Требования к содержанию промежуточного и итогового отчетов

Введение

Методические рекомендации разработаны с целью содействия руководителям и специалистам социально ориентированных некоммерческих организаций в Ямало-Ненецком автономном округе (далее – общественная организация, автономный округ) в подготовке, оформлении и предоставлении промежуточного, итогового и финансового отчетов по соглашению о предоставлении субсидий из окружного бюджета общественным организациям в автономном округе.

Методические рекомендации разработаны с учетом требований основных нормативных документов, определяющих порядок предоставления общественным организациям субсидий из бюджета автономного округа, а также положений соглашения о предоставлении субсидии (далее – Соглашение).

Методические рекомендации могут быть использованы органами местного самоуправления при организации работы с общественными организациями в муниципальных образованиях в автономном округе.

Основные требования к подготовке отчетов

Основными документами, в соответствии с которыми осуществляется подготовка промежуточного, итогового и финансового отчетов по Соглашению о предоставлении субсидий, являются:

1. Постановление правительства автономного округа от 23 декабря 2011 года № 988-П «Об утверждении Порядка предоставления субсидий из окружного бюджета социально ориентированным некоммерческим организациям в Ямало-Ненецком автономном округе на конкурсной основе»;

2. Проект, представленный общественной организацией на конкурс по предоставлению субсидий из окружного бюджета общественным организациям в автономном округе.

3. Соглашение о предоставлении субсидии между Уполномоченным органом и Победителем конкурса (общественной организацией).

Отчеты по итогам реализации проекта составляются в соответствии с приложениями к Соглашению о предоставлении субсидии:

а) промежуточный отчет – по форме согласно приложению № 3;

б) итоговый отчет – по форме согласно приложению № 4;

в) финансовый отчёт – по форме согласно приложению № 5.

Сроки предоставления промежуточного и итогового отчетов указаны в пункте 6.1.1 Соглашения, финансового отчета – в пункте 6.1.2 Соглашения.

Общий порядок предоставления отчетов

Отчеты предоставляются в адрес Уполномоченного органа (департамент внутренней политики автономного округа) в письменной форме в двух экземплярах и на электронном носителе с сопроводительными документами Победителя конкурса. Рекомендуется к отчету прикладывать перечень документов в составе отчета.

Электронные варианты отчетов также можно отправить на адреса электронной почты кураторов, указанных в Соглашении.

Предварительно, не позднее, чем за 2-3 недели до окончания срока каждого отчетного периода реализации проект, промежуточный, итоговый и финансовый отчеты в электронном виде рекомендуется направлять куратору проекта для его предварительного просмотра. В теме письма следует указывать номер соглашения о предоставлении субсидии и год его заключения.

Печатную версию отчетов рекомендуется направлять в адрес Уполномоченного органа после согласования его содержания с куратором проекта. Отчет должен быть получен Уполномоченным органом (зарегистрирован) до окончания срока предоставления соответствующего отчета, указанного в Соглашении.

Отчеты, направленные почтовой связью в Департамент по адресу: 629008, Ямало-Ненецкий автономный округ, проспект Молодежи, дом 9, Департамент внутренней политики Ямало-Ненецкого автономного округа, должны иметь опись вложения по форме № 107 почты России.

Во избежание нарушений сроков предоставления отчетов необходимо учитывать, что доставка писем экспресс-почтой (DHL, DIMEX, MAJOR EXPRESS и др.) занимает в среднем 3 дня (с учетом дня сдачи корреспонденции курьеру). Доставка писем почтой России (1-ым классом) занимает минимум 2 недели (в зависимости от географии отправителя). Доставка писем почтой России без указания класса составляет от 1 месяца и более (в зависимости от географии отправителя).

Основные требования к промежуточному отчету и итоговому отчету

Требования к оформлению промежуточного и итогового отчетов

Стилистически отчеты должны быть оформлены в едином стиле (падеже), без орфографических ошибок, в соответствии с правилами русского языка.

В «шапке» каждого отчета должны быть указаны номер и дата Соглашения, период, за который предоставляется отчет. Отчеты оформляются по следующей форме:

Форма промежуточного (итогового) отчета

В промежуточном и итоговом отчете информацию об исполнении мероприятий календарного плана необходимо указывать строго в той последовательности, которая зафиксирована в календарном плане (приложение № 1 к Соглашению).

Итоговый отчет составляется нарастающим итогам, то есть итоговый отчет включает все данные промежуточного отчета (отчетов), направленного ранее в Уполномоченный орган.

Отчеты подписывают уполномоченные лица общественной организации – Победителя конкурса, имеющие на то полномочия. Подпись заверяется печатью Победителя конкурса.

Требования к содержанию промежуточного и итогового отчетов

Содержание промежуточного и итогового отчетов должно отражать следующие основные моменты:

- целевой характер использования средств субсидии: средства должны быть израсходованы на проведение мероприятий и закупку оборудования, которые предусмотрены Соглашением (приложение 1 «Календарный план», приложение 2 «Финансовый план»);

- достижение общественной организацией показателей результативности использования средств субсидии: в ходе реализации запланированных мероприятий необходимо ориентироваться на показатели, определенные проектом, предоставленным общественной организацией на конкурс, и показатели, указанные в п. 4.1.7 Соглашения;

- деятельность общественной организации по реализации проекта.

Информация об исполнении каждого мероприятия календарного плана должна содержать:

- наименование мероприятия;

- конкретную дату (даты) и место проведения, периодичность проведения;

- достигнутые результаты (в том числе, количество участников);

- данные об ответственных исполнителях мероприятия, их контакты;

- ссылки на публикации в средствах массовой информации (копии публикаций);

- другая информация, на основе которой можно провести оценку реализации мероприятия;

- ссылки на прилагающиеся к отчету документы и т.д.

В приложениях № 3 и № 4 к Соглашению содержится перечень вопросов (подсказок), при раскрытии информации по которым (формулировке ответов) для каждого мероприятия календарного плана имеется возможность сформировать содержательную часть отчетов в соответствии с предъявляемыми требованиями.

В случае несоответствия даты фактического выполнения мероприятия и утвержденной даты, необходимо объяснить причину несвоевременного выполнения мероприятия, указать новые плановые сроки.

В случае проведения конкурсов, соревнований, фестивалей и других мероприятий масштабного и соревновательного характера, к отчету должны быть приложены заверенные копии следующих документов (оформляются в виде приложения к отчету):

- копия положения о проведении мероприятия, утвержденного Победителем конкурса (когда Победитель конкурса самостоятельно организует проведение мероприятия) или копия положения, утвержденная другими уполномоченными лицами (когда Победитель конкурса принимает участие в мероприятиях, проводимых другими лицами или организациями);

- копии протоколов о проведении мероприятия и об утверждении итогов мероприятия;

- копии приказов и других нормативных документов, изданных руководителями общественной организации в связи с реализацией мероприятия;

- списки участников мероприятия и победителей;

- копии ведомостей выдачи или накладных, или списков на выдачу призов и подарков, в том числе, поощрительных (с указанием контактной информации лиц, получивших призы и подарки);

- копии наград, дипломов;

- документы и материалы, подтверждающие реализацию мероприятия (в том числе фото и видеоинформация);

- материалы о мероприятии, размещенные в средствах массовой информации (копии материалов или соответствующие ссылки, эфирные справки);

- копии договоров, контрактов, заключенных со сторонними лицами и организациями в рамках реализации мероприятия;

- другая информация, подтверждающая проведение мероприятия.

Отчеты должны содержать основные факты, статистические данные и выводы о деятельности по проекту, подготовленные в виде сводного анализа за отчетный период, достижение значении показателей за отчетный период, значимость полученных результатов, области их применения, наличие и характер незапланированных результатов, выявленные недостатки, итоговые значения показателей результативности и статистические показатели.

Итоговый отчет должен содержать вывод об эффективности реализации проекта и целесообразности продолжения реализации проекта.