Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Тема 2. Основные требования к оформлению организационно распоря-дительной документации

Тема 1. Документ и системы документации

1.1. Понятие документа и делопроизводства.

1.2. Сущность и функции кадровой документации. Виды документов их класси-фикация

1.3 Классификация нормативно-методических материалов, регламентирующих работу различными кадровыми документами

 

1.1. Понятие документа и делопроизводства. В основе управленческой дея-тельности любой организации лежат процессы получения информации, ее обработ-ки. Большая часть управленческой информации поступает в документированном виде. Документ – представляет собой результат отображения информации о лю-дях, предметах, факторах, событиях, явлениях и процессах.

Целью делопроизводства является обеспечение документирования и организации работы с официальными документами - Документирование – означает запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим зако-нодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

В результате документирования деятельности организации создается доку-мент - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать..

В современном кадровом делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Элек-тронные документы после вывода в печать становятся бумажными.

Организация работы с документами это - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.



 

В частности, правила работы с кадровыми документами в конкретной организации составляет систему делопроизводства в кадровой службе.

1.2. Сущность и функции кадровой документации. Виды документов их клас-сификация.Все официальные документы имеют общие и специальные функции. Перечислим общие функции официальных документов:

- информационная (документ создают для сохранения информации);

- социальная (документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью);

- коммуникативная (документ выступает средством связи между организация-ми и другими общественными структурами);

 

Специальные функции официальных документов:

- управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, ор-ганизационно-распорядительные и другие документы);

- правовая (документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером являются законодательные и право-вые нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию);

- историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии об-щества после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступле-ние на хранение в архив).

 

Состав документов в организации зависит от: порядка принятия решений (еди-ноначалие или коллегиальность); объема и характера взаимосвязей в организации; характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органа-ми.

Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.

Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документиро-вания: административная (управленческая); статистическая; статистическая; коммерческая и др. Предметом изучения в данной дисциплине является управленческая (административная) система документирования.

Административная система документирования по видам документов делится на: 1.Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1.Положения.

1.2.Уставы.

1.3.Инструкции.

1.4.Приказы.

1.5.Решения.

1.6.Протоколы.

 

Справочно-информационную -

2.1.Письма.

2.2.Телеграммы.

2.3.Телефонограммы.

2.4.Докладные записки.

2.5.Справки.

2.6.Акты.

 

3. По личному составу -

3.1.Приказы.

3.2.Личные дела.

3.3.Заявления.

3.4.Трудовые книжки.

3.5.Характеристики.

3.6.Договоры и т.д.

 

Классификация документов осуществляется в следующих целях: во первых повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации. Во вторых, экономии труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога). Таким образом значение классификации документов заключается в :

а) обеспечении быстрого поиска документов в текущем делопроизводстве;

б) повышении оперативности работы с документами.

Первой ступенью классификации является группировка исполненных Доку-ментов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному запросу, по-мещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

Основной признак классификации - содержание документа. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной дея-тельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию:

простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные

1.3. Классификация нормативно-методических материалов, регламенти-рующих работу различными кадровыми документами.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кад-рового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения нормправа и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

• правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

• обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей де-ятельности;

• предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае — избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

• предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

 

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: законода-тельные акты РФ в сфере информации и документации; указы и распоряжения Пре-зидента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне. Субъекты Рос-сийской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законода-тельства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

К основным нормативным правовым и нормативно-справочным актам, регули-рующим вопросы ведения кадрового делопроизводства, относятся: федеральные такие как:

1. Конституция РФ; Трудовой кодекс РФ; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, инфор-мационных технологиях и о защите информации»;

3. Федеральный закон от 17 декабря 2001 г. № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

4. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 2 «О трудовых книжках»; постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № («Об утвер-ждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

5. постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

6. приказ Главного архивного управления СССР от 23 м; 1988 г. № 33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основ-ные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

7. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утвержден постановлением Госстандарта от 30 декабря 1993 г. № 299;

8. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003, утвержден поста-новлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-СТ;

9. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Кол-легии Росархива от 6 февраля 2002 г.;

10. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367;

11. Общероссийский классификатор предприятий и организаций ЭК 007-93, утвержден постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 297;

12. Квалификационный справочник должностей руководителей специалистов и других служащих, утвержден постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37;

13. Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочни работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслей экономики, утверждаемые Минтруда РФ; субъектов Российской Федерации;

14. Локальные: коллективный договор; правила внутреннего трудового рас-порядка; штатное расписание;

15. Положение (инструкция) о делопроизводстве; положение о защите персо-

нальных данных работников;

16. Положение о должностной инструкции; положение по оплате труда; положения о структурных подразделениях и другие

 

Тема 2. Основные требования к оформлению организационно распоря-дительной документации

2.1. Состав реквизитов и правила их оформления

2.2. Требования к бланкам служебных документов и их оформлению.

2.1. Каждый документ содержит определенный набор реквизитов, которые за-висят от его вида и назначения. Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.

Оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 выделяются следующие реквизиты документов соответствующими номерами:

1 Государственный герб Российской Федерации; (Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации в верх-нем поле документа (письмо постановление распоряжение протокол).

2 Герб субъекта Российской Федерации помещают только на бланках документов, предприятий учреждений, организаций, имеющих на это право в соответствии с правовыми нормами.

3 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); ее помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору пред-приятий и организаций (ОКПО).

5 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6 Иидентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7 Код формы документа оставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Например, унифицированная форма Приходного кассового ордера по ОКУД имеет номер 308001.

8 Наименование организации,являющейся автором документа, должно соот-ветствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах.

 

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно за-креплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, струк-турного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

9 Справочные данные об организации включают почтовый; адрес; номера те-лефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 Наименование вида документа (Акт, Приказ, Протокол)

11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения акта — дата собы-тия. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

 

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год_ четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 сентября 2010 г. следует оформлять: 01.09.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например; I сентября 2010 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2010.09.01.

12 Регистрационный номер документа.Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа; включает регистра-ционный номер и дату документа, на который дается ответ.

14 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Спра-вочные данные об организации». Место составления или издания указывают с уче-том принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15 Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные под-разделения, должностные или физические лица. При адресовании документа долж-ностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

16 Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Подпись А.А. Иванова

12.02.2012

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕР-ЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наиме-нования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом

Общего собрания

 



Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

17 Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения по-становления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется па доку-менте соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

 

Например:

Зайцевой А.В. Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

Генерального соглашения

С фирмой «ХИТЭК» к 21.02.2012

Личная подпись 05.02.20112

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполнителем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 Заголовок к тексту. Краткое содержание документа указывают в заго-ловке к тексту. Он должен быть согласован с наименованием вида докумен-та (например, Приказ о создании Аттестационной комиссии). К тесту документа, оформленному на формате А5. заголовок допускается не указывать

19. Отметка о контроле. Ее обозначают буквой «К», или штампом «Контроль». Суть контроля в делопроизводстве - обеспечить своевременную реакцию исполнителя на указание руководителя. Контроль исполнения может осуществляться с использованием журналом регистрации, электронных таблиц систем автоматизации процессов делопроизводства.

20.Текст документа. Его составляют на языке РФ или на гос. языках субъ-ектов РФ. Текст документа оформляют в виде связанного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

21. Отметка о наличии приложении. Его оформляют следующим образом. (Приложение на 5л. в 2 экз.) При наличии нескольких приложений, их нумеруют. Например, положение о критериях рейтинговой оценки студентов.

 

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.