Организация системы управления документооборотом

Чтобы бухгалтерские документы выполняли свои информационные функции, необходимо обеспечить надлежащий порядок их оформления, контроля, обработки и хранения.

Порядок оформления первичных документов должен исключать возможность их фальсификации, а сами документы должны своевременно поступать для контроля и дальнейшей обработки.

Документооборот – организованная система создания, проверки и обработки первичных документов в бухгалтерском учете от момента их составления до сдачи в архив.

Основные этапы создания системы управления документооборотом в организации:

1) разработка Положения о бухгалтерской службе;

2) разработка должностных инструкций работников бухгалтерии;

3) составление графика документооборота;

4) создание технологии обработки учетной информации;

5) разработка номенклатуры дел и порядка текущего хранения документов;

6) подготовка дел к длительному хранению,

Остановимся подробнее на первых трех этапах.

Положение о структурном подразделении (бухгалтерской службе) – внутренний нормативно-правовой документ, регламентирующий деятельность этого подразделения. Положение определяет статус подразделения, его место в системе управления и его внутреннюю организацию. Текст Положения обычно включает следующие разделы:

1.Общие положения.

2.Основные задачи.

3.Функции.

4.Права и обязанности.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения (служебные связи).

7.Организация работы.

Положение о бухгалтерской службе разрабатывается главным бухгалтером, согласовывается с другими должностными лицами и только после этого утверждается руководителем организации.

Срок действия утвержденного Положения о бухгалтерской службе не ограничен. Внесение отдельных изменений в текст Положения производится соответствующим приказом. С Положением о бухгалтерской службе и вносимыми в него изменениями должны быть ознакомлены все сотрудники бухгалтерии.

Должностные инструкции сотрудников обеспечивают четкое разграничение их прав и обязанностей, взаимосвязь в работе сотрудников, позволяют исключить дублирование в выполнении определенных трудовых функций и, кроме того, дать объективную оценку деятельности сотрудников.

Должностная инструкция является внутренним документом организации, определяющим организационно-правовое положение работника и отражающим весь круг его должностных обязанностей, полномочий и ответственности.

Должностная инструкция состоит из следующих разделов.

1.Общие положения.

2.Функции.

3.Должностные обязанности.

4.Права.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения (служебные связи).

7.Организация работы и оценка деятельности.

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии разрабатываются, как правило, главным бухгалтером, согласовываются с другими заинтересованными должностными лицами, а затем утверждаются руководителем организации.

Утвержденная должностная инструкция в обязательном порядке доводится до сведения работника, занимающего данную должность.

На основании структурной схемы организации, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций сотрудников, иных внутренних актов организации разрабатывается график документооборотав организации. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя организации.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ. График оформляется либо в виде схемы, либо в виде перечня работ по формированию, проверке и обработке документов, заполняемых каждым подразделением, а также Конкретными исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Схема документооборота приведена на рисунке 22.

Рис. 22. Организация документооборота в организации

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.