Составьте и оформите резюме по своим данным.
Напишите автобиографию.
Составьте расписку от своего имени о получении на прокат персонального компьютера (инвентарный номер795386) в в фирме «Оргтехника» на 15 дней с 01.06. 2008 по 15.06.2008.
ТЕМА. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Подготовьте номенклатуру дел отдела кадров администрации муниципального образования по следующей схеме:
-Разработка классификационной схемы номенклатуры дел (структура организации или направления деятельности.
-Определение круга документов
-Составление заголовков дел
-Определение расположения заголовков дел внутри раздела
-Определение расположения заголовков внутри дела
-Определение сроков хранения дел
-Определение системы индексации(проставление индексов дел
-Оформление и удостоверение номенклатуры дел
-Составление итоговой записи в номенклатуре дел.
-Оформите карту-заместитель на выданное дело.
-Сформируйте дело «Приказы о предоставлении отпусков работникам администрации муниципального района»
ТЕМА. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПИСЬМАМИ И ЗАЯВЛЕНИЯМИ ГРАЖДАН
Выполните следующие практические задания:
В ООО «Смена» была принята на должность секретаря руководителя Круглова А.Р. В должностной инструкции было установлено, что секретарь руководителя отвечает за ведение делопроизводства в ООО «Смена». В первый день работы Круглова получила 28 писем, 27 из которых были получены из организаций, а одно письмо от Родиной Р.О., работавшей в ООО «Смена» бухгалтером три года назад, с просьбой подтвердить ее стаж работы в данной организации для оформления пенсии по старости. Круглова А.Р. зарегистрировала все полученные письма в Журнале регистрации входящей корреспонденции. Правильно ли она поступила? Как должны регистрироваться обращения граждан?
В канцелярию коммерческого банка 27 января поступило 5 писем от граждан. Во всех письмах граждане просили руководство банка предоставить им беспроцентную ссуду от года до пяти лет. Председатель правления банка написал положительную резолюцию только на двух письмах, а три оставшихся приказал заведующей канцелярией порвать и выбросить. Заведующая канцелярией возразила Председателю правления банка и ослушалась его, за что была лишена очередной премии.
ТЕМА. ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ
Исправьте плеоназмы, объясните, в чём ошибка:
- промышленная индустрия
- форсировать строительство ускоренными темпами
- тонкий нюанс
- своя автобиография
- в апреле месяце
- 150 тыс. рублей денег
- прейскурант цен
- маршрут движения
- главная суть
Избежание длинных цепей согласования, где используется один и тот же косвенный падеж. Исправьте нижеприведенные конструкции:
- Дом племянника жены кучера брата доктора.
- Влетение и разбитие стекол вороною...
- Для выполнения требования повышения качества образования....
- Мы согласились с принятыми нашими коллегами решениями».
Сложные случаи склонения числительных. Просклоняйте следующие сочетания:
- Недостает 4 книг, изложить на 200 страницах.
- С 300 рублями.
- Исчисляемые 3000 тысячами рублей.
- Серия пособий с 2475 чертежами
- На завод было доставлено до 850 т металлолома.
ТЕМА. ПОДГОТОВКА ПУБЛИЧНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ.
Практическое задание.
Подготовить доклад о своей группе от имени старосты группы для выступления на Всероссийском слёте старост. В выступлении озвучить учебную и внеучебную деятельность группы, особенности специализации, будущие карьерные перспективы.
12. Примерные темы курсовых работ (рефератов, эссе, проектов) по дисциплине
1. Понятие делопроизводства и его место в работе государственного аппарата.
2. Понятие «документ», «документирование».
3. Реквизиты документа. Требования к их оформлению.
4. Признаки документа. Понятие формуляр документа и особенности его состава. Реквизиты документов и их расположение на бланках.
5. Типология документов.
6. Унификация управленческих документов. Понятия «унифицированные документы», «унифицированные формы документов»
7. Стандартизация управленческих документов.
8. Государственное регулирование делопроизводства.
9. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства.
10. Основные этапы составления и оформления документа.
11. Основные требования к тексту документа.
12. Организационные документы, их виды, характеристика, требования к оформлению. Устав, положение, инструкция.
13. Особенности подготовки, составления и оформления распорядительных документов. Постановление и распоряжение.
14. Особенности подготовки, составления и оформления распорядительных документов. Решение, приказ, указание.
15. Информационно-справочные документы в системе документационного обеспечения. Классификация. Деловая переписка.
16. Информационно-справочные документы в системе документационного обеспечения. Протокол.
17. Информационно-справочные документы в системе документационного обеспечения. Докладная и объяснительная записка. Акты.
18. Понятие «документооборот», общие принципы организации документооборота, его структура.
19. Регистрация документов как составная часть технологии делопроизводства.
20. Цели и виды контроля исполнения документов. Технология контроля исполнения документов.
21. Сроки исполнения документов. Порядок снятия документа с контроля.
22. Прием и регистрация входящих документов.
23. Работа исполнителя с документами.
24. Процесс приема и обработки исходящих документов. Отправка документов с помощью телефона, факса, электронной почты
25. Понятие «дело», «формирование дел», «номенклатура дел». Виды номенклатуры дел.
26. Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов.
27. Подготовка дел к передаче в архив. Правила оформления дел постоянного и временного хранения.
Конспекты лекций
ЛЕКЦИЯ 1.
Понятие делопроизводства. Объект и предмет. Информация и документ. Требования к документу. Классификация документов.
Деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильная работа с документами. Или: надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
При создании документа мы переводим информацию на официально-деловой язык.
Документ – это определенным образом организованная информация, имеющая материальный носитель.
Широкий и узкий подходы к определению информации. Узкий – то, что создано человеком. Широкий – свойство, атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Узкий – сообщение, имеющее смысл и материальный носитель («субстрат»). Определение из ФЗ: "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".
Управленческий процесс сводится к сбору, обработке, передаче, хранению и использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Существует много оснований для классификации информации. Например: подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.
Документ, таким образом, представляет собой сообщение, имеющее и смысл, и материальный носитель. Две необходимые составляющие, без которых документ помыслить нельзя.
Однако от науки к науке понятие документа меняется. Например, в документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.
Иногда «документ» используется в метафорическом смысле. Например, говорят: «Поэзия Пушкина – важнейший документ эпохи».
В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Она обеспечивается тем, что документ составлен по установленным правилам. В законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".
Документ – минимальная единица документооборота. Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, называется делом. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называется номенклатурой дел.
Грамотное документационное обеспечение упорядочивает работу организации.
Недостаточность отраженной информации в документе может привести к неверному исполнению управленческого решения.
Оснований для классификации документов множество, некоторые из них: способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По месту составления документы делят на внутренние (исходящие) и внешние (входящие).
По виду оформления. подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. выписка из документа – это копия части документа, а дубликат – второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По функции: распорядительные, организационные, информационно-справочные.
ЛЕКЦИЯ 2.
Функционирование документов. Документирование и документооборот.
Документ многофункционален, т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.
Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.).
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
Функция управленческого документа в самом общем виде – упорядочение и легитимация отношений как внутри коллектива, так и за ее пределами. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Официальные документы: правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)
У документооборота несколько базовые функций:
А. планирование - посредством подготовки различных планов,
Б. учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации;
В. руководство - издание распорядительных документов;
Г. организация и инструктирование – организационные документы;
Д. информирование – информационно-справочные документы;
Д. контроль.
Управление зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Общие требования к документу.
А. Соответствие техническим требованиям.
Б. Понятность и лаконичность.
В. Аутентичность, релевантность.
Г. Своевременность.
Д. Официально-деловой стиль.
Этапы функционирования документа.
А. Повод, по которому составляется документ (инициатива исполнителя, указание начальника).
Б. Составление документа.
В. Согласование документа.
Д. Исполнение документа.
Е. Контроль за исполнением.
Ж. Сдача а архив.
З. Уничтожение.
Документооборот – движение документов или своевременное предоставление информации в официальном порядке.
Документирование –
А. Фиксация в документах деятельности организации.
Б. Процесс фиксирования информации, то есть создания документа.
В. Запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Служба документационного обеспечения управления может быть представлена как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).
Центры документирования - подразделения или должностные лица организации, которые выполняют работу по созданию документов;
Центр документооборота - подразделение организации, которое выполняет работу по регистрации документов, их передаче и оперативному хранению;
Центр делопроизводства и хранения документов - подразделение организации, которое выполняет работу по формированию дел и архивному хранению документов.
Деление на категории является условным, и некоторые подразделения могут являться и центрами документирования, и центрами делопроизводства, и центрами хранения.
Основные операции, проводимые службами делопроизвосдтва:
- Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка, разделение по структурным подразделениям
- Учёт и регистрация документов.
- Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
- Проверка соблюдения стандартов на документы.
- Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
- Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
- Контроль за исполнением документов.
- Использование, формирование, оформление, хранение дел.
- Приём и учёт заявлений, жалоб граждан Извещения заявителей о результатах рассмотрения заявлений, организация приёма посетителей.
- организация документационного обслуживания совещаний.
Службы, связанные с делопроизводством, в Правительстве Брянской области:
- отдел делопроизводства, канцелярия, архив, бюро технической обработки документов.
- отдел специальной документальной связи, служба секретного делопроизводства, архив секретного делопроизводства.
- секретариат Губернатора, состоит из 4 специалистов-секретарей.
- отдел организационной работы.
- аппарат помощников Губернатора.
- отдел писем и приема граждан.
Формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.
При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре: канцелярии, общем отделе или у секретаря.
Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.
При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел).
ЛЕКЦИЯ 3.
Требования к оформлению реквизитов. Бланки документов.
Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.
В перечень реквизитов входят:
1. Государственный герб.
2. Эмблема предприятия.
3. Код организации по общегосударственному классификатору организаций.
4. Код формы документа по общегосударственному классификатору управленческой документации.
5. Наименование министерства.
6. Наименование организации.
7. Наименование структурного подразделения.
8. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.
9. Название вида документа.
10. Дата.
11. Индекс - регистрационный номер, присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации
12. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
13. Место составления или издания.
14. Гриф ограничения доступа к документу.
15. Адресат.
16. Гриф утверждения.
17. Резолюция. Включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно датируется и подписывается и проставляется в правом верхнем углу, между реквизитами адресат и текст.
18. Заголовок к тексту.
19. Отметка о контроле.
20. Текст.
21. Отметка о наличии приложения.
22. Подпись.
23. Гриф согласования.
24. Визы.
25. Печать.
26. Отметка о заверении копии.
27. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
29. Отметка о поступлении.
30. Электронный идентификатор
На примерах проводится анализ основных реквизитов.
Процедура составления и оформления производится согласно ГОСТ Р. 6.30.-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Документ имеет юридическую силу при наличии правильно оформленных реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для делового письма — герб / товарный знак, название организации, справочные данные, адресат, текст, подпись, но могут быть и дополнительные: отметка о приложении, об исполнителе.
К обязательным реквизитам прежде всего относятся постоянные реквизиты, входящие в состав бланка документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный бланк документа.
Часто документы оформляются на бланках двух видов: бланке служебного письма и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением.
Однако ни один документ не оформляется полным набором (30 наименований) реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа.
ЛЕКЦИЯ 4.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Стандартизация.
Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Единство правил документирования обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативными документам, содержащим правила документирования.
Документационное обеспечение управления жестко регламентировано. Эта регламентация идет по нескольким направлениям:
А. Законодательная регламентация.
Б. Стандартизация.
В. Создание нормативных и нормативно-методических документов.
В зависимости от вопроса и сферы деятельности и определяется, каким нормативно-методическим комплексом документов регламентируется делопроизводство.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.
В основе нормативно-методической базы делопроизводства:
Федеральные Законы, Указ Президента РФ, Постановления Правительства РФ, Кодексы, постановления федеральных структур. Перечисляются основные из них и кратко характеризуются.
Организации должны понимать друг друга, они должны разговаривать на одном деловом языке. Для этого проводится унификация и стандартизация.
Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию". ГОСТ определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности.
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом».
Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).
В Российской Федерации разработана национальная система стандартизации, определяющая порядок разработки и использования стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на территории России.
Специалист в области делопроизводства обязан следить за изменениями в законодательстве, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.
В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.
- Унифицированная система банковской документации:
- Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
- Унифицированная система отчетно-статистической документации:
- Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
- Унифицированная система документации по труду.
ЛЕКЦИЯ 5.
Организационные документы.
Организационные документы: набор документов, регламентирующих структуру, задачи, функции организации, его работу; права, обязанности и ответственность руководства и специалистов.
Учредительные организационные документы – правовая основа деятельности организации, и как базы создания ее рационального документационного обеспечения.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав - сложный документ, структура и содержание которого определяются самими разработчиками.
Юридическое лицо действует на основании Устава. Некоммерческие организации могут действовать на основании об организациях этого типа.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти. Уставы общественных организаций принимают и утверждают съезды этих организаций. Уставы государственных предприятий утверждаются вышестоящими органами.
Основные реквизиты, входящие в формуляр устава:
- наименование министерства или ведомства;
- название организации;
- название вида документа;
- дата, номер;
- место издания;
- гриф утверждения;
- текст;
- подпись руководителя.
Текст устава предприятия можно разделить на шесть базовых разделов:
- общие положения;
- организационное единство;
- регламент деятельности;
- финансово-материальная база;
- отчетная и ревизионная деятельность;
- порядок ликвидации и ответственность по делам организации.
Например, устав акционерного общества содержит разделы: общие положения; акционерный капитал; порядок деятельности; права; управление; учёт и отчётность; распределение прибыли; прочие накопления; прекращение деятельности.
Деятельность каждого учреждения, организации или предприятия определяется положением о нем. Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, выполняющие свои функции за счет средств бюджета. В первую очередь, это органы власти и управления.
Классификация положений
- системы органов государства (например, Общее положение о министерствах),
- одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции),
- структурного подразделения (отдела делопроизводства).
- должностных лиц.
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, "Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в Российской Федерации".
Наиболее многочисленны разновидности положений, составляемых при создании новых организаций, структурных подразделений, проведении различных конкурсов, смотров и других мероприятий.
Типовые и примерные положения разрабатываются для подведомственных организаций, отделений, филиалов, представительств, занимающих равное положение в иерархии органов управления и осуществляющих одинаковую деятельность. Типовые и примерные положения служат основой для разработки индивидуальных положений.
Юридическую силу положение об организации получает после утверждения его вышестоящей организацией. Как правило, утверждение положения об организации проводится распорядительным документом (приказом, распоряжением, постановлением) вышестоящего органа управления. Положение об организации может утверждать непосредственно руководитель вышестоящей организации без издания распорядительного документа.
Должностная инструкция - организационный документ (инструкция), устанавливающий направления деятельности должностного лица, его функции (должностные обязанности), квалификационные требования к сотруднику, замещающему данную должностную позицию, указание, чем должен руководствоваться данный сотрудник при выполнении своих должностных обязанностей, порядок назначения и освобождения от должности, вышестоящие и подчиненные сотрудники, права и ответственность сотрудника.
Связь должностных инструкций с положением, одинаковый порядок их оформления и удостоверения, схожесть структуры текста.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Основные разделы текста должностной инструкции:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Подписывается штатное расписание заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.
Правила внутреннего трудового распорядка - это локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. В нём отражаются следующие вопросы:
- организация работы предприятия;
- взаимные обязанности работников и администрации;
- предоставление отпусков;
- командирование сотрудников;
- режим работы.
ЛЕКЦИЯ 6.
Распорядительные документы
Распорядительные документы это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Распорядительные документы содержат управленческие решения, обязательные для выполнения.
Любая организация наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.
Уровни распорядительной документации:
- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
По типу единоначалия:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления и решения);
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (распоряжения, приказы, указания, поручения).
Подготовка проекта распорядительного документа: оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется на бланке или на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ. Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).
Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.
Большинство распорядительных документов являются внутренними документами организаций.
Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач,
Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Текст приказа состоит из констатирующей части и распорядительной части. распорядительная часть текста приказа начинается словом «приказываю». Последний пункт приказа формулируется таким образом: контроль за исполнением приказа возложить на: наименование должности, инициалы и фамилия.
Подписывает приказ руководитель организации.
Обязательными реквизитами приказа являются: наименование организации, название вида документа (приказ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
ЛЕКЦИЯ 7.
Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
К ИС-документам относятся: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки (письма), протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладной запиской информируют руководство о событиях, требующих принятия управленческого решения. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.
Обязательными реквизитами докладной записки являются:
- наименование структурного подразделения,
- наименование вида документа,
- дата и номер,
- адресат,
- заголовок к тексту,
- текст,
- подпись.
Докладная записка подписывается составителем.
Служебная записка - документ составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Реквизиты те же, что и при оформлении докладной записки.
Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Реквизиты те же, что и при оформлении докладной записки.
Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или регистрации.
Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
|