АВТОМАТИЧЕСКОЕ СУММИРОВАНИЕ СТРОК И СТОЛБЦОВ

Меню “Правка” - Удалить лист.

Выделение смежных ячеек: Щелкнуть в первую ячейку диапазона, нажать Shift и щелкнуть в последнюю ячейку диапазона.

Выделение несмежных ячеек: Нажав Ctrl (не отпуская), щелкать мышью по нужным ячейкам. Выделенные смежные ячейки – Блок или Диапазон ячеек. Их можно выделить и просто мышью.

ВВОД ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЕЙ

Можно ввести в несколько ячеек последовательность, прогрессию данных (будь то числа или текст). Для числовой последовательности нужно ввести в две смежные ячейки первые члены этой последовательности, затем, методом автозаполнения, протянуть мышью до нужной ячейки. Чтобы ввести текстовую последовательность (месяцы года, дни недели, список группы и т.д.), достаточно набрать в одной ячейке один из членов последовательности и, аналогично числовой, протянуть ее до нужной ячейки. Можно создать собственную последовательность и записать ее в Excel (Меню «Сервис» - Параметры – Списки (выделить новый список) - перейти на поле элементов, набрать на клавиатуре, разделяя каждый элемент нажатием Enter – Добавить – ОК). Удалить последовательность из списка можно так: выделить последовательность, выбрать «Удалить» – ОК.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ДАННЫХ

При подготовке документов необходимо учитывать, что они должны быть понятными и выглядеть профессионально. Оформление документов следует оформлять в едином стиле. Для этого в Excel можно воспользоваться командами контекстного меню и пункта «Формат» главного меню, кнопками на панели инструментов «Форматирование». При их помощи можно изменять в уже готовой таблице шрифт, фон, обрамление ячеек, способ отображения чисел, расположение заголовков и т.п.

Изменение формата чисел: на панели кнопок форматирования есть кнопки для формата чисел:

денежный

процентный

с разделителем групп или разрядов

Каждый из них по умолчанию составляет определенное количество десятичных знаков, которое может быть изменено кнопками:

«Увеличить разрядность» или

«Уменьшить разрядность».

Изменение формата ячеек не влияет на сами значения в ячейках. Чтобы увидеть истинное значение, находящееся в ячейках, нужно поменять формат ячеек на Общий. При переходе к денежному формату, в ячейках, вместо действительных величин, могут появляться ряды значков «решетка». Это указывает на то, что ширина столбцов таблицы не достаточна для записи числа в выбранном формате.

Изменение ширины столбца и высоты строки:

Щелкнуть дважды на правой границе заголовка столбца или на нижней границе заголовка строки (строка/столбец будут увеличены до размеров самого высокого символа и самого длинного текста в этих рядах ячеек);

Выравнивание: при оформлении таблицы, иногда данные нужно размещать вертикально, под углом, с переносом разных слов (особенно в заголовках). Для этого необходимо выделить нужный диапазон данных, выбрать «Формат ячейки» (из контекстного меню или из главного «Формат» – ячейка – Выравнивание)

АВТОМАТИЧЕСКОЕ СУММИРОВАНИЕ СТРОК И СТОЛБЦОВ

Просуммировать данные в любом диапазоне можно, выделив его, щелкнув по кнопке «Автосумма» , при этом формула суммирования создается и вводится в ячейку рабочего листа автоматически.

Составление элементарных формул: ввод формул нужно начинать с арифметического оператора, чаще всего это «=». При составлении формул для вычисления или преобразования данных нужно указать Excel содержимое каких именно ячеек используется в формулах. Для этого вводят адрес ячейки или блока ячеек. В процессе составления формул можно набирать их имена на клавиатуре, но можно щелкать по нужным ячейкам мышью и их имя будет вставляться в формулу. Такие ячейки будут выделяться бегущей рамкой.

Мастер функций: В Excel имеется большой набор функций, которые выполняют специальные вычисления. Любая функция представляет собой отдельную встроенную формулу, выполняющую операции над указанными вами данными. Названия функций можно вводить с клавиатуры или автоматически с помощью мастера функций. Рядом с именем функции в круглых скобках задаются аргументы. Если аргументов несколько, они разделяются запятыми.

Вызывается Мастер функций щелчком по кнопке (вставка функций) на стандартной панели. В появившемся диалоговом окне выбирается нужная функция и категория, затем в окне «Палитры» указываются аргументы.

Адреса ячеек: Формулы можно составлять, используя как относительные, так и абсолютные адреса ячеек и их комбинации. Относительный адрес указывает положение ячейки исходя из ее расстояния до другой ячейки, столбца, строки. При копировании формулы, содержащей относительные адреса, эти адреса изменяются в соответствии с новым положением формулы. Абсолютный адрес ячейкиописывает ее точные координаты, которые всегда относятся к одним и тем же ячейкам, независимо от того, где находится формула. Запись абсолютных адресов содержит знак $, который может стоять перед именем столбца и (или) номером строки ($A$1, $CD139, F$2), используется для задания тех данных, которые употребляются в таблице без изменения своих значений

ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ

В рабочих листах можно рассчитать зависимость между величинами, но трудно проследить закономерности, рассматривая непрерывный поток цифр. Нагляднее изображать зависимости с помощью графиков и диаграмм. Это делается при помощи мастера диаграмм, как на одном рабочем листе с данными, так и на отдельном листе рабочей книги. Диаграмма, построенная на рабочем листе, называется внедренной.Если диаграмма расположена на отдельном листе, то этот лист называют листом диаграммы. Чтобы создать диаграмму на рабочем листе, нужно выделить данные, которые будут использованы на ней, и вызвать мастер диаграмм. Тип создаваемой диаграммы зависит от типа выделенных данных. Можно выбрать как один ряд данных (строку или столбец), так и несколько рядов. С одним рядом данных можно построить круговую диаграмму. Несколько выделенных рядов могут быть показаны на диаграмме с областями (на линейчатой диаграмме).

В зависимости от выбранного типа диаграммы можно получить различное отображение данных. Excel дает возможность предварительно просматривать диаграмму при выборе типа (щелкнуть по кнопке «Просмотр результата»). Чтобы построить внедренную диаграмму нужно:

выделить данные для диаграммы;

щелкнуть по кнопке «Мастер диаграмм» на панели инструментов;

выбрать тип и вид диаграммы;

перемещаясь по кнопке «Далее», ввести, если нужно, название диаграммы и заголовки полей;

на последнем шаге выбирается опция размещения на имеющемся листе;

щелкнув по кнопке «Готово», получаем внедренную диаграмму на рабочем листе.

Чтобы построить диаграмму на рабочем листенужно:

выделить данные в рабочей таблице;

в меню «Вставка» выбрать «Диаграмма»;

в диалоговых окнах мастера диаграмм выбрать тип и вид диаграммы;

оформить, если нужно, название диаграммы и осей;

на последнем шаге выбрать опцию размещения диаграммы на новом листе и щелкнуть по кнопке «Готово»

Если метки на диаграмме перекрываются, можно перетащить их на новое место с помощью мыши.

ИЗМЕНЕНИЕ ДАННЫХ ДИАГРАММЫ

Если диаграмма перенасыщена информацией или, наоборот, включает мало данных, можно добавлять, удалять или исправлять данные. Чтобы внести исправления во внедренную диаграмму, ее нужно выделить, а диаграмму на отдельном листе специально выделять не нужно, нужно лишь перейти на этот лист.

Чтобы удалить ряд данных нужно выделить диаграмму, выделить нужный ряд данных, нажать «Delete» или выбрать команду «Очистить» в контекстном или главном меню.

Чтобы добавить данные

во внедренную диаграммунужно выделить данные таблицы и перетащить их мышью в рамку диаграммы.

в диаграмму на отдельном листенужно в меню «Диаграмма» выбрать «Добавить данные», выделить блок новых данных и щелкнуть по «ОК».

Чтобы изменить порядок данных нужно выделить диаграмму, щелкнуть правой кнопкой в область диаграммы на любой из меток. В появившемся меню выбрать команду «Формат рядов данных». В диалоговом окне выбрать вкладку «Порядок рядов». Установить нужный порядок рядов, выделяя их и передвигая с помощью кнопок «Вверх», «Вниз», затем нажать «ОК».

РЕДАКТИРОВАНИЕ ДИАГРАММ

Самый простой способ изменить тип диаграммы – на панели инструментов диаграммы (нужно щелкнуть на «Тип диаграмм». При этом тип уже построенной диаграммы автоматически меняется на новый, выбранный). Тип диаграммы можно еще изменить с помощью контекстного меню. Если, изменив тип вы найдете его неподходящим, то можно вернуться к прежнему типу с помощью меню «Правка» (выбрать «Отменить изменение типа диаграммы».)

Сетка и легенда: Форматы некоторых диаграмм содержат сетку и легенду. Их можно добавить специально к любому типу диаграмм. Если, наоборот, сетка и легенда мешают на диаграмме, их легко можно удалить или перетащить на новое место. Можно добавить собственное текстовое поле при помощи «Надпись»

Нужно нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, указателем мыши нарисовать рамку текстового поля, отпустить кнопку, в позицию курсора ввести нужный текст. При необходимости эту рамку можно перемещать, увеличивать или уменьшать.

На диаграммах, особенно типа «График», иногда необходимо достраивать линии или стрелки. Они строятся с помощью инструментов на панели рисования.

Изменение формата текста: выделить форматируемый текст, затем выбрать в меню «Формат» «Надпись» или в контекстном меню «Формат надписи». Указать в диалоговом окне параметры и нажать «ОК». Можно выделить текст и, аналогично Word, отформатировать его с помощью инструментальных кнопок панели форматирования.

Изменение цвета диаграммы: Выделить диаграмму и на ней ряд данных, щелкнуть по кнопке «Цвет фона», выбрать нужный (аналогично Word). Это можно сделать и при помощи контекстного меню (выбрать «Формат точки» или «Формат рядов данных», на вкладке «Вид» выбрать подходящие цвета.)