Этап 3. Приглашение гостей (участников). Заранее, максимально понятно, вдохновляющее, указать целевую аудиторию, цель, как зарегистрироваться, стоимость, возможность возврата денег. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЯ
Начальный этап организации мероприятия. Ключевой вопрос...
Нулевой этап. Благословение, заказ и мотивы.
Либо мы получаем заказ непосредственно от старшего. Либо, если у нас есть какая-то идея, мы должны получить благословение на это от старшего.
Когда нас просят что-то сделать, необходимо честно задать себе вопрос: - Кому это нужно? А за чем мне это нужно? А что я от этого получу? Какая моя выгода?
Критерием того, что мы получили правильный ответ - будет то, что мы чувствуем на уровне сердца. Отклик, ни в разуме - да, это правильно. А на уровне сердца или энтузиазма мы это чувствуем. Или чувствуем, что мне это не нужно на самом деле. Мы должны внутри себя увидеть - что я чувствую по отношению к этому мероприятию.
Если мы делаем из понимания, я должен, то и мероприятие будет в таком настроении, - я должен, я должен...я должен вытянуть ее так или иначе, зажав зубы. Мы прорвемся. Это настроение передается всем участникам и гостям программы или мероприятия. Будут чувствовать, что мы из чувства долга пришли на воскресную программу.
Другой момент - я самореализовываюсь, я могу раскрыться, я прославлюсь и т.д.
И третий момент. Меня лично вдохновляет то, что этим служением я смогу удовлетворить Шрилу Прабхупаду. Я сам лично хочу это сделать и мне такую возможность предоставляют.
И если такое понимание произошло, то тогда можно следующие шаг делать. Так как этот мотив, эта биджа будет проецироваться на все остальное мероприятие. Подобно генам, если в них есть родовая травма, то ее никак не убрать. На уровне нашего мотива будет выглядеть все мероприятие.
Если вы не чувствуете, что это мероприятие вас сжигает, что вы вдохновлены, лучше честно сказать об этом старшему. Сказать, что я готов, но что-то сильно не вдохновлен. Или подойти к тому, кто имеет это вдохновение.
Этап 1. Заказ. Кто заказчик? (один или несколько человек?)
Наша философия персональная, т.е. за любым событием, мероприятием или явлением стоит какая-то личность. Мы можем видеть в шастрах множество примеров: Господь Вишну дает заказ Брахме в отношении творения, Господь Брахма делегирует ответственность и т.д. (примеры).
Важно ответить на вопрос: - кто заказчик? Важно понять: - кому это надо?
Если эту ответственность дают сверху, нас просят это делать, или благословляют, то Кришна соглашается это поддерживать. Это уже не просто наша инициатива - это становится частью миссии в полной мере.
Шрила Прабхупада проявляет свою волю через совет ДжиБиСи, регионального секретаря, президента, совет храма, лидера группы. Они являются представителями, и очень важно получать от них благословения, получать от них заказ.
Так же необходимо добиться того, чтобы заказчик был - один, конкретный человек! Что это означает? Допустим нам говорят, что наш заказчик - совет ятры. Это здорово, но это нам никак не поможет, так как нам нужно будет потом соц. опрос проводить, среднестатистическое мнение выводить. Нужен конкретный человек, который является представителем совета ятры относительно нашей сферы или вопроса. Мы не сможем взаимодействовать по поводу этого заказа сразу с группой людей. Наша философия персональная, т.е. должна быть личность, которая для нас является представителем совета или какого то другого органа управления.
Формат заказа.(Вопросы в отношении заказа).
1. Тема мероприятия.
О чем мероприятие? Тема может отличаться от названия. Название должно быть запоминающееся, красивое - это часть рекламы.
2. Целевая аудитория и задачи.
Мероприятие должно целевую аудиторию привести к определенной цели. Мероприятие состоит из определенных частей - это задачи. Мы выполняем задачи, которые формируют мероприятие - целевая аудитория приходит к цели. Очень важно понять, что цель формулируется для целевой аудитории. Личных целей здесь не должно быть, они определяются на нулевом этапе (для целевой аудитории - привить вкус к вегетарианству, а для меня - провести кулинарные курсы, проповедовать).
Цель - это желаемое состояние. Задачи - это те критерии, по которым мы поймем, достигнута цель или нет.
Целевая аудитория - необходимо по максимуму написать для кого проводится мероприятие, какой возраст, какой пол, какой ашрам, где живут, какая профессия, кто духовный учитель. Все, что объединяет этих людей. Количество человек.
3. Формат и продолжительность мероприятия.
Формат - лекция, воскресная программа, ретрит, марафон, выездное образование, совместное паломничество, фестиваль, беседа (формат личной встречи, когда нам нужно встретиться с человеком и донести до него какие-то ценности), нама-хатта.
Продолжительность - дней, часов, уроков и т.д.
4. Срок выполнения заказа. Сколько есть времени на подготовку?
В зависимости от формата мероприятия, количества участников, продолжительности понадобиться разное время для организации.
Нама-хатта - 1 неделя. Хорошая тематическая воскресная программа или праздник - 1 месяц. Ретрит - пол года. Паломничество - 1 год.
Тогда все будет проходить в спокойной атмосфере. Всегда могут случиться форс-мажорные обстоятельства. (Аварии могут случаться на самых безопасных участках дороги. Шрила Прабхупада.) Поэтому всегда надо закладывать дополнительное время.
Бюджет и источники финансирования. Откуда приходят финансы?
Существуют разные форматы финансирования:
1. Добровольные пожертвования.
2. Спонсоры.
3. Самоокупаемая сессия - когда мы не зарабатываем, но озвучиваем для участников, какие будут расходы.
Если это формат пожертвований - Необходимо задать вопрос: - Кто будет платить, если пожертвований будет недостаточно?
Этап 2. Конкретизация. Даты проведения? Место проведения? Есть ли приглашенные гости?
Заказ - это цель, которую необходимо конкретизировать, т.е. наполнить деталями.
Конкретизация важна, но в нее не нужно сильно погружаться. Начать прописывать какого цвета будут воздушные шарики на вьяса-пудже, с клубникой или вишней будет торт для Махараджа. Нужны только ключевые моменты.
Три важных (ключевых) фактора для конкретизации.
1. Даты мероприятия.
2. Место провидения мероприятия.
3. Есть ли приглашенные почетные гости.
Все три фактора между собой взаимосвязаны. Но один из них играет решающую роль.
Примеры:
Марафон Шрилы Прабхупады - даты мероприятия.
Ретрит БВГ или Мадхавананды пр. - почетные гости (отсюда дата и место).
Паломничество в Дхаму - даты и место проведения.
Даты мероприятия
Определяются во время ЗАКАЗА. Важно посмотреть какие праздники или события (государственные или вайшнавские, экадаши) выпадают на эти даты.
Место мероприятия.
Как добираться. Какое количество людей могут разместиться, условия проживания, стоимость проживания, стоимость прасада, климатические условия. Лучше рассматривать несколько мест.
Планирование бюджета.
Себестоимость прасада, место проживания, билеты для почетных гостей (преподавателей), дополнительные расходы.
Расписание мероприятия.
Важно учитывать, что семейным преданным очень тяжело перестроиться в режим интенсива. Расписание должно быть достаточно свободным, в котором соблюдались бы ключевые блоки.
Необходимо делать перерывы между блоками. Если перерывы маленькие, то создается впечатление, что мы опаздываем.
Блок после обеда должен быть не информативным, это - итерактив, обсуждения, чтобы вся интеллектуальная работа проходила в первой половине дня.
Важно не сколько мы сможем дать, а сколько смогут усвоить, переварить. Мы должны помогать преданным осмыслить то, что они получили здесь же. Важно - не перегружать. Необходимо оставить время для неформального общения. Составление расписания так же необходимо для рассылки.
Утренний блок.
1. Согласно стандартному храмовому расписанию, или с небольшими сдвигами по времени (вместо 4.15 или 4.30 начать в 5.00 утра).
2. Все утренние службы проходят в одно время одно за другим без перерыва (допустим с 7.00 утра).
3. Проводим или нет ШБ? Бхагаватам и Джапа - одни из ключевых моментов в духовной жизни. Атмосферу мероприятия создает не только отдельный блок, атмосферу создает все, что происходит на территории в это время. Если мы удаляем Бхагаватам, то неформально говорим, что это не важно.
Этап 3. Приглашение гостей (участников). Заранее, максимально понятно, вдохновляющее, указать целевую аудиторию, цель, как зарегистрироваться, стоимость, возможность возврата денег.
Не надо затягивать приглашение участников мероприятия. В зависимости от ресурсов пользуются разными способами для приглашения: смс рассылка, почтовые рассылки, сарафанное радио и т.д.
Важно чтобы в приглашении была максимально полезная и нужная информация. Все должно быть четко и максимально понятно изложено в сообщении.
Особое искусство - составить текст для рассылки. Текст должен быть вдохновляющий. После услышанного или прочтения должно захотеться принять участие в этом мероприятии. Если человек читает и думает, - да, я хочу, действительно хочу, - это значит хороший текст.
Важно указать:
Целевую аудиторию - для кого это мероприятие.
Что получат в результате посещения этого мероприятия.
Как зарегистрироваться. Для регулярных и больших и масштабных мероприятий лучше организовать регистрацию по интернету. Лучше сделать сайт, он будет работать 7*24 (7 дней, 24 часа). Автоматически будет образовываться база данных.
Стоимость участия. Так же необходимо указать возможность и условия возврата денежных средств.
День и время заезда/отъезда.
Этап 4. Регистрация участников. Дополнительные поля (пол, возраст, регион и пр.). Телефон, e-mail. Вопросы об ожиданиях. Даты и время приезда.
Регистрация участников начинается одновременно с рассылкой. В зависимости от масштаба мероприятия регистрация должна закончиться в определенный срок. Для более детального планирования необходимо знать точное количество участников.
В регистрацию необходимо внести анкетные данные, собрать дополнительную информацию. Чтобы понять, насколько те, кто приехал соответствуют той целевой аудитории, на которую мы рассчитывали.
После регистрации важно выслать человеку подтверждение регистрации, где написано, что мы очень рады, что вы зарегистрировались, напомнить о цели мероприятия, как добраться (схема), что необходимо взять с собою, какие условия, на что рассчитывать, и другие важные моменты, контактные телефоны и с кем связываться.
Можно выслать вопросы для настройки на мероприятие:
Каковы ваши ожидания? Что вы хотите получить от этого мероприятия? Какое благо для других принесет ваше участие?
Попросить сообщить даты приезда и отъезда.
Вопросы на месте:
Расселение (прабху, матаджи, семейные, брахмачарьи, возраст).
Распечатка учебных материалов.
Подготовка материалов для учебного стенда.
Как будет организована раздача прасада.
Уборка.
Расписание лекций по ШБ.
Проверить все хозяйским взглядом, чтобы преданным было удобно и хорошо.
Наведение чистоты (отсутствие грязи) и порядка (когда все вещи лежат на своих местах).
Оформление стендов.
Расписание (лучше одно и на стенде, легче доносить изменения).
|