Приложение № 2 к приказу Росархива От 05.06.20112 №319
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2
К приказу Минздрава России
От 05.06.2010 №251
22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, под-писавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Вице-президент
Ассоциации региональных предприятий Личная подпись А. А. Борисов
или на бланке:
Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов18
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Личная подпись Н. А. Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должать этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:
Директор института Личная подпись М. В. Ларин
Лавный бухгалтер Личная подпись 3. В. Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их под-писи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
По научной работе НИИ «Развитие» по научной работе НИИ «Прогресс»
Личная подпись Ю. Г. Демидов Личная подпись К. И. Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на блан-ке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распре-делением, например:
Председатель комиссии Личная подпись В. Д. Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А. Н. Сокова
Личная подпись А. С. Красавин
Личная подпись О. И. Рысков
Следующий абзац рекомендуем принять в качестве «информации к размыш-лению». Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием его фактической должности и фамилии. При этом нецелесообразно ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наиме-19
нованием должности. При отсутствии руководителя организации деловые письма подписывает его первый заместитель, наделенный соответствующими полномочиями, но при этом он указывает свою фактическую должность и фамилию: Заместитель директора по производству и т. п. Если руководитель перед отъездом со-ставил и подписал приказ о назначении на должность временно исполняющего обязанности директора кого-то из своих подчиненных, с передачей ему всех полномочий, права подписи на финансовых документах и соответствующей денежной компенсацией, это лицо подписывает документы как Временно исполняющий обязанности директора. При такой постановке дел у делового партнера есть основания доверять документу, поскольку элементы подписи соответствуют друг другу. Если же партнер видит название должности «Директор», расшифровку подписи «И. И. Иванов», а сама подпись явно не принадлежит Иванову, при этом перед наименованием должности стоит косая черта или нацарапано «За», у него возникает законное сомнение в легитимности данного послания. Кроме того, не ясно, кто же несет ответственность за содержание документа: Иванов или тот, чья подпись фактически стоит на документе? Каковы полномочия человека, скрывающегося за предлогом «за»?
23. Гриф согласования документа со сторонней организацией состоит из сло-ва СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А. Г. Грязнова
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
Медицинских наук
От 05.06.2012 №430-162
или20
СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской госу-дарственной страховой компании «Росгосстрах»
От 05.06.2008 № 10
24. Внутреннее согласование документа оформляют визой согласования доку-мента (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего доку-мент, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:
Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела Личная подпись А. С. Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к Доку-менту. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.
25.Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на доку-ментах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Чтобы печать не затрудняла восприятие всех своих элементов, а также эле-ментов подписи, она ставится таким образом, чтобы ее ободок касался трех последних букв в наименовании должности лица, подписавшего документ. Если наименование должности состоит из двух и более слов, ободок печати может касаться последнего слова в наименовании должности. Документы заверяют печатью организации.
26.Отметка о заверении копии.При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копню; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т. С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
В. А. Жуков
Т. 521 – 45 – 67.
В данном случае исполнитель — лицо, составившее исходящий или внутренний документ и располагающее полной информацией но его существу.
Например, организация предлагает некие материалы для реализации. Естествен-но, такой документ подписывает лицо, представляющее организацию, т. е. директор, но составляет документ специалист, отвечающий за реализацию материалов. Вряд ли директор точно знает все характеристики предлагаемых материалов, поэтому потенциальный покупатель, желая уточнить детали предложения, должен иметь возможность обратиться непосредственно к лицу, владеющему исчерпывающей информацией, например, товароведу, начальнику ОМТС, склада и т. п. — это и есть исполнитель, к которому можно обратиться по указанному телефону.
Имея в виду, что многие фамилии не позволяют определить пол их носителей, и иногда делового партнера мучает вопрос, использовать при первом обращении к вам форму «Попросите к телефону господина Петренко» или «Попросите к телефону госпожу Петренко», целесообразно имя и отчество исполнителя указывать полностью, тогда проблемы обращения к вам у делового партнера не возникнет.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и да-тируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Например, согласно резолюции руководителя, начальник функционального отдела должен определить целесообразность вступления в сделку, доложить в установленный срок руководителю о своих соображениях и подготовить ответное письмо. Завершив эту работу, начальник отдела пишет: «Направлено письмо от 12.03.2008 № В-01/ 65. В дело № В-01», ставит дату совершения этой надписи и свою подпись.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Это, по сути дела, регистрационный номер, присваиваемый входящему документу вашей организацией согласно принятой у вас системе регистрации доку-ментов, и дата поступления. Этими сведениями вы включаете «чужой» по происхож-дению документ в ваше информационное поле.
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (ко-лонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Все реквизиты можно подразделить на: постоянные — общие для всех до-кументов одного вида (реквизиты 1-10); переменные — индивидуальные для каждого конкретного документа (реквизиты 11-30).
Являются взаимоисключающими и не могут проставляться на одном документе следующие реквизиты: герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации и эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); гриф утверждения и адресат; наименование вида документа и справочные данные об организации (за исключением справок).
Являются взаимодополняющими и проставляются на одном документе следу-ющие реквизиты: герб (или эмблема) и наименование организации; адресат и резолюция; дата и номер (если документ регистрируется в организации); подпись и печать (если документ заверяется печатью). Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.
|