Аналітичний огляд роботи архівів та їх інформатизація

ОСНОВНА ЧАСТИНА

Державний архів – це створена державою установа, призначена для формування Національного архівного фонду, обліку і зберігання його документів та забезпечення використання архівної інформації. Фонди державного архіву складають інформаційну систему – організаційно упорядковану сукупність архівних документів, довідкового апарату, баз і банків даних. Відтак як інформаційна служба і суб’єкт інформаційних відносин державний архів бере участь у здійсненні інформаційної діяльності, основними видами якої є одержання, зберігання, використання та поширення архівної інформації.

З метою забезпечення збереженості документів, цілісності упорядкованих документальних комплексів, доступності їх для користувачів державні архіви ведуть комплектування, здійснюють заходи щодо забезпечення фізичної та фізико-хімічної збереженості документів, створюють і вдосконалюють довідковий апарат, забезпечують умови для користування документами, задовольняють інформаційні потреби юридичних та фізичних осіб, конституційні права громадян, а також здійснюють самостійне використання архівної інформації в державних та суспільних інтересах.

Частина місцевих державних архівних установ залежно від їх рангу

зберігають документи протягом строків, визначених органом виконавчої влади вищого рівня чи органом самоврядування, що утворив цю місцеву державну архівну установу, з наступним передаванням таких документів до відповідного державного архіву на постійне зберігання.

Правовою базою діяльності державних архівів є Закон України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, ряд інших Законів, постанови Верховної Ради України, укази Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, міжнародні правові акти, в яких бере участь Україна. Керівництво архівом здійснюється відповідними органами виконавчої влади і місцевого самоврядування вищого рівня. Положення про архіви (архівні підрозділи) об’єднань громадян, підприємств, установ і організацій, заснованих на недержавних формах власності, затверджують їхні засновники.

Важливою умовою активізації роботи архівів є впровадження комп’ютерної техніки. Найширше її використовують у сфері вдосконалення довідкового апарату, зокрема для створення баз даних та автоматизованого пошуку архівної інформації. Наприклад, у Держкомархіві створюється автоматизована інформаційно-пошукова система “Національний архівний фонд”, у Центральному державному архіві громадських об’єднань України впроваджено інформаційно-довідкову систему щодо архівно-слідчих справ репресованих. У державних архівах більшості областей і створено бази даних на осіб, вивезених до Німеччини в 1941-1943 рр. Внаслідок впровадження цих програм автоматизовано досить трудомісткі процеси, вдалося відмовитися від традиційних архівних технологій.

З метою підвищення ефективності архівних технологій в архіві створюються багато профільні відкриті комп’ютерні системи, що дозволяють легко нарощувати додаткові автоматизовані функції – автоматизовані робочі місця (АРМ) для співробітників та в читальному залі для користувачів. Держкомархів та деякі архіви мають веб-сайти в інтернеті, функціонує мережа електронної пошти.

Інформатизація архівної справи, спрямована на вдосконалення управління архівною справою, інтенсифікацію архівних технологій та доступності документної інформації, є важливим чинником розвитку культури й науки, входження України у міжнародний інформаційний простір. Інформатизація архівних установ у нашій державі почалася в 1990-х роках, а до кінця XX ст. вже визначилися основні шляхи її реалізації та розпочалося широке впровадження в практику.

Інформатизація архівної справи – комплексна система організаційних, науково-методичних і технологічних заходів, що забезпечують розробку взаємопов’язаних інформаційних технологій в галузі архівної справи, створення мережі локальних і централізованих баз даних, формування національної архівної інформаційної системи. Вона передбачає створення умов для заміни традиційних архівних технологій новими інформаційними з метою забезпечення раціонального, повного і своєчасного використання потенціалу архівних ресурсів. Заміна традиційних архівних технологій зумовлена потребою модернізації усталених процесів, впровадження новітніх форм роботи з документами і формування різнохарактерних електронних інформаційних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації та її оперативного використання.

Основна мета інформатизації архівної справи полягає в оптимізації формування Національного архівного фонду та зберігання документів, захисті національних інтересів в архівній справі, вирішенні проблем оперативного і повноцінного доступу до архівної інформації, актуалізації інформації, що міститься в документах, та прискорення залучення її до суспільного обігу, інтеграції документальних ресурсів у світових інформаційних мережах.

Процес інформатизації складається з:

• розробки взаємопов’язаних інформаційних технологій комплектування, експертизи документів, їх опису та обліку, каталогізації та використання документної інформації, створення страхового фонду копій;

• формування електронних архівних інформаційних ресурсів, створення локальних баз даних в архівних установах та централізованих БД галузі, створення єдиної національної архівної інформаційної системи (НАІС);

• формування архівних веб-ресурсів, включення їх у між народний інформаційний простір через систему Інтернет, використання архівних інформаційних ресурсів різних країн, міжнародних товариств та організацій.

Інформатизація спрямована на розширення інтелектуального доступу до архівної інформації, отримання необхідної інформації без фізичного контакту з документами завдяки формуванню баз електронних копій документів, забезпечення збереженості архівної інформації та захист національних інтересів в архівній справі через створення страхового фонду документів.

Перехід від паперових до електронних технологій вимагає від архівістів пристосування традиційних методик архівної справи до нових вимог. Важливе значення при цьому має набуває чіткість структури опису документів, справ, фондів, встановлення взаємозв’язку різних технологічних процесів у єдиний цикл на рівні обліку та довідкового апарату тощо.

Засобом реалізації інформатизації є комп’ютеризація, але вона забезпечує лише одну ланку – програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення технологічних процесів завдяки обчислювальній техніці, інформаційним системам та базам даних.

Головні завдання інформатизації в архівній справі полягають у:

• оптимізації традиційних технологій справи – експертизи, комплектування, описування та обліку фондів, каталогізації;

• удосконаленні системи управління архівною справою, підвищенні ефективності матеріально-технічного, фінансового і кадрового забезпечення та управління інформаційними документальними ресурсами архівної системи;

• забезпеченні широкого доступу до документної інформації через створення системи електронних архівних довідників, взаємопов’язаних електронних каталогів, комп’ютерних баз даних та інформаційних систем, що дозволять сформувати інтегровані дані архівної документної інформації про склад і зміст архівних фондів;

• вирішенні проблеми забезпечення збереженості фондів та зберігання інформації з використанням комп’ютерних технологій, страхового копіювання, формування повнотекстових баз даних, публікації документів, організації ринку інформаційних продуктів і послуг, що надаються без безпосереднього доступу до архівних документів.

Процес інформатизації архівної справи має три взаємопов’язані складові:

• науково-архівознавчу – визначення об’єктів комп’ютеризації технологічних процесів архівної справи на етапах комплектування, обліку, використання, зберігання документів, розроблення методичних засад каталогізації та методики архівного описування для комп’ютеризованих систем, створення уніфікованої та стандартизованої терміносистеми тощо;

• інформаційно-технологічну – вибір оптимального програмного забезпечення та його раціональне пристосування до специфіки різних об’єктів комп’ютеризації, побудова інформаційних систем і мережі відповідно до завдань, що стоять перед архівною справою, а також постійна підтримка функціонування систем, захист інформації, оновлення обладнання та модифікації програмних рішень;

• науково-організаційну та управлінську організацію роботи та реалізацію концепції інформатизації архівної справи, вдосконалення системи управління архівною справою, прийняття оптимальних фінансово-економічних та організаційних рішень для різних об’єктів комп’ютеризації.