Создание структуры документа

Вы можете сначала набрать ваш текстовый документ, а, потом организовать его структуру, но лучше сначала продумать структуру документа и следовать ей в работе. Запустите текстовый процессор Word. Создайте новый документ. Определитесь, со стилями заголовков. На основе заголовков будет формироваться оглавление. Заголовок характеризуется уровнем и стилем. Самый высокий уровень 1-ый, самый низкий уровень 9-ый. Стиль характеризуется:

Ø оформлением шрифта,

Ø оформлением абзаца

Ø применением списка.

Для применения списка необходимо определить структуру документа.

Введение, Заключение, Приложение, Список рисунков, Список таблиц, Заключение оформляются без применения списка. Уровень этих заголовков должен быть не выше 4-го (рис. 1). Разделы документа имеют 1-ый уровень заголовка. В Стиле применяется многоуровневый список вида 1., 1.1, 1.1.1.

Подразделы имеют 2-ой уровень заголовка и аналогичный вид многоуровневого списка. Пункты имеют 3–й уровень заголовка и аналогичный вид многоуровневого списка.

Технология создания структуры документа:

1. Создания стиля заголовка для разделов, подразделов и пунктов:

a. Командой Формат / Стильвызвать диалоговое окно Стиль.

i. В поле Списокзадать Всех стилей.

ii. В поле Стили выбрать Заголовок требуемого уровня.

b.Кнопкой Изменитьвызвать окноИзменение стиля.

i.В поле Основан на стилевыбрать тип стиля Нумерованный.

ii.В поле Стиль следующего абзацавыбрать Обычный.

c. Кнопкой Формат вызвать список окон для установки:

i. Шрифта

ii. Абзаца

iii. Нумерации

d. В окне Список выбрать вкладку Многоуровневый и вид 1., 1.1, 1.1.1.

2. Создания стиля заголовка для введения и др.:

a. Пункт 1а повторить.

b.Кнопкой Изменитьвызвать окноИзменение стиля.

i.В поле Основан на стилевыбрать тип стиля Обычный или название.

ii.В поле Стиль следующего абзацавыбрать Обычный.

c. Кнопкой Формат вызвать список окон для установки:

i. Шрифта

ii. Абзаца

iii. Нумерации

d. В окне Список выбрать вкладку Нет.

Применение стилей:

1. Установить курсор на текст, который будет являться заголовком.

2. Установить на панели Форматирование в поле Стильвыбрать стиль для разделов - Заголовок 1, подразделов – Заголовок 2, пунктов – Заголовок 3, введения и др. – Заголовок 4.

Командой Вид / Структура посмотрите созданную структуру документа.

Рис. 1. Создание структуры документа

После этого введите названия подразделов документа. Начните с первого раздела. Очевидно, что первый подраздел начнется сразу после названия первого раздела. Иногда после названия раздела вставляют так называемую преамбулу, которая, если и существует, то представляет собой просто обычный текст, поясняющий общее содержание раздела. Обратите внимание на то, что если вы делаете преамбулы, то они должны быть у каждого раздела документа.

Введите с клавиатуры его название подраздела в следующем после названия первого раздела абзаце и понизьте его уровень (Понизить уровень) на 1. Названию подраздела система ставит в соответствие стиль Заголовок2. Откорректируйте этот стиль так, чтобы он содержал Многоуровневый нумерованный список и включите нумерацию. Если стиль уже содержит список, достаточно вручную назначить стиль абзацу выбрав соответствующее окно главного меню. Только не ошибитесь при ответе на вопрос диалога! Переопределяется абзац, а не стиль.

Названия последующих подразделов первого раздела добавляются аналогично и не вызывают особых трудностей. Проблемы, скорее всего, появятся при добавлении названий подразделов второго раздела, и будут заключаться в том, что список номеров подразделов будет продолжаться, а не начнется заново. Включая и выключая нумерацию и переопределяя стиль, мы должны добиться правильной первой цифры номера подраздела. После этого нам останется зайти маркером в соответствующий абзац второго раздела, вызвать пункт меню Список и в нем установить флажок Начать заново. Аналогично надо поступить с названиями подразделов третьего и последующих разделов. Если наш документ будет содержать пункты или подпункты, то нам придется повторить приведенные выше действия уже для каждого подраздела и т.д.

После того, как создана структура документа, мы можем набирать текст. Обратите внимание на то, что ему соответствующей кнопкой присваивается стиль Обычный, который и используется для набора базового текста. Собственно набор текста удобнее всего вести в Режиме разметки или Обычном режиме.

Если файл уже существует, но структура главного документа и закрепление стилей в нем не сделана, придется пытаться заниматься копированием или модернизировать структуру уже созданного документа. Наверное, лучше всего начать с создания нового файла и переносить в него фрагменты текстов старого. Хотя эта работа не доставляет особого удовольствия, она, тем не менее, не так трудоемка, как просто обычный набор большого объема текста.

Пример 1. Допустим, что нам требуется подготовить документ со следующей структурой его разделов: Введение. Раздел 1. Подраздел 1. Подраздел 2. Пункт 1. Пункт 2. Подраздел 3. Раздел 2. Подраздел 1. Пункт 1. Пункт 2. Подраздел 2. Подраздел 3. Раздел 3. Подраздел 1. Пункт 1. Подпункт 1. Подпункт 2. Пункт 2. Подраздел 2. Подраздел 3. Заключение.

Создадим новый документ Word, перейдем в Режим структуры и наберем названия заголовков (рис. 1). Установим маркер в строке Раздел 1 и кнопкой на рабочей панели включим нумерацию. То же самое сделаем и с остальными разделами создаваемого документа, при этом мы предполагаем, что разделы Введение и Заключение не нумеруются. Воспользовавшись кнопкой Понизить уровень зададим различные уровни заголовкам документа. Установим курсор в строке Подраздел 1 первого раздела и понизим его уровень. Должен появиться многоуровневый список. Если это не произошло, то нажмем кнопку Нумерация. Если и это не дало требуемого результата, то необходимо явно задать стиль абзаца как многоуровневый список.

Продолжим работу и зададим более низкий уровень Подразделу 2, а в этом подразделе зададим еще более низкие уровни Пункту 1 и Пункту 2. Добьемся работы многоуровневых нумерованных списков, зададим уровень Подразделу 3 и перейдем к форматированию составляющих второго раздела. Понижение уровня Подраздела 1 второго раздела приведет к сбою нумерации в списке. Выключите и включите нумерацию Раздела 2. Убедитесь, что многоуровневый список Подраздела 1 получил правильный номер в первой позиции. Чтобы обеспечить правильную нумерацию во второй позиции многоуровневого списка, войдите в пункт Список главного меню и включите флажок Начать заново. Структура документа должна приобрести вид, показанный на рис 2г. Аналогично предыдущему оформляется и структура остальных разделов документа, причем применительно к подпунктам нумерация не применялась. Результат работы представлен на рис. 2а. На рис. 2б показана процедура понижения уровня абзаца для организации ввода основного текста документа. Заметим, что собственно ввод текста удобнее производить в Режиме разметки.

а) б)

Рис. 2. Завершение подготовки структуры документа и начало ввода основного текста