Порядок приемки товаров по количеству и качеству

Понятие и сущность торгово-технологических процессов

Последовательность выполнения основных технологических операций в магазине представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Схема торгово-технологического процесса в магазине самообслуживания

Организация и технология приемки товаров

Одной из важнейших составных частей технологического процесса магазина является приемка поступивших товаров по качеству и количеству. Порядок и сроки приемки, а также документальное её оформление регламентируется инструкциями «О порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству». Данные инструкции применяются в тех случаях, когда это предусмотрено договором между поставщиком и покупателем, и иной порядок приёмки не установлен стандартами и техническими условиями. Осуществляют приёмку работники магазина, на которых возложена материальная ответственность. Они должны знать правила приёмки. Руководство магазина обязано систематически контролировать выполнение правил и своевременность документального её оформления.

Приёмка включает в себя:

1 Проверку количества поступивших товаров, их качество и комплектность

2 Оформление приёмки соответствующими документами

3 Принятие товара на учёт.

Принимая товар, работники магазина должны убедиться в соответствии его характеристик данным транспортных и сопроводительных документов.

К транспортным документам относятся:

­ товарно-транспортная накладная;

­ транспортная железнодорожная накладная.

К сопроводительным документам относятся:

­ товарная накладная;

­ счет;

­ счет-фактура.

Товарно-транспортная накладная применяется для оформления продажи товаров при доставке их автомобильным транспортом. Она выписывается поставщиком в 4 экземплярах и состоит из 2 разделов: товарного (определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей) и транспортного (определяющего взаимоотношения грузоотправителей с автотранспортными организациями). Один экземпляр этой накладной остается в магазине и служит основанием для оприходования товаров.

Товарная накладная применяется для оформления продажи товаров. Она составляется в 2 экземплярах, первый из которых остается у поставщика. Второй экземпляр служит основанием для оприходования товаров получателем.

Счет служит основанием для оплаты поставленного товара. Он выдается поставщиком и удостоверяет поставку товара и его стоимость.

Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгружаемых магазину товаров велик. Этот документ содержит подробное описание и цену товара, номер транспортного документа, сумму счета и иные реквизиты.

В ходе приемки необходимо проконтролировать наличие на упаковке товаров и в его сопроводительных документах информации о сертификации и сроках годности.

Если количество и качество товара соответствует данным, указанным в сопроводительных документах, то это подтверждается наложением на них штампа магазина. Материально ответственное лицо, производившее приемку товара, ставит свою подпись на сопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, ее характера (по количеству, качеству, комплектации), от наличия или отсутствия сопроводительных документов.

Порядок приемки товаров по количеству и качеству

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку выполнения поставщиками договорных обязательств. Приемка осуществляется материально ответственными лицами склада (магазина).

Она включает следующие операции:

­ проверка количества и качества поступивших товаров;

­ оформление приемки соответствующими документами;

­ принятие товаров на учет.

Порядок проведения приемки определяется сторонами договора поставки.

Приемка товаров по количествупроводится с целью проверки соответствия фактически поставленного количества товаров количеству, указанному в транспортных и сопроводительных документах (счете-фактуре, спецификации). Если товары поступили без сопроводительных документов, то составляется акт о фактическом наличии товара и в нем указывается, какие документы отсутствуют.

Приемка может проводиться:

­ в магазине (при централизованной доставке);

­ на складе поставщика (при вывозе товаров транспортом магазина);

­ в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки не опломбированных транспортных средств и контейнеров;

­ на складе органа транспорта.

Приемка товаров по количеству производится в установленные сроки. Товары, поступившие без тары, в открытой или поврежденной таре, следует принимать по массе нетто и количеству единиц в том месте, где происходит фактическая сдача их поставщиком получателю (для магазина в момент их доставки в магазин). Окончательная приемка товаров по массе нетто и количеству товарных единиц производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24 часов с момента получения товаров или выдачи груза органом транспорта. Лица, осуществляющие приемку, должны знать правила приемки товаров.

В случае обнаружения недостачи приемка приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров и принимаются меры по предотвращению их смешения с другими однородными товарами. О выявленной недостаче составляется акт за подписями лиц, производящих приемку. Для продолжения приемки получатель обязан вызвать представителя отправителя или изготовителя. Уведомление о вызове представителя должно быть направлено не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящейся продукции – немедленно после обнаружения недостачи. В уведомлении указываются:

- наименование товаров, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа;

- количество недостающих товаров и характер недостачи (количество отдельных мест, недостача в поврежденной таре);

- состояние пломб;

- стоимость недостающих товаров;

- время, на которое назначена приемка товаров по количеству.

Не позднее, чем на следующий день после получения уведомления иногородний отправитель обязан сообщить получателю, будет ли направлен представитель для участия в проверке количества товаров. Неполучение ответа на вызов дает право получателю осуществить приемку товаров до истечения срока, установленного для явки представителя отправителя.

Причем представитель одногороднего отправителя обязан явиться не позднее, чем на следующий день после получения вызова, а по скоропортящимся товарам – в течение 4 часов. Представитель иногороднего отправителя обязан явиться не позднее, чем в 3-дневный срок после получения вызова.

Представитель отправителя может принимать участие в процессе приемки только при наличии у него удостоверения, дающего на это право. В удостоверении указывается:

- дата выдачи и номер;

- ФИО, место работы и должность лица, которому выдано удостоверение;

- в приемке какого товара уполномочен участвовать представитель.

Удостоверение является разовым.

Если при приемке с участием представителя будет выявлена недостача, то результаты приемки оформляются актом. Он составляется в день выявления недостачи. В акте указываются:

- наименование получателя, составившего акт, его адрес;

- дата и номер акта;

- место приемки товаров;

- время начала и окончания приемки;

- ФИО лиц, принимавших участие в приемке товаров по количеству, место их работы, занимаемые ими должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке товаров, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки товаров;

- наименование и адрес отправителя (изготовителя, поставщика);

- дата и номер телеграммы, телефонограммы, факса о вызове представителя отправителя;

- дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;

- дата отправки товаров;

- дата прибытия товаров, время выдачи грузов органом транспорта, время вскрытия вагона, время доставки товаров на склад получателя;

- номер и дата коммерческого акта, если он был составлен при получении товаров от органа транспорта;

- условия хранения товаров на складе получателя до их приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах;

- состояние тары и упаковки с момента осмотра товаров, содержание наружной маркировки тары, дата вскрытия тары;

- за чьим весом или пломбами отгружены товары, исправность пломб, содержание оттисков на них, общая масса товаров – фактическая и по документам, масса каждого места, в котором обнаружена недостача – фактическая и по трафарету на таре;

- транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие упаковочных ярлыков, пломб;

- каким способом определено количество недостающих товаров (взвешиванием, счетом мест и т.д.);

- точное количество недостающих товаров и их стоимость;

- заключение о причинах и месте обнаружения недостачи.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. К акту приемки прилагаются:

- копии сопроводительных документов;

- упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;

- пломбы от тарных мест;

- подлинный транспортный документ;

- коммерческий акт, если он был составлен;

- удостоверение представителя отправителя;

- односторонний акт.

Не позднее, чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя.

Приемка товаров по качеству проводится для выявления соответствия качества поступивших товаров требованиям стандартов, ТУ, условиям договора. Одновременно с приемкой товаров по качеству производится проверка их комплектности, а также тары, упаковки, маркировки.

Принимают товары по органолептическим показателям (проверяют внешний вид, вкус, запах, консистенцию) предварительно на месте получения и окончательно в магазине.

Сроки приемки могут быть предусмотрены договором поставки, либо установлены стандартами, ТУ. Во всех остальных случаях приемка проводится в следующие сроки:

- при иногородней поставке – не позднее 20 дней, а скоропортящихся товаров – не позднее 24 часов после выдачи товаров органом транспорта или поступления в магазин;

- при одногородней поставке – не позднее 10 дней, а скоропортящихся товаров – не позднее 24 часов после поступления их в магазин.

Технология приемки товаров по качеству аналогична технологии приемки по количеству. Составленные по результатам приемки товаров акты являются документами, подтверждающими невыполнение поставщиком условий договора. Они служат основой для предъявления ему претензий.

Магазин обязан принять на временное хранение недоброкачественные или некомплектные товары до принятия поставщиком решения об их дальнейшем использовании.