Обратная связь
|
Наиболее распространенные виды расходов с учетом особенностей их документального оформления | № п/п
| Примерный перечень (наименование) расходов
| Примерный перечень документов, подтверждающих произведенные расходы
| Типичные ошибки при предоставлении финансового отчета
| | 1.
| Заработная плата сотрудников. Начисления на фонд оплаты труда
| Штатные сотрудники должны быть оформлены в организации согласно правилам кадрового учёта.
Для подтверждения выплаты заработной платы штатным сотрудникам должны быть представлены следующие документы:
- трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним на период реализации проекта, с указанием выполняемых обязанностей по реализации проекта;
- табель учета рабочего времени на сотрудников, задействованных в реализации проекта;
- расчетно-платежная ведомость (либо и расчетная ведомость, и платежная с регистром учета начисления страховых взносов, включаемых в состав расходов); ведомости составляются отдельно на штатных сотрудников, принимавших участие в реализации проекта, и отдельно на привлеченных сотрудников;
- приказ о назначении сотрудников на проект (с указанием периода, в течение которого сотрудник будет задействован в проекте, должностных обязанностей, размера ежемесячной оплаты);
- платежная ведомость, или расходный кассовый ордер (если деньги выплачиваются через кассу), или платежное поручение (в том случае, если заработная плата перечисляется на банковскую карту);
- платежные поручения на уплату налогов.
Рекомендуется приложить к финансовому отчету справку о применяемой в организации системе налогообложения и применяемом в организации страховом тарифе.
| - расчетно-платежные ведомости, подтверждающие факт выплаты заработной платы, и расходно-кассовые ордеры, подтверждающие факты выплаты вознаграждения привлеченным специалистам, представлены без подписей получателей;
- не представлены платежные поручения, подтверждающие уплату налогов;
- в отчет включены суммы налогов, по которым была переплата в прошлые периоды, и фактического перечисления налогов в период реализации проекта не было (учтены взаиморасчеты с государственными социальными фондами).
| | 2.
| Оплата услуг (работ), предусмотренных проектом, по договорам гражданско-правового характера
| - гражданско-правовой договор;
- акт выполненных работ или оказанных услуг;
- расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения.
| - сумма гражданско-правового договора, сумма платежа, сумма акта выполненных работ (оказанных услуг) не совпадают.
| | 3.
| Начисления с договоров гражданско-правового характера
| - регистр начисления взносов;
- платежные поручения на уплату налогов.
| - излишне уплаченные страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации (подпункт ж пункта 1 части 1 статьи 9 главы 2 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»;
- не представлены платежные поручения, подтверждающие уплату налогов.
| | 4.
| Приобретение основных средств. Расходы по оплате пошлин, взносов и других расходов, связанных с приобретением и доставкой основных средств
| - договор купли-продажи, приложение, либо дополнительное соглашения к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные товары, т.е. чётко не определён его предмет;
- товарные накладные (при поставке товара), подписанные обеими сторонами договора;
- товарные и кассовые чеки на закупку товаров;
- авансовые отчеты;
- расходные кассовые ордера (при наличном расчете), счета, платежные поручения и накладные (при безналичном расчете);
- при покупке оргтехники, офисной мебели и других основных средств, дополнительно к финансовым документам предоставляются копии актов приема-передачи объекта основных средств (ОС-1) приходных ордеров (М-4) и требования-накладные (М-11) на выдачу товарно-материальных ценностей сотрудникам;
- товарно-транспортные накладные, если при приобретении основных средств были произведены транспортные расходы;
- платежные поручения, подтверждающие оплату государственных пошлин, таможенных сборов, уплачиваемых в связи с приобретением основных средств.
| - нет документов подтверждающих принятие к учету основных средств;
- в товарной накладной нет даты и расшифровки подписей, отсутствуют печати;
- в товарном чеке отсутствуют наименование товара, количество и цена за единицу товара.
| | 5.
| Приобретение товарно-материальных ценностей
| - договор купли-продажи, приложение, либо дополнительное соглашение к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные товары, т.е. чётко не определён его предмет;
- товарные накладная (при поставке товара), подписанные обеими сторонами договора;
- товарные и кассовые чеки на закупку товаров;
- авансовые отчеты;
- расходные кассовые ордера (при наличном расчете), счета, платежные поручения и накладные (при безналичном расчете);
- акты списания материалов.
| - отсутствует акт по списанию материалов;
- в товарной накладной нет даты и расшифровки подписей, отсутствуют печати;
- в товарном чеке отсутствуют наименование товара, количество и цена за единицу товара;
- отсутствует кассовый чек (необходимо обращать внимание, что ряд организаций имеет право торговать без применения контрольно-кассового аппарата (только с выдачей товарного чека); в этом случае осуществленный расход, не подтвержденный документально, может быть не принят).
| | 6.
| Коммунальные услуги
| - договор на оказание услуг, дополнительные соглашения к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные услуги, приложения, спецификации и пр.;
- акт выполненных работ (оказанных услуг) с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг;
- счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС);
- платежное поручение;
- при оплате наличными – документ, подтверждающий оплату: кассовый чек или бланк строгой отчетности.
| - отсутствуют документы, подтверждающие фактические расходы.
| | 7.
| Услуги связи, интернет
| - договоры на оказание услуг телефонной, сотовой, интернет связи;
- детализированные счета по расшифровке телефонных переговоров сотрудников, работающих по проекту;
- акт выполненных работ (оказанных услуг) с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг;
- счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС);
- платежные поручения.
Организация может оплачивать мобильную связь сотрудникам при наличии необходимых первичных документов, подтверждающими документами в данном случае являются:
- приказы об использовании штатными сотрудниками в рамках проекта сотовых телефонов;
- договоры гражданско-правового характера с физическими лицами (с указанием порядка использования и оплаты услуг сотовой связи);
- акты выполненных работ (с указанием подтвержденных сумм расходов на сотовую связь и отчетом об использовании сотовой связи с указанием контрагентов, телефонных номеров, направленности на осуществление деятельности по проекту);
- платежные поручения о перечислении компенсации;
- расходный кассовый ордер (если деньги выплачиваются через кассу).
| - при компенсации сотовой связи не приложены отчеты;
- нет приказов об использовании сотовых телефонов;
- в отчете указана сумма расходов за услуги связи больше, чем следует из детализированного счета по расшифровке телефонных переговоров.
| | 8.
| Аренда помещения
| - договор аренды (субаренды) со всеми приложениями, указанными в договоре;
- акт выполненных работ (оказанных услуг) с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг;
- счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС);
- платежное поручение, при оплате наличными – документ, подтверждающий оплату: кассовый чек или бланк строгой отчетности;
- документ арендодателя, подтверждающий его право собственности;
- акт приема-передачи нежилого помещения к договору аренды.
| - при оплате арендной платы авансом, в отчете указаны услуги, оплаченные до начала срока реализации проекта (например, дата начала проекта – 01 января, а оплата услуг аренды помещения за январь произведена с 28 декабря; такие расходы на аренду помещения не могут быть представлены в отчете).
То же касается и других регулярных платежей: оплаты телефонной связи и Интернета, обслуживания справочно-правовых баз, коммунальных платежей и пр.
| | 9.
| Аренда автотранспорта, расходы на горюче-смазочные материалы
| - договор на оказание услуг транспортного обслуживания;
- акт оказанных услуг;
- счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС);
- платежные поручения или корешок к приходному кассовому ордеру;
- путевые листы (при использовании собственного автотранспорта).
Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ):
- документы, подтверждающие право собственности (пользования) транспортным средством: договор аренды, купли-продажи и др.;
- паспорт транспортного средства;
- приказ об установлении норм расходования ГСМ;
- путевые листы, в которых отражен маршрут движения, пункт назначения, километраж, расход топлива и пр.;
- чеки на приобретение ГСМ;
- авансовые отчеты.
| - отчетные документы представлены не в полном объеме, в частности, отсутствует путевой лист;
- не удержан НДФЛ (при аренде транспортного средства у физического лица необходимо удерживать НДФЛ; при аренде транспортного средства у физического лица с экипажем необходимо помимо НДФЛ также начислять страховые взносы).
| | 10.
| Производство печатной, аудиовизуальной продукции и материалов
| - договор на оказание услуг;
- акт выполненных работ (оказанных услуг), с приложением документов, оговоренных договором; акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг;
- счет-фактура;
- платежное поручение, при оплате наличными – документ, подтверждающий оплату: кассовый чек или бланк строгой отчетности;
- экземпляры печатных изданий с публикацией;
- копии эфирных справок;
- фотографии баннеров, растяжек;
- списки почтовой рассылки.
При выполнении работ своими силами представляются:
- приказы об установлении доплаты за выполнение работ;
- договоры возмездного оказания услуг;
- акты по договорам возмездного оказания услуг;
- расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов;
- расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения;
- платежные поручения на уплату налогов.
| - нарушение прописанных в договоре требований к информационным и рекламным материалам, нарушение сроков согласования.
| | 11.
| Расходы на изготовление полиграфической продукции (сувенирная, представительская и призовая продукция)
| - договор возмездного оказания услуг с физическим или юридическим лицом;
- акты выполненных работ или услуг;
- расчетные ведомости, расчет начислений страховых взносов;
- расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт оплаты;
- платежные поручения на уплату налогов.
К расходам на выпуск полиграфической продукции также относится оплата работы авторов материалов, редактора, корректора, дизайнера, переводчика текста, с которыми заключаются договоры возмездного оказания услуг. Договор должен содержать информацию об объемах работ, сроках, стоимости, требования к печатным материалам (требования к макету, формат, вид и плотность бумаги – внутренней и обложки, и пр.).
| - отсутствуют документы, подтверждающие фактические расходы.
| | 12.
| Консультационные услуги
| - договор с юридическим или физическим лицом-консультантом;
- акт сдачи-приемки консультационных услуг;
- расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения;
- платежные поручения на уплату налогов;
- копия журнала регистрации граждан, обращавшихся за бесплатной консультацией.
Журнал регистрации оказанных консультационных услуг должен содержать следующую информацию: дату, место проведения консультаций, кем и кому оказана консультация (с указанием контактной информации – номера телефона, адреса), краткое описание проблемы и оказанной помощи в ее решении. Журнал должен быть утвержден, прошит и пронумерован.
| - несоблюдение закона о персональных данных – в регистрационных списках содержится личная контактная информация без письменного согласия участников на ее использование (Федеральный закон от 27 июля.2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»).
| | 13.
| Создание, сопровождение и продвижение Интернет-сайта
| - договоры с исполнителями данных работ обязательно должны содержать подробный перечень выполняемых работ, техническое задание;
- при создании или доработке сайта в отчетных документах должна быть ссылка на сайт, соответствующий характеристикам в договоре;
- акт выполненных работ по продвижению сайта должен подтверждаться отчетом исполнителя работ;
- расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты вознаграждения;
- платежные поручения на уплату налогов.
| - технические характеристики сайта не соответствуют критериям, прописанным в договоре;
- работы по продвижению не подтверждаются отчетом.
| | 14.
| Проведение семинаров, конференций, круглых столов и иных публичных мероприятий
| - программа семинара, круглого стола, конференции, иного публичного мероприятия;
- на каждое мероприятие должен быть составлен регистрационный список участников, содержащий (минимально) следующие графы: название организации, должность, ФИО, рабочий телефон, подпись;
В регистрационных списках необходимо предусмотреть графу для подтверждения выдачи комплекта рабочих документов и канцелярских товаров.
1. Возмещение расходов, связанных с приездом и проживание участников мероприятий:
- гражданско-правой договор с каждым участником (или организацией, которая направила на мероприятие своего представителя), позволяющий компенсировать расходы на приезд и проживание участников мероприятий; компенсация расходов производится после получения отчета участника, являющегося неотъемлемой частью договора, и предоставления оригиналов документов, подтверждающих понесенные расходы на проезд и проживание;
- расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты компенсации.
2. Транспортные расходы:
При проведении различных мероприятий возникают расходы на транспортное обслуживание (аренда автобуса для проезда участников до места проведения мероприятия и обратно, оплата услуг специализированного такси для перевозки инвалидов, грузовые перевозки):
- договор на оказание услуг транспортного обслуживания;
- акт оказанных услуг, с обязательным отражением маршрута, рабочего время перевозок, количества перевезенных человек и т.п.;
- счет-фактура (если организация-поставщик товаров и услуг применяет общую систему налогообложения и является плательщиком НДС);
- платежные поручения или корешок к приходному кассовому ордеру транспортной организации;
- путевой лист;
- при перевозке груза – товарно-транспортные накладные.
3. Расход товарно-материальных ценностей:
- договор купли-продажи, приложение, либо дополнительное соглашения к договору, если в тексте самого договора не определены конкретные товары, т.е. чётко не определён его предмет;
- товарные накладные (при поставке товара), подписанные обеими сторонами договора;
- товарные и кассовые чеки на закупку товаров;
- авансовые отчеты;
- расходные кассовые ордера (при наличном расчете), счета, платежные поручения и накладные (при безналичном расчете);
- приходные ордера (М-4) и требования-накладные (М-11) на выдачу товарно-материальных ценностей;
- акты списания материалов.
На мероприятиях, проводимых в рамках проекта, происходит расход товарно-материальных ценностей (участникам выдают раздаточные материалы, используются канцелярские товары, при организации кофе-брейка своими силами расходуются продукты, одноразовая посуда и др.). Во всех случаях необходимо составлять акт списания товарно-материальных ценностей. Акт должен быть подписан уполномоченными лицами. В акте должна быть отражена следующая информация:
- по какому документу были приобретены товарно-материальные ценности (номер и дата товарной накладной);
- перечень израсходованных материалов с указанием количества и стоимости каждой позиции;
- с какой целью и где именно товарно-материальные ценности были использованы.
4. Проведение конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий:
- положение о проведении конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий;
- приказ о проведении конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий;
- общая смета расходов мероприятий;
- протоколы, решения жюри, оценочные ведомости и т.п.
В случае безвозмездной передачи материальных ценностей:
- договор с получателем благотворительной помощи, копии документов подтверждающих принятие на учет получателем благотворительной помощи безвозмездно полученных материальных ценностей (при передаче юридическому лицу);
- ведомости с подписями физических лиц, подтверждающие факт безвозмездно полученных материальных ценностей, с указанием паспортных данных, адресами; при этом получатели должны дать письменное согласие на обработку своих персональных данных;
- подтверждающие материалы о проведении конкурсов, спортивных мероприятий и других протокольных мероприятий (фото, видео, статьи в СМИ и т.д.).
5. Прочие расходы:
5.1 Аренда помещений
- см. пункт 8.
5.2 Проживание
- договор или счет гостиницы с указанием фамилий и сроков проживания;
- акт сдачи-приемки работ;
- платежное поручение (при безналичных расчетах) или квитанция к приходному кассовому ордеру, кассовый чек;
- авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (при наличных расчетах).
5.3 Питание
- счет, договор с организацией, обеспечивающей питание, с указанием сроков и количества человек, для которых организовано питание;
- акт сдачи-приемки работ, счет-меню, товарная накладная и счет-фактура с перечнем и числом (выходом) блюд;
- платежное поручение (при безналичных расчетах) или квитанция к приходному кассовому ордеру, кассовый чек;
- авансовые отчеты, расходные кассовые ордера (при наличных расчетах).
5.6 Оплата услуг лекторов, экспертов, приглашенных артистов и т.п. по гражданско-правовым договорам
- см. пункты 2, 3;
- возмещение расходов, связанных с приездом и проживанием, включается отдельным пунктом в гражданско-правовой договор.
| - несоблюдение закона о персональных данных – в регистрационных списках, ведомостях содержится личная контактная информация без письменного согласия участников на ее использование (Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»);
- с участниками мероприятий (или с организацией, направляющей своего представителя) не заключены договоры, нарушен порядок компенсации расходов (нет отчета, не полный комплект документов, подтверждающих расходы на проезд, проживание);
- отсутствуют протоколы, решения жюри;
- отсутствует акт списания материалов, акт составлен в общем виде.
| | 15.
| Командировочные расходы
| - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
- авансовые отчеты, с приложенными оправдательными документами (проездные билеты, маршрутные квитанции, посадочные талоны, документы, подтверждающие оплату проживания и др.);
- расходный кассовый ордер или платежное поручение, подтверждающие факт выплаты суточных и компенсации прочих расходов, понесенных сотрудником;
- в случае оплаты организацией данных расходов напрямую – договор, счет, платежное поручение, акт оказанных услуг (акт должен быть составлен таким образом, чтобы из его содержания были видны состав и характер оказанных услуг, стоимость услуг) на приобретение билетов и на размещение в гостинице.
В командировку можно направить только штатного сотрудника организации. К командировочным расходам относятся: транспортные расходы, расходы на проживание, суточные. Обратите внимание: в организации должен быть издан приказ о назначении размера суточных.
| - не представлены документы о направлении сотрудника в командировку (приказ, служебное задание);
- к авансовому отчету не приложены все оправдательные документы (например, нет чека, подтверждающего оплату гостиницы);
- к отчету не приложены документы, подтверждающие выплату сотруднику суточных.
| | 16.
| Расходы на банковское обслуживание
| - договор банковского обслуживания с установленными тарифами;
- банковские ордера и банковские выписки.
| - отсутствует приложение с указанием тарифов по обслуживанию.
|
|
|