|
|
Характеристика ИС по классификационным признакам на примере системы управления отелем «Эдельвейс»ИС «Эдельвейс» предназначена для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии, проживания, телефонной службы гостиницы. Она позволяет обеспечить: - ранний заезд, поздний выезд, почасовую оплату; - смену тарифов по дням недели; - предоставление услуг по предоплате и в кредит; - мультивалютность; - сводные данные о номерном фонде и загрузке за любой период; - черный список; - жесткий контроль над персоналом; - отделение и присоединение к группе. Основная задача ИС «Эдельвейс» – автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся: - бухгалтерская система гостиницы; - АСУ ресторана; - телефонная станция (с помощью тарификатора переговоров); - система контроля доступа (электронные замки); - система удаленного бронирования. На сегодняшний день на зарубежном рынке система распространяется под торговыми марками WinnLodge и Medallion и имеет более 800 установок в странах всех континентов. В 1998 году было принято решение о продвижении системы на российский рынок под торговой маркой «Эдельвейс». На сегодняшний день «Эдельвейс» – это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков. Новые версии системы поставляются клиентам по мере их выпуска производителем в соответствии с лицензионными соглашениями. ИС «Эдельвейс» это современный программный продукт, предназначенный для упрощения процесса управления номерным фондом гостиницы. Функциональные возможности ИС «Эдельвейс» позволяют решать следующие задачи: - бронирование номеров; - поселение гостей; - ведение счетов гостей; - работа с групповыми заявками; - работа со счетами организаций-дебиторов; - создание отчетов о состоянии номерного фонда, движении денежных средств; - ведение статистической отчетности по фактической и планируемой загрузке гостиницы, по маркетинговым сегментам и категориям потребителей; - ведение архива гостей; - запись данных о пользователях, входящих в систему; - создание текстовых документов с автоматическим заполнением стандартных полей (имя гостя, дата заезда и т.д.). Также «Эдельвейс» предусматривает возможность стыковки с: - бухгалтерскими программами; - глобальными системами бронирования; - системой тарификации телефонных переговоров; - системой управления рестораном; - внешними устройствами (контрольно-кассовые машины, устройства для трансляции телевизионных программ); - системой контроля доступа (электронные замки). Система построена по модульному принципу. Каждый модуль представлен в виде лепестка и имеет свое строго функциональное назначение. Доступ к модулям для различных пользователей ограничен. Модуль «План» служит для отображения состояния и работы с номерным фондом – переработанный вариант знакомой многим «шахматки». Здесь даже малоопытные пользователи могут быстро научиться бронировать номера нужной категории и оценивать загрузку. Опытным же работникам программа дает почти неограниченные возможности в работе с номерным фондом при удовлетворении запросов самых взыскательных гостей. При работе в модуле «План» пользователь имеет возможность просматривать информацию в трех представлениях. В виде статистики движения номерного фонда (рис. 23), в виде электронной «шахматки» (рис. 24) и в виде привычных и легко сортируемых списков гостей (рис. 25). Использование таких возможностей по отображению информации позволяет автоматизировать практически все каждодневные операции сотрудников от рядовых работников службы размещения до руководителей.
Рис. 23. Внешний вид модуля «План».
Рис. 24. Внешний вид модуля «План». Электронная «шахматка»
Рис. 25. Внешний вид модуля «План». Список гостей Приведем список функций, которые реализованы в модуле «План» АСУ «Эдельвейс»: - учет наличия номеров по каждому типу/категории на необходимый срок; - оформление брони с указанием сведений по гостю и условий проживания; - автоматическое присвоение номера брони; - учет количества взрослых/детей при оформлении брони; - автоматическое указание лица, производящего заявку; - указание организации гостя, оформление карточки компании (внесение информации об организации, от которой прибывает гость, в том числе с использованием данных, ранее сохраненных в архиве); - указание адресной информации гостя; - указание метода гарантирования данной брони; - учет внесения авансового платежа; - автоматическая подстановка тарифа по умолчанию для данного типа номеров с возможностью ручной коррекции; - выбор тарифа проживания; - возможность установления разных тарифов на каждый день предполагаемого проживания; - возможность скрывать назначения платежей при распечатке счета гостя; - возможность печати предварительного счета; - указание паспортных данных гостя; - возможность отправки подтверждения на бронь (факс, e-mail); - указание VIP статуса гостя; - маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя; - введение дополнительной информации по гостю; - введение контактной информации гостя включая факс и e-mail; - введение сообщений, оставленных для гостя при бронировании; - указание турагентства, пославшего заявку (поиск данных в архиве или оформление новой карточки); - указание группы гостей, в случае групповой брони; - указание организации-плательщика (поиск данных в архиве или оформление новой карточки); - возможность оформления раздельного проживания в одном номере нескольких гостей; - возможность бронирования номеров по местам (с различными сроками проживания гостей); - возможность внесения данных дополнительных гостей при их совместном проживании и расчете; - возможность бронирования номерного фонда как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля; - учет специальных пожеланий гостя (возможность планирования предоставления услуг по расписанию) - ведение до шести счетов на одного гостя; - оформление перенаправления начислений на группу, других гостей, организацию или дополнительные счета данного гостя; - контроль правильности введения параметров кредитной карты; - возможность внесения запланированных изменений параметров проживания гостя (тариф, тип номера, номер комнаты) на будущие даты; - хранение информации о дополнительных услугах, предоставляемых отелем по желанию гостя; - использование пакетов услуг; - возможность копирования оформленной брони для быстрого бронирования; - указание причины отмены брони при ее отмене; - возможность индивидуальной настройки обязательных полей; - автоматический контроль выполнения обязательных полей; - автоматическое проставление номера счета гостя; - учет статуса номера убран/не убран/готов к заселению; - возможность быстрого изменения статуса номера. При регистрации и поселении гостей в АСУ Эдельвейс реализованы следующие функции: - поселение по брони и без брони; - возможность изменения параметров, указанных при оформлении брони; - при поселении без брони – ввод полной информаци по данному гостю; - учет пожеланий гостя и особенностей номерного фонда при определении номера комнаты; - учет статуса номера (готов/не готов к поселению, свободен/занят); - контроль передачи сообщений, оставленных для данного гостя; - учет поселения других гостей в этот же номер при совместной оплате; - учет поселения других гостей в этот же номер при раздельной оплате; - учет индивидуальных пожеланий гостя по дополнительным услугам; - учет индивидуальных особенностей гостя (курит, VIP и т.д.); - автоматическая распечатка регистрационной карты гостя; - учет авансовых платежей; - указание метода гарантии оплаты; - ввод/изменение номера кредитной карты, используемой для оплаты проживания; - контроль правильности заполнения кредитной карты; - учет времени поселения гостя; - учет времени выезда гостя; - указание требуемых дополнительных услуг и их регулярности; - начисление оплаты за дополнительные услуги; - возможность предоставлять скидки гостям; - возможность занесения маркетинговой информации о госте; - регистрация паспортов и виз иностранных граждан; - ведение журнала регистрации иностранных граждан; - отчетность для ОВИР и МВД. Модуль «Группы» отвечает за групповое бронирование и управление группами.
Рис. 26. Внешний вид модуля «Группы» Модуль «Группы» (рис. 26) позволяет выполнять следующие операции: - создание карточки бронирования группы; - автоматический перенос данных бронирования по группе в данные бронирования гостей – членов группы; - сохранение всех возможностей индивидуального бронирования для членов группы; - учет статуса групповой брони (временное, постоянное, размещенное, неразмещенное); - автоматическое присвоение номера брони; - указание названия группы; - автоматическое занесение информации из архива об организации, ответственной за группу (при необходимости создание в архиве новой карточки организации и автоматическое занесение данных в информационную карту); - указание дат приезда и отъезда группы; - возможность неодновременного заезда членов группы, при сохранении внутригрупповых связей; - ведение учета внесения аванса; - возможность внесения примечаний по группе; - маркетинговая статистическая информация по брони, включающая источник поступления брони, сегмент, к которому можно отнести данного гостя, географическая территория поступления гостя; - указание адресата для отправки формы подтверждения указанным способом; - указание VIP статуса группы; - выбор группового тарифа проживания; - указание языка общения группы; - определение способа разделения оплаты между группой и ее членами; - указание, от какой организации прибывает группа и связь с этой организацией; - указание, от какого турагенства прибывает группа и связь с этим турагенством; - назначение различных скидок и комиссионных; - возможность назначения гостям группы индивидуальных тарифов; - возможность установления отдельных тарифов на каждый день предполагаемого проживания группы по всем типам номеров; - автоматическое и/или ручное выделение номеров членам группы; - создание структуры автоматического перенаправления начислений; - возможность бронирования номерного фонда, как по типам комнат, так и с присвоением конкретных номеров гостям отеля; - при работе с группой автоматически создаются индивидуальные карточки членов группы, изменяются статусы бронирования, выписываются члены группы; - возможность передачи сообщений членам группы. Модуль «Счета» (рис.27) предназначен для работы со счетами гостей и позволяет автоматизировать процессы выписки, управление и хранение счетов за предоставленные отелем услуги. Функции, реализованные в модуле «Счет»: - ведение лицевых счетов гостей и групп; - печать счетов и счетов-фактур; - интерфейс с фискальными регистраторами, внесенными в Госреестр РФ (Спарк 617Ф, Меркурий 114–1Ф, Штрих ФР-Ф, Mstar-Ф); - возможность использования до шести дополнительных счетов на одного гостя; - гибкая система налогов;
Рис. 27. Внешний вид модуля «Счета» - прием любых форм оплаты; - возможность ведения расчетов по обязательной предоплате (запрещение оказания услуг в кредит); - возможность перенаправления платежей на группу или – счет гостей; - возможность переноса отдельных платежей со счета гостя на счета других гостей/групп; - автоматическое начисление стоимости оказанных услуг (в т.ч. за проживание); - возможность ручного начисления услуг; - начисление платежей в различных валютах с автоматическим пересчетом по курсу гостиницы; - возможность коррекции начисленных платежей; - ведение журнала производимых операций; - возможность автоматического почасового расчета и т.д. Модуль «Архив» (рис.28) предназначен для хранения информации о гостях, компаниях и тур агентствах, с которыми работает гостиница. Следует заметить, что и единожды внесенная в программу информация о госте может быть легко найдена даже при прошествии многих месяцев. Но именно архив позволяет с минимальными затратами времени внести для постоянного гостя, вновь бронирующего номер в вашей гостинице, все его паспортные данные, адрес, особые пожелания, словом, избавляет сотрудников от большой части рутинной работы. И, конечно, информация в архиве гостей/компаний не является статичной: требуемые изменения всегда можно внести в хранящуюся информацию, посмотреть и распечатать автоматически накопленную статистику за необходимый период.
Рис. 28. Внешний вид модуля «Архив»
Функции, реализованные в модуле «Архив»: - хранение базы данных по всем гостям, фирмам, турагенствам; - ФИО гостя, адресная информация; - контактная информация гостя, включая факс и e-mail; - статус гостя; - специальные требования и пожелания гостя; - паспортные данные; - язык общения гостя; - применяемый тариф; - валюта расчетов с данным гостем; - список предыдущих посещений гостиницы; - данные о полученных доходах с гостя; - дополнительная информация по гостю; - маркетинговая статистическая информация; - связь с организацией; - связь с организацией-плательщиком; - связь с турагенством; - учет адресной информации компании; - учет данных по контактным лицам – работникам компании; - учет маркетинговой и статистической информации о компании; - учет используемых тарифов по умолчанию для этой компании; - хранение примечаний по компании; - связь с карточкой турагенства, с которой работает компания; - возможность оформления групповой брони от компании; - ведение базы данных по турагенствам; - ведение адресной информации турагенства; - учет данных по контактным лицам – работникам компании; - хранение примечаний по компании; - возможность выборки данных по гостям присланных данным турагенством; - учет принесенного дохода и начисленных комиссионных по каждому турагенству; - учет и анализ статистической информации по турагенству. В программе предусмотрена возможность проведения ежедневных операций. Закрытие бизнес-дня, часто называемое ночным аудитом, занимает в системе примерно 15 минут. Функции, реализованные в рамках меню «Ежедневные операции»: - закрытие смены кассира; - печать кассового отчета; - контроль суммы наличных в кассе; - возможность печати отчетов (оборот, кассовый отчет, платежи (дебиторы/депозиты), журнал проводок); - автоматическое начисление задолженности за проживание; - обработка платежей и оборота за день; - обработка резервирований (неразмещенных, незаехавших, невыехавших); - автоматическое начисление платежей за проживание, услуги и т.д. с возможностью ручной корректировки; - автоматическое обновление тарифа; - формирование статистики по гостинице; - печать необходимых при закрытии дня отчетов; - возможность полуавтоматического зачисления проводок за проживание на счет гостя; - создание резервной копии БД; - сервисные функции при работе с фискальными регистраторами. Модуль «Отчеты» позволяет реализовать возможность создания и предоставления аналитических отчетов более чем по 100 признакам, благодаря чему возможно охватывать все стороны работы гостиницы. Здесь и списки планируемых заездов и выездов, и статистические отчеты по загрузке номерного фонда и доходности, отчеты планирования питания гостей, списки должников и многое другое. Отдельную группу составляют отчеты, наличие которых продиктовано российским законодательством: кассовый отчет, статистика в ОВИР, квитанции оформления операций возврата и ряд других. В программе есть несколько встроенных минигенераторов отчетов. Они расположены в различных модулях и обеспечивают наибольшую оперативность и удобство работы пользователя. В модуле «Отчеты» все отчеты разбиты на группы: общие, отчеты за день, отчеты за месяц, статистические отчеты. Виды отчетов: - отчеты по бронированию гостей и групп за любой выбранный период; - необходимые отчеты по гостям отеля с сортировкой по заезду, проживанию, выезду, статусу, категорией и другим аналитическим признакам; - доходность и загрузка номерного фонда (данные могут быть получены за любой выбранный период; можно отфильтровать данные по типам комнат и видам оплаты); - статистика по номерному фонду; - отчеты, содержащие такие показатели, как средняя стоимость номера, средний доход от номера, процент загрузки и т.д.; - специальные отчеты по иностранным гражданам; - статистика в ОВИР; - доходность за любой выбранный период; - специальные отчеты по VIP гостям, и их персональным пожеланиям, сообщениям гостям и персоналу; - отчеты для поэтажной службы (листы уборок); - отчеты по задолженностям за проживание и телефонные переговоры; - отчеты по питанию для предоставления в ресторан. Модуль «Банкет» предназначен для управления загрузкой помещений, которые, в отличие от комнат номерного фонда, как правило, арендуются на непродолжительный срок (как правило, до нескольких часов). Помимо залов ресторанов, кафе и пр., сюда же могут быть отнесены и другие помещения, например, сауна, конференцзал и т.п. Модуль «Журнал» (рис. 29)предназначен для ведения учета всех операций, проводимых в системе персоналом гостиницы. Встроенный генератор отчетов и удобный фильтр (по пользователю, по дате, по услуге, по №счета и т.д.) позволяет разрешить любую спорную ситуацию, возникшую в отеле. В модуле «Статистика» предоставляется возможность просмотреть статистику в табличной или графической формах. Модуль «Бухгалтерия» предназначен для работы со счетами организаций-дебиторов. Здесь контролируется состояние расчетов с дебиторами, оценивается текущая задолженность, заносятся данные о пришедших платежах и заносятся авансовые платежи.
Рис. 29. Внешний вид модуля «Журнал»
Модуль «Горничные» (рис.30) служит, в основном, для того, чтобы контролировать и изменять статусы комнат, а также иметь возможность заблокировать их при постановке на ремонт и т.п.
Рис. 30. Внешний вид модуля «Горничные» Конфигурационный модуль предназначен для задания практически всех параметров, так или иначе оказывающих влияние на работу системы. Для изменения настроек не требуется специального технического образования, достаточно уметь обращаться с компьютером. В конфигураторе настраиваются следующие параметры: - тарифные планы (в зависимости от даты, от дня недели и в определенной валюте); - пансион; - настройка пакетов услуг; - языковые настройки (язык по умолчанию), программа является мультиязыковой; - права доступа к модулям программы; - список доступных платежных средств; - параметры номерного фонда (номер, тип номера, индивидуальные особенности номера, телефонный номер); - настройки валюты; - настройка маркетинговых сегментов и источников; - настройки языков и национальностей гостей; - настройка языков пользователя АСУ Эдельвейс; - настройка специальных услуг гостиницы; - настройка практически всех визуальных параметров АСУ; - время заезда и выезда по умолчанию. В качестве тарификатора телефонных переговоров в «Эдельвейсе» выступает программа Барсум, которая осуществляет немедленную (on-line) тарификацию любых звонков, прошедших через АТС по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет клиента. Одновременно звонки тарифицируются по тарифам соответствующего оператора связи. В Эдельвейсе предусмотрена функция автоматического отключения телефона в номере по превышению оставленного гостем депозита (модуль «Телефонный депозит»). При поселении в номер гостей по разделенным счетам или при поселении по местам, существует возможность раздельного учета начисления стоимости телефонных звонков по каждому гостю. При наличии в АТС специального программного обеспечения для гостиниц (модуль hospitality) «Эдельвейс» поддерживает функции управления станцией: - Room status – данная функция позволяет работникам этажной службы изменять статусы комнат (убрана – грязная – готова к заселению) набором специального кода на телефонном аппарате. Для успешной реализации данной функции на АТС должны быть запрограммированы специальные префиксы и согласованы номера статусов, которые будут набираться на телефонных аппаратах горничными. - Check In/Check Out – возможность автоматически открывать/перекрывать связь при заезде/выезде гостя. Исключает несанкционированные звонки из незаселенных номеров. - Guest name – передача на станцию фамилии гостя при поселении. В дальнейшем эта фамилия отображается на дисплеях телефонных аппаратов, когда гость звонит из номера на другой телефон, установленный в гостинице. - Automatic Wake-Up – возможность установить средствами АСУ "Эдельвейс" побудки (напоминания) для гостя. - Message Waiting – включение индикатора "Вам сообщение" на телефонном аппарате в номере при внесении в ИС "Эдельвейс" сообщения для гостя. - VIP – передача на АТС статуса гостя "VIP" при установки одноименного признака в карточке гостя в программе. - Language – передача на АТС дентификатора языка пользователя, выбранного для него в карточке резервирования, при поселении через ИС "Эдельвейс". Может использоваться для отображения на дисплеях телефонных аппаратов, для выбора языка при прослушивании запрограммированных в станции сообщений и т.п. ИС "Эдельвейс" стыкуется с системой бронирования Key System (www.keysystem.com). «Эдельвейс» обеспечивает автоматическое создание ключа-карты на рабочем месте службы приема и размещения с указанием определенных параметров (номер комнаты гостя, ФИО гостя, номер лицевого счета, срок действия ключа-карточки, зона ограничения доступа и т.д.). Существует возможность использования ключа-карточки в качестве внутригостиничной клубной карты. Осуществляется идентификация гостя в службе приема и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж. Предоставляется возможность просмотра гостем платных каналов при соответствующей отметке статуса гостя в «Эдельвейсе» (открытие и закрытие каналов в автоматическом режиме). Производится автоматическое начисление стоимости просмотра платных каналов, начисление стоимости дополнительных услуг, заказанных через систему на лицевой счет гостя. Существует возможность просмотра гостем своего лицевого счета на экране телевизора и т.п. При наличии в точках продаж (ресторан, бар, сауна, казино, спортивный зал и т.п.) считывателей электронных карт, объединенных в единую сеть (например, на базе системы контроля доступа) «Эдельвейс» позволяет настроить перенос счетов за такие услуги на общий счет клиента с последующим расчетом клиента у портье при выезде. При этом возможна как кредитная, так и депозитная схема оплаты с контролем остатка. «Эдельвейс» обеспечивает создание единого расчетно-платежного пространства (Портье – Ресторан – Бар – Точки продаж): - персональное обслуживание постоянных гостей (специальные привилегии, кредитование, зачеты, авансы); - возможность использования различных схем кредитования и авансов (минимальные и максимальные границы, текущее состояние); - различные формы идентификации и расчетов (магнитные карты, смарт-карты, proximity-карты, Touch Memory, штрих коды, удостоверения); - клубные технологии (членство, абонементы, взносы, льготы, клубные карты); - учет операций с партнерами и гостями; - создание и ведение балансов партнеров и гостей; - зачеты приходных и расходных финансовых операций, корректировки; - зачеты складских операций; - межбалансовые зачеты. В областиуправления Точками продаж и оказания услуг (медицинские, развлекательные в т.ч. бильярд, боулинг, сауна, фитнес и т.д.) в «Эдельвейсе» осуществляются: - резервирование и контроль использования ресурсов (бильярд, боулинг, сауна); - учет услуг, оказанных гостям; - формирование счетов; - настройка механизмов ценообразования, правил продаж, шаблонов скидок; - расчеты (наличные, безналичные), использование единого расчетно-платежного пространства; - использование современных специализированных рабочих мест «Обслуживание посетителей»; - использование оригинальных систем управления электропитанием ресурсов и т.д.
Рис. 31. Структура ИС "Эдельвейс" Таблица 9. |
|
