ТЕМА 8. ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи повздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5.

За кількістю адресатів розрізняють:

- звичайні листи (надсилають на адресу однієї інстанції),

- циркулярні листи (надсилають цілій низці установ),

- колективні листи (надсилають на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що не потребують відповіді.

До листів, щопотребують відповіді,належать:

- листи-прохання,

- листи-звернення,

- листи-пропозиції,

- листи-запити,

- листи-вимоги.

До листів, щоне потребують відповіді,належать:

- листи-попередження,

- листи-нагадування,

- листи-підтвердження,

- листи-відмови,

- супровідні листи,

- гарантійні листи,

- листи-повідомлення,

- листи-розпорядження,

- листи-подяки,

- рекомендаційні листи.

Запам’ятайте!

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресат інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути широкою. Адресата можна зазначити узагальнено.

Листи-прохання –один із найпоширеніших видів ділової кореспонденції, мають спільну ознаку: викладають певне прохання до керівництва, клієнтів, партнерів, спонсорів тощо. У діловій кореспонденції дуже часто прохання висловлюють у поєднанні з іншою інформацією.

Рекламні листи – різновид інформаційних листів, які містять детальний опис товарів та послуг, такі листи надсилають конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що листи пишуть на бланках, в тексті повторюють поштову адресу, номери телефонів організації.

Листи-запрошення – листи, в яких адресатові пропонують узяти участь у певних заходах, детально знайомлячи його із заходами, програмою їхнього проведення, часом проведення, умовами участі в заходах тощо.

Супровідні листи – листи, в яких інформують адресата про направлення йому документів, що додаються до листа.

Листи-підтвердження –листи, в яких підтверджують якийсь факт або інформацію про чинність раніше укладених договорів, домовленостей тощо.

Листи-нагадування – листи, в яких нагадують про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань, проведення заходів та необхідність прийняття відповідних рішень.

Гарантійні листи – листи, в яких гарантують виконання чогось, наприклад, оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. В гарантійних листах, які містять фінансові чи матеріальні гарантії, вказують банківські реквізити адресанта. Гарантійні листи підписує керівник підприємства та головний бухгалтер.

Ініціативні листи –листи, які спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика таких листів найрізноманітніша.

Листи-відповіді – листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи.

Листи-повідомлення – це різновид службового листа, в якому викладено запрошення взяти участь у нараді, конференції, зборах.

Рекомендаційні листи – це різновид службового листа, який в діловому світі практикується дуже широко. На відміну від характеристики, рекомендація не обов'язково подається з місця роботи. Зацікавленою в рекомендації стороною може бути або сама людина, або ж організація чи фірма. Останнім особливо важлива об'єктивність, оскільки вони зацікавлені в добросовісних, кваліфікованих працівниках. Діловий етикет передбачає, що за рекомендацією звертаються до тих, хто справді добре знає особу, про яку йдеться в рекомендації (її професійні та людські якості, коло зацікавлень, наукові праці тощо), має певний авторитет та визнання у своїй галузі й готовий поручитися за неї своїм авторитетом. Правдивість рекомендації - це справа ділової честі.

Реквізити:

2. Назва й адреса організації-відправника листа.

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса одержувача.

5. Заголовок.

6. Номер і дата листа, що був основою для складання відповіді.

7. Текст.

8. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок (за наявності).

9. Підпис керівника.

10. Відомості про виконавця та його віза на копії.

Зразок листа-підтвердження

БЛАНК ОРГАНІЗАЦІЇ

(емблема (якщо є), назва відомства й структурного підрозділу, адреса, номери телефонів і факсів, номер розрахункового рахунку)

__01.11.2014_№_252/01-14__ Директору Акціонерного

товариства “Будівельні

на № _142___від_27.10.2014 конструкції“

Матвійчуку І. П.

Щодо організації

спільного виробництва

Шановний Іване Петровичу!

Ми офіційно підтверджуємо свою згоду на розробку проекту з організації спільного виробництва будівельних конструкцій, запропоновану Вами у листі № 142 від 27.10.2014. Створена нами з цього приводу технічна комісія на чолі з п. Карповим прибуде на переговори наступного місяця.

Просимо повідомити зручні для Вас час і місце переговорів.

З повагою,

Генеральний директор (підпис) О. А. Потапов

Іваненко М. І., 7-15-42

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів, тон листа повинен бути нейтральним.