Особенности организации учета при применении Компьютерных систем бухгалтерского учета (КСБУ)

Главной целью функционирования бухгалтерской информационной системы на предприятии является обеспечение руководства предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений. Некоторые предприятия используют также не финансовую информацию. В таком случае на предприятии создается экономическая информационная система, которая состоит из взаимосвязанных подсистем, которые обеспечивают управленческий аппарат необходимой информацией. При этом бухгалтерская подсистема является самой важной, так как выполняет определенную функцию в управлении потоком информации о состоянии объекта управления, направлении его поступления во все составляющие предприятия, а также заинтересованным лицам вне его. На современном этапе в условиях перехода на международные стандарты изменилась ориентация бухгалтерской информации. Если совсем недавно ее основным пользователем были органы государственного управления, то сейчас бухгалтерская информация является основой для принятия решения как внутри предприятия, так и для внешнего употребления, что касаемо пользования учетной информации. Прежде всего, она дает количественные данные, необходимые для выполнения таких функций управления производством и коммерческой деятельностью предприятия, как планирования, контроль и анализ.

Выделяют две стадии автоматизации учета:

1. Механизацию работ на отдельных участках с помощью вычислительных устройств (так называемую «малую механизацию»).

2. Комплексная автоматизация бухгалтерского учета в условиях автоматизированной системы управления предприятием.

Способы обработки учетной информации разделяются на три вида:

Бумажный

Механизированный

Автоматизированный

При этом первые два способа можно объединить под общим названием «без компьютерный способ». Автоматизированные информационные технологии образуют человеко-машинную систему, которая функционирует на основании вычислительных сетей и других современных видах компьютерной техники, которые обеспечивают комплексное выполнение функций бухгалтерского учета. Автоматизация учета вносит определенные изменения в технологию работы бухгалтерии. Реальный ресурс времени введения бухгалтерских операций с помощью компьютерной сети позволяет существенно ускорить весь процесс учета. При изменении данных на одном рабочем месте результаты сразу же становятся доступными всем пользователям, которые работают в этой сети.

Специализированные бухгалтерские программы позволяют:

1. Составлять оборотную ведомость и баланс в любой момент времени при любом количестве введенных хозяйственных операций.

2. В любой момент времени корректировать введенную информацию:

а) изменять суммы, даты, содержимое и комментарии;

б) дополнять журнал операций новыми в любом месте и последовательности;

в) целиком и полностью учитывать какие-либо данные, если они введены ошибочно.

3. Создавать любые отчеты на основании журнала операций.

Основным значением бухгалтерских программ является облегчение рутинной работы бухгалтера по составлению различных ведомостей, журналов, отчетов и справок, требуемых во всевозможные фонды и организации. Суммы по первичным документам, согласно балансовым счетам разносятся автоматически, при условии их корректного ввода бухгалтером или оператором. Вероятность арифметических ошибок так же крайне мала. Использование средству автоматизации позволяет практически полностью решить проблему точности и оперативности информации. В течение нескольких минут могут быть подготовлены разнообразные и полные данные, необходимые для принятия эффективного и своевременного решения. К тому же, правильный выбор способов автоматизации и программного обеспечения легко и мгновенно адаптирует работу бухгалтерии в связи с изменениями законодательства и правовых норм.

Вопрос №15, 16, 17 (смотреть лекции по ТЭИС)

Нормализация таблиц реляционной базы данных

Реляционная база данных представляет собой некоторое множество таблиц, связанных между собой. Число таблиц в одном файле или одной базе данных зависит от многих факторов, основными из которых являются:

- состав пользователей базы данных

- обеспечение целостности информации

- обеспечение наименьшего объема требуемой памяти и минимального времени обработки данных

Учет данных факторов при проектировании реляционных баз данных осуществляется методами нормализации таблиц и установлением связей между ними.

Нормализация таблиц представляет собой способы разделения одной таблицы базы данных на несколько таблиц, в целом отвечающих перечисленным выше требованиям.

Нормализация таблицы представляет собой последовательное изменение структуры таблицы до тех пор, пока она не будет удовлетворять требованиям последней формы нормализации. Всего существует шесть форм нормализации:

- первая нормальная форма

- вторая нормальная форма

- третья нормальная форма

- нормальная форма Бойса – Кодда

- четвертая нормальная форма

- пятая нормальная форма

При описании нормальных форм используются следующие понятия: «функциональная зависимость между полями», «полная функциональная зависимость», «многозначная функциональная зависимость между полями», «транзитивная функциональная зависимость», «взаимная независимость между полями».

Функциональной зависимостью между полями А и В называется зависимость, при которой каждому значению А в любой момент времени соответствует единственной значение В из всех возможных. Примером функциональной зависимости может служить связь между идентификационным номером налогоплательщика и номером его паспорта.

Полной функциональной зависимостью между составным полем А и полем В называется зависимость, при которой поле В зависит функционально от поля А и не зависит функционально от любого подмножества поля А.

Многозначная функциональная зависимость между полями определяется следующим образом. Поле А многозначно определяет поле В, если для каждого значения поля А существует «хорошо определенное множество» соответствующих значений поля В. например, если рассматривать таблицу успеваемости учащихся в школе, включающую в себя поля «Предмет» (поле А) и «Оценка» (поле В), то поле В имеет «хорошо определенное множество» допустимых значений: 1,2,3,4,5, т.е. для каждого значения поля «Предмет» существует многозначное «хорошо определенное множество» значений поля «Оценка».

Транзитивная функциональная зависимость между полями А и С существует в том случае. Если поле С функционально зависит от В, а поле В функционально зависит от поля А; при этом не существует функциональной зависимости поля А от поля В.

Взаимная независимость между полями определяется следующим образом. Несколько полей взаимно независимы, если ни одно из них не является функционально зависимым от другого.

Первая нормальная форма

Таблица находится в первой нормальной форме тогда и только тогда, когда ни одно из полей не содержит более одного значения и любое ключевое поле не пусто.

Первая нормальная форма является основой реляционной модели данных. Любая таблица в реляционной базе данных автоматически находится в первой нормальной форме, иное просто невозможно по определению. В такой таблице не должно содержаться полей (признаков), которые можно было бы разделить на несколько полей (признаков).

Ненормализованными, как правило, бывают таблицы, изначально не предназначенные для компьютерной обработки содержащейся в них информации. Например, в таблице 2.1 показан фрагмент таблицы из справочника «Универсальные металлорежущие станки», изданного Экспериментальным научно – исследовательским институтом металлорежущих станков.

Таблица 2.1

Станки токарной группы

Данная таблица является ненормализованной по следующим причинам:

1) Она содержит строки, имеющие в одной ячейке несколько значений одного поля: «наибольший диаметр обработки, мм» и «частота вращения шпинделя, об/мин»

2) Одно поле – «габаритные размеры» может быть разделено на три поля: «длина», «ширина», «высота». Целесообразность такого разделения может быть обоснована необходимостью последующих расчетов площадей или занимаемых объемов.

Исходная таблица должна быть преобразована в первую нормальную форму. Для этого необходимо:

- поля «наибольший диаметр обработки, мм» и «частота вращения шпинделя» разделить на несколько полей в соответствии с числом значений. Содержащихся в одной ячейке

- поле «габаритные размеры» разделить на три поля

Ключевым полем данной таблицы может быть поле «модель станка» или «№ п/п».

Вид нормальной формы приведен в таблице 2.2

Таблица 2.2

Нормальная форма

Рассмотрим еще один пример. На рисунке 1 показан фрагмент бланка зачетно – экзаменационной ведомости, который, как и в предыдущем примере, изначально не предназначался для компьютерной обработки. Пусть мы хотим создать базу данных для автоматизированной обработки результатов зачетно – экзаменационной сессии в соответствии с содержанием зачетно – экзаменационной ведомости. Для этого преобразуем содержание бланка в таблицы базы данных. Исходя из необходимости соблюдения условий функциональной зависимости между полями необходимо сформировать, как минимум две таблицы. В первой таблице содержатся результаты сдачи зачета (экзамена) каждым студентом по конкретному предмету. Во второй таблице содержатся результирующие итоги сдачи зачета (экзамена) конкретной группы студентов по конкретному предмету. В первой таблице ключевым является поле «ФМО студента», а во второй таблице – поле «Дисциплина» и «Шифр группы».

Представление структуры таблиц полностью отвечает требованиям первой нормальной формы, но характеризуется следующими недостатками:

- добавление новых данных в таблицы требует ввода значений для всех полей

- в каждую строку каждой таблицы необходимо вводить повторяющиеся значения полей «дисциплина», «ФИО преподавателя», «шифр группы».

Следовательно, при таком составе таблиц и их структуре имеется явная избыточность информации, что, естественно, потребует дополнительных объемов памяти.

Чтобы избежать перечисленных недостатков, необходимо привести таблицы ко второй или третьей нормальной форме.

Вторая нормальная форма

Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет требованиям первой нормальной формы и все ее поля, не входящие в первичный ключ, связаны полной функциональной зависимостью с первичным ключом.

Если таблица имеет простой первичный ключ, состоящий только из одного поля, то она автоматически находится во второй нормальной форме.

Если же первичный ключ составной, то таблица необязательно находится во второй нормальной форме. Тогда ее необходимо разделить на две или более таблиц таким образом, чтобы первичный ключ однозначно идентифицировал значение в любом поле. Если в таблице имеется хотя бы одно поле, не зависящее от первичного ключа, то в первичный ключ необходимо включить дополнительные колонки. Если таких колонок нет, то необходимо добавить новую колонку.

Исходя из данных условий, определяющих вторую нормальную форму, можно сделать следующие выводы по характеристике составных таблиц (см пред. табл.)

В первой таблице нет прямой связи между ключевым полем и полем «ФИО преподавателя», поскольку зачет и экзамен по одному предмету могут принимать разные преподаватели. В таблице существует полная функциональная зависимость только между всеми остальными полями и ключевым полем «дисциплина».

Аналогично во второй таблице нет прямой связи между ключевым полем и полем «ФИО преподавателя».

Для оптимизации базы данных, в частности для уменьшения требуемого объема памяти из за необходимости повторения в каждой записи значений полей «дисциплина» и «ФИО преподавателя», необходимо изменить структуру базы данных – преобразовать исходные таблицы во вторую нормальную форму. Состав таблиц измененной структуры базы данных показан на рисунке.

Преобразованная структура базы данных состоит из шести таблиц, две из которых связаны между собой. Все таблицы удовлетворяют требованиям второй нормальной формы.

Пятая и шестая таблицы имеют в полях повторяющиеся значения, но, учитывая, что эти значения представляют собой целые числа вместо текстовых данных, общий объем требуемой памяти для хранения информации значительно меньше, чем в исходных таблицах.

Кроме того, новая структура базы данных обеспечит возможность заполнения таблиц различными специалистами. Дальнейшая оптимизация таблиц баз данных сводится к приведению их к третьей нормальной форме.

Третья нормальная форма

Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет определению второй нормальной формы и ни одно из ее не ключевых полей не зависит функционально от любого другого не ключевого поля.

Можно также сказать, что таблица находится в третьей нормальной форме, если она находится во второй нормальной форме и каждое не ключевое поле транзитивно зависит от первичного ключа. Требование третьей нормальной формы сводится к тому, чтобы все не ключевые поля зависели только от первичного ключа и не зависели друг от друга.

В соответствии с этими требованиями в составе таблиц базы данных к третьей нормальной форме относятся первая, вторая, третья и четвертая таблицы.

Для приведения пятой и шестой таблиц к третьей нормальной форме создадим новую таблицу, содержащую информацию о составе предметов, по которым проводятся экзамены или зачеты в группах студентов. В качестве ключа создадим поле «счетчик», устанавливающий номер записи в таблице, так как каждая запись должна быть уникальна.

В результате получим новую структуру базы данных, которая показана на рисунке. В данной структуре содержится семь таблиц, которые отвечают требованиям третьей нормальной формы.