Конвертция сверстанного номера в формат Mac

Учебный пример

(время выполнения – 2 часа)

Задание 1. Создание файла проекта

a. Создайте новый план проекта с названием Издание номера журнала [1].

b. В качестве даты начала проекта примите 29 сентября текущего года. Режим планирования от даты начала проекта, календарь проекта – Стандартный [2].

c. Сохраните проект, активируйте представление Диаграмма Ганта.

Задание 2. Определение состава работ проекта

a. Включите в план проекта [3] следующие фазы:

Планирование номера

Подготовка материалов

Верстка

Предпечатная обработка

b. Для каждой фазы [4] укажите в плане проекта завершающие задачи (вехи проекта) [5]:

План номера утвержден

Подготовка материалов завершена

Номер сверстан

Номер готов к передаче в типографию

c. Декомпозируйте план проекта, добавив в него следующие задачи и подфазы [6]:

· фаза Планирование номера :

Сбор предложений от авторов

Подготовка плана номера

Предварительная редколлегия

Доработка планов с учетом замечаний

Редколлегия

· фаза Подготовка материалов:

подфаза Подготовка обложки:

Отбор модели

Фотосъемка модели

Подготовка анонсов материалов номера для обложки

Верстка обложки

Обложка готова (веха подфазы);

подфаза Подготовка текстов:

Подготовка редакционных заданий

Рассылка заданий авторам

Утверждение заданий

Статьи в работе у авторов

Статьи поступили в редакцию

Редактирование материалов

Техническое редактирование

Тексты готовы (веха подфазы);

· фаза Верстка:

Обработка текста и иллюстраций

Вычитка

Сверка

Подготовка оглавления

Окончательная сборка;

· фаза Предпечатная подготовка:

Конвертция сверстанного номера в формат Mac

Цветоделение

Коррекция

Вывод плёнок.

Задание 3. Настройка структурной декомпозиции работ (СДР) и создание заметок

После того, как определен состав работ плана проекта, необходимо присвоить каждой задаче уникальный код, который позволит в дальнейшем (в ходе выполнения проекта) вести учет исполнения этих задач, анализировать трудозатраты и пр., настраивать фильтрацию задач проекта. Уникальный код задачи строится из нескольких последовательностей символов, отделенных друг от друга разделителями. При этом каждая из последовательностей соответствует определенному уровню задач.

a. Установите для плана проекта следующие настройки структуры задач [7]:

· Уровень 1 - Цифры (по порядку), длина 3, разделитель .;

· Уровень 2 - Прописные буквы (латиница, по алфавиту), длина 1, разделитель -;

· Уровень 3 - Строчные буквы (латиница, по алфавиту), длина 1, разделитель /;

· Флажки Создавать коды СДР для новых задач и Проверять уникальность новых кодов СДР.

b. Для визуализации кодов работ добавьте в таблицу задач новую колонку СДР (перед колонкой Название задачи) [8].

В диалоговом окне Сведения о задаче есть вкладка Заметки, которая очень интенсивно используется, начиная с этапа планирования проекта. Это идеальное место для записи спецификаций заказчиков, информации о методах и средствах измерения качества работ и общей информации о задаче. Программа позволяет редактировать тексты заметок, а также встраивать в проект другие файлы, например, документы Word или таблицы Excel, описывающие те или иные аспекты задачи.

c. Создайте заметку к задаче Подготовка редакционных заданий [9] следующего содержания:

Редакционные задания на этот номер должны содержать следующие темы:

· новости рынка мобильной связи;

· празднование Нового года и Рождества;

· зимний отдых для детей и взрослых.

(в результате задача получит значок заметки в колонке Индикаторы).

d. Используйте текстовый файл «Технологическая карта» (папка Лаб_MSProject_1) в качестве заметки к работе Вывод пленок [10]

Задание 4. Определение длительности задач

Длительность задач определяется значением, введенным в колонке Дли­тельность. Вводить ее можно в часах, днях или неделях [11]. Длительность фаз вводить нельзя - она рассчитывается автоматически.

При создании задач MS Project автоматически задает им длительность в 1 день, добавляя после ее обозначения вопросительный знак. Вопроситель­ный знак обозначает, что указанная длительность - приблизительная и требует дальнейшего уточнения. После того как вы отредактируете значение, вопросительный знак пропадет. Если вы хотите пометить для себя, что указан­ную длительность задачи стоит уточнить, то можете сами добавить вопроситель­ный знак. Например, если вы не уверены в длительности задачи в 1 день, то ее можно указать как 1д? [12].

После ввода длительности задачи MS Project пересчитывает дату ее окончания, прибавляя к дате начала задачи длительность и выходные дни (в соответствии с календарем проекта). Однако некоторые задачи выполняются круглосуточно и без выходных, после того как выполнение начато, например засыхание цемент­ного раствора или выполнение расчетов компьютерной программой. В таком слу­чае для обозначения длительности задачи используется символ п, соответст­вующий термину Прошедшие дни.. Например, для обозначения дли­тельности в 14 дней в поле Длительность нужно ввести 14пд. При вводе длительности таких задач можно применять и вопросительный знак. Напри­мер, если вы не уверены, что цементный раствор высыхает за 16 часов, и хотите уточнить это в дальнейшем, длительность можно указать как 16пч?.

a. Установите длительность задач плана проекта в соответствие со следующей таблицей:

Задание 5. Определение связей между задачами

Связь между двумя задачами определяет, каким образом время начала или за­вершения одной задачи влияет на время начала или завершения другой. Например, Окончательная сборка номера журнала может начаться только тогда, когда выполнена задача Обложка готова.

Задача, влияющая на другую, называется Предшественник, а задача, зависящая от другой, называется Последователь. Например, Обложка готова является предшествующей задачей, а Окончательная сборка - последующей.

Одна связь может объединять только две задачи, и при этом у одной задачи может быть несколько связей с другими задачами. Например, Окончательная сборка может начаться только после выполнения задач Обложка готова и Подготовка оглавления. Задача может иметь неограниченное число предшествующих и последующих задач.

Связи могут объединять и фазы, и все принципы организации связей между задачами применимы и к фазам. При этом связи могут объединять между собой и задачи, и фазы, например фаза может начинаться по завершении задачи.

MS Project поддерживает четыре типа связей между задачами. Связь типа Окончание-начало, или сокращенно ОН, — наиболее распространенный тип зависимости между задачами, при которой задача В не может начаться, пока не завершена задача А:

Связь типа Начало-начало, или сокращенно НН, обозначает зависимость, при которой задача В не может начаться до тех пор, пока не началась задача А. Например, Техническое редактирование не может начаться раньше, чем Редактирование материалов, но и для того, чтобы начать Техническое редактирование, не обязательно дожидаться окончания Редактирования материалов. С помощью такой связи обычно объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно.

Связь типа Окончание-окончание, или сокращенно 00, обозначает зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не закончилась задача А. Обычно такой связью объединяются задачи, которые должны выполняться почти одновременно, но при этом одна не может закончиться, покане завершена другая. Например, сдача-приемка программы идет одновременно с исправлением ошибок (найденных в процессе сдачи-приемки), и пока исправление ошибок не завершено, сдача-приемка тоже не может завершиться.

Связь типа Начало-окончание, или сокращенно НО, обозначает .зависимость, при которой задача В не может закончиться до тех пор, пока не началась задача А. Обычно такая связь используется в том случае, когда А является задачей с фиксированной датой начала, которую нельзя изменить. В таком случае дата начала последующей задачи не изменяется при увеличении длительности предшествующей.

Для выявления того, какая задача является предшественником, а какая – последователем, задайте себе вопрос: если дата начала или завершения задачи изменится, отразится ли это на графике другой задачи? Последователь – зависимая задача, и ее график всегда зависит от изменений в графике предшественника.

Самый простой способ создания связи – перетаскиванием мыши с одного отрезка диаграммы Ганта на другой (при этом по умолчанию тип связи определяется как ОН). Предшествую­щей задачей считается та, с которой началось перетаскивание, а последующей - та, на которой перетаскивание закончилось (на последующую задачу указывает стрелка в конце связи). Для удаления связи или изменения ее типа нужно дваж­ды щелкнуть на диаграмме и произвести соответствующие операции в открыв­шемся диалоговом окне.

a. Для удобства работы измените масштаб диаграммы Ганта [13] на 10 недель (кнопка-переключатель Другой окна ввода Масштаб)

a. Установите связи для фазы Планирование номера:

· Все задачи фазы Планирование номера должны выполняться последовательно, поэтому назначьте для этих задач связь типа ОН, запаздывание 0 дней [14]. Проверьте: длительность фазы при этом составит 11,63 дней.

· Фаза Подготовка материалов может начаться только после задачи Утверждение плана номера, поэтому установите такой же вид связи между этими объектами плана проекта (используйте метод установки связей с помощью мыши на диаграмме Ганта).

b. Установите связи для фазы Подготовка материалов:

· Подфазы плана проекта Подготовка обложки и Подготовка текстов фазы Подготовка материалов достаточно независимы, а значит - могут выполняться параллельно.

· Задача Фотосъемка модели не может начаться раньше, чем завершится Отбор модели, здесь установите также связь типа ОН, запаздывание 0 дней.

· Подготовка анонсов материалов номера для обложки (задача 12) начнется после того, как будет завершено редактирование материалов номера (задача 21). Учитывая, что часть материалов номера будут полностью отредактированы до полного завершения задачи можно начинать готовить анонсы на обложку с опережением в 4 дня. Установите для этих задач связь типа ОН, запаздывание (опережение) -4д [15].

· Верстка обложки начнется только после завершения подготовки всех анонсов, поэтому здесь установим - связь типа ОН, запаздывание -0д.

· После того, как обложка сверстана – она полностью готова, следовательно, необходима связь типа ОН, запаздывание -0д.

· Задачи Подготовка редакционных материалов, Рассылка заданий авторам, Утверждение заданий, Статьи в работе у авторов выполняются последовательно, поэтому установите для них связь типа ОН, запаздывание -0д.

· Задачи Статьи в работе у авторов и Статьи поступили в редакцию имеют продолжительность 0 дней. Действительно, для выполнения этих задач не требуется никаких ресурсов персонала редакции. Однако написание статей и их сбор потребуют некоторого времени. Значит можно установить связь между этими работами с некоторым лагом. Установите для задач Статьи у авторов и Статьи поступили в редакцию связь типа ОН, запаздывание 10 д.[16].

· Сразу после того, как статьи поступят в редакцию, начнется их редактирование (стандартная связь – ОН, запаздывание 0 д).

· Для пары задач Редактирование материалов и Техническое редактирование установите связь типа НН, запаздывание 2 д.

· Проверьте по таблице: общая продолжительность фазы Подготовка обложки должна составить 37 дней, фазы Подготовка текстов – 35 дней.

c. Установите связи для фазы Верстка плана проекта, используя метод ввода параметров связей в колонку Предшественники Таблицы задач представления Диаграмма Ганта:

· Обработку текста и иллюстраций будем выполнять одновременно с техническим редактированием номера, но начнем работу с задержкой в 3 дня [17].

· Для обработанных текстов и иллюстраций тип связи с задачей-последователем также НН, и задержка составит 3 дня.

· Для пары задач Вычитка – Сверка тип связи НН, задержка 3 дня.

· Подготовка оглавления начнется по завершении задачи Обработка текста и иллюстраций без задержек [18].

· Окончательная сборка начнется сразу после завершения задач Подготовка оглавления и Обложка готова [19].

· Номер можно считать сверстанным после завершения задачи Окончательная сборка.

· Проверьте: общая продолжительность фазы Верстка составит 18 дней.

· После вехи Номер сверстан, начинается выполнение фазы проекта Предпечатная подготовка.

d. Установите связи для фазы Предпечатная подготовка:

· Цветоделение начинается по окончании Конвертции сверстанного номера в формат Mac. без задержек.

· Коррекция начнется вместе с задачей предшественником, но с задержкой в 1 день.

· Вывод пленок также начнется вместе с задачей предшественником, но с задержкой в 2 дня.

· После того, как завершится Вывод пленок номер полностью готов к передаче в типографию.

· Проверьте: общая продолжительность фазы составит 15 дней.

Задание 6. Установка (изменение) даты начала проекта, ограничений и крайних сроков

a. Установите дату начала проекта на 10.09.03 [20]. Убедитесь, что программа автоматически изменила сроки начала и окончания всех фаз и задач плана проекта.

b. Известно, что один номер журнала готовится к изданию в среднем 3 месяца. Значит, начиная готовить январский номер в сентябре, мы должны завершить все задачи проекта не позднее 20 декабря (т.к. номер еще необходимо напечатать к началу месяца). Этот срок обычно зафиксирован в договоре с типографией, поэтому данное ограничение очень жесткое. Соответственно для последней задачи проекта Номер готов к передаче в типографию вводим ограничение Окончание не позднее на дату 19.12.03 [21].

c. В соответствие с договором с модельным агентством, предоставляющим возможность выбора модели, конкурсный отбор должен начаться 30/09/03 и продлиться 2 дня. Введите соответствующее ограничение для задачи Отбор модели [22].

d. Создайте суммарную задачу плана проекта [23]. Если потребуется изменить название суммарной задачи (по умолчанию оно будет соответствовать названию файла проекта) следует воспользоваться вкладкой Документ диалогового окна Файл / Свойства.

Задание 7. Создание повторяющейся (периодической) задачи

Некоторые задачи в проекте выполняют регулярно, например, подготовка отчетов для заказчика проекта или встреча проектной команды. Такие задачи показывают в проекте как повторяющиеся.

a. Добавьте в план проекта (после задачи План номера утвержден) повторяющуюся задачу Редакционное собрание [24]. Установите параметры: длительность – 1 ч, повторять – еженедельно, каждую неделю по пятницам, календарь – нет (такая установка позволяет проводить совещание в соответствие со стандартным календарем проекта).

[1] Меню Файл / Создатьили соответствующая кнопка на панели инструментов. Можно воспользоваться мастером создания проекта

[2] Вы можете изменить информацию о проекте в любое время, воспользовавшись командойменю Проект / Информация о проекте

[3] Внесите их в графу Название задачи представления Диаграмма Ганта

[4] Для вставки пустых строк между названиями фаз проекта используйте клавишу Ins или команду Вставка / Новая задача.

[5] Для того, чтобы задача стала завершающей (вехой) следует установить ее длительность равной 0 дней в графе Длительность представления Диаграмма Ганта.

[6] Задачи должны выглядеть как составные части фаз проекта, поэтому после того, как будут введены их названия, следует понизить их уровень по отношению к задачам-фазам. Для изменения уровня нажмите комбинацию клавиш Alt+Shift+® или кнопку На уровень ниже на панели инструментов.

[7] Меню Проект / СДР_/ Определить код

[8] Меню Вставка / Столбец…, затем в списке Имя поля выбрать СДР

[9] Вкладка Заметки окна Сведения о задаче (вызывается двойным щелчком на строке с соответствующей задачей). Текст заметки можно скопировать (например, из текста лабораторной работы, если Вы используете ее электронный вариант)

[10] Используйте кнопку Вставить объект панели форматирования текста заметки вкладки Заметки диалогового окна Сведения о задаче. После того, как загрузится диалоговое окно Вставка объекта (загрузка идет довольно долго !!!) установите переключатель в положение Создать из файла, кнопкой Обзор определите путь к файлу, установите флажки Связь с файлом и В виде значка. В этом случае любые изменения в присоединенном файле сразу становятся доступным в проекте.

[11] Настройка отображения временных единиц (настройки будут относится только к текущему файлу) производится во втором разделе окна Сервис/Параметры/Правка. Для каждой из единиц (минута, час, день, неделя, месяц, год) дается три варианта. Выбранные на этой вкладке обозначения временных единиц будут использоваться для отображения введенных в файл значений. Однако в процессе ввода вы можете использовать любые предлагаемые на этой вкладке варианты обозначений.

[12] Для быстрого отбора задач с предварительной оценкой длительности можно воспользоваться фильтром Задачи с оценкой длительности.

[13] Для изменения масштаба диаграммы Ганта следует установить курсор мыши на «Шапке» диаграммы и вызвать контекстное меню Масштаб.

[14] Для установки связей с одинаковыми параметрами удобно использовать клавишу Связать задачи на панели инструментов или выбрать одноименную команду в меню Правка.

[15] Используйте для установки связи окно Сведения о задаче, которое вызывается двойным щелчком на названии задачи в таблице. На вкладке Предшественники введите номер задачи-предшественника (в данном случае 21) и запаздывание со знаком минус (- 4д).

[16] Используйте для редактирования уже установленной связи окно Зависимость задач , которое вызывается двойным щелчком на изображении связи (стрелке) на диаграмме Ганта.

[17] В колонку Предшественники вводим номер работы-предшественника, сокращенное обозначение типа связи и, при необходимости, задержку (опережение). В данном случае необходимо ввести: 22НН+3

[18] Поскольку данный тип связи установлен «по умолчанию», в данном случае можно ввести только номер задачи-предшественника.

[19] Здесь номера задач предшественниц следует вводить через точку с запятой.

[20] Команды меню Проект / Сведения о проекте, поле Дата начала.

[21] Используйте для ввода ограничения диалоговое окно Сведения о задаче (вкладка Дополнительно, поля Тип ограничения и Дата ограничения). Другой способ – ввод даты ограничения прямо в столбце Окончание Таблицы задач. После ввода ограничения в первой колонке Таблицы задач отобразится соответствующий значок.

[22] В данном случае тип ограничения следует установить как Фиксированное начало.

[23] Вызовите диалоговое окно настройки проекта (меню Сервис/Параметры…). На вкладке Вид установите флажок Показывать суммарную задачу проекта.

[24] Меню Вставка / Повторяющаяся задача