Організація автоматизованого робочого місця працівника архівної установи

Діяльність працівників сфери управління (бухгалтерів, фахівців кредитно-банківської системи, плановиків) зараз орієнтована на використання розвинутих технологій. Організація і реалізація управлінських функцій вимагає радикальної зміни як самої технології управління, так і технічних засобів опрацювання інформації, серед яких головне місце посідають персональні комп’ютери. Вони дедалі більше перетворюються із систем автоматичного переопрацювання вхідної інформації у засоби накопичення досвіду управлінських працівників, аналізу, оцінки й вироблення якнайефективніших економічних рішень.

Тенденція до посилення децентралізації управління тягне за собою розподілене опрацювання інформації з децентралізацією застосування засобів обчислювальної техніки й удосконаленням організації безпосередніх робочих місць користувачів. Автоматизоване робоче місце (АРМ) можна визначити як сукупність інформаційно-програмно-технічних ресурсів опрацювання даних, що забезпечують кінцевому користувачеві автоматизацію управлінських функцій у конкретній предметній області.

Створення автоматизованих робочих місць припускає, що основні операції з накопичення, збереження і переопрацювання інформації покладаються на обчислювальну техніку, а користувач виконує частину ручних операцій і операцій, що вимагають творчого підходу у підготуванні управлінських рішень. Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів у ході рішення задачі, а також введення вихідних даних в Автоматизованій інформаційній системі (АІС) для вирішення поточних задач та аналізу функцій управління.

Автоматизоване робоче місце як інструмент для раціоналізації й інтенсифікації управлінської діяльності створюється для забезпечення виконання певної групи функцій. Найпростішою функцією АРМ є інформаційно-довідкове обслуговування. Хоча ця функція тією або іншою мірою властива будь-якому АРМ, особливості її реалізації істотно залежать від категорії користувача.

Такі системи мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну область. Професійні АРМ є головним інструментом спілкування людини з обчислювальними системами, відіграють роль автономних робочих місць, інтелектуальних терміналів великих ЕОМ, робочих станцій і локальних мереж. Вони мають відкриту архітектуру і легко адаптуються до проблемних областей.

Локалізація автоматизованого робочого місця дозволяє здійснити оперативне опрацювання інформації відразу з її надходженням, а результати опрацювання берегти як завгодно довго за вимогою користувача. В умовно реалізації управлінського процесу метою впровадження АРМ є посилення інтеграції управлінських функцій, і кожне більш-менш “інтелектуальне” робоче місце повинне забезпечувати роботу в багатофункціональному режимі.

Автоматизовані робочі місця виконують децентралізоване одночасне опрацювання економічної інформації на робочих місцях виконавців у складі поділеної бази даних (БД). При цьому вони мають вихід через системний пристрій і канали зв’язку до ПК і баз даних інших користувачів, забезпечуючи в такий спосіб спільне функціонування у процесі колективного опрацювання. АРМ, створені на базі персональних комп'ютерів – найпростішій і найпоширеніший варіант автоматизованого робочого місця для працівників сфери організаційного управління. Воно розглядається як система, що в інтерактивному режимі роботи дає конкретному працівникові (користувачеві) усі види забезпечення монопольно на весь сеанс роботи. Цьому відповідає підхід до проектування такого компонента, як внутрішнє інформаційне забезпечення, відповідно до якого інформаційний фонд на зовнішніх носіях конкретного АРМ повинен перебувати в монопольному розпорядженні користувача. Користувач сам виконує усі функціональні обов’язки з перетворення інформації.

Створення АРМ на базі персональних комп'ютерів забезпечує:

• простоту, зручність і "дружність" стосовно користувача;

• простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

• компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

• високу надійність і живучість;

• порівняно просту організацію технічного обслуговування.

Ефективним режимом роботи АРМ є його функціонування в межах локальної обчислювальної мережі як робочої станції. Це є особливо доцільним тоді, коли потрібно розподіляти інформаційно-обчислювальні ресурси між декількома користувачами.

Більш складною формою є автоматизовані робочі місця із використанням ПЕОМ як інтелектуального термінала, а також із віддаленим доступом до ресурсів загальної (головної) ЕОМ або зовнішньої мережі. У найскладніших системах АРМ можуть через спеціальне устаткування підключатися не тільки до ресурсів головної ЕОМ чи мережі, й до різних інформаційних служб і систем загального призначення служб новин, національних інформаційно-пошукових систем, баз даних і знань, бібліотечних систем.

Можливості створюваних робочих місць значною мірою залежать від техніко-експлуатаційних характеристик персональних комп’ютерів, на яких вони базуються. З огляду на це на стадії проектування АРМ чітко формулюються вимоги до базових параметрів технічних засобів опрацювання і видачі інформації, наборів комплектуючих модулів, мережних інтерфейсів, ергономічних параметрів пристроїв і т. ін.

Синтез АРМ, вибір його конфігурації й устаткування для реальних видів економічної й управлінської роботи мають конкретний характер, що зумовлюється спеціалізацією, поставленими цілями, обсягами роботи. Однак будь-яка конфігурація повинна відповідати загальним вимогам щодо організації інформаційного, технічного, програмного забезпечення.

Інформаційне забезпечення орієнтується на конкретну, звичну для користувача предметну область. Опрацювання документів повинно припускати таку структуризацію інформації, яка дозволяє здійснити необхідне маніпулювання різними структурами, зручне і швидке коригування даних у масивах.

Технічне забезпечення має гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи (автономний, з розподіленою базою даних, інформаційний, із технікою верхніх рівнів), спроможність опрацювати в заданий час необхідний обсяг даних.

Програмне забезпечення орієнтується насамперед на професійний рівень користувача, поєднується з його функціональними потребами, кваліфікацією і спеціалізацією. Користувач з боку програмного середовища повинен відчувати постійну підтримку свого бажання працювати з будь-якому режимі активно або пасивно. Пріоритет користувача в роботі з технікою є очевидним. Тому за їхньої взаємодії передбачається максимальне забезпечення зручностей роботи людини завдяки удосконаленню програмних засобів.

Постановка завдання

Метою дипломною роботи є розробка автоматизованої системи, що призначена для отримання достовірної і оперативної інформації, формування вихідних документів архіву навчального закладу.

Вхідна інформація повинна бути представлена у вигляді таблиць: “Дипломні роботи”, “Курсові роботи”, “Звіти по практиці”, “Комплексні контрольні роботи”, “Зведені відомості успішності”, “Екзаменаційні відомості”, “Журнали успішності”, “ Особові рахунки працівників”, “Особові справи студентів”, “Особові справи робітників, що вибули”, “Накази по основній діяльності коледжу”, “Накази по особовому складу студентів”, “Накази по особовому складу”.

Отримання вихідної інформації забезпечується програмуванням запитів, виведенням результатів на форми і формуванням звітів.

Для організації роботи з вхідною документацією архіву розробити базу даних “Архів”. Для її експлуатації передбачити введення всіх необхідних даних згідно номенклатурних документів архівної справи, зокрема назву документа, тип, дату прийому.

Метою створення бази даних “Архів” є ведення обліку і зберігання фондів в архіві.