Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Проектування бази даних “Архів” засобами MS Access

СКБД Access входить до складу широко розповсюдженого сімейства офісних додатків Microsoft Office. Microsoft Access на сьогоднішній день є одним з найпоширеніших настільних додатків для роботи з базами даних. Це пов’язано з тим, що Access володіє дуже широким діапазоном засобів для введення, аналізу та представлення даних. Ці кошти є не тільки простими і зручними, а й високопродуктивними, що забезпечує високу швидкість розробки додатків. Спочатку Access мала ряд унікальних можливостей, таких як вміння зводити воєдино інформацію з різних джерел (електронних таблиць, текстових файлів, інших баз даних), подання даних в зручному для користувача вигляді за допомогою таблиць, діаграм, звітів, інтеграція з іншими компонентами Microsoft Office. Вдосконалюючись від версії до версії, Access стала інструментом, який може задовольнити потреби самих різних категорій користувачів: від новачка, якому подобається дружній інтерфейс системи, що дозволяє йому впоратися із завданнями, до професійного розробника, який має весь необхідний інструментарій для побудови унікального рішення для конкретного підприємства середнього бізнесу.

У Microsoft Office Access дані організовуються в таблиці — сукупності рядків і стовпців. Визначення структури бази даних потрібно завжди починати зі створення її таблиць. Таблиці створюються раніше будь-яких інших об’єктів бази даних. Проста база даних може складатися всього з однієї таблиці. Більшість баз даних включають декілька таблиць.

Для автоматизації роботи в архівному відділі навчального закладу необхідно створити базу даних, яка б відповідала вимогам тих, хто безпосередньо з нею працюватиме. Для цього визначимо теми, які повинна покривати база даних, проаналізувати форми, які будуть використовуватись для запису даних.



Дані бази даних архівного відділу будуть зберігатися в наступних таблицях: “Дипломні роботи”, “Курсові роботи”, “Звіти по практиці”, “Комплексні контрольні роботи”, “Зведені відомості успішності”, “Екзаменаційні відомості”, “Журнали успішності”, “Особові рахунки працівників”, “Особові справи студентів”, “Особові справи робітників, що вибули”, “Накази по основній діяльності коледжу”, “ Накази по особовому складу студентів”, “ Накази по особовому складу працівників”, “Номенклатура справ”.

При проектуванні таблиць користувалися наступними основними принципами: інформація в таблиці не повинна дублюватися, не повинно бути повторень і між таблицями. Для цього у таблиці “Номенклатура справ” розміщується інформація про фонди архівного відділу. Ці дані не повторюються і, при необхідності, зміни вносяться в дану таблицю. Це робить роботу більш ефективною, а також виключає можливість неспівпадання інформації в різних таблицях.

Отже, окрема таблиця містить інформацію лише на одну тему, що забезпечує більш ефективну роботу з даними таблицями.

Розділивши дані бази даних на окремі таблиці, потрібно визначити необхідні поля таблиць. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці буде містити окремі відомості по даній темі.

При розробці полів потрібно врахувати, що інформацію слід розбивати на якнайменші логічні одиниці. Враховуючи вимоги до розробки полів, спроектовано поля таблиць бази даних.

У таблиці "Дипломні роботи" представлено загальні відомості про дипломні роботи студентів, що навчаються в коледжі. Структура таблиці наведена в таблиці 1.1.

 

Таблиця 1.1 – Структура таблиці "Дипломні роботи"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
ПІП Текстовий Розмір поля – 30
Група Текстовий Розмір поля – 5
Спеціальність Текстовий Розмір поля – 40
Предмет Текстовий Розмір поля – 40
Викладач Текстовий Розмір поля – 30
Дата захисту Дата/час Формат дати – короткий
Здав Текстовий Розмір поля – 30
Прийняв Текстовий Розмір поля –30
Дата передачі Текстовий Формат дати – короткий

 

Первинним ключем таблиці є поле Архівний номер, яке однозначно визначає кожен запис в таблиці.

У таблиці "Курсові роботи" представлено загальні відомості про курсові роботи студентів, що навчаються в коледжі. Структура таблиці наведена в таблиці 2.2.

 

Таблиця 2.2 – Структура таблиці "Курсові роботи"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
ПІП Текстовий Розмір поля – 30
Група Текстовий Розмір поля – 5
Спеціальність Текстовий Розмір поля – 40
Предмет Текстовий Розмір поля – 40
Викладач Текстовий Розмір поля – 30
Дата захисту Дата/час Формат дати – короткий
Здав Текстовий Розмір поля – 30
Прийняв Текстовий Розмір поля –30
Дата передачі Текстовий Формат дати – короткий

 

У таблиці "Звіти по практиці" представлена інформація про захищені звіти по технологічній та переддипломній практиці. Структура таблиці наведена в таблиці 2.3.

 

Таблиця 2.3 – Структура таблиці "Звіти по практиці"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
ПІП Текстовий Розмір поля – 30
Група Текстовий Розмір поля – 5
Спеціальність Текстовий Розмір поля – 40
Предмет Текстовий Розмір поля – 40
Викладач Текстовий Розмір поля – 30
Дата захисту Дата/час Формат дати – короткий
Здав Текстовий Розмір поля – 30
Прийняв Текстовий Розмір поля –30
Дата передачі Текстовий Формат дати – короткий

 

Таблиця "Комплексні контрольні роботи" містить дані про написані контрольні роботи студентами коледжу та їх кількість. Структура таблиці наведена в таблиці 2.4.

Таблиця 2.4 – Структура таблиці "Комплексні контрольні роботи"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
Група Текстовий Розмір поля – 5
Спеціальність Текстовий Розмір поля – 40
Предмет Текстовий Розмір поля – 40
Кількість робіт Числовий Розмір поля – Ціле
Викладач Текстовий Розмір поля – 30
Дата захисту Дата/час Формат дати – короткий
Здав Текстовий Розмір поля – 30
Прийняв Текстовий Розмір поля –30
Дата передачі Текстовий Формат дати – короткий

 

У таблиці "Екзаменаційні відомості" представлена інформація про залікові та екзаменаційні відомості груп студентів , що навчаються в коледжі. Структура таблиці наведена в таблиці 2.5.

 

Таблиця 2.5 – Структура таблиці "Екзаменаційні відомості"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
Рік Числовий Розмір поля – Ціле
Віділення Текстовий Розмір поля – 40
Спеціальність Текстовий Розмір поля – 40
Група Текстовий Розмір поля – 5
Кількість Числовий Розмір поля – Ціле

 

Таблиця "Журнали успішності" містить дані про журнали успішності студентів коледжу . Структура таблиці наведена в таблиці 2.6.

 

Таблиця 2.6 – Структура таблиці "Журнали успішності"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
Рік Числовий Розмір поля – Ціле
Віділення Текстовий Розмір поля – 40
Спеціальність Текстовий Розмір поля – 40
Група Текстовий Розмір поля – 5

 

У таблиці "Зведена відомість" зберігаються дані про зведені відомості успішності студентів коледжу зі всіх предметів, що вивчалися за період навчання в коледжі. Структура таблиці наведена в таблиці 2.7.

 

Таблиця 2.7 – Структура таблиці "Зведена відомість"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
Рік Числовий Розмір поля – Ціле
Віділення Текстовий Розмір поля – 40
Спеціальність Текстовий Розмір поля – 40
Група Текстовий Розмір поля – 5

 

У таблицях “Накази по особовому складу”, “Накази по особовому складу студентів”, “Накази по основній діяльності коледжу” зберігається інформація про накази коледжу, що стосуються студентів та працівників коледжу. Структура в таблицях ідентична і наведена в таблиці 2.8.

 

Таблиця 2.8 – Структура таблиць "Накази"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
Рік Числовий Розмір поля – Ціле
№ тому Числовий Розмір поля – Ціле
Дата початку дії Дата/час Формат дати – короткий
Дата закінчення дії Дата/час Формат дати – короткий
Дата передачі Дата/час Формат дати – короткий

 

У таблиці "Особові справи студентів коледжу" міститься інформація про особові справи студентів коледжу, що навчаються в коледжі. Структура таблиці наведена в таблиці 2.9.

 

Таблиця 2.9 – Структура таблиці "Особові справи студентів коледжу "

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
ПІП Текстовий Розмір поля – 40

 

Продовження таблиці 2.9

Вибув Дата/час Формат дати – короткий
Причина вибуття Текстовий Розмір поля – 15
Зарахований Дата/час Формат дати – короткий
Вибув Дата/час Формат дати – короткий
Причина вибуття Текстовий Розмір поля – 15

 

Таблиця "Особові справи працівників" містить дані про особові справи працівників коледжу, які вибули. Структура наведена у таблиці 2.10.

Таблиця 2.10 – Структура таблиці "Особові справи працівників"

Назва поля Тип даних Властивості
Архівний номер Числовий Розмір поля – Ціле
ПІП Текстовий Розмір поля – 40
Прийнятий Дата/час Формат дати – короткий
Вибув Дата/час Формат дати – короткий
Причина вибуття Текстовий Розмір поля – 15

 

Такий спосіб представлення даних є найбільш зручним, оскільки дозволяє легко зберігати цілісність бази даних, оскільки дані знаходяться в одному місці і при зміні значення немає необхідності змінювати значення у всіх записах таблиці, що використовують це значення.

Розробка бази даних

В Microsoft Office Access база даних представляється однією або декількома таблицями. Для того, щоб створити базу даних засобами MS Access потрібно виконати наступні дії:

• запустити MS Access;

• вибрати в меню “ Файл ” пункт “Создать”;

• в пункті “Создать” вибрати “Новая база даных” (рисунок 1.1).

 

Рисунок 1.1 – Створення бази даних

Базу даних потрібно зберегти. Для цьго слід виконати команду Файл/Сохранить. Вказуємо місце збереження та назву БД (рисунок 1.2).

 

Рисунок 1.2 – Збереження бази даних

 

Для створення таблиць потрібно виконати такі операцї:

• в меню “Создание” вибрати “Конструктор таблиц” (рисунок 1.3);

 

Рисунок 1.3 – Створення таблиці

 

• в режимі конструктора вказати поля та тип даних (рисунок 2.4);

• вказати первиний ключ таблиці.

Рисунок 1.4 – Конструктор таблиці

 

Технологічний процес – це частина виробничого процесу, що вміщує дії зі зміни стану предмета праці. Для здійснення технологічного процесу складається схема в якій описуються всі технологічні операції.

Технологічна операція – окрема частина технологічного процесу, сукупність робочих дій, що характеризується однорідністю технологічного змісту і єдністю предмету праці, застосовуваного інструмента (устаткування) і робочих пристосувань. Схема технологічного процесу – це основний документ технологічного процесу, який відображає етапи обробки інформації щодо певної задачі.

Щоб встановити зв’язки між таблицями потрібно вибрати в пункті меню Робота с базами даных/Схема даных (рисунок 1.5).

 

Рисунок 1.5 – Пункт меню “Схема даних”

В новому вікні будуть відображені всі таблиці створені в цій базі даних (рисунок 1.6 ).

 

Рисунок 1.6 – Таблиці бази даних

 

Подвійним клацанням миші на вільному місці схеми викликається вікно створення зміни зв’язку (рисунок 1.7 ).

 

Рисунок 1.7 – Вікно створення звязку

 

Натискаємо на кнопку “Новое” в даному вікні, з’явиться вікно створення нових зв’язків, в ньому вибираємо таблиці між якими потрібно установити зв’язок та поля за якими таблиці будуть зв’язані. Такі дії робимо з усіма необхідними таблицями для реалізації поставлених задач. Схема даних наведена на рисунку 1.8.

 

Рисунок 1.8 – Зв’язанні таблиці бази даних

 

Після створення усіх необхідних зв’язків заповнюємо таблиці бази даних.

 






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.