Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Наиболее распространенные виды расходов с учетом особенностей их документального оформления

№ п/п Примерный перечень (наименование) расходов Примерный перечень документов, подтверждающих произведенные расходы Типичные ошибки при предоставлении финансового отчета
1.   Заработная плата сотрудников. Начисления на фонд оплаты труда Штатные сотрудники должны быть оформлены в организации согласно правилам кадрового учёта.   Для подтверждения выплаты заработной платы штатным сотрудникам должны быть представлены следующие документы: - трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним на период реализации проекта, с указанием выполняемых обязанностей по реализации проекта; - табель учета рабочего времени на сотрудников, задействованных в реализации проекта; - расчетно-платежная ведомость (либо и расчетная ведомость, и платежная с регистром учета начисления страховых взносов, включаемых в состав расходов); ведомости составляются отдельно на штатных сотрудников, принимавших участие в реализации проекта, и отдельно на привлеченных сотрудников; - приказ о назначении сотрудников на проект (с указанием периода, в течение которого сотрудник будет задействован в проекте, должностных обязанностей, размера ежемесячной оплаты); - платежная ведомость, или расходный кассовый ордер (если деньги выплачиваются через кассу), или платежное поручение (в том случае, если заработная плата перечисляется на банковскую карту); - платежные поручения на уплату налогов.   Рекомендуется приложить к финансовому отчету справку о применяемой в организации системе налогообложения и применяемом в организации страховом тарифе. - расчетно-платежные ведомости, подтверждающие факт выплаты заработной платы, и расходно-кассовые ордеры, подтверждающие факты выплаты вознаграждения привлеченным специалистам, представлены без подписей получателей; - не представлены платежные поручения, подтверждающие уплату налогов; - в отчет включены суммы налогов, по которым была переплата в прошлые периоды, и фактического перечисления налогов в период реализации проекта не было (учтены взаиморасчеты с государственными социальными фондами).
2. Оплата услуг (работ), предусмотренных проектом, по договорам гражданско-правового характера - гражданско-правовой договор; - акт выполненных работ или оказанных услуг; - расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения. - сумма гражданско-правового договора, сумма платежа, сумма акта выполненных работ (оказанных услуг) не совпадают.
3. Начисления с договоров гражданско-правового характера - регистр начисления взносов; - платежные поручения на уплату налогов. - излишне уплаченные страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации (подпункт ж пункта 1 части 1 статьи 9 главы 2 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»; - не представлены платежные поручения, подтверждающие уплату налогов.
4. Приобретение основных средств. Расходы по оплате пошлин, взносов и других расходов, связанных с приобретением и доставкой основных средств - договор купли-продажи, приложение, либо дополнительное соглашения к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные товары, т.е. чётко не определён его предмет; - товарные накладные (при поставке товара), подписанные обеими сторонами договора; - товарные и кассовые чеки на закупку товаров; - авансовые отчеты; - расходные кассовые ордера (при наличном расчете), счета, платежные поручения и накладные (при безналичном расчете); - при покупке оргтехники, офисной мебели и других основных средств, дополнительно к финансовым документам предоставляются копии актов приема-передачи объекта основных средств (ОС-1) приходных ордеров (М-4) и требования-накладные (М-11) на выдачу товарно-материальных ценностей сотрудникам; - товарно-транспортные накладные, если при приобретении основных средств были произведены транспортные расходы; - платежные поручения, подтверждающие оплату государственных пошлин, таможенных сборов, уплачиваемых в связи с приобретением основных средств. - нет документов подтверждающих принятие к учету основных средств; - в товарной накладной нет даты и расшифровки подписей, отсутствуют печати; - в товарном чеке отсутствуют наименование товара, количество и цена за единицу товара.  
5. Приобретение товарно-материальных ценностей - договор купли-продажи, приложение, либо дополнительное соглашение к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные товары, т.е. чётко не определён его предмет; - товарные накладная (при поставке товара), подписанные обеими сторонами договора; - товарные и кассовые чеки на закупку товаров; - авансовые отчеты; - расходные кассовые ордера (при наличном расчете), счета, платежные поручения и накладные (при безналичном расчете); - акты списания материалов.     - отсутствует акт по списанию материалов; - в товарной накладной нет даты и расшифровки подписей, отсутствуют печати; - в товарном чеке отсутствуют наименование товара, количество и цена за единицу товара; - отсутствует кассовый чек (необходимо обращать внимание, что ряд организаций имеет право торговать без применения контрольно-кассового аппарата (только с выдачей товарного чека); в этом случае осуществленный расход, не подтвержденный документально, может быть не принят).
6. Коммунальные услуги - договор на оказание услуг, дополнительные соглашения к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные услуги, приложения, спецификации и пр.; - акт выполненных работ (оказанных услуг) с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг; - счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС); - платежное поручение; - при оплате наличными – документ, подтверждающий оплату: кассовый чек или бланк строгой отчетности. - отсутствуют документы, подтверждающие фактические расходы.
7. Услуги связи, интернет - договоры на оказание услуг телефонной, сотовой, интернет связи; - детализированные счета по расшифровке телефонных переговоров сотрудников, работающих по проекту; - акт выполненных работ (оказанных услуг) с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг; - счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС); - платежные поручения.   Организация может оплачивать мобильную связь сотрудникам при наличии необходимых первичных документов, подтверждающими документами в данном случае являются: - приказы об использовании штатными сотрудниками в рамках проекта сотовых телефонов; - договоры гражданско-правового характера с физическими лицами (с указанием порядка использования и оплаты услуг сотовой связи); - акты выполненных работ (с указанием подтвержденных сумм расходов на сотовую связь и отчетом об использовании сотовой связи с указанием контрагентов, телефонных номеров, направленности на осуществление деятельности по проекту); - платежные поручения о перечислении компенсации; - расходный кассовый ордер (если деньги выплачиваются через кассу).   - при компенсации сотовой связи не приложены отчеты; - нет приказов об использовании сотовых телефонов; - в отчете указана сумма расходов за услуги связи больше, чем следует из детализированного счета по расшифровке телефонных переговоров.
8. Аренда помещения - договор аренды (субаренды) со всеми приложениями, указанными в договоре; - акт выполненных работ (оказанных услуг) с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг; - счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС); - платежное поручение, при оплате наличными – документ, подтверждающий оплату: кассовый чек или бланк строгой отчетности; - документ арендодателя, подтверждающий его право собственности; - акт приема-передачи нежилого помещения к договору аренды. - при оплате арендной платы авансом, в отчете указаны услуги, оплаченные до начала срока реализации проекта (например, дата начала проекта – 01 января, а оплата услуг аренды помещения за январь произведена с 28 декабря; такие расходы на аренду помещения не могут быть представлены в отчете).   То же касается и других регулярных платежей: оплаты телефонной связи и Интернета, обслуживания справочно-правовых баз, коммунальных платежей и пр.
9. Аренда автотранспорта, расходы на горюче-смазочные материалы - договор на оказание услуг транспортного обслуживания; - акт оказанных услуг; - счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС); - платежные поручения или корешок к приходному кассовому ордеру; - путевые листы (при использовании собственного автотранспорта).   Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ): - документы, подтверждающие право собственности (пользования) транспортным средством: договор аренды, купли-продажи и др.; - паспорт транспортного средства; - приказ об установлении норм расходования ГСМ; - путевые листы, в которых отражен маршрут движения, пункт назначения, километраж, расход топлива и пр.; - чеки на приобретение ГСМ; - авансовые отчеты. - отчетные документы представлены не в полном объеме, в частности, отсутствует путевой лист; - не удержан НДФЛ (при аренде транспортного средства у физического лица необходимо удерживать НДФЛ; при аренде транспортного средства у физического лица с экипажем необходимо помимо НДФЛ также начислять страховые взносы).
10. Производство печатной, аудиовизуальной продукции и материалов - договор на оказание услуг; - акт выполненных работ (оказанных услуг), с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг; - счет-фактура; - платежное поручение, при оплате наличными – документ, подтверждающий оплату: кассовый чек или бланк строгой отчетности; - экземпляры печатных изданий с публикацией; - копии эфирных справок; - фотографии баннеров, растяжек; - списки почтовой рассылки.   При выполнении работ своими силами представляются: - приказы об установлении доплаты за выполнение работ; - договоры возмездного оказания услуг; - акты по договорам возмездного оказания услуг; - расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов; - расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения; - платежные поручения на уплату налогов. - нарушение прописанных в договоре требований к информационным и рекламным материалам, нарушение сроков согласования.
11. Расходы на изготовление полиграфической продукции (сувенирная, представительская и призовая продукция) - договор возмездного оказания услуг с физическим или юридическим лицом; - акты выполненных работ или услуг; - расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов; - расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт оплаты; - платежные поручения на уплату налогов.   К расходам на выпуск полиграфической продукции также относится оплата работы авторов материалов, редактора, корректора, дизайнера, переводчика текста, с которыми заключаются договоры возмездного оказания услуг. Договор должен содержать информацию об объемах работ, сроках, стоимости, требования к печатным материалам (требования к макету, формат, вид и плотность бумаги – внутренней и обложки, и пр.). - отсутствуют документы, подтверждающие фактические расходы.
12. Консультационные услуги - договор с юридическим или физическим лицом-консультантом; - акт сдачи-приемки консультационных услуг; - расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения; - платежные поручения на уплату налогов; - копия журнала регистрации граждан, обращавшихся за бесплатной консультацией.   Журнал регистрации оказанных консультационных услуг должен содержать следующую информацию: дату, место проведения консультаций, кем и кому оказана консультация (с указанием контактной информации – номера телефона, адреса), краткое описание проблемы и оказанной помощи в ее решении. Журнал должен быть утвержден, прошит и пронумерован. - несоблюдение закона о персональных данных – в регистрационных списках содержится личная контактная информация без письменного согласия участников на ее использование (Федеральный закон от 27 июля.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»).
13. Создание, сопровождение и продвижение Интернет-сайта - договоры с исполнителями данных работ обязательно должны содержать подробный перечень выполняемых работ, техническое задание; - при создании или доработке сайта в отчетных документах должна быть ссылка на сайт, соответствующий характеристикам в договоре; - акт выполненных работ по продвижению сайта должен подтверждаться отчетом исполнителя работ; - расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения; - платежные поручения на уплату налогов. - технические характеристики сайта не соответствуют критериям, прописанным в договоре; - работы по продвижению не подтверждаются отчетом.
14. Проведение семинаров, конференций, круглых столов и иных публичных мероприятий - программа семинара, круглого стола, конференции, иного публичного мероприятия; - на каждое мероприятие должен быть составлен регистрационный список участников, содержащий (минимально) следующие графы: название организации, должность, ФИО, рабочий телефон, подпись; В регистрационных списках необходимо предусмотреть графу для подтверждения выдачи комплекта рабочих документов и канцелярских товаров.   1. Возмещение расходов, связанных с приездом и проживание участников мероприятий: - гражданско-правой договор с каждым участником (или организацией, которая направила на мероприятие своего представителя), позволяющий компенсировать расходы на приезд и проживание участников мероприятий; компенсация расходов производится после получения отчета участника, являющегося неотъемлемой частью договора, и предоставления оригиналов документов, подтверждающих понесенные расходы на проезд и проживание; - расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты компенсации.   2. Транспортные расходы: При проведении различных мероприятий возникают расходы на транспортное обслуживание (аренда автобуса для проезда участников до места проведения мероприятия и обратно, оплата услуг специализированного такси для перевозки инвалидов, грузовые перевозки): - договор на оказание услуг транспортного обслуживания; - акт оказанных услуг, с обязательным отражением маршрута, рабочего время перевозок, количества перевезенных человек и т.п.; - счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС); - платежные поручения или корешок к приходному кассовому ордеру транспортной организации; - путевой лист; - при перевозке груза – товарно-транспортные накладные.   3. Расход товарно-материальных ценностей: - договор купли-продажи, приложение, либо дополнительное соглашения к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные товары, т.е. чётко не определён его предмет; - товарные накладные (при поставке товара), подписанные обеими сторонами договора; - товарные и кассовые чеки на закупку товаров; - авансовые отчеты; - расходные кассовые ордера (при наличном расчете), счета, платежные поручения и накладные (при безналичном расчете); - приходные ордера (М-4) и требования-накладные (М-11) на выдачу товарно-материальных ценностей; - акты списания материалов.   На мероприятиях, проводимых в рамках проекта, происходит расход товарно-материальных ценностей (участникам выдают раздаточные материалы, используются канцелярские товары, при организации кофе-брейка своими силами расходуются продукты, одноразовая посуда и др.). Во всех случаях необходимо составлять акт списания товарно-материальных ценностей. Акт должен быть подписан уполномоченными лицами. В акте должна быть отражена следующая информация: - по какому документу были приобретены товарно-материальные ценности (номер и дата товарной накладной); - перечень израсходованных материалов с указанием количества и стоимости каждой позиции; - с какой целью и где именно товарно-материальные ценности были использованы.   4. Проведение конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий: - положение о проведении конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий; - приказ о проведении конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий; - общая смета расходов мероприятий; - протоколы, решения жюри, оценочные ведомости и т.п.   В случае безвозмездной передачи материальных ценностей: - договор с получателем благотворительной помощи, копии документов подтверждающих принятие на учет получателем благотворительной помощи безвозмездно полученных материальных ценностей (при передаче юридическому лицу); - ведомости с подписями физических лиц, подтверждающие факт безвозмездно полученных материальных ценностей, с указанием паспортных данных, адресами; при этом получатели должны дать письменное согласие на обработку своих персональных данных; - подтверждающие материалы о проведении конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий (фото, видео, статьи в СМИ и т.д.).   5. Прочие расходы: 5.1 Аренда помещений - см. пункт 8.   5.2 Проживание - договор или счет гостиницы с указанием фамилий и сроков проживания; - акт сдачи-приемки работ; - платежное поручение (при безналичных расчетах) или квитанция к приходному кассовому ордеру, кассовый чек; - авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (при наличных расчетах). 5.3 Питание - счет, договор с организацией, обеспечивающей питание, с указанием сроков и количества человек, для которых организовано питание; - акт сдачи-приемки работ, счет-меню, товарная накладная и счет-фактура с перечнем и числом (выходом) блюд; - платежное поручение (при безналичных расчетах) или квитанция к приходному кассовому ордеру, кассовый чек; - авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (при наличных расчетах).   5.6 Оплата услуг лекторов, экспертов, приглашенных артистов и т.п. по гражданско-правовым договорам - см. пункты 2, 3; - возмещение расходов, связанных с приездом и проживанием, включается отдельным пунктом в гражданско-правовой договор. - несоблюдение закона о персональных данных – в регистрационных списках, ведомостях содержится личная контактная информация без письменного согласия участников на ее использование (Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»); - с участниками мероприятий (или с организацией, направляющей своего представителя) не заключены договоры, нарушен порядок компенсации расходов (нет отчета, не полный комплект документов, подтверждающих расходы на проезд, проживание); - отсутствуют протоколы, решения жюри; - отсутствует акт списания материалов, акт составлен в общем виде.
15. Командировочные расходы - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку; - служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении; - авансовые отчеты, с приложенными оправдательными документами (проездные билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, документы, подтверждающие оплату проживания и др.); - расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты суточных и компенсации прочих расходов, понесенных сотрудником; - в случае оплаты организацией данных расходов напрямую – договор, счет, платежное поручение, акт оказанных услуг (акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг) на приобретение билетов и на размещение в гостинице.   В командировку можно направить только штатного сотрудника организации. К командировочным расходам относятся: транспортные расходы, расходы на проживание, суточные. Обратите внимание: в организации должен быть издан приказ о назначении размера суточных. - не представлены документы о направлении сотрудника в командировку (приказ, служебное задание); - к авансовому отчету не приложены все оправдательные документы (например, нет чека, подтверждающего оплату гостиницы); - к отчету не приложены документы, подтверждающие выплату сотруднику суточных.
16. Расходы на банковское обслуживание - договор банковского обслуживания с установленными тарифами; - банковские ордера и банковские выписки. - отсутствует приложение с указанием тарифов по обслуживанию.

 








ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2020 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.