Етапи створення бази даних в СУБД MS Access. Поняття бази даних, система управління базами даних

Зміст

Вступ…………………………………………………………………………………

Розділ I.Microsoft Access. Робота в СУБД………………………………………..

1.1.Microsoft Access

1.2. Запуск системи Microsoft Access.

1.3. Етапи створення бази даних в СУБД MS Access.Поняття бази даних, система управління базами даних.

1.4.Призначення бази даних. Моделі баз даних.

1.5.Об’єкти бази даних (таблиці, запити, форми, звіти).

Розділ II.Створення таблиць.

2.1.Таблиця. Створення таблиці.Основні типи даних у таблицях

2.2.Сортування, пошук і фільтрація даних у таблицях Access

2.3.Первинний ключ. Вставка об’єктів. Створення зв’язку між таблицями

Висновок

Список використаної літератури

Вступ

Microsoft Access об'єднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Створювані форми, запити і звіти дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і поштові наклейки.

У базі даних зведення з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для пошуку і відбору даних, що задовольняють певним умовам, створюється запит. Запити дозволяють також відновити або видалити одночасно декілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення. Для перегляду, введення або зміни даних прямо в таблиці застосовуються форми.

Форма дозволяє відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет. Для аналізу даних або друку їх певним чином використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, що групує дані і вичислює підсумки, або звіт для друку поштових наклейок.

Розділ I. Microsoft Access. Робота в СУБД

Microsoft Access

Microsoft Access - це інтерактивна реляційна СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Це програма, яку Ви можете використовувати для зберігання та вилучення даних в залежності від відносин, які Ви встановили. Робота з нею спрощена допомогою маніпулятора миші. Графічні можливості оболонки справляють велике враження при виготовленні високоякісних звітів і роздруківок. Все це завдяки підтримки True - type шрифтів і вбудовування OLE-об'єктів(Object Linking and Embeding) у рамках середовища WINDOWS. OLE - об'єкт являє собою посилання на певну інформацію, яка залишається у своїй первісній формі. OLE-об'єктом може бути EXCEL - таблиця, Paintbrush - ілюстрація або Sound - файл.
Новинкою програми Access є Cue Cards - Система суфлірування. Це навчальна система, яка надає користувачеві рекомендації щодо виходу з реальних ситуацій при вирішенні прикладних завдань. При знанні англійської мови користувач завжди зможе отримати підказку про те, що слід робити далі.
Access також надає в розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертування їх у формат, використовуваний Access. До складу пакету Access також входить мову Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic ), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних.
Тепер перейдемо до більш докладного розгляду системи Access. Основними поняттями або об'єктами цієї системи є: таблиці, запити, формуляри, звіти, макроси і модулі. І звичайно ж головним поняттям буде база даних (database).
База даних-це набір даних, який пов'язаний з певною темою або призначенням. Коли Ви створюєте базу даних Microsoft Access, Ви створюєте один файл, який містить усі таблиці, запити, формуляри, звіти та інші об'єкти, які допомагають Вам використовувати інформацію в базі даних. Для створення бази даних необхідно виконати наступні кроки:
• Активізуйте вікно Microsoft Access і виберіть в меню File директиву New Database (або клацніть кнопкою New Database в рядку піктограм). Microsoft Access висвічує діалогове вікно New Database і автоматично дає ім'я Вашої бази даних, яке Ви можете замінити.
• В рядку File Name, надрукуйте Ваш варіант імені бази даних. Воно може містити до 8 символів без пробілів. Microsoft Access автоматично додає розширення .MDB ім'я Вашої бази даних, якщо Ви цього не зробили.
• Якщо Ви хочете зберігати базу даних у певному місці виберіть відповідну директорію в списку директорій Directories list.
• Натисніть на кнопку OK.
Microsoft Access створює порожній файл бази даних і відкриває вікно бази даних Database Windows.

1.2. Запуск системи Microsoft Access.
Система управління базами даними Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування.

Запуск системи Access здійснюється з ОС Windows 95. В головному меню вибрати Програми→ Microsoft Access. Після її завантаження на екрані дисплея з'являється вікно системи, на передньому плані якого знаходиться вікно створення чи відкриття бази даних. Потрібно ввімкнутиперемикач Новая база данных чи Открыть базу данных і натиснути кнопку Оk.

Одна з переваг СУБД Access полягає в тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця – це місце зберігання даних, вона є основним елементом бази даних.

У системі Access є різні способи управління даними: система меню, панелі інструментів, контекстне меню, вказівник миші та комбінації клавіш. СУБД Access має значну кількість спеціальних програм, які отримали назву "майстри". Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм і т. д. Майстри здійснюють діалог з користувачем.

Система Access має розвинуту систему запитів, яка дозволяє отримувати на екрані різні відомості з таблиць

Етапи створення бази даних в СУБД MS Access. Поняття бази даних, система управління базами даних

База даних –це масив спеціальним чином організованоїінформації, поданоїу вигляді впорядкованого набору елементів однакової структури.

СУБД– це спеціальний пакет програм, що забезпечує створення, супроводження і використання баз даних багатьма користувачами.

Перед тим як створювати таблиці, форми та інші об’єкти, потрібно задати структуру бази даних. Добра структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних. Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточняється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об’єкти, їх властивості та зв’язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

Пропонуємо майбутнім користувачам систем управління базами даних два підходи, два варіанти проектування баз даних. Перший варіант широко відомий, бо він запропонований фірмою Microsoft, другий варіант відображає практичний досвід проектування.

Нижче наведені основні етапи проектування бази даних:

1. Визначення мети створення бази даних.

2. Визначення таблиць, що їх повинна містити база даних.

3. Визначення необхідних у таблиці полів.

4. Завдання індивідуального значення кожному полю.

5. Визначення зв’язків між таблицями.

6. Відновлення структури бази даних.

7. Додавання даних і створення запитів, форм, звітів та інших об’єктів бази даних.

8. Використання засобів аналізу в СУБД.

Типи бази даних :

· Ієрархічний;

· Мереживний;

· Реляційний.

Основними об’єктами будь-якої бази даних є таблиці. Найпростіша БД має хоча б одну таблицю. Отже структура БД тотожна структурі двомірної таблиці. Основними елементами БД є запис – це сукупність деяких полів, до кожного з яких занесене деяке повідомлення. Кожен рядок бази даних називається записом, а стовпчик – полем. Характер зв’язку між записом і полем визначає тип організації баз даних.