Практическая работа 17 Изучение функциональных особенностей и программных средств управления проектами на примере MS Project. Основные приёмы работы в системе управления проектами MS Project.

ПРОЦЕСС СОЗДАНИЯ ПРОЕКТА

После того как определена цель проекта, следует найти лучший путь ее достижения. Чтобы сделать это, необходимо составить список работ, которые нужно выполнить для достижения цели и установить продолжительность каждой работы. Затем вся эта информация должна быть введена в программу Microsoft Project для создания графика выполнения работ.

В зависимости от цели проекта планирование работ может вестись от даты его начала или от той даты, к которой проект должен быть завершен. Например, если проект предусматривает подготовку к выставке, то он должен быть завершен за несколько дней до ее начала, так как открытие выставки отложить нельзя. В этом случае график выполнения работ будет составляться от конечной даты. Большинство задач для своего выполнения требуют ресурсов: людских, различного оборудования, материалов или любых других, необходимых для выполнения работ. Поэтому на следующем этапе создания проекта следует указать какие ресурсы будут использованы. Ресурсы могут быть определены для каждого вида работ и в дальнейшем при необходимости в любое время изменены. Обычно Microsoft Project вычисляет продолжительность каждого вида работ, основываясь на количестве назначенных ресурсов. Кроме того, программа может предоставить информацию, которая поможет управлять ресурсами. Например, Microsoft Project может определить, кто из работников должен работать сверхурочно и каких затрат это потребует.

После того как ресурсы назначены, следует определить и ввести планируемую стоимость каждого ресурса или вида работ, на основании которой будет вычислена общая стоимость проекта.

После создания первоначального варианта проекта может оказаться, что он не в полной мере отвечает вашим целям. Например, проект может оказаться слишком продолжительным или его стоимость слишком высокой. Для решения этих проблем следует оптимизировать график выполнения работ и стоимость ресурсов.

Когда создание проекта будет закончено и начнется выполнение работ, вы можете отслеживать ход его реализации и оперативно корректировать график работ и фактические затраты.

Мы рассмотрим простой пример создания проекта, цель которого - выпуск рекламного буклета для выставки. Прежде всего необходимо четко представить себе, какие виды работ следует выполнить для достижения цели.

Создание рекламного буклета должно начинаться с разработки содержания и эскизов будущих иллюстраций. Затем пишется текст и создаются сами иллюстрации, после чего текст отправляется на литературное редактирование. Далее к работе подключается верстальщик, который готовит макет буклета; одновременно художник разрабатывает макет обложки. На следующем этапе макет и обложка подвергаются корректуре, после окончания которой выполняется цветоделение. Проект должен завершаться сдачей макета в типографию. Для упрощения в описание задач не включены работы, связанные с внесением редакторской правки и корректуры.

Для каждого вида перечисленных работ необходимо указать предполагаемую продолжительность. На этапе подготовки к созданию проекта желательно использовать любой текстовый редактор. Описание видов работ и их предполагаемой длительности может выглядеть следующим образом.

Далее следует определить, какие ресурсы и в каком количестве будут использоваться при выполнении различных работ, а также их стоимость.

Разработкой содержания должны заниматься менеджер и писатель, разработкой эскизов иллюстраций - менеджер и художник, созданием иллюстраций и макета обложки - художник, написанием текста буклета - писатель, литературным редактированием - редактор, корректурой - корректор, версткой и цветоделением - верстальщик, сдачей в типографию - менеджер.

Для выполнения указанных видов работ потребуются четыре персональных компьютера: для писателя, художника, верстальщика и менеджера.

Работа писателя оплачивается единовременно после ее выполнения. У остальных оплата труда повременная.

Перечень ресурсов будет выглядеть примерно так.

Теперь после окончания подготовительного этапа запустим программу Microsoft Project.

· Выберите команду меню Программы • Microsoft Project.

· На экране останется только рабочее окно Microsoft Project (Рис. 1).

Рис. 1 - Рабочее окно Microsoft Project

Как и у всех программ Windows 95, в первой строке, рядом с названием программы указывается имя созданного или открытого файла-проекта. По умолчанию Microsoft Project создает первый проект с именем (Проект1). Когда проект будет сохранен, здесь появится новое имя. Справа от него указывается имя автора проекта - то имя, которое вы ввели при установке программы.

Слева от заголовка программы находится значок системного, меню, предназначенный для управления окнами. Системное меню содержит команды, позволяющие переместить, свернуть, восстановить окно, изменить его размер, закрыть, переключиться на другую запущенную программу. Под заголовком программы расположена полоса меню, предоставляющего доступ ко всем командам, управляющим работой программы. Ниже полосы меню располагаются две панели инструментов: (Стандартная) и (Форматирование). Каждая кнопка здесь соответствует одной из наиболее часто применяемых команд меню. Нажатие кнопки позволяет значительно ускорить выбор команды по сравнению с выбором из меню.

Под панелями инструментов расположена строка ввода с полем для ввода и редактирования информации. У левого края рабочего окна находится панель представлений, с помощью которой можно выбрать один из множества режимов отображения информации.

В нижней части рабочего окна расположена строка состояния, в которой отображается информация о командах или кнопках, текущих операциях и др. В правой части строки состояния указывается, включен или выключен тот или иной режим.

Остальное пространство рабочего окна программы предназначено для отображения текущего проекта в различных режимах. По умолчанию при первом запуске Microsoft Project устанавливается режим диаграммы Ганта, который используется для составления списка и графика работ. В этом режиме окно проекта делится на две панели: левая отображает информацию в виде таблицы, а правая - в виде горизонтальных полосок-диаграмм на временной шкале.

Пока таблица не заполнена, диаграмма на правой панели отсутствует. Она появится, как только вы введете первый вид работ.

В заголовке панели диаграммы по умолчанию указываются даты начала каждой недели, начиная с текущей, например, а под ними -дни недели: П (Monday) - понедельник; В (Tuesday) -вторник; С (Wednesday) - среда; Ч (Thursday) - четверг; П (Friday) - пятница; С (Saturday) - суббота; В (Sunday) - воскресенье.

Теперь мы готовы к тому, чтобы начать создавать наш проект.

· Нажмите кнопку на панели инструментов (Стандартная). Название проекта в заголовке окна программы изменится на (Проект2). На экране появится диалог Сведения о проекте для «Проект2») (Рис. 2). (Выполнить Проект - Сведения о проекте)

Рис 2 - Сведения о проекте для «Проект2»

Как уже указывалось ранее, Microsoft Project позволяет создавать проект от начальной или конечной даты. Одна из этих возможностей может быть выбрана в открывающемся списке (Планировать от). По умолчанию здесь установлено (Начальная дата проекта.

Если предполагается планирование от конечной даты, то в указанном списке следует выбрать (Дата окончания проекта).

Мы будем создавать наш проект от начальной даты. Поэтому оставьте эту установку без изменения.

В открывающемся списке (Дата начала) следует установить дату начала проекта. По умолчанию здесь предлагается текущая дата. Мы же предполагаем начать выполнение нашего проекта 3 марта 2009 года. При необходимости начальную дату в любой момент можно будет изменить, выбрав команду меню -(Проект • Сведения о проекте).

Рис. 3 - Календарь текущего месяца

· Нажмите кнопку у правой границы поля открывающегося списка (Начальная дата). В окне диалога (Сведения о проекте для «Проект2») появится календарь текущего месяца (Рис. 3).

· Используя кнопку на календаре, выберите месяц Март 2009.

· Щелчком мыши выберите на календаре дату 3 (3 марта 2009 года). В поле открывающегося списка Start Date (Начальная дата) отобразится выбранная дата: ВТ, 3 марта 2009 года).

В поле открывающегося списка (Текущая дата) выводится текущая дата. Вы можете изменить ее при необходимости. В открывающемся списке (Календарь) можно выбрать один из типов предлагаемых программой календарей: (Стандартный), (24 часа), (Ночные смены).

· Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалог (Сведения о проекте для «Проект2»). Установки, сделанные в нем, будут использоваться для созданного проекта.

Microsoft Project создает график выполнения работ на основе встроенного календаря. По умолчанию - это базовый календарь (Стандартный (Календарь проекта)), параметры которого можно легко изменять. Кроме того, вы можете создать новые, индивидуальные календари для каждого работника (ресурса) или группы ресурсов. Например, одна бригада может работать без выходных дней на сдельной оплате труда, а другая - на повременной оплате со всеми выходными днями. Для каждой из них может быть создан индивидуальный календарь, на основании которого будет планироваться выполнение работ. В следующем опыте мы покажем, как изменить параметры действующего и создать новый базовый календарь.

Прежде чем мы начнем вводить в проект исходную информацию, следует сделать некоторые изменения в базовом календаре, который Microsoft Project использует по умолчанию.

· Выберите команду меню (Сервис • Параметры). На экране появится диалог Options (Параметры).

· Щелкните мышью на ярлычке (Календарь), чтобы перейти на нужную вкладку (Рис. 4).

В нашем проекте рабочая неделя должна начинаться с понедельника.

· Убедитесь, что в открывающемся списке (Начало недели) установлено (Понедельник).

Финансовый год должен начинаться с января.

· Убедитесь, что в открывающемся списке (Начало финансового года) установлено (Январь).

Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00.

· В поле списка (Начало рабочего времени) введите 9:00.

· В поле списка (Конец рабочего времени) введите 18:00.

Рис. 4 - Вкладка Календарь диалога Параметр

· Убедитесь, что в поле со счетчиком (Рабочих часов в день) установлено 8, а в поле (Рабочих часов в неделю) установлено 40.

· Нажмите кнопку (По умолчанию). Это позволит использовать установленные параметры календаря в текущем и во всех вновь создаваемых проектах.

· Закройте диалог (Параметры) нажатием кнопки ОК.

Теперь мы должны указать программе нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней.

· Выберите команду меню (Сервис - Изменить рабочее время). На экране появится диалог (Изменить рабочее время) (Рис. 5).

Для решения поставленной задачи можно было бы отредактировать указанный в открывающемся списке (Для календаря) стандартный календарь проекта. Но мы поступим несколько иначе, создав новый календарь.

Рис. 5 - Диалог Изменить рабочее время

· Нажмите кнопку New (Создать новый календарь) в диалоге (Изменить рабочее время). На экране появится диалог (Создать базовый календарь) (Рис. 6).

Рис. 6 - Диалог Создать новый базовый календарь

· Установите переключатель (Создать новый базовый календарь). В поле ввода Name (Имя) появится название нового календаря (Календарь 1).

· Закройте диалог (Создать новый базовый календарь) с помощью кнопки ОК. Произойдет возврат к диалогу (Изменить рабочее время), в поле открывающегося списка (Для календаря) которого отобразится название нового календаря: (Календарь 1).

В новом календаре отметим праздничные дни 9 марта 2009 года как нерабочие.

· Используя полосу прокрутки, установите на календаре месяц март 2009 года.

· Установите указатель мыши на ячейке 9 календаря.

· Выбрать закладку Исключения и набрать имя этого дня с началом и окончанием 9 марта.

· Щелкните мышью на календаре в любом месте за пределами ячейки 9. Выделение будет снято. ячейка будут окрашены серым цветом как нерабочие дни, а дата 9 будут выделена полужирным начертанием и подчеркнуты как исключения. Условные обозначения вы можете видеть в левой части диалога.

Рис. 7 – Установленный праздничный день 9 марта

Предпраздничный день 7 марта должен быть сокращенным.

· Щелкните мышью на ячейке с датой 7 марта, чтобы выделить ее.

· Закладка Исключения, названия дня.

· Кнопка Подробности установить время рабочего дня от 9.00-12.00 и 13.00-17.00 одного и того же дня.

Рис. 8- Установленный предпраздничный день 6 марта с сокращенным рабочим временем

· Самостоятельно установите в календаре другие праздничные и сокращенные предпраздничные рабочие дни.

· Нажмите кнопку ОК в диалоге (Изменить рабочее время). Диалог закроется. Установленные параметры будут запомнены.

Как вы помните, при создании нового проекта в диалоге (сведения о проекте для «Проскт2») мы не изменяли установленный по умолчанию календарь (Стандартный). Теперь же, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту для того, чтобы Microsoft Project составлял график работ, основываясь на нем.

· Выберите команду меню - (Проект • Сведения о проекте). На экране появится уже знакомый вам диалог (Сведения о проекте для «Проект2»).

· В открывающемся списке Calendar (Календарь) выберите созданный нами (Календарь1).

· Закройте диалог (Информация о проекте для «Проект2»), нажав кнопку ОК. Созданный календарь будет подключен к проекту.

Теперь следует выделить на панели диаграммы праздничный день 9 марта, чтобы отображать их как нерабочие. Для этого выполните следующие шаги.

· Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы. На экране появится контекстное меню.

· Выберите команду контекстного меню (Нерабочее время). На экране появится диалог (Шкала времени) с открытой вкладкой (Нерабочее время) (Рис.9).

· В открывающемся списке (Календарь) выберите (Календарь 1 (Календарь проекта)).

· Закройте диалог (Шкала времени), нажав кнопку ОК. На панели диаграммы серыми вертикальными полосами отобразится нерабочий праздничный день 9 марта.

Рис. 9 - Вкладка Нерабочее времени диалога Шкала времени

Практическая работа 18. Изучение основ планирования и компонентов проектного плана. Планирование работ средствами MS Project

ВВОД РАБОТ

Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию нового проекта и настройке базового календаря.

Теперь можно приступить к вводу работ.

· Щелкните мышью на ячейке первой строки поля (Название задачи) таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.

· Введите с клавиатуры название первой работы - Разработка содержания.

Как только вы начнете ввод, будет активизирована строка ввода , в которой отобразится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки. Левая используется для отказа от введенной информации, а правая для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обозначения окончания ввода информации в ячейки таблицы.

· Нажмите клавишу [стрелка вправо] чтобы закончить ввод текста и переместить прямоугольник выделения в поле (Длительность). В этом поле отобразится продолжительность работы, равная 1 дню, устанавливаемая Microsoft Project по умолчанию для каждого вида работ.

Как только любая ячейка в поле (Длительность) выделяется, в ней появляется счетчик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.

· Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной работы 5 дней (5 days). Обратите внимание, что эта длительность отобразится в строке ввода.

· Нажмите кнопку в строке ввода, чтобы зафиксировать введенную длительность.

Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Ганта, переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.

· Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы. Указатель примет форму .

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

· Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.

· Отпустите левую кнопку мыши. Ширина таблицы увеличится.

Справа от поля (Длительность) вы теперь видите два поля - (Начало) и (Конец), в которых отображаются даты начала Вторник, 3 марта 2009 года и окончания Среда, 11 марта 2009 года указанного нами вида работ.

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания - 5 дней - Microsoft Project может вычислить календарную дату окончания этого вида работ и при этом учел три выходных дня – 7, 8 и 9 марта 2009 года.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней (5 рабочих + 3 выходных).

Если же необходимо выполнять работу и в выходные дни, то ее длительность нужно указать несколько иначе. Чтобы увидеть - как, мы сначала скопируем работу Разработка содержания в буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.

· Нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы выделить соседнюю ячейку в поле Duration (Длительность).

· Введите с клавиатуры длительность 5 ад (астрономических дней), которая обозначает, что работа должна продолжаться 5 календарных, а не рабочих дней, и нажмите клавишу [Enter]. Введенное значение длительности будет зафиксировано.

Теперь в поле (Конец) во второй строке указывается более ранняя дата окончания этого вида работ, а на диаграмме справа горизонтальная полоска-работа имеет длину ровно 5 дней.

Продолжительность работы в поле (Длительность) можно вводить в различных единицах: в неделях: 2нед; в днях: 3д; в часах: 5ч; в минутах: 45м.

Вы можете изменить дату начала любого вида работы.

· Щелкните мышью на поле Start (Начало) во второй строке, чтобы выделить соответствующую ячейку. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка .

· Нажмите кнопку . На экране появится календарь Март 2009 (Рис. 14).

· Щелчком мыши выберите 6 марта. Календарь закроется. Выбранная дата Моn 06.03.00 (Пятница, 6 марта 2009 года) отобразится в выделенной ячейке поля Start (Начало), а горизонтальная полоска-работа на панели диаграммы сместится вправо так, что ее левый край будет находиться на отметке 6 марта.

Изменить дату начала работы можно также, перемещая полоску-работу на панели диаграммы. Посмотрим, как это делается.

· Установите указатель мыши на нижней синей горизонтальной полоске-работе на панели диаграммы. Указатель примет форму .

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы (Task) с указанием начальной и конечной даты этой работы.

· Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. Вы увидите, что по мере перемещения в информационном окне изменяются даты начала и конца работы.

· Добейтесь такого положения полоски, чтобы работа начиналась, например, во вторник 10.03.09.

· Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно работы исчезнет. Положение полоски-работы зафиксируется. Новая дата начала работы отобразится в поле (Начало) таблицы диаграммы Гантта.

Подобным же образом можно изменить длительность любой работы.

· Установите указатель мыши на правом крае нижней полоски-работы на панели диаграммы. Указатель примет форму .

· Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы (Task), в котором теперь указаны дата ее окончания и длительность .

· Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. При этом по мере перемещения в информационном окне работы будут изменяться дата окончания работы и ее длительность.

· Добейтесь такого положения правого края полоски, чтобы длительность работы составила приблизительно (7 календарных дней).

· Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Размер полоски-работы зафиксируется в соответствии с новой длительностью. Измененная длительность отобразится в поле (Длительность) таблицы, а новая дата окончания работы - в поле (Конец).

Таким образом, Microsoft Project предоставляет разнообразные возможности для установки начальной и конечной дат каждого вида работ и их продолжительности. Любую работу в случае необходимости можно удалить.

· Щелкните мышью на поле (Название работы) во второй строке, чтобы выделить копию работы Разработка содержания.

· Нажмите клавишу [Delete]. Копия работы будет удалена из таблицы, а ее полоска - с диаграммы.

· Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, взяв необходимые данные из таблицы в разделе «Подготовка к созданию нового проекта».

На диаграмме Гантта можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

· Создадим на диаграмме контрольную точку Начало работ.

· Щелкните мышью на первой строке в поле (Название задачи), чтобы выделить соответствующую ячейку.

· Выберите команду меню (Вставка • Новая задача). В таблице будет вставлена пустая первая строка.

· В вставленной первой строке поля (Название задачи) введите: Начало работ.

· Нажмите клавишу [стрелка вправо], чтобы закончить ввод и переместить выделение в поле (Длительность).

· В поле (Длительность) установите продолжительность работы (0 дней) и нажмите клавишу [Enter]. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 3.03 (3 марта).

· Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Завершение проекта в конце списка работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на Рис. 10.

Рис. 10 - Заполненная таблица работ

Сохраните изменения в проекте, нажав кнопку на панели инструментов (Стандартная).