Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Создание документов массовой рассылки

Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать составление однотипных документов, содержащих небольшие отличия в некоторых полях. Обычно такие документы называют документами массовой рассылки. Для создания таких документов используется режим Слияние, для вызова которого необходимо выбрать соответствующую строку пункта Сервис главного меню. Слияние представляет собой мощный инструмент при создании документов массовой рассылки. Создание документов массовой рассылки проходит в четыре этапа.

Этап 1. Создание таблицы в Excel – источника данных, где располагается информация, о том кому и куда будут отправлены документы; Источником может быть таблица в редакторе Word, но может быть внешний источник, созданный в приложении: Outlook Express, Excel, Access и другие. В нашем примере источник будет находиться в файле Excel. Обратите внимание на то, что каждый столбец таблицы должен иметь заголовок в первой строке рабочего листа Excel.

Этап 2. Создание основного документа. В редакторе Word набирается текст основного письма, в данном случае приглашения на презентацию. Документ должен содержать так называемые поля, то есть не заполненные места, в которые на этапе 3 будут вставлены названия заголовков поля столбцов таблицы Excel для точного указания столбца источника данных, откуда и должны в итоге вводиться данные. Выбирается меню Сервис команда Слияние и перед вами открывается диалоговое окно, показанное на рис. 5. Весь процесс создания итогового документа в режиме Слияние разбивается на три шага. Первый шаг - Основной документ выполняется нажатием кнопку Создать. Вам предлагается четыре вида основного документа – Документ на бланке, Наклейки, Конверты и Каталог. Мы рассмотрим только один вариант составления итогового документа - Документы на бланке, остальные вы можете освоить самостоятельно, воспользовавшись справочной информацией редактора.



В ответ на нажатие кнопки Документы на бланке, перед вами откроется дополнительное окно, предназначенное для выбора основного документа. Если документ уже создан, то это может быть активное окно. Если документа еще нет, то создается новое окно Word, в котором надо будет набрать текст основного документа.

В окне слияние переходим к шагу 2, который называется Источник данных, нажимая кнопку Получить данные (рис. 5). На этом шаге вы должны указать редактору, где находится таблица – источник данных. Если это таблица Excel, то открывается соответствующий файл. Можно выделить интересующий нас диапазон ячеек рабочего листа, иначе информация будет сниматься со всего активного листа.

Этап 3. Вставка в основной документ полей (заголовков столбцов) для изменяемой информации из таблицы Excel. Перейдите в режим Правка основного документа (см. рис. 5 шаг 2) для указания полей, в которые должны быть вставлены данные из источника. Установите курсор в том месте основного документа, куда вы хотите внести информацию из источника данных. Нажмите кнопку Добавить поле слияния. Из открывшегося в ответ списка заголовков полей источника выберите название интересующего вас поля, из которого и будет вставляться информация в итоговый документ. Если требуется, то эти действия можно повторить с другими полями.

Этап 4. Объединение - получение новых документов, содержащих текст основного письма и сведений из источника данных. Назначение последнего этапа заключается в создании итоговых документов по числу строчек в таблице источнике. Для того, чтобы выполнить объединение, надо нажать соответствующую кнопку на панели Слияние. На панели есть кнопки, позволяющие посмотреть результат слияния до объединения для выявления опечаток, кнопки отбора записей из источника, кнопка печати результата без его размещения в файл на диске и другие.

Рис. 5 Диалоговое окно режима Слияние шаг 1 и шаг 2.

Пример 2. Составим приглашения на презентацию. Предположим, что мы должны пригласить на представителей фирм, данные о которых находится на рабочем листе Excel (рис. 6). Таблица содержит заголовки столбцов, которые размещены в первой строке рабочего листа Excel. Создадим новый документ Word и наберем в нем текст приглашения, оставляя в нем места для вставки полей. Пусть текст приглашения имеет такой вид:

Директору мясокомбината ___________________

ГосподинУважаемй ______________________________________________________

Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая

состоится 01.05.03 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.

В тексте основного документа после слова Директору предполагается ввод названия фирмы, а после слова ГосподинУважаемый – фамилии приглашенного. Нам нужно указать вместо этого названия заголовков таблицы- источника с этой информацией.

Откроем источник данных, и далее в диалоге укажем диск, имя и тип файла, в котором располагается таблица рис. 6. Появляется окно Excel, где можно указать диапазон ячеек таблицы или выбрать весь лист. Выбираем второй вариант и в ответ получаем диалоговое окно с информацией о том, что в основном документе отсутствуют поля слияния. Согласимся с этой информацией и нажмем кнопку Правка основного документа.

Подведем курсор правее слова Директору, щелкнем там мышью для точного указания позиции в тексте. Нажмем кнопку Добавить поле слияния на панели Слияние. Перед вами раскроется список заголовков столбцов таблицы – источника. Выбираете щелчком поле ФИРМА, содержащее названия фирм, где работают приглашенные. Подведем курсор правее слова ГосподинУважаемый, щелкнем мышью и зададим позицию размещения поля ФИО, содержащего фамилии приглашенных. Теперь основной документ содержит основной текст неизменяемый для каждого из приглашенных и поля вставки из документа источника.

Рис. 6. Вариант таблицы - источника данных, находящегося в файле EXCEL.

Выполним объединение. У нас получится три однотипных документа, отличающиеся названиями фирмы и фамилией приглашенного.

Директору мясокомбината Самсон___________________

ГосподинУважаемый Иванов______________________________________________________

Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая

состоится 01.05.03 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.

 

Директору мясокомбината Парнас___________________

ГосподинУважаемый Петров______________________________________________________

Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая

состоится 01.05.03 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.

 

Директору мясокомбината Викинг___________________

ГосподинУважаемый Сидоров_____________________________________________________

Приглашаем ВАС на презентацию фирмы «Мясные деликатесы», которая

состоится 01.05.03 в фойе ресторана «МЯСОЕД» в 17.00.

Если бы таблица источника данных содержала 500 строк записей, то таких документов было бы создано 500.






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.