Загальні вимоги до письмових процесуальних документів у кримінальному провадженні

Крім положень КПК України, під час підготовки (складання тексту) та виготовлення (друку, підписання, реєстрації тощо) будь-якого письмового процесуального документу, необхідно також дотримуватись загальних вимог до оформлювання документів, встановлених державними стандартами України (ДСТУ) та іншими нормативно-правовими актами [2;3;5;6;7].

Так, датою документа є, відповідно, дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, наприклад 02.03.2015, крапка наприкінці не ставиться [3;6;7]. Цифровий спосіб оформлення дати, як правило, застосовується для документів, облік та рух яких здійснюється із застосуванням комп’ютерних технологій, наприклад автоматизованої системи документообігу – ст. 35 КПК України.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня та місяця, якщо вони містять одну цифру, наприклад 02 квітня 2015 року або 02.04.2015. Дозволяється вживати слово «рік» у скороченому варіанті «р.», наприклад: 03 червня 2015 року та 06 лютого 2015р. [3; 6;7].

У кримінальному провадженні всі дати у текстах письмових процесуальних документів доцільно оформляти словесно-цифровим способом з проставлянням нуля в позначенні дня та місяця, якщо вони містять одну цифру, а слово «рік» вживати без скорочення, наприклад протокол допиту свідка від 06 травня 2015 року; повідомлення про підозру від 19 червня 2015 року.

Якщо документ складено не на офіційному бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує [3; 6; 7], наприклад у рапорті, складеному за результатами опитування у режимі відеоконференції (ч. 11 ст. 232 КПК України) – слідчим, який склав та підписав цей рапорт, нижче зазначеної посади ліворуч, через один міжрядковий інтервал проставляється дата:

Слідчий з ОВС першого відділу

кримінальних розслідувань

слідчого управління фінансових розслідувань

Головного управління Міндоходів у м. Києві

капітан податкової міліції (підпис) В.Б. Третяк

20 червня 2015 року

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до номенклатурної справи) [3; 6; 7].

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису [3; 6; 7].

Під час досудового розслідування, з метою збирання (формування) фактичних даних (інформації), що мають значення для кримінального провадження, у слідчого виникає потреба у підготовці та оформленні різних видів письмових процесуальних документів: запитів, клопотань, супровідних листів, повідомлень тощо. Враховуючи зазначене, необхідно знати, що будь-які документи можуть адресуватись установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи, їх найменування подаються у називному відмінку [3; 6; 7]:

Київська міська

психоневрологічна лікарня № 5

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному [3; 6; 7]:

Реєстраційна служба Головного

управління юстиції у м. Києві

Відділ державної реєстрації речових

прав на нерухоме майно

Начальнику відділу

Хорунженку П.Р.

Якщо документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку [3; 6; 7] :

Голові Державної митної

служби України

Морозову А.М.

У документі (листі, повідомленні, зверненні) може зазначатись ім’я та по батькові адресата у кличному відмінку. Після звертання зазвичай ставиться знак оклику, а в кінці, перед підписом, пишеться «З повагою» – з абзацу і без коми:

Шановний Андрію Миколайовичу!

У зв’язку із розслідуванням …

З повагою

Слідчий з ОВС другого відділу

кримінальних розслідувань

слідчого управління фінансових розслідувань

Головного управління ДФС у м. Києві

підполковник податкової міліції (підпис) В. Г. Соколюк

При цьому необхідно враховувати, що за загальними правилами чоловічі імена, які закінчуються на приголосний та на «о», мають у кличному відмінку закінчення «-е», наприклад: Богдане, Всеволоде, Костянтине, Михайле (крім іншомовних імен на «-г», «-ґ», «-к», «-х», які мають закінчення «-у»: Джеку, Генріху).

Чоловічі імена, які закінчуються на «-й» або на м’який приголосний, мають закінчення «-ю»: Юрію, Андрію, Василю.

Чоловічі імена по батькові у кличному відмінку завжди закінчуються на «-у», наприклад: Григоровичу, Юрійовичу.

Жіночі імена, які закінчуються на «-а» у кличному відмінку мають закінчення «-о»: Оксано, Олено.

Жіночі імена, які закінчуються на «-ія»: Марія, Юлія, Валерія – у кличному відмінку мають закінчення «-є»: Маріє, Юліє, Валеріє. Але якщо буква «-я» стоїть після приголосного: Аня, Юля, Валя, Наталя, то тоді кличний відмінок формується із закінченням «-ю»: Аню, Юлю, Валю, Наталю. Однак ці форми імен у кличному відмінку є розмовними і у офіційних документах не застосовуються.

Чоловічі імена Олег і Ігор мають дві паралельні форми кличного відмінку: Олеже і Олегу, Ігоре і Ігорю.

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів [3; 6; 7]:

Слідчим підрозділам фінансових

розслідувань ДФС України

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія»перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата [3; 6; 7].

За загальними правилами на поштовому відправленні найменування адресата зазначається: для фізичних осіб – прізвище, ім'я та по батькові (у називному відмінку), для юридичних осіб – повне найменування підприємства, установи, організації, а також посада, ім'я, по батькові та прізвище адресата. На простих та рекомендованих поштових картках, листах і бандеролях (крім тих, що адресуються до запитання) може бути зазначено лише прізвище та ініціали або ім'я та прізвище адресата. На поштових відправленнях, адресованих до населених пунктів, які не мають вулиць і нумерації будинків, прізвище, ім'я та по батькові адресата зазначаються повністю [2].

У кримінальному провадженні, з метою уникнення неоднозначного тлумачення та інших непорозумінь, згідно з вимогами КПК України (стст. 104; 110; 164; 214; 277; 287 КПК України та деякі інші), щодо всіх учасників кримінального провадження, включаючи слідчого, прокурора та слідчого суддю, у процесуальних документах зазначаються прізвище, ім’я та по батькові або прізвище та ініціали (якщо прізвище, ім’я та по батькові вже зазначалось на початку документа), а не прізвище та ім’я, наприклад свідок Сорокін Василь Павлович, а не свідок Сорокін Василь. На поштових відправленнях, які направляються під час досудового розслідування учасникам кримінального провадження (повістки, повідомлення тощо), а також іншим адресатам, необхідно зазначати прізвище, ім’я та по батькові та місце проживання, а у необхідних випадках – ще й дату та місце народження особи, наприклад вимога про наявність судимості, листи-запити на характеристику, про стан здоров’я тощо.

Поштова адреса зазначається у такій послідовності: найменування вулиці (проспекту, бульвару, провулку), номер будинку, квартири; найменування населеного пункту, району, області; поштовий індекс; країна призначення [2]: вул. Садова, буд. 87-В, кв. 4, м. Ірпінь, Київська обл., 08201, Україна. Країна призначення зазначається тільки у разі направлення поштового відправлення за межі України. Для зазначення категорії населених пунктів використовуються скорочення: місто – м. (мала літера «м» з крапкою після неї); селище міського типу – смт (малі літери «с, м, т» без крапок та пропусків між літерами та в кінці скорочення); селище – с-ще (мала літера «с», дефіс, малі літери «щ, е» без пропусків до і після дефіса та без крапки в кінці скорочення); село – с. (мала літера «с» з крапкою після неї). Номер будинку вказується арабськими цифрами: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0. Номер кутового будинку зазначається через дріб: 7/17. Якщо в номері будинку є літера, вона зазначається великою через дефіс до номера: 17-Б. Номер корпусу (блоку, секції тощо) зазначається арабськими цифрами. Якщо в номері є літера, вона зазначається великою через дефіс до цифри. Нумерація квартир (кімнат) заповнюється арабськими цифрами: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0. Якщо в номері є літера, вона зазначається великою через дефіс до номера. Для комунальних квартир через кому може зазначатися номер кімнати: 11, к.7 [4].

Наведена інформація щодо правильного написання власних імен та поштових адрес є важливою не тільки для грамотного оформлення письмових процесуальних документів у кримінальному провадженні (протоколів, постанов, повісток тощо), але й для підвищення загальної культури слідчих та прокурорів, які здійснюють досудове розслідування.

Найменування адресата та його поштова адреса зазначаються внизуправоруч з лицьового боку поштового відправлення без пробілів між рядками і літерами у словах [2].

Найменування відправника та його поштова адреса зазначаються вгоріліворуч з лицьового боку поштового відправлення або у верхній частині зворотного боку поштового конверта [2].

На поштовому відправленні, для якого використовується ярлик, на бланку супровідної адреси найменування та поштова адреса відправника та адресата зазначаються у спеціально призначеному для цього місці [2].

Поштова адреса повинна бути точною та повною, без скорочених найменувань чи будь-яких знаків, що її не стосуються [2].

Найменування відправника та адресата, їх поштові адреси на поштовому відправленні, бланку супровідної адреси пишуться розбірливо чорнилом чи кульковою ручкою (крім червоного, жовтого та зеленого кольорів) або друкуються [2].

На поштове відправлення можна наклеювати ярлик з адресою (адресний ярлик), написаною від руки або надрукованою. Для такого ярлика використовується папір світлих тонів [2].

У разі невручення рекомендованого листа з позначкою «Судова повістка» з поважних причин рекомендований лист разом з бланком повідомлення про вручення повертається за зворотною адресою не пізніше ніж через п'ять календарних днів з дня надходження листа до об'єкта поштового зв'язку місця призначення із зазначенням причини невручення [2]. Цей порядок та терміни необхідно знати та враховувати слідчим при плануванні та організації проведення процесуальних дій у кримінальному провадженні.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам [3; 6; 7]:

Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13-А,

м. Київ, 01001

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім'я та по батькові, потім поштова адреса [3; 6; 7], наприклад:

Гончарук Олександр Сергійович

вул. Сурікова, буд. 3-Б, кв. 1,

м. Київ, 03178

У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається [3; 6; 7]. Так, слідчий постійно направляє прокурору, який здійснює процесуальне керівництво досудовим розслідуванням письмові процесуальні документи для погодження чи затвердження, вказуючи у супровідному листі лише посаду, звання, прізвище та ініціали прокурора. Наприклад, якщо слідчий направляє прокурору для погодження клопотання про застосування запобіжного заходу, він не зазначає адресу прокуратури:

Прокурору Подільського

району міста Києва

старшому раднику юстиції

Ткаченку М.М.

Під час підготовки письмових процесуальних документів у кримінальному провадженні слідчим необхідно дотримуватись встановлених вимог до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів [3; 6; 7].

Для друкування текстів письмових процесуальних документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12–14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8–12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо [3; 6; 7].

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив) [3; 6; 7].

Текст документів на папері формату А4 (210х297 мм) рекомендовано друкувати через 1–1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 мм) – через 1 міжрядковий інтервал [3; 6; 7].

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу [3; 6; 7].

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5–3 міжрядкових інтервали [3; 6; 7].

Назва виду документа друкується великими літерами [3; 6; 7]: ПОСТАНОВА; ПРОТОКОЛ; ОПИС. Допускається друк назви документа розрідженим шрифтом, наприклад: О П И С; П Р О Т О К О Л.

Розшифрування підпису (ініціали та прізвище) в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади [3; 6; 7]. При цьому, ініціали друкуються перед прізвищем, а не після нього:

Слідчий першого відділу

кримінальних розслідувань

слідчого управління фінансових розслідувань

Головного управління Міндоходів у м. Києві

полковник податкової міліції (підпис) В.П. Колос

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків) [3; 6; 7].

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться [3; 6; 7].

Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 мм – для абзаців у тексті;

92 мм – для реквізиту «Адресат»;

104 мм – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» [3; 6; 7].

Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження» [3; 6; 7].

За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 мм від межі лівого поля [3; 6; 7].

Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал [3; 6; 7]:

Додаток:

1. Постанова про оголошення розшуку підозрюваного на 1-му арк.;

2. Повідомлення про підозру на 4-х арк..

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані [3; 6; 7].

Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується [3; 6; 7].

Якщо раніше пронумеровані документи формуються (підшиваються) у кримінальне провадження (кримінальну справу), слідчий їх нумерує заново. При цьому нові номери проставляються у правому верхньому куточку кожного аркуша документа відповідно до їх порядкового номера у сформованій справі. У Реєстрі (далі – Реєстр) матеріалів досудового розслідування (ст. 109 КПК України) щодо кожного документа зазначається номер аркуша, за яким цей документ пронумерований та підшитий у кримінальне провадження (кримінальну справу), а якщо кримінальне провадження нараховує більше одного тому, то у Реєстрі, крім аркуша справи, зазначається також номер тому, у якому знаходиться документ.

Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша [3; 6; 7].

Враховуючи, що всі документи, які знаходяться у кримінальних провадженнях (кримінальних справах) відносяться до документів тривалого зберігання, вони друкуються тільки на одному боці аркуша.

Незалежно від виду процесуального рішення чи процесуальної дії, кожен письмовий процесуальний документ у кримінальному провадженні повинен мати свої реквізити, тобто інформацiю, зафiксовану в документi для його iдентифiкування, органiзування обiгу i (або) надання йому юридичної сили.

Так, у письмовому процесуальному документі, залежно від його виду та мети створення, обов’язково зазначаються:

– місце (населений пункт); дата (день, місяць, рік); за потреби – час (години та хвилини); особа (посада, звання, прізвище, ім’я, по батькові), яка проводить процесуальну дію (приймає процесуальне рішення); підстави та порядок (умови, перебіг) проведення процесуальної дії (прийнятого процесуального рішення);

– законність (посилання на відповідні статті, пункти та частини статей КПК України) і обґрунтованість прийнятого рішення (рішень), його мета та результати;

– всебічність, повнота та об’єктивність дослідження обставин кримінального провадження; забезпечення прав учасників (роз’яснення їм прав та обов’язків з посиланням на відповідні статті Конституції, КК України (наприклад, кримінальна відповідальність свідка за неправдиві показання) та КПК України), яких стосується процесуальна дія чи прийняте процесуальне рішення.

Враховуючи практику досудового розслідування податкових злочинів, у методичних рекомендаціях наведені бланки та зразки основних письмових процесуальних документів (протоколів, постанов, клопотань, листів-запитів тощо), які можна використовувати як модель побудови однотипних процесуальних документів у кримінальному провадженні, надані методичні та практичні рекомендації щодо підготовки тексту, особливостей оформлення кожного документа (порядку та підстав зазначення окремих реквізитів), використання офіційних бланків, виготовлення (друку) документу, порядку підписання, погодження, затвердження, реєстрації документу тощо).