Основні шляхи інформатизації архівної справи

Інформатизація в західних країнах починалася з автоматизації всього циклу архівних процесів з метою їх інтеграції. Це дозволило сформувати електронні архівні ресурси найрізноманітнішого характеру і надати широкий доступ до інформації у світових мережах.

З перших кроків фахівці зіткнулися з обмеженими можливостями комп’ютерної техніки для автоматизації довідкового апарату. У 1960-х роках у інформаційно розвинутих країнах було прийнято принцип спрощення та жорсткої уніфікації опису документної інформації. При цьому особливості різного типу і виду документів часто втрачалися. У західних країнах у 1960-1980-х роках бурхливо розвивалися подокументні бази даних діяльності установ і відомств, комерційні бази даних. У той час було практично повністю автоматизовано основні технологічні процеси архівів на основі численних програмних продуктів, десятки з яких створювалися за рік. Ці роботи здійснювалися без координації на державному рівні, стимулюючи розвиток комп’ютерних технологій, створення нових програм для обміну інформацією, конвертування їх з одних систем в інші, розширення можливостей пошуку.

На початку 1980-х років обсяги інформації значно зросли, а управління базами даних ускладнилося. Виникло питання про розроблення уніфікованих систем опису та створення національних систем архівної інформації. Інтенсивне зростання інформації вимагало нових програмно-технологічних рішень. За основу універсального архівного опису багато країн взяли добре сформований на той час бібліографічний опис, пристосований до завдань архівістики. Найбільшого розвитку цей підхід набув у США, де Бібліотека Конгресу США та група архівістів Національних архівів США створили в 1980-х роках структуру опису для архівних документів, узгоджену зі спеціальним технологічним форматом зберігання та обміну – AMC MARC. Це зумовлювалося необхідністю інтеграції документального бібліотечного та архівного масиву в єдину за принципами створення інформаційну систему загальнодержавного типу для обміну інформацією у міжнародних мережах. Такий підхід прийняли майже 20 держав світу (Канада, Великобританія, Іспанія, Австралія, скандинавські та ін.).

До кінця XX ст. ці технології застаріли, їх замінили нові гнучкі платформи, що дозволяють уникати жорсткого форматування, застарілої індексації та кодування (понад 200 полів, що вписувалися в понад 800 індексованих бібліографічних полів у AMC МАРС), трудомістких термінологічних узгоджень. Архівна методика, прийнята для AMC MARC, сприяла удосконаленню системи описування, уніфікації термінів та універсалізації архівного опису, що було вкрай важливим на першому етапі інформатизації. Вона застосовувалася до всіх видів і типів архівних документів. Форма AMC MARC поєднувала адміністративну інформацію про надходження, опрацювання, зберігання, використання, облік, збереженість, страхове копіювання, обмеження доступу та ін:, фізичний опис усіх кількісних характеристик документів; опис змісту інформації на основні спеціальної системи заголовків і предметних рубрик тощо. Для пошуку застосовувалися спеціальні предметні рубрики: імена, назви установ, колективів, географічні, адміністративно-територіальні найменування, теми та предмети, заголовки груп матеріалів, жанр архівних документів, їх види і типи. Загалом ця система виконала поставлені перед нею завдання.

Проникнення інформаційних технологій в архівну справу почалося в 1970-х роках, коли комп’ютеризація набула значення державного завдання. Впродовж 1980-х років у деяких центральних радянських архівах почали формуватися автоматизовані масиви актуальної архівної інформації. Але закритість архівів, обмежені можливості радянської техніки та програмних засобів дозволяли вирішувати завдання лише частково. Архівні документи через ускладнення їх опрацювання і необхідність використання спеціальних джерелознавчих та археографічних методик не розглядалися як об’єкти інформатизації.

Перші спроби інформатизації показали, що від велетенських планів та надмірних сподівань слід відмовитися, натомість розпочинати автоматизацію з конкретних архівних об’єктів (робочого місця каталогізатора, відповідального за комплектування, облік тощо) або технологічних процесів. Об’єктом автоматизації було обрано окремі документи, справи, групи справ, фонди, або тематична архівна інформація. Тим самим формувалися основні концептуальні положення інформатизації архівної справи.

Автоматизована інформаційно-пошукова система (АІПС) мала забезпечити різноцільове використання, видавання даних у різних режимах роботи, підготовку науково-довідкових видань, облік, сумісність з традиційними видами та системою, зв'язок з довідковим апаратом СНТІ. Її об'єктом визнавався окремий архівний фонд, а в основу формату (структури) даних було покладено картку фонду, що мала облікове значення і містила його основні інформаційні атрибути.

Сумісність класифікації інформації про документи довідкового апарату СНТІ та архівних довідників забезпечувалася за допомогою спеціально розробленої таблиці відповідності понять тематичного рубрика тора довідкового апарату СНТІ і Схеми єдиної класифікації (СЄК) документальної інформації в системі каталогів державних архівів (радянський період).

Спільною рисою діяльності усіх архівних служб світу є інтенсивні спроби створення національних електронних каталогів архівних інформаційних ресурсів, майже усіх без винятку на рівні архівного фонду (за зарубіжною термінологією – колекції, чи групи документів). Другою загальною рисою процесу розвитку світової архівної практики і наступним логічним кроком є надання он-лайнового доступу до електронних каталогів через Інтернет.

На початку 1990-х років Україна мала певний досвід створення архівних інформаційних ресурсів різних рівнів. Загальносистемний централізований рівень передбачав створення АІПС українського Фондового каталогу на базі ДФК. За досвідом попередників, система передбачала створення бази даних на всі фонди, які зберігаються в архівних установах України на базі облікової інформації фондового каталогу. Вона створювалася традиційними технологіями протягом 50 років і сконцентрувала інформацію про понад 200 тис. архівних фондів, які зберігалися в системі Головархіву України. База даних ЦФК зберегла всі реквізити традиційної картки фонду, тому виконувала функції державного обліку, містила переважно службову інформацію й дозволяла вести пошук інформації по кожному архіву, номеру, категорії, типу фондів, предметно-тематичній ознаці, географічній назві та прізвищу.

Отже, система передбачала й елементи науково-пошукових функцій. Ця практика окреслила деякі актуальні аспекти, що витікають з функцій баз даних. Вони визначили типи даних та інформаційних систем.

Перший тип – обліковий, викликаний функцією управління інформацією та обліком, заснований на створенні баз даних, коли в основу опису покладено зведені облікові документи фондового рівня (паспорт, аркуш фонду). Другий тип – тематичний, пов’язаний з необхідністю оперативного використання актуальної інформації по документного рівня за предметно-тематичною ознакою. Третій тип – обліково-пошуковий, пов'язаний з поєднанням Функції обліку та пошуку на подокументному рівні. Він характеризується послідовним описом і реєстрацією власне окремих видів документів за принципом архівного облікового документа-архівного опису. Четвертий тип – пошуково-видавничий, коли база даних створюється для тривалих видавничих проектів внутрішньо архівних довідників, путівників.

Отже, в Україні апробовано різні об’єкти комп’ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізація груп документів, а також створення національних, центральних та локальних баз даних.

Найдоцільнішою на першому етапі є комп’ютеризація процесів комплектування та централізованого обліку на рівні як Держкомархіву, так і кожного окремого архіву – облікова інформація рівня установ-джерел комплектування та рівня архівного фонду. Загалом розвиток інформаційних технологій за 1990-ті роки досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити облік документів, було технологічно вирішено проблему класифікації інформації в інформаційних системах.