IV. Общая модель деятельности органа власти (предложение по стартовому состоянию)

Требования к структуре общей модели деятельности органа власти определяется, во-первых, поставленными в Концепции задачами. Результаты описания деятельности используются при решении следующих задач административной реформы:

1. Оптимизация (реинжиниринг) административных процессов;

2. Повышение исполнительской дисциплины через четкое закрепление ответственности государственных служащих, участвующих в административных процессах;

3. Повышения прозрачности административных процессов для граждан и организаций, вступающих во взаимодействие с государством, через создание простого для понимания формата представления информации о процессе;

4. Определение ИТ-решений в рамках подготовки создания электронных административных регламентов.

Структура модели должна оптимальным образом удовлетворять этим требованиям. Т.е. несмотря на то общее, что объединяет эти задачи, модель должна обеспечить представление информации о деятельности ОИВ в том специфическом аспекте, который наиболее адекватно помогает оперировать в каждой из вышеуказанных областей. При этом, создаваемая общая модель должна не только учесть специфику всех решаемых задач, но и сделать это наиболее рационально.

Для этого представляется целесообразным использовать подход к моделированию, опирающийся на разделении форматов и средств «накопления» и «представления» организационных знаний или, точнее, разделении средств «внутреннего» и «внешнего» представления этих знаний.

Для внешнего представления служат выводимые из модели отчеты, образующие группы следующего целевого назначения:

§ Аналитические отчеты, необходимые для анализа и совершенствования организации деятельности ОИВ на структурном и процессном уровне;

§ Регламенты деятельности ОИВ, адресованные сотрудникам - исполнителям различных уровней иерархии;

§ Схемы административных процессов для субъектов, вступающих во взаимодействие с государством, в простых для понимания форматах представления

§ Технические задания на создание и модернизацию информационных средств поддержки административно-управленческих процессов

Каждый из этих отчетов должен выводиться из модели в виде структурированных текстовых документов, таблиц или диаграмм в различных нотациях (подробнее, см. Приложение 1, стандарты №1-2).

Для внутреннего представления информации в модели рекомендуется использовать методы «управления знаниями». Результатом применения этих методов является упорядоченное представление предметных областей и их элементов, существенных для описания деятельности ОИВ, а также способов взаимодействия между этими элементами.

Форматами внутреннего представления информации в модели являются два вида объектов:

§ «Классификаторы» – иерархические модели-онтологии[1] предметных областей

§ «Направленные проекции» - модели парных и «тройных» отношений между ними

§ Атрибуты классификаторов и связей

Предлагаемый подход не ограничивает число первичных сущностей (классификаторов и проекций) используемых для полного и точного описания деятельности ОИВ, но число их для эффективного (рационального, экономного) описания желательно ограничить. Выбор классификаторов и проекций обусловлен задачами «внешнего представления». А именно, возможностью формирования установленного множества отчетов – документов, необходимого и достаточного для решения указанных выше задач анализа, совершенствования и регламентации деятельности, а также обеспечения задачи компьютеризации (электронизации) этой деятельности. Таким образом, каждая из этих задач предъявляет свои требования к номенклатуре и составу классификаторов и проекций, а, следовательно, и к общей структуре единой модели ОИВ. Общая модель, интегрирующая эти требования, строится настолько сложной (не более и не менее), насколько это требует ее применение для выбранного состава и способов решения задач.

Таким образом, для построения общей модели деятельности ОИВ надо выделить предметные области, которые характеризуют эту деятельность, определить состав классификаторов, описывающих основные объекты выделенных областей, а также набор проекций, задающих отношения как внутри области, так и с объектами из других областей.

В связи с тем, что в данной Концепции в первую очередь рассматривается операционный уровень управления, наибольшая ясность существует в части внутренней структуры системной и процессной моделей. Следующие шаги в развитии модели: модель эффективности деятельности и инфологическая модель (необходимая для выдачи ТЗ на создание Информационной системы). Для их реализации первоначальная операционная модель может быть расширена за счет дополнительных классификаторов, проекций и отчетов. В принципе, за счет дальнейшего расширения модели может быть реализована единая модель деятельности всех ОИВ (интеграция моделей всех ОИВ), т.е. единая модель государственного управления.

Тем не менее, представляется целесообразным, с самого начала представить возможный состав полной модели, а частные модели рассматривать по мере необходимости решения конкретных задач.

На основание опыта моделирования предприятий частного сектора и пилотного моделирования государственных структур можно предложить следующий состав предметных областей, описывающих деятельность ОИВ (с краткими комментариями):

1. внешняя среда и вышестоящие органы (компоненты модели, описывающие внешнюю среду, в части, связанной с деятельностью ОИВ, подведомственные организации и объекты управления)

2. цели и показатели деятельности ОИВ (компоненты модели, характеризующие цели и назначение (роль) ОИВ в общей системе государственного управления; стратегические показатели, характеризующие результативность в достижении поставленных целей, и операционные показатели, связанные с эффективностью реализации деятельности)

3. административные действия (функциональный потенциал и административные действия, реализуемые в форме процессов, проектов и «поручений», исполняемых сотрудниками ОИВ)

4. организационная структура ОИВ (компоненты модели, представляющие ее административно-штатную и ролевую структуры)

5. персонал (компоненты модели, специфицирующие требования, права и полномочия, а также персональный состав сотрудников)

6. инфраструктура ОИВ (компоненты модели, которые характеризуют имущество ОИВ, позволяющее реализовать административные действия – оборудование, средства коммуникаций, программные продукты и т.п.)

7. информация (компоненты модели, которые описывают как электронных, так и «бумажные» информационные объекты, обеспечивающие принятую модель управления)

8. финансы (бюджет).

В пределах этих областей можно выделить классификаторы, описывающие основные объекты этих областей (см. Приложение 1, стандарт №1)[2], а также задать отношения (проекции) между ними.

Моделирование в такой среде сводится к формированию (начальному заполнению, упорядочиванию и постоянной актуализации) содержимого классификаторов, отслеживанию и уточнению отношений между ними. Надо отметить, что наполнение базы организационных знаний может происходить постепенно по мере разворачиваю работ по моделированию, причем новое знание, как правило, не исключает, а дополняет существующее. В этом смысле моделирование может начаться, например, с обобщенного описания организационных структур и распределения функционала, а затем на этой базе может быть осуществлен переход к моделированию процессов, в ходе которого наполняются и другие классификаторы, структура которых первоначально задана только на верхних иерархических уровнях.

Моделирование процессов предполагает выбор состава (подмножества) функций-операций, принадлежащих процессу, информационных объектов, преобразуемых в данном процессе, средств реализации процесса, а также нормативных документов, задающих управление. Само же моделирование сводится к определение траектории движения по операциям с указанием соответствующего документооборота. Технически эта траектория может быть задана различными графическими, псевдографическими или табличными способами, поддерживаемыми выбранными инструментальными средствами.

Полученная таким образом и надлежащим образом сопровождаемая единая база организационных знаний – «Общая модель деятельности ОИВ», позволяет генерировать необходимые документы регламенты и гарантирует их актуальность и непротиворечивость в каждый конкретный момент времени.

На данный момент в прилагаемых к концепции стандартах зафиксирован первичный набор классификаторов, проекций и форм представления информации из модели (отчетов). Предполагается, что по итогам апробации концепции требуется проведение как минимум трех отдельных работ:

· Исследование оптимальных форм представления информации о деятельности ОИВ различным группам пользователей вне и внутри организации (проведение исследования и разработка диаграмм и форм, ориентированных на различные группы, включая формы для ввода информации);

· Выражение модели на формальном языке, понятном «машине». После определения в рамках работ по ФЦП «Электронная Россия» формата моделирования бизнес-процессов (например, BPML, UEML, BPEL etc), необходимого для специалистов по ИТ, необходимо создание конвертера модели в данный формат. Также задачу можно расширить и разработать программный модуль для экспорта/импорта моделей на выбранном языке в единый формат.

· Следующие шаги в развитии модели: разработка модели стратегии и эффективности деятельности и инфологической модели (необходимая для выдачи ТЗ на создание информационной системы). Для их реализации первоначальная операционная модель может быть расширена за счет дополнительных классификаторов, проекций и отчетов.