Предпосылки разработки системы

Контроллинга в таможенных органах

Деятельность таможенной службы России по реализации та­моженной политики может рассматриваться как система принимаемых решений, эффективность которых, а следовательно, и таможенного дела в целом зависит от качества используемых инструментов и информацион­ной среды управления.

Говорить о контроллинге как о совершенно новом явлении в практике управления в таможенных органах было бы неверным. В настоящее время отдельные компоненты контроллинга в том или ином объеме уже реализу­ются в государственных службах. В частности, в процессе управления фор­мулируются цели, составляются планы, закрепляются соответствующие процедуры контроля. Отметим, что именно поэтому распространенным яв­ляется узкое понимание контроллинга. Иногда его неверно отождествляют с системой контроля, программно-целевым планированием, подсистемой бухгалтерского учета. Однако контроллинг предполагает использование различных технологий и методов эффективного управления, в том чис­ле финансовых инструментов и инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений. В таможенной службе эти элементы эффективной системы управления пока не вписаны в единую идеологию, часто носят фрагментарный характер и поэтому малоэффективны. Таким образом, можно утверждать, что в таможенных органах имеется значитель­ный потенциал развития инструментов и методов контроллинга, а самое главное, возможностей их практического использования.

Положительной предпосылкой к разработке и освоению контроллин­га в таможенных органах является также то, что в настоящее время су­ществуют реальная возможность и необходимость объединения усилий руководителей таможенных органов и специалистов по информацион­но-техническому обеспечению для решения взаимосвязанных проблем управления. Современное решение задач системного управления обес­печивается в среде информационных технологий и систем. Поэтому для создания целостной и эффективно функционирующей системы контрол­линга необходимо решение проблемы автоматизации обработки данных. Регулирование информационных потоков в системе контроллинга воз­можно только при создании единой управленческой информационной системы.

На сегодняшний день таможенная служба имеет в своей структуре вычислительные центры и специалистов по информационному обеспече­нию, занимающихся методическими и программно-техническими разра­ботками. Это значительно облегчает интеграцию в систему учета затрат и результатов и контроллинга уже существующих систем отчетности и со­ответственно помогает минимизировать издержки, связанные с ее внедре­нием, упростить электронную обработку данных.

Отметим, что в таможенных органах уже имеются предпосылки разра­ботки, внедрения и освоения контроллинга, опирающегося на инструмен­ты интеллектуального анализа данных.

Основные идеи контроллинга определим, раскрывая содержание его концептуально-методологической процедуры, принципов построения и алгоритмов технологии контроллинга.

Наиболее известно понимание контроллинга как целостной концеп­ции управления процессами и результатами деятельности организации в условиях рынка. При этом можно отметить специфические особенности контроллинга:

• новое содержание таких традиционных функций управления, как анализ, планирование, контроль, информатизация, составляющих ядро контроллинга как целостной концепции;

• новое содержание роли информационно-аналитических и планово-экономических служб организации;

• согласованное принятие стратегических и оперативных решений;

• новую методологию анализа, планирования, принятия стратегичес­ких и оперативных решений и их контроля.

Концептуальные основы контроллинга

В таможенном деле

Содержание любой системы контроллинга заключается в его ориентации на цель, дальнейшее развитие и выявление проблем и «узких мест».

Основная цель контроллинга в таможенных органах - информацион­но-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления при принятии управленческих решений в процессе реализа­ции задач, возложенных на таможенные органы государством; ориента­ция процесса управления на обеспечение качественного и своевремен­ного выполнения этих задач при эффективном использовании ресурсов, оптимальном построении организационных структур и технологий.

Как показывает практика многих организаций в нашей стране и за ру­бежом, построение системы контроллинга целесообразно начинать, во-первых, с построения системы целей, во-вторых, с построения системы показателей. Следует отметить некоторые важные моменты, связанные с построением системы целей в контроллинге.

Контроллинг предполагает четкую формулировку целей всех уровней, включающую содержание цели, время реализации, области деятельности, для которых они определяются. Цели каждого уровня должны быть на­правлены на достижение целей более высокого уровня (рис. 73).

Таможенная деятельность включает разработку государственной тамо­женной политики, формирование таможенно-тарифного механизма реа­лизации государственной таможенной политики и практическую деятель­ность таможенной службы, нацеленную на реализацию утвержденного таможенно-тарифного механизма (рис. 74). На уровне государственной таможенной политики обозначаются проблемы регулирования внешнеэ­кономической деятельности, идеология и принципы их решения, на уров­не формирования комплекса таможенно-тарифных мер регулирования внешней торговли конкретизируются задачи и методы решения проблем, на уровне реализации разрабатываются инструменты и технологии реали­зации утвержденных мер регулирования ВЭД.

Обеспечение национальной безопасности и защита экономических интересов страны являются «глобальными целями», или видением[74]ор­ганизации. Конкретные цели деятельности таможенной службы связаны с третьим блоком - разработкой инструментов и технологий реализации утвержденных мер регулирования ВЭД. Их можно объединить в три боль­шие группы, связанные с реализацией фискальной и протекционистской функций (рис. 75). Достижение каждой из них предполагает соблюдение законодательства, выполнение международных соглашений и т. д.

Контроллинг предполагает, с одной стороны, построение иерархии целей таможенной службы, а с другой - механизм определения степени достижения целей. Степень достижения целей определяется с помощью системы количественных и качественных показателей - плановых и фак­тических.

В настоящее время одной из наиболее перспективных систем оцен­ки является сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard), поскольку позволяет «связать» стратегические цели с технологиями де­ятельности и повседневными действиями сотрудников на каждом уровне управления, а также осуществлять контроль за реализацией стратегии.

Построение такой системы, предполагающей наличие четких причин­но-следственных связей между показателями разных групп целей, являет­ся непростой задачей, однако гораздо сложнее определить степень влия­ния различных показателей друг на друга.

Система контроллинга состоит из нескольких подсистем (рис. 76).

Безусловно, говорить о контроллинге как о совершенно новом явле­нии в практике управления в таможенных органах было бы неверным. В настоящее время его отдельные компоненты в том или ином объеме уже реализуются, в частности, в процессе управления происходит постановка целей, составляются планы, закрепляются соответствующие процедуры контроля и т. д. Отделы статистики и анализа, а так же оргинспекторские отделы регулярно составляют аналитические отчеты и выборки из баз и банков данных, которые являются в некоторых случаях основанием для принятия управленческих решений.

Контроллинг предполагает использование различных технологий и инструментов эффективного управления, в том числе финансовых инст­рументов, а также инструментов автоматизации подготовки и контроля управленческих решений.

Хотя контроллинг и обеспечивает информационную поддержку про­цесса управления и руководителей за счет реализации информационно-координационной функции, но не сводится только к системе информаци­онного обеспечения, ведь он предполагает также и контроль реализации управленческих решений и таким образом охватывает все этапы процесса управления (рис. 77).

Контроллинг ориентирует процесс управления на достижение цели, однако не подменяет собой управление. Стратегию достижения цели, а также программы реализации стратегии разрабатывают руководители. Контроллинг неверно отождествлять только с системой программно-це­левого планирования.

В перспективе внедрение контроллинга должно освободить руководи­телей от необходимости постоянного, детального изучения и анализа ус­ловий для решения части стандартных задач. Контроллинговые элементы в управленческой структуре должны повысить надежность реализации планов деятельности, упростить технологию и поддержку оперативного управления. Однако стратегический контроллинг выходит за эти рамки.

Таким образом, в контроллинге есть место и программно-целевому планированию, и контролю, и автоматизированным системам принятия управленческих решений, и другим элементам и технологиям эффектив­ного управления, которые, хотя частично и реализуются в таможенных органах, но не вписаны в единую идеологию, часто носят фрагментарный характер и поэтому малоэффективны.

Между тем в таможенных органах имеется значительный потенциал развития инструментов контроллинга, а самое главное - возможностей совершенствования управления на их основе.

Концептуально-методологическая структура контроллинга приведена на рис. 78. В ее составе: виды контроллинга, типы проблемных ситуаций, этапы и объекты контроллинга, типовые задачи контроллинга, базовые контроллинг-методы и наиболее эффективные методы анализа и синтеза.

Данная схема структурирует и детализирует содержание контроллин­га на различных уровнях представления: идеологическом, методологичес­ком и технологическом, а также определяет их взаимосвязи.

Деятельность таможенной службы России по реализации таможен­ной политики может рассматриваться как система принимаемых реше­ний, эффективность которых, а следовательно и таможенного дела, зави­сит от качества используемых инструментов и информационной среды управления.

Контроллинг - новая концепция управления, порожденная практикой современною менеджмента. В общем случае - это направление системной интеграции методов, технологий, инструментальных средств автоматизи­рованного управления сложными организационными, экономическими и техническими объектами или процессами. В частном случае - инстру­мент автоматизации подготовки и контроля системных управленческих решений.

Специфика контроллинга

В таможенных органах

Общая функциональная структура контроллинга деятельности таможенных органов включает в себя:

• таможенные органы - объекты управления и контроля как источник ситуаций для анализа;

• методологию и технологию контроллинга;

• структурированные решения по управлению и соответствующие ре­зультаты контроля их исполнения.

Взаимодействие данных компонент осуществляется по прямым и об­ратным связям. Прямые связи определяют последовательность, условия формирования управляющих решений и контроля их исполнения, верхние обратные связи - совершенствование теоретико-методологического ба­зиса и технологии контроллинг-метода (связи инструмент-контроллинга), а нижние обратные связи - управление таможенными органами, или свя­зи объект-контроллинга.

В рамках такой структуры реализуются прикладные задачи конт­роллинга - анализ проблем, возникающих в таможенном деле, а также принятие оперативных и формирование стратегических решений для их преодоления. По сути, подготовка таких решений объединяет все направ­ления и виды аналитической работы в таможенных органах.

Все прикладные задачи контроллинга должны быть взаимоувязаны с учетом организационной, функциональной и информационной структур ФТС России.

Структура и состав прикладных задач определяются по результатам информационно-аналитического обследования конкретного таможенного органа или направления таможенной деятельности. Так, например, при создании системы мониторинга выпуска товаров для свободного обра­щения целесообразно включить в состав автоматизируемых следующие задачи:

• осуществление контроля правильности определения таможенной стоимости и начисления таможенных платежей путем сравнения этих по­казателей для конкретной декларации с их средними значениями по реги­ону (или по России в целом) с помощью компьютерного анализа массивов первичной информации - электронных копий ГТД;

• сопоставительный анализ стоимости ввозимых товаров и уровня ми­ровых цен на основе единой базы ценовой информации;

• сопоставительный анализ данных об импорте и данных таможенных служб стран экспорта товаров (использование данных «зеркальной» ста­тистики);

• контроль своевременности поступления отсроченных и рассрочен­ных платежей с помощью компьютерного анализа первичной информа­ции и форм периодической отчетности;

• выявление случаев использования импортных операций в качестве прикрытия перевода капиталов за границу;

• прогнозирование последствий (выигрыша или потерь) для феде­рального бюджета от намечаемых изменений ставок таможенных пошлин и налогов;

• прогнозирование возможных объемов контрабанды в случае превы­шения предельных размеров таможенного обложения;

• прогнозирование величины сборов в бюджет;

• выявление влияния изменений ставок таможенных пошлин и нало­гов на динамику розничных цен внутри страны.

В настоящее время отдельные компоненты контроллинга в том или ином объеме уже реализуются в таможенных органах России, однако они не вписаны в единую идеологию, фрагментарны и потому малоэффектив­ны. В то же время существует реальная возможность и необходимость объединения усилий руководителей таможенных органов и специалистов по информационно-техническому обеспечению для решения взаимосвя­занных проблем управления и автоматизации по принципам и технологии контроллинга.

В стратегической перспективе речь идет о комплексной разработке таможенных технологий и технологий поддержки принятия решений на

основе знаний, а также о создании системы таможенного контроллинга. Нетрудно заметить, что конечная цель ее создания - всеобъемлющая сис­темная интеграция методического и информационного обеспечения, про­граммно-технических средств и практически реализуемых таможенных технологий (информационного мониторинга, логистики, риск-менеджмента, анализа и поддержки принятия решений, планирования и контроля) в целях решения широкого спектра задач ВЭД и таможенной деятельнос­ти. Предполагается, что такая интеграция осуществляется с учетом струк­туры концептуальной модели, т. е. является целостно-эволюционной.

Обобщая все вышеизложенное, можно дать следующее определение таможенного контроллинга.

Таможенный контроллинг — это комплекс организационных, методо­логических, технических и информационных средств, а также соответ­ствующие технологии, системы и инфраструктура автоматизации тамо­женной деятельности и системного управления.

В составе основных направлений контроллинга:

• технологизация и автоматизация деятельности таможенных органов;

• мониторинг, логистика и регулирование ВЭД;

• таможенное администрирование - подготовка, принятие и контроль управленческих решений.

Задачи контроллинга по соответствующим направлениям представле­ны ниже.

Технологизация и автоматизация таможенной деятельности: фор­мирование унифицированных технологий таможенной деятельности, системная автоматизация таможенных технологий, информационно-ана­литический мониторинг (моделирование, анализ, прогнозирование) раз­личных аспектов таможенной деятельности и системное управление ка­чеством таможенной деятельности.

Мониторинг, логистика и регулирование ВЭД: анализ эволюции миро­вых товарных и финансовых потоков; мониторинг товаропотоков России; прогнозирование величины сборов в бюджет, подготовка рекомендаций по изменению ставок таможенных пошлин, применению мер нетарифно­го регулирования; адаптация стратегических задач таможенной службы к изменяющимся условиям внешнеэкономической деятельности, разра­ботка требований к таможенной службе и рекомендаций по ее совершенст­вованию.

Таможенное администрирование - подготовка, принятие и контроль управленческих решений: оперативно-ситуационное моделирование (ВЭД, таможенной деятельности, таможенных технологий), создание организационно-функциональных

и информационных моделей таможенных орга­нов; формирование и накопление знаний о различных аспектах таможен­ной деятельности и подготовка управленческих решений; согласование оперативных планов региональных таможенных управлений, таможен и таможенных постов с планами развития таможенной службы; коорди­нация оперативного планирования таможенной деятельности; ведение системы таможенной информации, структурированной с учетом уровней управления единой системой таможенных органов; оперативный конт­роль таможенной деятельности, анализ и прогнозирование результатов деятельности, подготовка управленческих решений и др.

В общем случае при разработке контроллинг-технологии таможенных органов речь идет о декомпозиции проблемы системного управления на ряд практически значимых задач и о создании адекватной методологии и техно­логий их автоматизированного решения и поэтапного внедрения. Это взаи­мосвязанные, но принципиально различимые направления исследований.

Первое - постановка проблемы эффективного управления таможен­ными органами, ее декомпозиция, структуризация и типизация задач уп­равления. В более узком аспекте - определение комплекса задач автома­тизации управления.

Второе - разработка прикладных методов и автоматизированной тех­нологии решения задач управления. Это, в свою очередь, требует поста­новки соответствующей проблемы, адаптации существующих или раз­работки необходимых математических методов, программных средств, информационных и информационно-управляющих технологий и систем.

Система автоматизации управления таможенными органами должна обладать свойствами открытой системы и строиться на принципах иерар­хической, пространственно-распределенной интегрированной среды, централизованной по информационному продукту (знанию) и децентра­лизованной по технологическим компонентам.