ТЕМА 4. ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ Електронний документообіг керується Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», підписаним президентом України у 2003 році (N 851-IV). Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів та поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.
Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму (відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною).
Обов'язковим реквізитом електронного документа є електронний підпис, який використовується для ідентифікації автора електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа. Відносини, пов'язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.
Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.
Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.
Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.
Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб'єктами електронного документообігу.
Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
У разі неможливості такого зберігання електронних документів, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.
При зберіганні електронних документів обов'язкове додержання таких вимог:
1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.
Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи.
ТЕМА 5. ОСНОВНІ ВИДИ ДІЛОВИХ ДОКУМЕНТІВ І ЇХ РЕКВІЗИТИ
Усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на такі групи:
- з кадрово-контрактних питань(заяви, автобіографії, накази, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти, резюме тощо);
- довідково-інформаційні (протоколи, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, довідки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення тощо);
- господарсько-договірні (доручення, акти, договори тощо)
- організаційні(положення, статути, інструкції, правила);
- розпорядчі (постанови, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали);
- особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, і т. ін.).
Кожен вид документа має свої особливості. Однак всі вони об’єднані спільною рисою – наявністю обов’язкових реквізитів.
Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка; змінні –фіксуютьна бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
ТЕМА 6. КУЛЬТУРА ОФОРМЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЇ З ОСОБОВОГО СКЛАДУ ТА КАДРОВО-КОНТРАКТНИХ ПИТАНЬ
Заява – це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Заява пишеться власноручно в одному примірнику.
Реквізити:
1. Адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника в давальному відмінку, на ім'я яких подається заява).
2. Адресант (назва установи або посада, прізвище, ім'я, по батькові в родовому відмінку (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).
3. Назва виду документа.
4.Текст.
5.Підстава (додаток) – перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
6. Дата.
7. Підпис.
ЗРАЗОК 1
Директорові будівельної компанії «Прогрес»
Кириленку В. І.
Костенка Івана Хомича,
який мешкає за адресою:
м. Харків, вул. Фрунзе, 12,
тел. 14-58-70
Заява
Прошу зарахувати мене на посаду старшого інженера виробничого відділу з 27. 02. 2014 р.
Додаток:
1. Диплом про вищу освіту.
2.Трудова книжка.
3. Автобіографія.
24. 02. 14 р.
особистий підпис І. П. Костенка
ЗРАЗОК 2
Директорові ВАТ «Харківтрансбуд»
Мирошниченку Т. Б.
інженера-технолога
Марченка Леоніда Івановича
Заява
Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати з 05.04.2014 р. до 24. 04. 2014 р. узв'язку з необхідністю лікування.
До заяви додаю:
1. Довідку про стан здоров'я від дільничного лікаря.
2. Витяг із протоколу засідання профспілкового комітету про надання путівки до санаторію.
01.04.14 р. особистий підпис Л. І. Марченка
Автобіографія – це особистий документ, який містить власноручний опис життя та діяльності особи. Цей документ є обов'язковим елементом особової справи працівника.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2.Текст, у якому подаються:
- прізвище, ім'я та по батькові особи, дата й місце народження. Якщо назва населеного пункту змінилася, то треба вказувати ту назву, яка була на момент народження особи і вказана у свідоцтві про народження, наприклад: ... народився в місті Ворошиловград {нині Луганськ). Далі у хронологічному порядку наводяться
- відомості про навчання з повним найменуванням навчальних закладів і вказівкою на часові межі перебування в них та з відображенням назв спеціальностей, що були отримані;
- детальні відомості про трудову і громадську діяльність з наведенням місць роботи та посад;
- відомості про нагороди, стягнення, заохочення, а також про перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі. Якщо назва закладу, де особа навчалася чи працювала, змінилася, то треба вказувати ту назву, яку мав заклад на момент перебування особи в ньому.
- У кінці документа подаються відомості про склад сім’ї (батько, мати, сестри, брати, чоловік, дружина, діти). Для кожного члена сім'ї подається прізвище, ім'я та по батькові, рік народження, посада, місце роботи чи навчання. Обов 'язково вказується домашня адреса.
3.Дата написання.
4.Особистий підпис автора.
ЗРАЗОК
Автобіографія
Я, Тарасенко Микола Степанович, народився 17 квітня 1972 року в селищі Високе Балаклійського району Харківської області.
Після закінчення у 1989 р. Балаклійської СШ №2 працював механізатором колгоспу «Світлий шлях».
З 1990 до 1992 року перебував на військовій службі.
З 1993 року – студент механіко-математичного факультету Харківського держуніверситету. У 1998 р. закінчив ХДУ, за фахом – викладач математики.
З 1998 р. працюю вчителем математики у Харківській ЗОСШ № 15. З 1999 року виконую обов'язки голови профкому школи (на громадських засадах).
Склад сім'ї:
дружина – Тарасенко (Бас) Надія Федорівна, 1974 р. н., завідувач Харківської дитячої бібліотеки № 46.
син - Тарасенко Юрій Миколайович, 1999 р. н., учень ЗОСШ № 15.
Домашня адреса: вул. Іванова, 10, кв. 79, Харків, 61058.
15. 05. 11 особистий підпис М. С. Тарасенка
Резюме – це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає.
Реквізити:
1. Назва документа.
2. Текст, що містить таку інформацію:
- ім'я, ім'я по батькові та прізвище;
- дата й місце народження;
- домашня адреса та номер телефону;
- родинний стан;
- навчання (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована ЗОСШ чи ліцей);
- науковий ступінь;
-досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат, зазначається окремо);
- трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат);
- додаткові відомості (володіння суміжними спеціальностями).
3. Дата укладання (ліворуч).
4. Особистий підпис (праворуч).
ЗРАЗОК
Резюме
Персональні дані
П.І.Б. Демчук Денис Петрович
Домашня адреса: пров. Бурсацький, 3, м. Дніпропетровськ.
Телефон: 093 560 34 71
E-mail: demchuk@mail.ru
Сімейний стан: неодружений
Громадянство: Україна
Дата народження: 15 вересня 1992 р. м. Дніпропетровськ.
Освіта
2007 – 2010 Ліцей інформаційних технологій. Атестат про повну загальну середню освіту, відзнака – золота медаль.
2010 – 2014 ДВНЗ «Придніпровська державна академія
будівництва та архітектури», бакалавр,
спеціальність – геодезист.
Досвід роботи
2013 Супермаркет «АТБ», охоронець
Додаткові відомості
Володіння мовами українська, російська – вільно, англійська – A2
Робота з ПК працюю з Wоrd, Ехсеl
Хобі активний відпочинок, заняття спортом
26.03.11 особистий підпис Демчука Д. П.
Наказ– це розпорядчий документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.
Розрізняють накази щодо особового складу (кадрові)і накази із загальних питань (організаційні).
Кадровими наказами оформляють призначення, звільнення переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.
У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу». Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання.
До викладу тексту наказу існують певні вимоги:
1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають:
а) на яку посаду;
б) до якого структурного підрозділу;
в) з якого числа оформляється на роботу;
г) вид прийняття на роботу (на постійну, тимчасову, за сумісництвом);
д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.
3. У наказах про надання відпустки зазначають:
а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою не працездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами);
б) загальна кількість робочих днів;
в) дата виходу у відпустку і повернення;
г) період, за який надано відпустку.
4. У наказах про звільнення працівників зазначають:
а) дату звільнення;
б) мотивування.
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.
Організаційні накази видаються при затвердженні перспективних, річних та інших планів, при реорганізації або ліквідації структурних підрозділів.
Реквізити:
1. Назва виду документа.
2. Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника.
3. Місце видання.
4. Номер.
5. Дата.
6. Заголовок.
7. Текст, що складається з двох частин:
- констатуються та аналізуються факти;
- подаються розпорядження, заохочення або стягнення.
8. Підпис керівника установи.
9. Печатка.
ЗРАЗОК кадрового наказу
Товариство з обмеженою відповідальністю
«Будівельно-сервісна компанія «Україна»
НАКАЗ
18.06.14 № 209-к м. Дніпропетровськ
Про особовий склад
ПРИЙНЯТИ:
Майбороду Івана Григоровича на посаду електромонтажника з 1 липня 2014 р. з посадовим окладом згідно з штатним розкладом.
Підстава: заява І. Г. Майбороди.
НАДАТИ:
Ганжі Ігореві Миколайовичу, інспектору технічного нагляду, чергову відпустку з 01.07. 2014 до 28.07.2014 (на 24 робочих дні), за період роботи.
Підстава: графік відпусток і заява І. М. Ганжі.
ЗВІЛЬНИТИ:
Ковальчук Олену Василівну, прибиральницю, із посади з 01 липня 2014 р. у зв'язку з виходом на пенсію.
Підстава: заява О.В. Ковальчук.
Директор (підпис) Ф. М. Васильєв
Інженер з охорони праці (підпис) В. В. Верба
Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві.
Характеристика пред'являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.
Реквізити:
1.Назва виду документа.
2.Заголовок (прізвище, ім'я, по батькові у родовому відмінку особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; в разі потреби - місце проживання).
3.Текст, який містить такі відомості:
- трудова діяльність працівника;
- ставлення до службових обов'язків та трудової дисципліни;
- моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);
- висновки;
- призначення характеристики (в разі потреби).
4.Дата складання.
5.Підпис керівника установи (в разі потреби – інших відповідальних осіб).
6. Печатка.
Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.
ЗРАЗОК
Характеристика
Гаврилова Семена Кузьмича,
інженера відділу підготовки виробництва
Харківського машинобудівного заводу,
1970 р. народження, українця,
освіта незакінчена вища
Гаврилов Семен Кузьмич працює на посаді інженера з 1 лютого 1992 року. За час роботи Гаврилов С. К. зарекомендував себе як грамотний і висококваліфікований фахівець, здатний творчо взяти участь у роботі.
За період роботи на підприємстві Гаврилов С. К. не має дисциплінарних стягнень, неодноразово нагороджувався почесними грамотами, має п'ять подяк.
Гаврилов С. К. проявляє особисту ініціативу при вирішенні виробничих завдань, характеризується як людина відповідальна і цілеспрямована, працьовитий, «хворіє» душею за справу.
У колективі користується заслуженим авторитетом, бере діяльну участь в організації культурного дозвілля членів трудового колективу: у вільний від роботи час організував гурток любителів повітроплавання.
10.06.14 р.
Директор заводу підпис О. І. Черняк
Начальник відділу підпис Ю. Т. Зайченко
печатка
ТЕМА 7. КУЛЬТУРА ОФОРМЛЕННЯ
|