Положение об отделе управления персоналом

I. Введение

Документирование трудовых правоотношений – неотъемлемая функция администрации любой организации и важнейшая составляющая кадрового обеспечения управления.

Теоретические и практические знания о кадровой документации являются основой документирования деятельности любых кадровых служб.

Порядок подготовки и оформления документов по личному составу сегодня строго регламентирован и продолжает совершенствоваться.

II. СОЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ

Раздел I. Организационно-кадровая документация

Правила внутреннего распорядка

Одним из обязательных организационно-кадровых документов, которые разрабатываются в конкретной организации, являются Правила внутреннего трудового распорядка.

Основой Правил внутреннего распорядка являются Конституция РФ, Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, федеральные законы, регулирующие разрешение трудовых споров, деятельность профессиональных союзов, государственной службы, о коллективных договорах и соглашениях и др.

Правила внутреннего распорядка выполняются на бланке организации, согласовываются с юридической службой и профсоюзной организацией и, как правило, выступают в качестве дополнения к коллективному договору.

Правила внутреннего распорядка способствуют укреплению трудовой дисциплины, более эффективному использованию рабочего времени, непосредственно влияют на повышение производительности труда работников.

Основные разделы Правил раскрывают порядок приема, перевода и увольнения работников, обязанности работников, распорядок рабочего времени, организацию отдыха, порядок поощрения работников за образцовое выполнение своих обязанностей, виды поощрений и дисциплинарных взысканий, применяемых в организации.

Так, в разделе «Общие положения» определяется основанная цель правил внутреннего распорядка, приводятся конституционные гарантии работников в области занятости.

Раздел «Порядок приема и увольнения рабочих и служащих» раскрывает процедуру приема работников, список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации.

В разделе «Основные обязанности рабочих и служащих» перечислен круг обязанностей, которые должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности.

В разделе «Основные обязанности администрации» определен перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством: правильно организовать труд рабочих и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д.

В разделе «Рабочее время и его использование» установлено начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, организации явки на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д.

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде.

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования.

Титульный лист правил внутреннего трудового распорядка

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом директора

от 00.00.0000

ОДОБРЕНЫ

профкомом организации

Протокол № 00 от 00.00.0000

ПРАВИЛА

ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА

_______________________________________________________________

(наименование организации)

1. Общие положения.

2. Порядок приема, перевода и увольнения.

3. Основные обязанности работников.

4. Основные обязанности работодателя.

5. Рабочее время и его использование.

6. Время отдыха.

7. Поощрения за успехи в работе.

8. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

2010 год

Штатное расписание

Как мы уже отмечали, одним из важнейших организационных документов в кадровом делопроизводстве является штатное расписание предприятия, которое закрепляет должностной и численных состав работников и выделенный для оплаты их труда фонд заработной платы.

Штатное расписание нормирует численность работников, состав управленческого аппарата, указывает все структурные подразделения предприятия, организации или учреждения.

Студентам необходимо обратить внимание на то, что именно на основе штатного расписания выстраивается работа подразделений, ответственных за работу с персоналом по подбору работников, формируется кадровый резерв, составляются планы по повышению квалификации и переподготовке кадров.

Штатное расписание оформляется, как правило, на бланке предприятия, согласовывается с бухгалтерией в лице главного бухгалтера и утверждается первым руководителем.

Как и большинство учетных документов по труду и его оплате, штатное расписание выполняется в табличной форме и включает в себя следующие основные разделы: название структурных подразделений, наименование должностей или профессий, количество штатных единиц, тарифные ставки или должностные оклады, надбавки, а также указание на месячный фонд заработной платы по структурным подразделениям в организации в целом.

В случае необходимости изменения штатного расписания готовится приказ по основной деятельности, в котором обосновывается необходимость данного изменения, указываются структурные подразделения и должности, оклады, тарифные ставки и надбавки, вновь введенные в штатное расписание. Впоследствии эти изменения вносятся в штатное расписание.

Унифицированная форма № Т-3

Утверждена

постановлением

Госкомстата России

от 05.01.2004 № 1

(наименование организации)

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ УТВЕРЖДЕНО

на период с «__» ________ 20__ г. Приказом организации

от «___» __________ 20__ г. № ___

штат в количестве

________ единиц

Руководитель кадровой

службы ______________ ________________ _______________________

должность личная подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер ______________ _________________________________________

личная подпись расшифровка подписи

В дело ________________

Положение об отделе управления персоналом

Студентам следует обратить внимание на то, что одним из основных документов, регламентирующих деятельность кадровой службы предприятия, является положение об отделе, обеспечивающем на предприятии организацию работы с персоналом.

Этот правовой документ определяет статус кадровой службы в системе управления, обязанности кадровой службы, ее взаимоотношения с другими подразделениями организации или предприятия.

Положение состоит из следующих разделов:

Общие положения, где указывается полное название кадровой службы, ее место в структуре предприятия, полное наименование должности руководителя, порядок его назначения, подчинения и увольнения. Необходимо обратить внимание на то, что служба считается самостоятельной только в том случае, когда она подчиняется непосредственно первому руководителю.

Здесь же перечисляются структурные подразделения, которые входят в состав кадровой службы, и те участки работы, которые за ними закреплены.

Особое внимание в первом разделе Положения уделяется нормативной базе, которой должна руководствоваться кадровая служба. Именно здесь обозначаются те законодательные, нормативные акты и инструкции, без знания которых сотрудники указанных служб не могут осуществлять свою профессиональную деятельность.

Во втором разделе Положения об отделе обозначаются цели и задачи кадровой службы, отражающие основное направление их деятельности в организации или на предприятии.

Студентам необходимо обратить внимание на третий раздел Положения о кадровой службе, в котором описываются функции, виды и участки работ, выполняемых кадровой службой. Здесь необходимо указывать, какие виды работ закреплены за конкретным подразделением или участком службы по работе с персоналом, какие функции и в какой мере выполняются ею с другими подразделениями организации.

В четвертом разделе Положения указывается, какими правами наделяется кадровая служба для реализации возложенных на нее функций. Здесь же оговариваются права руководителя службы, его заместителей и сотрудников, закрепленных за отдельными участками или видами работ.

В пятом разделе Положения чаще всего указывается степень ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций.

Одним из наиболее значимых разделов Положения является раздел «Взаимоотношения. Связи», который отражает порядок отношений кадровой службы с другими подразделениями предприятия, организации в процессе выполнения возложенных на нее задач. Это и получение заявок на подбор персонала, организация персонального обучения и аттестации, формирование кадровых резервов, норм служебной этики, оплаты труда, порядок разработки локальных нормативных актов и др.

В заключительной части Положения находится раздел «Оценка работы», где указывается, какие условия, виды и формы поощрения и наказания могут быть использованы в организации для оценки деятельности кадровой службы по итогам ее работы.

Акционерный коммерческий банк

«Кольцо Урала»

__________________________________________________________________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель правления

(подпись)

20.02.2010 г.

ПОЛОЖЕНИЕ

Об отделе управления персоналом банка

ТЕКСТ

(структура текста)

1. Общие положения.

2. Основные задачи отдела.

3. Функции отдела.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения. Связи.

7. Организация работы.

8. Оценка работы.

Руководитель организации (подпись) И. О. Фамилия

Визы согласования: должности, подписи, даты

С Положением ознакомлены: подписи, даты

Должностная инструкция

Студентам следует обратить внимание на то, что одним из значимых организационных документов в кадровом делопроизводстве является должностная инструкция, которая составляется на каждого работника организации. Именно она позволяет устранить дублирование и провести разделение труда в ходе выполнения несколькими работниками службы по управлению персоналом наиболее сложных заданий и поручений руководства. Таким образом, должностная инструкция выступает как действенное средство исполнения управленческих решений, позволяет объективно оценить вклад каждого отдельного работника, разрешить многие конфликтные ситуации.

Также необходимо помнить, что на основании основных положений должностной инструкции составляется трудовой договор с сотрудником.

Разработкой должностных инструкций для работников отдела кадров занимается непосредственно руководитель данного структурного подразделения. Первоначальный проект документа обязательно согласовывается с юридической службой организации. После внесения необходимых изменений и уточнений должностная инструкция подписывается непосредственным начальником работника и утверждается руководителем организации.

При оформлении должностной инструкции обязательно необходимо учитывать, что она должна иметь также такие обязательные для любого документа реквизиты, как наименование организации, вид документа, дата, заголовок к тексту. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Работник, на которого составлена должностная инструкция, должен быть с ней ознакомлен под расписку. Его подпись располагается на последнем листе должностной инструкции после подписи руководителя кадровой службы организации.

Одними из заключительных разделов инструкции являются разделы «Взаимоотношения (связи по должности)» и «Оценка работы», где закрепляются связи и контакты, которые возникают при выполнении работником своих должностных обязанностей как внутри организации, так и за ее пределами, а также дается общая оценка его деятельности.

Студенты должны обратить внимание на то, что текст должностной инструкции формируется на основе действующего трудового законодательства, квалификационных справочников и типовых должностных инструкций с учетом специфики работы конкретной организации.

Текст должностной инструкции должен исключать двоякое толкование, нечеткие формулировки, быть максимально конкретным и содержать следующие разделы:

Общие положения, где указывается название подразделения, должности, порядок ее замещения, требования к квалификации и стажу, подчиненность. Здесь же перечисляются общегосударственные, ведомственные и локальные нормативные акты, знание которых является для сотрудника обязательным. В заключительной части раздела обозначается, на кого переходят обязанности сотрудника во время отпуска, командировки или болезни.

Основную содержательную нагрузку в должностной инструкции несут 2 и 3 разделы (Функции. Должностные обязанности), где называются конкретные направления, виды работ и технологические операции, закрепленные за работником. В указанных разделах, как правило, не только содержится простое перечисление работ и обязанностей, но и указывается последовательность и срок их исполнения. При этом особое внимание уделяется сохранению служебной информации, соблюдению норм служебного этикета, охране труда.

Разделы 4 и 5 должностной инструкции (Права. Ответственность) закрепляют права работника для реализации возложенных на него обязанностей. Как правило, они сводятся к внесению предложений по совершенствованию работы, приему самостоятельных решений, контролю.

Особое внимание в должностной инструкции уделяется ответственности работника за результаты его деятельности, а также использование предоставленных ему должностных прав.

Формуляр и структура текста должностной инструкции

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

(подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_______________________________________________________________

(наименование должности и структурного

подразделения организации по штатному расписанию)

ТЕКСТ

(структура текста)

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

7. Квалификационные требования.

8. Оценка работы.

Руководитель подразделения (подпись) И. О. Фамилия

Визы согласования:

Инструкцию получил: (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000