Організаційна структура документаційного забезпечення управління

Визначення 8.

Служби документаційного забезпечення управління можуть мати різні назви – управління справами, відділ діловодства, відділ документаційного забезпечення управління, загальний відділ, секретаріат, служба управління документацією та ін. Назва служби документаційного забезпечення управління не має принципового значення.

Структура служби документаційного забезпечення управління залежить від обсягу документообігу, від технології роботи з документами і може бути представлена, наприклад, такими підрозділами:

– секретаріат (приймальня, секретаріат міністра, секретаріати заступників міністра, секретаріат колегії, протокольне бюро);

– канцелярія (експедиція, бюро реєстрації, копіювально-множильне бюро);

– відділ листів (скарг);

– відділ впровадження технічних засобів вдосконалення документообігу;

– архів.

Деякі з цих підрозділів можуть існувати як самостійні структури або об’єднуватись у межах інших структур.

У невеликих організаціях служба документаційного забезпечення управління як самостійний структурний підрозділ може не існувати – роботу з документами виконує секретар керівника або інша спеціально призначена особа.

Основними завданнями служби документаційного забезпечення управління є:

– забезпечення єдиного порядку документування і роботи з документами в організації у відповідності з діючими нормативами;

– вдосконалення форм і методів роботи з документами з урахуванням автоматизації діловодних процесів.

У відповідності із завданнями служба ДЗУ виконує такі функції:

функції, пов’язані з документуванням управлінської діяльності:

– розробка бланків документів і забезпечення їх виготовлення;

– забезпечення стенографування, копіювання та тиражування документів;

– контроль за якістю підготовки і оформлення документів, а також за дотриманням встановленої процедури узгодження і засвідчення документів;

функції, пов’язані з організацією роботи з документами:

– встановлення єдиного порядку проходження документів (документообігу організації);

– опрацювання документів, які надходять в організацію, і виходять з неї;

– реєстрація у облік документів, що надходять в організацію, виходять з неї, а також внутрішніх документів;

– організація інформаційно-довідкової роботи з документами;

– попередній розгляд документів;

– контроль за виконанням документів;

– систематизація документів, підготовка номенклатури справ, забезпечення зберігання і використання документів;

– підготовка і передавання справ до архіву організації, організація роботи архіву;

– забезпечення захисту інформації;

– організація роботи із зверненнями громадян.

функції, пов’язані із вдосконаленням форм і методів роботи з документами:

– розробка і доопрацювання нормативних і методичних документів організації з діловодства;

– проведення робіт з уніфікації документів;

– методичне керівництво і контроль за дотриманням встановлених правил роботи з документами у структурних підрозділах;

– підвищення кваліфікації працівників організації і їх консультування з питань документування і організації роботи з документами;

– розробка і впровадження нових форм і методів роботи з документами, вдосконалення документообігу організації, автоматизації документаційного забезпечення управління.

У 1974 р. у Єдиній державній системі діловодства (Головне архівне управління при Раді Міністрів СРСР) був визначений метод встановлення організаційної структури служби діловодства залежно від обсягів документообігу. Відповідно, організації поділяють на такі категорії:

1 категорія – організації з обсягом документообігу більше 100 тис. документів на рік;

2 категорія – організації з обсягом документообігу від 25 тис. до 100 тис. документів на рік;

3 категорія – організації з обсягом документообігу від 10 тис. до 25 тис. документів на рік;

4 категорія – організації з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік.

Таблиця 2.

Розвиток організаційної структури служби документаційного забезпечення управління залежно від обсягу документообігу

Функції основних підрозділів служби документаційного забезпечення управління

Секретаріат

– інформаційне та організаційно-технічне обслуговування керівництва організації (керівника, його заступників, голів колегіальних органів)

– планування робочого дня керівників

– попередній розгляд і підготовка на доповідь керівнику документів, що надійшли в організацію;

– складання і створення документів за завданнями керівників;

– аналітична робота з документами за завданнями керівників;

– організація телефонних переговорів керівників;

– організація відряджень та ділових зустрічей керівників;

Експедиція

– прийом кореспонденції, яка надходить на адресу організації;

– розподіл документів за структурними підрозділами, доставка документів у структурні підрозділи;

– опрацювання документів, які відправляються з організації

Підрозділ (відділ, група) з реєстрації та обліку документів

– реєстрація документів, що надходять в організацію, внутрішніх документів та документів, що виходять з організації;

– ведення інформаційно-довідкової роботи за документами організації;

– підготовка документів на розгляд керівництва;

– контроль за правильністю оформлення документів;

– формування справ;

– підготовка справ до передачі на зберігання у архів організації;

Підрозділ (відділ, група) з контролю виконання документів

– організація контролю за термінами виконання документів;

– постановка документів на контроль;

– перевірка своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;

– попередня па перевірка і регулювання ходу виконання документів;

– зняття документів з контролю;

– облік та узагальнення результатів контролю виконання документів;

– підготовка пропозицій з удосконалення контролю виконання документів

Підрозділ (відділ, група) по роботі із зверненнями громадян

– реєстрація та облік звернень громадян;

– підготовка звернень громадян до розгляду керівництвом;

– направлення звернень громадян до розгляду керівництвом;

– контроль за термінами виконання звернень громадян;

– відправка листів-відповідей громадянам;

– узагальнення результатів виконання звернень громадян;

– формування справ з документами з розгляду звернень громадян;

– підготовка пропозицій для керівництва з удосконалення організації роботи із зверненнями громадян

Підрозділ (відділ, група) з виготовлення документів

– передрук документів за заявками підрозділів та працівників.

Відділ вдосконалення документообігу

– розробка інструктивних та методичних документів з діловодства (інструкції, посадові інструкції та ін.);

– розробка та корегування номенклатури справ організації;

– консультування співробітників організації з питань роботи з документами;

– методичне керівництво та контроль за організацією діловодства у підрозділах та підвідомчих організаціях;

– проведення робіт з уніфікації документів;

– організація підвищення кваліфікації працівників, проведення семінарів з діловодства;

– розробка пропозицій з використання комп’ютерної техніки у документаційному забезпеченні управління;

– постановка завдань автоматизації ДЗУ.

Копіювально-множильне бюро

– копіювання та тиражування документів організації за заявками; структурних підрозділів і працівників.

Протокольна група

– розробка планів роботи колегіальних органів;

– оформлення і розсилання документів для розгляду на засіданні колегіального органу;

– підготовка і проведення колегіальних заходів (засідань, нарад);

– ведення і оформлення стенограм, протоколів засідань колегіальних органів;

– розсилання копій протоколів зацікавленим організаціям та особам;

– оформлення рішень колегіальних органів у формі розпорядчих документів;

– контроль за виконанням рішень колегіальних органів;

– оформлення виписок з протоколів та ін.

Редакційна група

– редагування документів

– коректорська правка

– підготовка документів для розгляду керівництвом, для видання та опублікування

Приймальня (може бути частиною підрозділу з питань роботи із зверненнями громадян)

– організація прийому відвідувачів керівництвом організації;

– складання плану роботи приймальної;

– ведення облікової документації з особистого прийому громадян;

– організація виконання документів, одержаних при особистому прийомі;

– узагальнення результатів прийому відвідувачів

– підготовка пропозицій з удосконалення роботи приймальної

Архів організації

– ведення списків організацій та (або) структурних підрозділів організації – джерел комплектування архіву;

– приймання справ структурних підрозділів організації та організацій – джерел комплектування архіву;

– облік та забезпечення збереженості прийнятих до архіву документів;

– створення та підтримка у актуальному стані науково-довідкового апарату до документів архіву;

– організація інформаційного обслуговування керівників та структурних підрозділів організації, здійснення використання документів за запитами організацій і приватних осіб, ведення обліку і аналізу використання;

– проведення експертизи цінності і здійснення комплексу організаційних та методичних заходів з передачі документів на постійне зберігання;

– здійснення перевірки правильності формування і оформлення справ у структурних підрозділах організації та інших організаціях – джерелах комплектування;

– організація роботи з укладання номенклатури справ організації;

– надання методичної та практичної допомоги структурним підрозділам у роботі з документами;

– участь у розробці нормативних і методичних документів з архівної справи та документаційного забезпечення управління;

– участь у проведенні заходів з підвищення кваліфікації працівників архіву і служби документаційного забезпечення управління.

Для розрахунку необхідної чисельності співробітників служби документаційного забезпечення управління можуть застосовуватись такі види нормативів:

Визначення 9.

Визначення 10.

Визначення 11.

Визначення 12.

Визначення 13.

Запитання для самоперевірки:

1. Назвіть суб’єктів документаційного забезпечення управління.

2. Які типи документів складають документообіг організації?

3. Що розуміють під терміном „документаційне забезпечення управління”?

4. Дати визначення поняття „документальний потік”.

5. Назвати основні етапи переведення паперового документа у електронну форму.

6. Які особливості переведення у електронну форму існують для різних видів документів?

7. Якими основними параметрами характеризується документопотік організації?

8. Які основні завдання покладено на службу документаційного забезпечення управління?

9. Які функції виконує служба документаційного забезпечення управління?

10. На підставі яких показників здійснюється розвиток організаційної структури служби документаційного забезпечення управління?

11. Назвати і розкрити зміст нормативів для розрахунку необхідної чисельності співробітників служби документаційного забезпечення управління.

Завдання для самостійної роботи:

1. Побудувати загальну структуру системи документообігу організації (рух вхідних, вихідних та внутрішніх документів).

2. Порівняти обсяг дискового простору, який займає текст, образ документа, текст та образ документа разом.

3. Визначити організаційну структуру служби документаційного забезпечення управління для організації, документообіг якої становить 40-50 тис. документів на рік.

4. Визначити необхідну кількість комп’ютерів, робочих місць, відвідувачів, яке один працівник або група працівників відповідної кваліфікації повинні обслужити протягом одиниці робочого часу у певних організаційно-технічних умовах.

5. Визначити величину витрат робочого часу для виконання реєстрації одного документа одним працівником або групою працівників відповідної кваліфікації при певних організаційно-технічних умовах.

Рекомендована література:

1. Кулешов С.Г. Управлінське документознавство: Навч. посібник.-К.: ДАКККіМ, 2003.-57с.

2. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління. - К.: МАУП, 1997.- 343 с.

3. Ларьков Н.С. Документоведение:Учебное пособие.-М.:Восток-Запад, 2006.-427 с.

4. Бездрабко В.В. Управлінське документознавство. Навчальний посібник .- К., 2006.- 208 с.

5. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади// Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. N 1153

6. Энциклопедия делопроизводства [Електрон.ресурс].-URL: http://www.termika.ru/.- Загол. з екрану.

7. Методики управления. Системы электронного документооборота [Електрон.ресурс].-URL: http://www.o-fin.ru/.- Загол. з екрану.

8. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном документообороте.-М.: ДМК Пресс, 2002.-224 с.