Глава 2. Этапы внедрения электронного документооборота

Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Обзор СЭД, представленных на российском рынке

Оценка экономической эффективности применения СЭД
в ООО «Сенатор

Оценка качества внедрения системы электронного документооборота в организациях

Внедрение системы электронногодокументооборота в управляющей компании холдинга

ГЛАВА II. Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

ГЛАВА II.

Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Оценка качества внедрения системы электронного документооборота в организациях

ГЛАВА I. Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Внедрение электронного документооборота в судах

Минюстом РФ разрабатывается проект поправок в Кодексы, прописывающий правила и порядок применения в судопроизводстве электронного документооборота. Их действие может вступить в силу в 2016 году.

Нормы законопроекта позволят участникам процесса использовать для обмена документами сеть Интернет, по которой можно будет направлять официальные бумаги в суд, в прокуратуру и следователю.

Заявления, ходатайства, жалобы, представления и другие виды документов направляются в суд в формате электронного документа. Для этого на официальном сайте соответствующего органа необходимо будет заполнить нужную электронную форму, а затем подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Судебные органы, в свою очередь, также могут предоставить постановления, приговоры, жалобы и т.д. по телекоммуникационным каналам связи. Письменные доказательства можно также пересылать в электронном виде, а вот на составляющие государственную тайну сведения такой порядок не распространяется.

Комплексное внедрение системы электронного документооборота

Система электронного документооборота является многофункциональным программно-техническим комплексом для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами и может охватывать как отдельные, так и все бизнес-процессы организации:

• организационно-распорядительный документооборот и делопроизводство
• договорной и финансовый документооборот
• кадровый документооборот
• проектно-конструкторский и проектно-сметный документооборот
• управление проектами
• управление заявками на тех. присоединение
• управление конкурсной документацией
• процессы подготовки, сбора, хранения и публикации корпоративной отчетности
• внешний и внутренний маркетинг
• и др.

Таким образом,ECM может охватывать обработку самой различной документации:приказы, распоряжения, указания, входящая и исходящая корреспонденция, поручения, протоколы и выписки из протоколов, договоры, дополнительные соглашения и акты, приказы об обучении и командировании; техническая и нормативная документация; кадровые, тендерные, учетные документы, аудио-, видео контент, графические файлы и др.

Documentum:

• Хранение и управление любым содержанием
• Поддержка и управление всеми этапами жизненного цикла документов
• Контроль сроков и качества исполнения документов и поручений
• Обеспечение защиты и конфиденциальности информации
• Обеспечение возможности совместной работы над документами
• Возможность распределенной работы
• Широкие средства поиска необходимых документов
• Интеграция со смежными КИС компании

Возможности СЭД:

Автоматизированное делопроизводство и управление документами:

• создание документов ("с нуля", из шаблона, импорт документов)
• коллективная работа, рецензирование
• проверка оформления
• согласование / утверждение /подписание
• регистрация документов
• рассылка документов
• наложение резолюций, формирование поручений, как связанных, так и не связанных с документом
• исполнение резолюций и поручений, отчеты об исполнении
• контроль исполнения сроков и качества резолюций и поручений
• поддержка юридически значимого документооборота с использованием ЭЦП
• перевод на архивное хранение документов в соответствии с регламентом

Сервисные функции:

• атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
• поддержка связи между документами
• сохранение всех версий документов;
• поддержка механизма делегирования полномочий
• формирование пользователем "личных папок"
• настройка интерфейсных "окон" в соответствии с предпочтениями пользователя
• формирование задач и уведомлений
• формирование статистических отчетов
• журналирование работы с документами в системе
• аудит всех действий в системе

Технологические возможности:

• защита информации, разграничение прав доступа
• гибкая настройка бизнес-процессов и прав доступа
• интеграция и обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов
• поддержка многофилиальной работы
• поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы
• "мобильный офис" для удаленной работы пользователей

Внедрение системы электронного документооборота в организации позволит:

• Сократить или исключить бумажный документооборот
• Создать единое хранилище документов организации
• Сократить время на обработку документов
• Обеспечить контроль исполнения поручений, прозрачность бизнес-процессов и повысить уровень исполнительской дисциплины
• Стандартизировать и регламентировать бизнес-процессы
• Исключить дублирование документов
• Обеспечить безопасность хранения документов
• Своевременно доставлять документы исполнителям (отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени)
• Обеспечить удаленный защищенный доступ к документам
• Сократить время поиска необходимых документов
• Снизить расходы на хранение бумажных документов
• Сократить транзакционные издержки

Решения компании TOPS Consulting по автоматизации документооборота дают возможность организациям управлять всеми аспектами жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Обеспечивается поддержка полного цикла работы с документом: создание документа, коллективная разработка и рецензирование, проверка оформления, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, выдача поручений, исполнение и контроль исполнения резолюций, перевод документа в архив и его хранение в соответствии с установленным регламентом.

В рамках комплексного внедрения системы документооборота компания TOPS Consulting осуществляет работы по:

• автоматизации всех требуемых бизнес-процессов организации
• созданию электронного архива организации
• обеспечению потокового ввода документов в систему или архив
• интеграции с используемыми в организации бизнес-приложениями (ERP (SAP, Oracle, Axapta), СRM, другие СЭД, EAM, электронные площадки и др.)
• созданию распределенной системы электронного документооборота для территориально-распределенных организаций
• внедрению ЭЦП и систем дополнительной защиты информации
• внедрению системы статистической отчетности по документообороту

Комплексное внедрение системы электронного документооборота в организации обеспечивает всеобъемлющую инфраструктуру для консолидации, интеграции и управления всеми типами информации.

Комплексное внедрение СЭД в организации означает переход на новые (безбумажные) методы работы, что затрагивает практически всех сотрудников.

Естественно, что это - непростое дело, требующее определенных знаний и опыта.

Если выполнять эту работу своими силами, то получится дешевле, но сложно гарантировать сроки выполнения проекта. Опытная команда внедрения выполнит эту работу надежнее и быстрее. В любом случае без команды внедрения не обойтись - будут ли это собственные специалисты или сторонние компании.

В процессе внедрения не стоит полагаться только на ИТ-специалистов. Например, один из этапов внедрения «Построение бизнес-процессов» - это задача управляющего делами, директора по развитию, а не ИТ-специалиста. Поэтому перед внедрением СЭД своими силами организация должна быть готова к тому, чтобы иметь в штате необходимое количество специалистов различного профиля.

Определим основные требования к составу команды внедрения.

1. Руководитель-аналитик - отслеживает все бизнес-процессы организации, может на них влиять, представляет себе, как должна работать организация в СЭД.

2. Организатор внедрения (менеджер проекта) - следит за ходом проекта, планирует работы, стимулирует персонал, принимает административные меры.

3. Обученные специалисты по системе (ИТ и предметники) - детализируют ход работы, настраивают систему и обучают всех остальных пользователей, пишут инструкции, положения и пр.

Если такая команда существует в организации, шанс внедрить систему своими силами существует. В ином случае следует нанимать стороннюю команду внедрения поставщика или его партнера.

Сторонняя команда внедрения разрабатывает проект внедрения, инструкции пользователям системы, адаптирует систему под конкретную организацию, проводит организационные собрания.

Этот вариант, без сомнения, дороже самостоятельного внедрения, но он обеспечивает внедрение системы качественно и в заданные сроки. Поэтому при выборе сторонней команды следует убедиться в профессиональных навыках и опыте этих специалистов. Для этого необходимо оценить уже выполненные ими проекты.

Этапы технологии внедрения

Технология внедрения обеспечивает больше половины успеха. Поэтому при выборе компании-внедренца следует внимательно изучить ее технологию внедрения и оценить контрольные точки - критерии качества внедрения на промежуточных этапах. Наличие и количество контрольных точек могут служить показателем зрелости технологии.

Рассмотрим их особенности для внедрения СЭД.

1. Обследование организации. Выделяются основные документы организации и основные бизнес-процессы, по которым будет проводиться исследование. Поэтому до начала работ определяются порядок внедрения, отделы, которые будут охвачены исследованием исходя из их участия в бизнес-процессах. Сроки исследования от 2 до 4 недель для разработки проекта.

2. Обучение персонала. Как показывает опыт, при внедрении СЭД необходимо обучить, как минимум, 30% сотрудников. Это связано с количеством охватываемых сотрудников. Невозможно закрепить за каждым сотрудником консультанта, поэтому сотрудники должны уметь консультировать друг друга, каждый третий должен уметь объяснить коллегам, что и как сделать в той или иной ситуации.

Экономия денег и времени на этом этапе приведет к увеличению расходов на проведение опытной эксплуатации и срыву ее сроков. На обучение надо закладывать больше времени в графике внедрения с учетом того, что необходимо обучить большое количество персонала.

3. Разработка инструкций - крайне важный этап. До начала работ каждый сотрудник должен получить инструкцию по работе в системе, это позволит снять недоверие к системе и объяснить основные моменты работы в системе ЭДО.

4. Опытная эксплуатация - этап, который позволит оценить готовность организации к промышленной эксплуатации системы.

И все же, несмотря на большую трудоемкость процесса, существуют много примеров успешного и эффективного внедрения СЭД.

EMC Documentum