителями руководителя Службы в соответствии с распределением обязанностей.

Визирование проектов приказов (распоряжений) оформляется на листе согласования, располагаемом на обороте последнего листа проекта приказа (распоряжения) и приложений к приказу (распоряжению). Визы включают наименование структурных подразделений или должности визирующих, подписи, расшифровки подписей и дату.

Например:

Проект вносит:

Название структурного подразделения подпись

дата

И.О. Фамилия

Исполнитель: подпись

дата

И.О. Фамилия

Согласовано:

Заместитель руководителя подпись

дата

И.О. Фамилия

Название структурного подразделения подпись

дата

И.О. Фамилия

Уполномоченное лицо юридической службы подпись

дата

И.О. Фамилия

Уполномоченное лицо

службы делопроизводства

подпись

дата

И.О. Фамилия

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.

Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в службе делопроизводства, приказы по кадрам и личному составу Службы регистрируются в кадровой службе. Регистрация производится по порядку номеров в пределах календарного года. Учет и хранение подлинников приказов (распоряжений) осуществляется по месту их регистрации.

Регистрационный номер приказа состоит из порядкового номера, например: 10.

Регистрационный номер распоряжения состоит из порядкового номера и индекса структурного подразделения, ответственного за его подготовку, например: 10-05.

Копии приказов (распоряжений) исполнители направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; наименование Службы; вид документа (ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ); дата (оформляется цифровым способом); регистрационный номер (порядковый номер); место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере образования и науки

В отдельных распоряжениях заголовок может отсутствовать.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1-1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение", "в соответствии" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю:", которое печатается вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. При установлении сроков исполнения не могут быть использованы даты, попадающие на праздничные и выходные дни.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Службы или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля и отделяется от текста тремя межстрочными интервалами.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель Службы, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Если в тексте приказа (распоряжения) дается ссылка "согласно приложению", то на первой листе приложения в правом верхнем углу пишется без кавычек слово "Приложение", ниже через один межстрочный интервал слова "к приказу (распоряжению)" и реквизиты приказа (распоряжения) (дата и номер).

При наличии в тексте приказа (распоряжения) формулировки "Утвердить" (положение, правила, инструкция, регламент и др.), то на первом листе приложения в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже печатается без кавычек слово "УТВЕРЖДЕНО" (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕН), ниже через один межстрочный интервал слово "приказом (распоряжением)" и реквизиты приказа (распоряжения) (дата и номер).

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2).

Если приложение одно, оно не нумеруется (Приложение).

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

При оформлении совместного приказа: наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне; наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом; дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Проект приказа (распоряжения) во исполнение федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 20 дней, если не установлен другой срок.

Подготовка и оформление Службой приказов, направляемых в Министерство юстиции Российской Федерации на государственную регистрацию, осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов.

Подготовка и оформление проектов актов (приказов, распоряжений) Минобрнауки России осуществляется Службой по поручению Минобрнауки России в порядке, установленным Регламентом взаимодействия Министерства образования и науки Российской Федерации с федеральными органами исполнительной власти, Инструкцией по делопроизводству Минобрнауки России.

Проекты приказов Минобрнауки России, подготовленные Службой, визируются: исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект; руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения; руководителем (уполномоченным лицом) юридической службы; заместителями руководителя Службы.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра проекта приказа, который прилагается к первому экземпляру проекта приказа, передаваемого на визирование руководителю Службы.

Проекты приказов (распоряжений) Минобрнауки России, подготовленные структурными подразделениями Службы, визируются руководителем Службы.

Виза руководителя Службы проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа (распоряжения); при наличии приложения к проекту приказа - на лицевой стороне последнего листа приложения.