Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Требования к бланкам служебных документов и их оформлению.

Документы изготавливают на бланках. Бланк — это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Каждый бланк имеет определенный набор реквизитов. В зависимости от авторства документа различают три вида бланков: бланк организации; «бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

ГОСТ Р6. 30-2003 предусмотрено два стандартных формата бланков документов - А4 (220×297 мм) и А5 (148×210 мм). В зависимости от расположения реквизитов заголовочной части бланка устанавливают два варианта бланков — бланк с угловым расположением реквизитов (угловой бланк) и бланк с продольным расположением реквизитов (продольный бланк) . Бланк документа печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланк с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа и его рекомендуют применять для таких видов документов, в которых присутствуют реквизиты 15 — адресат, 16 — гриф утверждения и ставится резолюция (реквизит 17), так как эти реквизиты располагаются в правом верхнем углу. Во всех остальных случаях используют бланк с продольным расположением реквизитов. Продольный бланк используют также, если реквизит 08 — наименование организации содержит большое количество печатных знаков.

Реквизиты 08, 09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов составляют заголовочную часть бланка. Их размещают одним из двух способов: центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) и фланговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).



Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с госу-дарственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. В организации обычно используют общий бланков доку-ментов и бланк письма. Также может применяться бланк конкретного вида доку-мента. На бланке конкретного вида документа может быть оформлен документ только того вида, для которого предназначен бланк.

Общий бланк используется для всех видов документов, кроме писем. Вклю-чает следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; место составления или издания документа, если оно не определяется по наименованию организации. Необходимо проставить ограничительные отметки («уголки»): для зон расположения даты и регистрационного номера документа; для заголовка к тексту.

Бланк письма включает следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Россий-ской Федерации, или эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации (по ОКПО);

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• наименование организации; справочные данные об организации.

 

Необходимо проставить ограничительные отметки («уголки»): даты докумен-та; регистрационного номера документа; ссылки на регистрационный номер и дату документа. При необходимости на бланке письма могут быть ограничительные отметки («уголки») для верхних границ зон расположения адресата, заголовка к тексту, собственно текста документа и отметки о контроле.

Бланк конкретного вида документа Используется для подготовки приказов, распоряжений, служебных и докладных записок, актов, справок и др. Основой для такого бланка служит общий бланк организации следующие реквизиты: • реквизиты для общего бланка реквизит 10 — наименование вида документа.

На бланке справки, кроме реквизитов общего бланка и наименования вида до-кумента, проставляется реквизит 09 — справочные данные об организации (реквизит 14 — место составления или издания документа не оформляется), а также код по ОКПО, ИНН/КПП и др. (если это требуется в организации, в которую предоставляется справка). Документы, составленные от имени двух и более организаций составляются без бланков. К указанным бланкам, помимо размерных требований предъявляются и некоторые другие, в частности: а) качество используемой для изготовления бланка бумаги; б) характеристики отображения текста, нанесенного на бумажную основу; в) размещение полей и разметок.

Для изготовления бланков следует применять плотную бумагу светлых то-нов. Бумага для бланков должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся при случайном нагреве или смачивании, с поверхностью, не подверженной пылению Текст, нанесенный на бланк, должен хорошо читаться. С этой целью используются типографская краска черного (для многоцветных бланков - темного или контрастного) тона, а также шрифты со строгими, хорошо различимыми очертаниями. Раз-мер шрифта должен обеспечивать незатрудненное чтение содержания бланка при удовлетворительных условиях освещения'.

Для оформления документов целесообразно использовать шрифты TIMES NEW ROMAN ARIAL, Соиlег NEW) с размером кегля 12, 14,15 (для оформления табличных ма-териалов), с размером кегля 12,13,14 , 1-2 интервала текстового редактора WORD (табличного редактора ЕхсеL).

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля — свободное от текста пространство по краям листа размером не менее 20 мм с левого, верхнего и нижнего краев, 10 мм — с правого. Участки листа, предназначенные для размещения переменной информации в титульной части бланка, могут отмечаться специальными символами или особой разметкой. К примеру, место для расположения на бланке основного текста может очерчиваться тонкой контрастной линией по периметру листа (рамкой). Соответствующая разметка осуществляется либо центрованным (симметрично осевой вертикали листа, с выравниванием строк по правой границе), либо флаговым (от левой границы размещения реквизитов, без выравнивания строк) способом. Примеры оформления бланков в соответствии с требования-ми ГОСТа Рб.30-2003 представлены на рис. 1,2-3,4,5. Изготовление, учет, хранение и использование бланков с изображением Государственного герба РФ (субъекта РФ) или эмблемы (логотипа) организации (далее — бланков) должно осуществляться в строгом соответствии с их предназначением. Изготовление указанных бланков следует производить только на полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующие виды деятельности. Бланки организации подлежат учету. С этой целью на них с оборотной стороны типографским способом, нумератором или при помощи средств оперативной полиграфии проставляют порядковые но-мера, а при необходимости — и серии этих номеров. Учет бланков организации ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) с применением следующих реквизитов:

1)при поступлении бланков: наименование вида бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количество экземпляров; серия и номера бланков;

2) при выдаче бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИ И (РОСКАРТО-ГРАФИЯ)






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.