ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА При оформлении бланка наименование организации адресата указывается в именительном падеже, должность лица и его фамилия в дательном падеже. (Инициалы указывают перед фамилией. В состав реквизита «адресат» может входить его почтовый адрес. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес).
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации (на финансовые документы, выписки из постановлений и др.). Печать заверяет подлинность подписи председателя профсоюзной организации.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.
Виды документов, на которые ставится печать и порядок применения печатей и штампов профсоюзной организации устанавливаются в регламентах работы, инструкциях.
При составлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
В практической деятельности профсоюзных организаций часто используются копии документов.
Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения.
На рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (постановления, нормативные документы и пр.), ставится печать.
ВИДЫ ПРОФСОЮЗНЫХ БЛАНКОВ
Бланк профсоюзного документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации.
Бланки документа профсоюзной организации можно проектировать с угловым или продольным расположением реквизитов (при продольном варианте бланка все реквизиты располагаются вдоль верхнего поля и выравниваются либо по ширине, либо по центру. При угловом варианте – все реквизиты занимают площадь размером 72,8 х 88,6 мм (либо по левому краю, либо центруются на данной площади).
В Профсоюзе, его первичных и территориальных организациях могут применяться как общие бланки организации (для официальной переписки, ответов на письма и т.д.), так и бланки отдельных видов документов (постановления, выписки и т.д.).
ОБЩИЙ БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА
Общий бланк первичной или территориальной профсоюзной организации должен включать в себя следующие реквизиты:
v наименование Профсоюза (полное или сокращенное);
v эмблему Профсоюза (при возможности);
v наименование профсоюзной организации или выборного органа;
v почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты и сайта в Интернете и др.);
v дату документа (дата оформляется цифровым способом, например, 04.02.2013г. или словесно-цифровым способом, а в случае, если день месяца состоит из одной цифры - перед ней ставится ноль: 04 февраля 2013г.).
v номер документа (состоит из порядкового номера, а также может дополняться индексом дела по номенклатуре дел);
v подпись – наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись (инициалы в расшифровке подписи пишутся перед фамилией);
v оттиск печати (при необходимости).
БЛАНК ОТДЕЛЬНОГО ВИДА ПРОФСОЮЗНОГО ДОКУМЕНТА
На отдельном бланке могут оформляться ПОСТАНОВЛЕНИЯ Съезда Профсоюза; Центрального Совета; Исполкома Профсоюза; собрания (конференции), а также выборных коллегиальных органов организации Профсоюза (Президиум, Комитет, Совет).
На бланке постановления должны быть такие реквизиты, как: наименование Профсоюза и организации Профсоюза, соответствующего выборного коллегиального профсоюзного органа, а также дата и номер протокола.
ГЛАВА 7.
ПРОФСОЮЗНЫЙ ПРАКТИКУМ
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ПЕРВИЧНОЙ ПРОФСОЮЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ.
Утверждено
постановлением профкома
от 20г. №_
Примерная номенклатура
Дел первичной профсоюзной организации
| №
| Наименование документа
| Срок хранения
| | 1.
| Нормативные документы (общее положение о первичной организации Профсоюза, положение о первичной профсоюзной организации, Устав Профсоюза, положения о комиссиях и др.).
|
Постоянно
| | 2.
| Планы работы профсоюзного комитета и постоянных комиссий.
| До минования надобности
| | 3.
| Протоколы профсоюзных собраний (конференций), в том числе и отчетно-выборных.
|
Срок полномочий
| | 4.
| Протоколы заседаний профсоюзного комитета.
|
Срок полномочий
| | 5.
| Протоколы заседаний президиума профсоюзной организации
| Срок полномочий
| | 6.
| Материалы подготовки профсоюзных собраний (в том числе отчётно-выборных), заседаний профкома, справки, аналитические справки и т.д.
|
До минования надобности
| | 7.
| Документы и материалы по коллективным переговорам, заключению и контролю за выполнением колдоговора.
| Срок полномочий
| | 8.
| Документы и материалы по вопросам правовой работы и общественного контроля за соблюдением ТК РФ.
| Срок полномочий
| | 9.
| Документы и материалы по охране труда
| Срок полномочий
| | 10.
| Документы и материалы по другим основным направлениям профсоюзной работы
| Срок полномочий
| | 11.
| Журнал учета членов Профсоюза.
|
Постоянно
| | 12.
| Сметы, финансовые отчеты и другие финансовые документы.
| До минования надобности
| | 13.
| Статистические отчеты.
| Постоянно
| | 14.
| Материалы контрольно-ревизионной комиссии.
|
Срок полномочий
| | 15.
| Материалы работы комиссий профсоюзного комитета.
| Срок полномочий
| | 16.
| Заявления членов Профсоюза о безналичной уплате членских взносов.
|
Постоянно
| | 17.
| Журнал регистрации входящей и исходящей документации.
| Срок полномочий
| | 18.
| Письма, заявления членов Профсоюза
| Постоянно
| | 19.
| Заявления о приеме в Профсоюз
| Постоянно
| | 20.
| Акты уничтожения профсоюзных документов исключенных и вышедших из Профсоюза.
| Постоянно
| | 21.
| Постановления, инструктивные письма, учебные и методические материалы и др. документы вышестоящих профсоюзных органов.
| До минования надобности
| Примечание:
1. Для организаций, имеющих статус юридического лица, сроки хранения финансовых документов устанавливаются в соответствии с номенклатурой бухгалтерии.
2. По всем остальным профсоюзным документам первичных профсоюзных организаций, указание насрок хранения «срок полномочий» означает, что после этого срока протоколы и др. документы определяются на хранение в текущий архив профсоюзной организации, в профсоюзный или государственный Архив на длительное хранение, но наличие такой записи в номенклатуре дел профсоюзной организации не означает, что после срока полномочий протоколы непременно должны уничтожаться.
3. В малочисленных первичных профсоюзных организациях, где нет условий для длительного текущего хранения документов, они могут уничтожаться по истечении срока полномочий выборного профсоюзного органа.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ (МЕСТНОЙ) ОРГАНИЗАЦИИ ПРОФСОЮЗА
Утверждено
постановлением Президиума
районной организации Профсоюза
от 20г. №_
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
|