Обработка отправляемой корреспонденции

Телефонограммы, факсограммы, электронные документы посылаются, обычно, минуя службу документационного обеспечения управления (ДОУ), если руководство организации не принимает решения о подконтрольной централизованной рассылке всех исходящих документов. Бумажные документы, в том числе и телеграммы, отправляются, как правило, централизованно через экспедицию. Отправка документов по почте или передача их с курьером (сотрудником) решается исходя из конкретной ситуации. Для экспедиционной обработки отправляемые документы должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

При отправке корреспонденции исполнитель обязан приготовить на документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, список на рассылку.

После регистрации документа силами службы ДОУ или исполнителем (это должно оговариваться в инструкциях по ДОУ) организуется его размножение в количестве экземпляров, обеспечивающих отправку по всем указанным адресам рассылки и сохранении обязательного экземпляра: Тираж = Т адресов + 1.

Исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть подшит контрольный экземпляр документа, содержащий отметки о согласовании, и проставляет на нем отметку о направлении в дело; если документ является ответом, то документ-запрос формируется в дело вместе с ответным документом.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении. Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны возвращаться исполнителям.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться в день их поступления в службу ДОУ. При этом дополнительно проверяется: наличие адресов рассылки на самом документе или на отдельном листе; наличие необходимого числа копий, без учета экземпляра, остающегося в офисе; уточняется форма отправки корреспонденции (курьерская, телеграфная, электронная, электрографическая (факс), почтовая). В этом случае важен вид почтового отправления: бандероль, простое, заказное, ценное письмо.

Сотрудник, осуществляющий отправку корреспонденции, обычно формирует единое почтовое отправление, если несколько авторов отправляют документы одному адресату.

Собственно экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя 3 пункта: сортировку почты по корреспондентам, упаковку и оформление почтового отправления, передачу корреспонденции в отделение связи.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести исполнитель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

Упаковка и оформление корреспонденции осуществляются в соответствии с действующими почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ [2; 245-247]

Оформить акт списания имущества

«Утверждаю»

Директор ООО «Коммунальщик»

_______________ Симонов П.Г.

12 декабря 2012 года

АКТ

Технического (качественного) состояния имущества

ООО «Коммунальщик», подлежащего списанию

Комиссия в составе: председателя – главного инженера ООО «Коммунальщик» Иванова И.И. и членов инженера по ТБ ООО «Коммунальщик» – Колосова И.П., бухгалтера по основным средствам ООО «Коммунальщик» Исаенко И.Г.,

назначенная приказом директора ООО «Коммунальщик» Симонова П.Г. от 10.11.2012 года №333-п произвела осмотр имущества ООО «Коммунальщик».

В результате осмотра нижеперечисленного имущества и изучения учетных и других документов на него комиссия установила:

Выводы комиссии:

1. Имущество по вышеуказанному перечню ввиду изношенности и невозможности восстановления подлежит списанию.

2. Целесообразно узлы генератора ГП-14 сдать на металлолом.

Председатель комиссии _____________ Иванов И.И.

Члены комиссии: _____________ Колосов И.П.

_____________ Исаенко И.Г.

Составить докладную записку

Полный текст задания: «Составить докладную записку о том, что инженер предприятия Сибнефть» Попов И.К. прибыл из командировки в филиал этого предприятия в г.Ачинск. Командировка имела цель проверки выполнения техники безопасности. В ходе проверки установлено, что не все рабочие обеспечены касками и рукавицами. Расположить на общем бланке предприятия «Сибнефть». Поставить на контроль, наложить резолюцию. Подшить в дело с отметкой об исполнении».

Резолюцию на докладной записке должен наложить тот, кому адресована докладная записка, т.е. генеральный директор ЗАО «Сибнефть» Колосов И.П. Резолюция пишется от руки на докладной записке в верхнем левом углу и может содержать следующие записи: «Начальнику 4 терминала Иванову И.П. обеспечить работников спецодеждой в соответствии с нормами», «Главному инженеру Семенову С.С. поставить на контроль обеспечение работников 4 терминала спецодеждой». При регистрации документу присваивается номер, дата передачи его на исполнение, от кого поступил, по какому вопросу, кому передан для исполнения, номер дела, где находится документ, на кого возложен контроль по исполнению. После исполнения документа лицо, на кого возложен контроль по исполнению документа, делает соответствующую отметку об исполнении на документе и секретарь вносит в журнал регистрации соответствующую запись. Подшить в дело – означает присвоить порядковый номер в реестре приказов, занести запись в реестр и подшить в папку приказов за текущий год.

ЗАО «Сибнефть»__________________________________________________________________________

663633 Красноярский край, г.Красноярск, ул.Центральная, д. 7 «А»

Тел: 8(39161)79-1-18; 8 (39161)79-2-16, факс 8(39161)79-1-18, электронная почта adm_v_bgfdt@mail.ru

ИНН/КПП 2418002409/245001001; ОГРН 1022401363456; БИК 040407001; ОКАТО 04221816000; ОКПО 04093085; ОКОГУ 32500 Расчётный счет 40204810000000000770 банк ГРКЦ ГУ банка России по Красноярскому краю г. Красноярск

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, что мной, инженером ЗАО «Сибнефть» Поповым И.К. в соответствии с Вашим приказом от 09.12.2012 года № 34-п произведена проверка правил соблюдения техники безопасности при отгрузке нефтепродуктов в 4 терминале филиала ЗАО «Сибнефть», расположенном в г. Ачинске.

Проверка производилась мной в период нахождения в командировке в г.Ачинске с 12.12.2012 года по 14.12.2012 года.

В ходе проверки обнаружено следующее:

1. Отгрузка нефтепродуктов в 4 терминале филиала производится ежедневно в одну смену с помощью наливных установок С-400 в автомобильный транспорт покупателей.

2. Отгрузка нефтепродуктов производится в соответствии с Инструкцией по отгрузке продукции П-6 , утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.10.1993 года.

3. Нарушений пожарной безопасности при отгрузке продукции не обнаружено.

Вместе с тем выявлено, что не все рабочие терминалы обеспечены касками и рукавицами при производстве работ по отгрузке, о чем мной было указано в акте проведения проверки от 15.12.2012 года.

16 декабря 2012 года

_________ Подпись

Библиографический список

1. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицироанные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М., 2003.

3. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: Издательство «Журнал «Управление персоналом», 2007. - 528с. - ISBN 5-9563-0069-8.

4. Рогожин, М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. – М.: Издательство «Международный центр финансово-экономического развития», Серия «Приложение к журналу «Справочник кадровика», 2003. – 496с. - ISBN 5-7709-0220-5.