Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Средства и системы внутриофисной транспортировки документов.

Введение.

 

Технический менеджмент - это совокупность принципов, методов, средств и форм управления техникой, а точнее развитием техники.

Технические средства менеджмента - неотъемлемая часть технического оборудования любого предприятия. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.

В момент первоначального развития письменности у человечества не существовало проблемы с обработкой и хранением письменных документов. Однако с кооперацией людей в сложные социальные организации возникла необходимость в формировании специального штата служащих, в чьи профессиональные обязанности входила работа с документами. Так, уже в древнем Египте, при дворах фараонов, наместников и богатых землевладельцев существовал штат писцов, секретарей, хранителей печатей и документов.

В настоящее время в любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами.

Для использования новых технических средств и технологий приспособлены делопроизводственные процессы.

Для документирования определенных управленческих действий используются стандартные виды и разновидности документов. Стандартная структура формуляра и текста управленческих документов.



На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис.

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности.

В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств.

Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности. [1]

Средства и системы внутриофисной транспортировки документов.

Средства внутриофисной транспортировки документов в настоящее время могут быть организованы двумя путями: при помощи технических средств и без них. Организация внутриофисной транспортировки документов без технических средств предполагает физическую курьерскую доставку. Технические же средства делятся на: компьютеризированные (сети; оптические, магнитные, лазерные, цифровые, аналоговые носители) и не компьютеризированные (пневмопочта).

Современные компьютерные системы позволяют осуществлять систематизацию документов организации на основе принципов «Номенклатуры дел», а также автоматизировать практически все виды работ, которые связаны с информационным и документационным обеспечением управления: создание документов и их корректировка, регистрация, передача, контроль исполнения, хранение, группировка и обработка данных и т. п. Для этих целей служит операционная система Windows, пакет приложений Microsoft Office, в частности, Word, Excel, Access и др. Ведущими компьютерными компаниями мира осуществляется постоянное совершенствование и обновление технических и программных возможностей и создание новых средств автоматизации информационно-документационного обеспечения управления.

В частности, операционная система Windows позволяет организовать иерархическую систему хранения информации по аналогии с «Номенклатурой дел». При этом для создания документов используется обычно текстовый редактор Word, в составе которого предусмотрены шаблоны (формы распространенных документов с нанесенными постоянными реквизитами). Каждый пользователь может создать и хранить в памяти компьютера шаблоны своих собственных документов, например, бланки деловых писем с постоянными реквизитами, приказов, актов, служебных записок и т. д. Состав и содержание шаблонов очень легко изменяются.

Регистрация документов связана с внесением дополнений в иерархическую систему хранения и записью в журнал или иную регистрационную форму. Журнальная форма организации и хранения информации создается с помощью программных средств Excel и Access. Эти программы позволяют группировать информацию, представленную в таблично-журнальной форме, по любым реквизитам, тем самым обеспечивая и контроль за исполнением документов (исполнительской дисциплины), и контроль за движением документов. Создание собственной компьютеризированной системы делопроизводства сейчас не является сложной задачей, она по плечу практически любому грамотному пользователю.

Разработана компьютерная программа «Делопроизводство», позволяющая оформлять документы по стандарту, осуществлять их регистрацию, автоматический поиск, сортировку, хранение, вывод на печать.

Электронная почта (e-Mail) объединяет возможности пересылки письменной информации с удобством общения с помощью телефона. Она позволяет обмениваться не только деловыми документами, но и неформальной информацией.

E-Mail можно использовать для быстрой и удобной пересылки факсов. При наличии соответствующего программно-аппаратного обеспечения сообщение электронной почты может быть получено на телекс. Некоторые информационные службы обеспечивают распечатку сообщений электронной почты и их доставку с помощью обычной почты.

Электронная почта может работать с файлами при обмене данными, электронными таблицами, документами, созданными с помощью текстовых процессоров, графикой, видеоклипами, музыкой, речевыми сообщениями, т. е. всем, что может храниться в памяти компьютера.

Электронная почта может использоваться и самими программами: контролировать состояние какого-либо процесса и сообщать по электронной почте о его изменениях, контролировать состояние курса акций, погоды и т. п.

Локальная электронная почта применяется обычно в рамках одного офиса, используются обычно такие пакеты программ, как ее: Mail, Microsoft Mail, Novell Group Wise. Локальная электронная сеть позволяет передавать любую информацию с одних компьютеризированных рабочих мест на другие, значительно ускоряя документооборот и информационное обеспечение управления. Глобальные системы являются частью глобальных информационных сетей: CompuServe, America Online, Internet, а также системы электронных досок объявлений (BBS). Благодаря электронной почте появилась возможность выполнять работы, не выходя из дома, если ваш домашний компьютер связан с головным компьютером вашей организации.

Наиболее распространенным сейчас способом передачи данных в электронной почте считается использование телефонных линий, при этом между компьютером и телефонной линией включается специальное устройство — модем (модулятор/демодулятор). Примерный перечень процедур, которые нужно провести для получения возможности пользоваться электронной почтой:

 приобретение, подключение и настройка модема;

 создание собственного почтового отделения, введение уникального обозначения почтового ящика и пароля для защиты информации;

 настройка программы обмена информацией, например, Microsoft Exchange;

 регистрация вашего почтового отделения и необходимых данных в сети, получение адреса и личного кода.

В системе Windows предусмотрены возможности для проведения этих процедур. Кроме того, в Word среди шаблонов документов, облегчающих их подготовку, имеются и шаблоны факсов.

В настоящий момент в наличии имеется достаточно широкий набор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:

 системы управления документами (класса Documentum, Workflow, Groupware; в частности, к последнему классу относится система БОСС-референт);

 справочно-информационные системы (Консультант Плюс); комплексные системы (в частности, предназначенные для автоматизации работы службы управления персоналом, такие, как БОСС-кадровик).

Существует микрографическая технология, которая является прямой репродукцией документальной информации на светочувствительном пленочном материале со значительным, до 150 крат, уменьшением относительно оригинала.

Под микрографическими технологиями сегодня понимают не только репродукцию бумажных документов на микроформу, но весь спектр технологий для переноса бумажных и электронных документов на микроформы и обратно, а также хранения и использования документов в микрографических архивах.

На сегодняшний день наиболее востребованной формой оперативного хранения информации является цифровая форма т.е. хранение документов на магнитных лентах, магнитных дисках, магнитооптических дисках или оптических дисках. Такой архив компактен, обеспечивает скоростной доступ к информации из любой точки мира, простоту управления и поиска, одновременную работу с документом многими пользователями, очень гибкую настройку при практически неограниченном объеме хранимой информации.

Зависимость от используемого программного обеспечения и формата данных. Программное обеспечение обновляется каждые 3-5 лет. Меняются кодировки, форматы данных, методы представления информации. Немногим дольше поддерживаются устаревшие программные продукты. Даже если через 10-20 лет вы найдете ту программу, в которой был создан сохраненный файл, сможете ли вы запустить ее на новом компьютере? Определенно нет.

Гарантия соответствия оригиналу. Вы уверены, что файл сохранен. Но, есть ли гарантия, что файл не был случайно или умышленно изменен? Возможно, он был испорчен вирусами. Возможно, никто этого не заметил. Такую вероятность никогда нельзя полностью исключать, если речь идет о цифровых носителях. По этой причине цифровая форма не может приниматься как подлинник документа и по ГОСТ статусом подлинника не обладает.

Цифровая форма, несмотря на ее неограниченные возможности в части оперативной работы с документами, средством долговременного хранения информации служить не может. Как средство надежного долговременного хранения информации наилучшими возможностями обладает микрографическая форма. Микрографический архив позволяет преодолеть рассмотренные выше недостатки электронного архива, как средства долговременного хранения данных:

Хранение данных на микроформах очень консервативно, смена форматов носителей практически не происходит. Документы, перенесенные на микропленку 50 лет назад, могут быть легко воспроизведены сегодня, завтра и в будущем.

Срок гарантированного хранения микроформ составляет 100 и более лет. Микроизображение геометрически подобно изображению оригинала документа и не связано с какими-либо цифровыми форматами данных. Не требует для воспроизведения сложных устройств. При необходимости микроизображение может быть прочитано даже с помощью лупы.

Современные фотографические материалы обеспечивают высокую степень геометрического и полутонового подобия микроизображения оригиналу. По ГОСТ 13.1.101-93 микрофильм имеет статус подлинника.

Микрографический архив сегодня – это единственный путь, обеспечивающий долговременное (100 и более лет) хранение информации, в котором на уровне системного подхода решены проблемы надежности, качества и подлинности хранимой информации.

Сканеры микроформ позволяют любому пользователю без труда перевести в электронный вид даже очень старые документы, записанные на микропленку. СОМ технология (расшифровывается как Computer Output Microfilm), т.е. технология вывода на микропленку цифровых данных, позволяет хранить в микрографическом архиве электронные документы, минуя бумажную форму. СОМ технология позволяет автоматически создавать образы документов, используя неформализованные данные с компьютерных систем. СОМ системы сравнивают с принтером, с тем отличием, что печать осуществляется на микрофотоноситель.

Основная проблема микрографии в том, что заканчивается ее время безраздельного господства как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы. Хранение документов на цифровых носителях дает возможность активно использовать информацию в деловых процессах организации и, таким образом, превратить деятельность по хранению информации из затратной в "зарабатывающую". Именно электронное хранение решает остро стоящую как в бизнесе, так и в государственном управлении задачу эффективного использования информации

Микрографии сложно конкурировать с электронными документами там, где речь заходит об оперативном доступе, об организации эффективного поиска и обмена. В наше время, когда информация стала ценным товаром, это преимущество электронных систем часто становится решающим с точки зрения бизнеса. Главная причина перехода к цифровому хранению – в том, что информация и документы стали одним из важнейших активов организаций. Быстрый поиск и извлечение нужной информации, ее оперативное использование – это и конкурентное преимущество, и немалые деньги. На этом фоне затухание "пленочной" индустрии и постоянное удешевление хранения цифровых данных являются лишь второстепенными факторами, подталкивающими этот процесс.

Специалисты подчеркивают, что основным мотивом отказа организаций от использования микрографии и перехода к созданию электронных архивов служит не желание что-либо сэкономить на стоимости хранения, а возможность увеличить прибыль, объём и качество производимой продукции и оказываемых услуг за счёт более эффективного использования корпоративной информации.[2]






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2017 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.