Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

ПО ТЕМЕ 2.6. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Наименование результата обучения   Формирование и оформление дел в соответствии с нормативными требованиями. Осуществление поиска и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач. Использование информационно-коммуникационных технологий в профессиональной деятельности

 

Вы можете воспользоваться следующими источниками:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1991. 75с.

2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.).

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, (приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г., № 558).

4. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел, М: ВНИИДАД, 2005, 30 с.

5. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Приказ Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. № 76).

6. Информационно-правовая система «ГАРАНТ».

7. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30- 2003): Учебное пособие / М.И. Басаков. 7-е изд., переработанное и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К0», 2010. – 348 с.

8. Конспекты лекций по МДК 01.01. Документационное обеспечение управления.

9. Основные сведения, изложенные в практической работе.



Практическое занятие № 1

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Инструкция по выполнению задания

Изучите требования к формированию дел организации

Отчёт должен содержать: Таблицу Формирование дел, приказ о выдаче документа из дела, акт о выдаче документов из дела во временное пользование.

Время на выполнение практической работы: 2часа

Условия выполнения задания:

-Задание выполняется в кабинете Документационного обеспечения управления.

- Отчёт должен быть оформлен на ПК и распечатан.

Задание 1. Разместите документы в уже имеющиеся папки - дела, заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице. При необходимости заведите новое Дело.

Исходные данные:

На Вашем рабочем столе следующие документы:

1. Приказ директора колледжа о проведении профилактического ремонта швейного оборудования в мастерских;

2. Акт о списании ксерокса;

3. Письмо директору фирмы «Вилена» о размешении рекламы;

4. Письмо от поставщика офисной мебели фирмы «КорпусКом»;

5. Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;

6. Приказ о приеме нового сотрудника;

7. Приказ о командировании сотрудника на фирму «КорпусКом»

8. Протокол заседания Смета колледжа;

9. Договор о поставке офисной мебели фирмой «КорпусКом»»

10. Договор о предоставлении мест для производственной практики на фирме «Вилена»

11. Акт списания материалов для проведения семинара швейников

12. Приказ о создании службы документационного и информационного обеспечения управления

Таблица 1

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

 

Заголовок дела Наименование документа (из перечня) Признаки группировки документов в дела
Приказы по основной деятельности    
Протоколы заседаний Совета колледжа    
Письма входящие    
Письма исходящие    
Приказы по личному составу    
Договоры с поставщиками    
Договоры с организациями о производственной практике    
Первичные учётные документы и приложения к ним (акты о списании имущества и материалов)    

Задание 2. Составьте и оформите приказ о разрешении главному бухгалтеру колледжа выдать из дела «Коммерческие акты» акт приема выполненных работ по проведению Республиканского семинара швейников от 28.06.2013 № 5 по письменному запросу отдела бытового обслуживания Министерства экономики и развития Республики Коми.

 

Задание 3. Исправьте ошибки, допущенные при разработке трафарета акта о выдаче документальных материалов во временное пользование. Заполните акт.

 

АКТ №

о выдаче документов во временное пользование

Дата______________________

Наименование предприятия выдавшего документ, и его адрес

 

Наименование предприятия (лица), получившего документ, и его адрес
Для каких целей выдан документ_______________________________________________

 

 

Основание______________________

 

Срок возврата___________________

Выданы следующие документы

 

№ пп Заголовок документа Год Количество листов Примечание
         

 

Всего выдается во временное пользование _______________________________________

(цифрами и в скобках прописью)

 

Выдал________________________________________ (Должность, подпись)

Принял_______________________________________ (Должность, подпись)

 

Основные сведения

Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего дела. Признаки группировки документов в дела:

• номинальный - указывает на вид документа;

• авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам планам указывают автора, например: «План работы заочного отделения»;

• предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «О чем документ?». В дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой «Север» о поставке комплектов вычислительной техники»;

• корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых получены документы. Этот признак используется при составлении заголовков дел с перепиской, например: «Переписка с фирмой «Заря»;

• хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле. В дело подшиваются документы одного делопроизводственного года, кроме дел «переходящих, то есть таких дел, в которых подшиваются документы за несколько лет. Например «Личное дело» (его закрывают после увольнения лица, на которое оно заведено),

• географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона). Например: «Переписка с фирмами Сахалина о поставке рыбной продукции за 1999 год.

Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе ДОУ до передачи в архив организации.

Наиболее распространенный способ хранения дел - шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел, дела располагаются на полках вертикально, на корешках каждого дела указывается индекс по номенклатуре дел. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. Нередко на корешках начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.

Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.

Если необходимо изъять из дела документ для временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный за формирование и хранение дел, ставит лист -заместитель. (См. Практическую работу «Формирование дел)

Если требуется выдать дело целиком заполняется карта - заместитель (См. Практическую работу «Формирование дел).

Карта - заместитель помещается на место выданного дела. После возврата дело ставят на место, а карта - заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости выдается дело целиком.

Выдача документов и дел в другие организации разрешается только руководителем организации. В этом случае составляется акт о выдаче дел или документов во временное пользование. Этот акт вкладывается на место выданного документа или дела, и хранят до возвращения. При возвращении акт уничтожают.

Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями предприятия, которое выдало документ во временное пользование и предприятия получившего документ.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры, суда и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело его заверенной копии.

Практическое занятие № 2






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.