Пиши Дома Нужные Работы


Членування та нумерація частин тексту.

Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерація тощо. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового документа.

Складність рубрикації залежить від змісту документа, його обсягу, тематики й призначення.

Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ праворуч на початку першого рядка кожної частини документа. Слово “абзац” позначається також частина тексту між двома такими відступами.

Абзац вказує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою. Часом абзац може складатися з одного речення (якщо цьому реченню надають особливого значення), а також охоплювати групу речень, які послідовно розкривають складну думку. Проте в усіх випадках абзац повинен бути внутрішньо замкненою смисловою одиницею, бо інакше процес читання й обробки документа значно утруднюється.

Нумерація частин тексту – це числове чи за допомогою літер позначення послідовності розташування його складових частин. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів тексту.

Існує дві системи нумерації: комбінована і суто цифрова. Перша ґрунтується на використанні різних типів позначок – римських та арабських цифр, великих літер, поєднуваних з з абзацними відступами. Друга використовує лише арабські цифри, розміщені у певній послідовності.

За комбінованої схеми нумерація може доповнювати абзацне членування тексту (при перерахуванні тез, пунктів, правил) й застосуватися всередині абзаців. Вибір того чи іншого конкретного варіанта нумерації залежить від змісту тексту, його обсягу, складу. У простіших випадках використовуються тільки однотипні знаки – звичайні арабські цифри або малі літери. Документи складного характеру часто вимагають застосування комбінованих способів абзацного членування та нумерації.

При використанні знаків різних типів комбінована система має будуватися за складаючою ознакою:

А Б В Г Д ...

І ІІ ІІІ ІV V ...

1 2 3 4 5 ...

1) 2) 3) 4) 5) ...

а) б) в) г) д) ...

Як правило, великими літерами користуються рідко; значні за обсягом частини тексту нумерують найчастіше римськими цифрами; підрозділи – арабськими, пункти всередині розділів – малими літерами.

Для більших за абзац рубрик можуть застосовуватися й словесні найменування (параграф, розділ, частина та ін.), які теж нумеруються. Тут діють такі правила:

ü рубрики можуть нумеруватися лише тоді, коли є хоча б два однорідних елементи переліку;

ü однорідні засоби нумерації вимагають точного дотримання правил пунктуації.

Комбінована система нумерації майже неможлива без заголовків. Заголовок має:

ü точно відповідати змістові документа або його частини;

ü бути логічно повноцінним – недвозначним і несуперечливим;

ü бути по можливості якнайкоротшим.

Суто цифрова система нумерації широко застосовується у діловодстві та науково-технічній літературі. Вона дає змогу обійтися без словесних найменувань частин (розділ, підрозділ, пункт та ін.) і без заголовків до частин тексту. Будується ця система за такими правилами:

ü кожна складова тексту, яка відповідає поняттям “частина”, “розділ”, “пункт”, “Підпункт”, дістає свій номер;

ü номери позначаються лише арабськими цифрами;

ü після кожної цифри ставиться крапка;

ü номер кожної складової частини включає всі номери відповідних складових вищих ступенів поділу.

Так, розділи нумеруються 1., 2., 3. (перший, другий, третій); підрозділи – 1.1; 1.2; 1.3; (перший підрозділ першого розділу та ін.); пункти нумеруються: 1.1.2; 3.1.2. (другий пункт першого підрозділу першого розділу та ін.);

ü номери найбільших за обсягом частин тексту – перший, найвищий ступінь поділу – складаються з однієї цифри;

ü на другому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з двох цифр (1.2);

ü на третьому ступені поділу складові частини мають номери, що складаються з трьох цифр (1.3.5.) і т. д.

Відмітку про наявність додатків(реквізит 22) розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою: Додаток: на 5 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників. Приклад Додатки: 1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.
Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:
Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.
На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:
Додатки: згідно з описом на 67 арк.
Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:
Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад
Додаток 1 до наказу Міністерства охорони здоров'я України 20.01.2001 N 25

Підпис (реквізит 23) складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Приклади
1. Голова Державного комітету статистики України   Підпис   Ініціал(и), прізвище
2. Голова Підпис Ініціал(и), прізвище
Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад

Директор Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Приклад
Заступник Міністра юстиції України Заступник Міністра фінансів України
Підпис Ініціал(и), прізвище Підпис Ініціал(и), прізвище
       

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

Приклад
Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище
Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник". Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

Гриф погодження (реквізит 24) розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Приклад
ПОГОДЖЕНО Заступник Голови правління ВАТ «Укрбудсервіс» Підпис Ініціал(и), прізвище 05.02.2001
Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:
ПОГОДЖЕНО Протокол засідання Правління Національного банку України 23.01.2001 N 2

Візою (реквізит 25) оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Приклад
Начальник юридичного відділу Підпис Ініціал(и), прізвище 18.09.2001

Відбитком печатки (реквізит 26) організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

Відмітку про засвідчення копії документа(реквізит 27) складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Приклад

Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище 26.06.2001

Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа (реквізит 28) і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади
1 Іваненко 556 07 24 2 2 Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

Відмітку про виконання документа(реквізит 29) і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Приклад
До справи N 03-4 Відповідь надіслано 13.05.2001 N 03-12/113 Посада Ініціал(и), прізвище 14.05.2001

Відмітка про наявність документа в електронній формі(реквізит 30) містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження(реєстрацію) документа (реквізит 31) в організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби - годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

Запис про державну реєстрацію (реквізит 32) фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.


ТЕМА 3. ТЕХНІЧНІ ВИМОГИ ДО ДОКУМЕНТІВ, ЩО ВИГОТОВЛЯЮТЬСЯ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУВАЛЬНИХ ЗАСОБІВДокументи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки або на конторській друкарській машинці. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12 - 14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом. Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 - 1,5 міжрядкового інтервалу. Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5 - 2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5 - 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа: - 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; - 92 мм - для реквізиту "Адресат"; - 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа"; - 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис"; - не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ. За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 104 мм. Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через 1 міжрядковий інтервал. Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша. Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Якщо документ займає більше, ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.

Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.

Прочитайте довідково v Технічні правила переносу.Не можна переносити прізвища, залишаючи в кінці попереднього рядка ініціали або інші умовні скорочення, що до них відносяться. Напр., Т. Г. Шевченко, а не Т. Г. // Шевченко, акад. (проф.) Гончаренко, а не акад. (проф.) // Гончаренко.Не можна відривати скорочені назви мір від цифр, до яких вони належать. Напр., 1917 р. (а не 1917 // р.), 150 га (а не 150 // га). Якщо назви мір подаються повністю, то їх можна переносити (1917 // рік, 150 // гектарів).Граматичні закінчення, з'єднані з цифрами через дефіс, не можна відривати й переносити. Напр., 2-й (а не 2-//й), 4-го (а не 4-//го).Не можна розривати умовні (графічні) скорочення типу вид-во, і т. д., і т. ін., та ін., т-во тощо.Не можна переносити в наступний рядок розділові знаки (крім тире), дужку або лапки, що закривають попередній рядок, а також залишати в попередньому рядку відкриту дужку або відкриті лапки.





ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2017 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.