|
|
ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВРеквізити розміщують у межах, встановлених спеціальними схемами (див. ДСТУ 4163-2003), з допуском ±2 мм. Реквізит 01 розташовують над серединою реквізиту 06 (за його відсутності - реквізиту 07). Реквізити 06 – 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташування реквізитів треба розміщувати одним із способів: - центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів); - прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів). Зображення Державного Герба України (реквізит 01) розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII ( 2137-12, 2137а-12) "Про Державний герб України" (додаток А). Зображення Державного Герба України, Герба Автономної Республіки Крим розміщується на верхньому полі бланка з кутовим розташуванням реквізитів над серединою найменування установи, а на бланках із поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.Зображення емблеми організації (реквізит 02) або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба. Зображення нагород (реквізит 03) відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08. Код організації (реквізит 04) проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09). Код форми (реквізит 05) документа (якщо він є) проставляють згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10). Назву організації вищого рівня (реквізит 06) зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю. Назва організації (реквізит 07) - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Назву структурного підрозділу(реквізит 08), філії, територіального відділення організації зазначають тоді, коли вони – автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07. Прочитайте довідково v Велика літера у власних назвахУ словосполученнях – назвах державних, партійних, громадських, профспілкових та інших установ і організацій як України, так і інших держав з великої літери пишеться тільки перше слово, що входить до складу назви (напр., Збройні сили України, Народна палата Республіки Індії, Генеральні штати, Національна гвардія). Але в назвах найвищих державних установ України (напр., Верховна Рада України, Кабінет Міністрів України) з великої літери пишуться всі слова.У назвах міністерств і їхніх головних управлінь, а також у назвах інших установ та організацій, що складаються з кількох слів, з великої літери пишеться тільки перше слово (напр., Національний банк України, Українське товариство охорони пам'яток історії та культури, Львівський обласний відділ охорони здоров'я).Скорочені назви (абревіатури) установ, закладів, організацій тощо, утворені з частин слів, пишуться:- з великої літери, якщо ці слова вживаються а позначення установ одиничних (напр., Укрінформ, Укрпрофрада);- з малої літери, якщо такі слова є родовими назвами (напр., медінститут, облвиконком, райрада).Складноскорочені назви, утворені з початкових (ініціальних) букв, імен власних і загальних, пишуться великими літерами (напр., АТС, КНР).Довідкові дані (реквізит 09) про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу. Назва виду документа(реквізит 10) має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають. Дата документа (реквізит 11) - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число. Приклад: 2001.01.15У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року. Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Реєстраційний індекс документа (реквізит 12) складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування реквізиту залежить від бланка та виду документа. Якщо його підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій і проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Посилання на реєстраційний індекс (реквізит 13) і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Місце складення або видання (реквізит 14) документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12. Гриф обмеження доступу(реквізит 15) до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу. Адресатами (реквізит 16) документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. Приклад
Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному. Приклад
Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено. Приклад
Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку. ПрикладКомунальне підприємство "Градпроект" вул. Зелінського, 3 м. Запоріжжя, 69037 Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс. Приклад
Гриф затвердження (реквізит 17) складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Приклад
Резолюція(реквізит 18), яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати. Приклад
Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках. Заголовок до тексту документа (реквізит 19) повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління. Правила оформлення заголовків і підзаголовків.Заголовок пишеться великими літерами. Він має бути не довшим ніж 40 знаків. Не дозволяється у заголовку переносити слова. Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків. Не можна залишати в рядку прийменник, його слід перенести у наступний рядок, наприклад: «Про створення вечірнього графіку роботи для робітників…..», а не «Про створення графіку роботи для робітників…..». У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери, якщо передає їй. Текст від заголовка пишеться через 3 – 4 інтервали. Розміщується заголовок посередині рядка або на початку рядка біля лівого поля. Крапка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту, краще перенести його на наступну сторінку. Короткі заголовки пишуться у розрядку, тобто з проміжком в один знак між буквами в межах одного слова. Підзаголовки пишуться малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком – два інтервали, а від підзаголовка до тексту – три чи чотири. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються один від одного одним інтервалом. Залежно від розташування, підзаголовки пишуться ідентично, приміром: Правила бібліографічного опису Частини, елементи й ділянки опису |
|