|
|
Характеристика типов данных MS Access
Поясним некоторые аспекты использования данных типа "Счетчик", "Текстовый" и "Поле Мемо". Для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится уникальное число, в Microsoft Access существует тип данных счетчика. Созданный для записи номер уже не может быть удален или изменен. Поле счетчика может генерировать три типа чисел: последовательно возрастающие на единицу, случайные числа, а также коды репликации (также называемые GUID — глобальные уникальные идентификаторы). Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы. Для хранения данных в виде текста или комбинации текста и цифр в Microsoft Access существует два типа данных для полей: текстовые и поля МЕМО. Текстовый тип данных используется для хранения таких данных, как имена, адреса, а также чисел, не требующих вычислений, например, номеров телефонов, инвентарных номеров или почтовых индексов. В текстовом поле может находиться до 255 знаков. По умолчанию устанавливается размер поля 50 знаков. Свойство Размер поля (FieldSize) определяет максимальное количество знаков, которые можно ввести в текстовое поле. Тип данных "Поле MЕМО" используется для хранения более 255 знаков. В поле MЕМО может находиться до 65536 знаков. Для хранения форматированного текста или длинных документов вместо поля МЕМО создайте поле объекта OLE. В текстовых полях и полях MЕМО могут храниться только введенные знаки, знаки пробелов для неиспользованных позиций в поле храниться не будут. На рис.6.18 внизу находится табличка, где указываются ограничения, накладываемые на хранящиеся данные. Вид и количество ограничений зависит от типа используемых данных. Вид возможных значений форматов данных можно увидеть, если щелкнуть в нужной строке мышью. В результате в этой строке появляется текстовый курсор и кнопка открытия списка возможных значений ограничений. Например, для типа данных "Счетчик" можно выбрать вариант, при котором происходит последовательное увеличение новых значений (каждое новое значение увеличивается на единицу), либо вариант случайного выбора нового значения (рис.6.20).
Рис.6.20. Изменение присвоения новых значений типу данных "Счетчик" Обращает внимание наличия строки "Индексированное поле", в котором устанавливается возможность совпадения или несовпадения для различных записей (рис.6.21).
Рис.6.21. Выбор метода изменения индексированного поля Отметим, что поле "Код студента" - ключевое поле (что подтверждается наличием знака ключа напротив этого поля), которое по определению не допускает совпадений. Ключевое поле устанавливается следующим образом: а) сначала курсор мыши заводится слева, напротив нужной строки с именем поля, так, чтобы курсор мыши был горизонтальной стрелкой, смотрящей направо, (рис.6.22) и затем производим щелчок мышью;
Рис.6.22. Вид курсора мыши при выделении нужного поля б) затем производим щелчок мышью на инструменте "Ключевое поле" Для числовых значений система ограничений расширена (рис.6.23).
Рис.6.23. Система ограничений для числовых значений Отметим строки формата поля (вида, в котором данные будут представлены в таблице рис.6.24), значение по умолчанию (т.е. то значение, которое будет в ячейке таблице до ввода данных, в нашем случае 0 рис.6.23).
Рис.6.24. Виды формата поля Особое внимание обращаем на пункт "Условие на значение", которое пишется либо вручную логическое выражение, либо с помощью построителя выражений (рис.6.25), который вызывается щелчком мыши на многоточии (рис.6.23). В нашем случае строится выражение, в результате которого все значения должны быть больше нуля.
Рис.6.25. Построитель выражений В построителе выражений можно использовать логические символы или слова ("Or" – "ИЛИ", "And" – "И"), которые выбираются щелчком мыши. Строка ограничений "Сообщение об ошибке" заполняется текстом, который выводится в случае неправильного ввода данных. В строке "Обязательное поле" возможно два варианта. "Да" – заполнение обязательно и "Нет"- заполнение этого поля необязательно. Столбец "Описание" "Конструктора" заполнять необязательно. Он аналог столбца примечаний в обычной таблице. Например, если бы у нас было бы числовое поле "Долг", то в строке "Описание" можно было бы написать следующую фразу: "С плюсом – нам должны, с минусом – мы должны". При работе с полями в режиме "Конструктора" часто бывает, нужно менять поля местами, добавлять и удалять поля. Такие изменения могут быть произведены следующим образом. Изменение положения поля: Ø выделение поля; Ø установка курсора мыши на треугольник слева от имени выделенного поля и методом drag&drop перемещение поля в нужное место. Добавление поля: Ø выделение поля, перед которым вставляется новое поле; Ø щелчок мыши на инструменте "Добавить строки" Удаление поля: Ø выделение удаляемого поля; Ø щелчок мыши на инструменте "Удалить строки"
1. Согласно учебной таблице "Студенты" с помощью конструктора создать поля таблицы MS Access "Студенты" с учетом ограничений, указанных в таблице.
"Экон или Юрид", "Дневное или Заочное" следует записывать соответственно правилам языка Visual Basic следующим образом "060400" or "021100", "Экон" or "Юрид", "Дневное" or "Заочное".В поле ограничений "Значение по умолчанию" для текстового типа данных данные следует вводить в кавычках, например "060400".
Таблица "Студенты"
2. Создать таблицу "Сессия" со следующими полями и ограничениями
если сессия сдана без удовлетворительных оценок. Повышенная стипендия назначается студентам, сдавшим сессию на отлично. Зачет отмечается 1, а незачет – 0. Оценки за экзамен – 2, 3, 4, 5.Конструкции "осенняя или весенняя", "060400 или 021100", "Экон или Юрид", "Дневное или Заочное" следует записывать соответственно следующим образом "осенняя" or "весенняя", "060400"or "021100", "Экон" or "Юрид", "Дневное" or "Заочное". Конструкцию >=0 и <6 следует записывать следующим образом (>0 or =0) and <6 Таблица "Сессия"
3. Заполнить таблицы "Студенты" и "Сессия" в соответствии со следующими данными (табл.6.2,6.3). 6.5.2.3. Установление связи между таблицами Для связи таблиц между собой (т.е. для доступности данных одной таблицы для данных другой) следует установить связи между таблицами. С этой целью следует войти в меню MS Access "Сервис" и выбрать пункт "Схема данных". В результате откроется окно "Схема данных" вместе с окном добавления таблиц, для которых создается связь (рис.6.26). Рис.6.26. Окно добавления таблиц
Таблица 6.2 Данные для заполнения таблицы "Студенты"
Таблица 6.3 Данные для заполнения таблицы "Сессия"
Для выбора таблиц, между которыми будут устанавливаться связи, следует щелкнуть на имени таблицы, а затем щелчком мыши на кнопке "Добавить" ввести таблицу в схему данных.
же самое проделайте с таблицей "Сессия". После этого следует закрыть окно "Добавление таблицы", щелкнув кнопку "Закрыть". После выполнения задания на экране возникнет картинка, приведенная на рис.6.27.
Рис.6.27. Окно "Схема данных" после добавления таблиц "Студенты" и Сессия"
Установление связи между таблицами осуществляется путем перетаскивания методом drag&drop ключевого поля одной таблицы на соответствующее поле другой таблицы.
1. В окне таблице "Сессия" найти с помощью вертикальной линейки прокрутки поле "Номер зачетки". 2. Перетащить методом drag&drop поле "Номер зачетки" таблицы "Студенты" на поле "Номер зачетки" таблицы "Сессия" (рис.6.28).
Рис.6.28. Использования метода drag&drop для переноса поля "Номер зачетки" таблицы "Студенты" на поле "Номер зачетки" таблицы "Сессия" В результате откроется диалоговое окно "Изменение связей" (рис.6.29), в котором выбором режима "Обеспечение целостности данных", "Каскадное обновление связанных полей" и типа отношения "один-ко-многим" создается связь между таблицами. Выбор подтверждается щелчком кнопки "Создать".
"Обеспечение целостности данных", "Каскадное обновление связанных полей" и типа отношения "один-ко-многим"
Рис.6.29. Окно "Изменение связей"
В результате выполнения задания таблицы "Студенты" и Сессия" будут связаны друг с другом (рис.6.30), и данные одной таблицы теперь доступны для данных другой.
Рис.6.30. Связь таблицы "Студенты" и Сессия" типа "Один – ко - многим"
получилась, то следует проверить аналогичные поля и ограничения на них в этих двух таблицах. Они должны быть идентичными.
ответив "Да" для сохранения связи между таблицами. На этом работа по созданию таблиц успешно закончена.
6.5.3. Формы данных Формы данных предназначены для наглядного представления информации БД и позволяют значительно облегчить как ввод информации, так и ее восприятие. Форму также можно использовать как кнопочную Форму, открывающую другие Формы или отчеты базы данных, а также как пользовательское диалоговое окно для ввода данных и выполнения действий, определяемых введенными данными. 6.5.3.1. Создание формы Рассмотрим процесс создания формы для таблицы "Сессия". Следует учесть, что у Вас к этому моменту должны быть готовы две таблицы БД "Успеваемость" – "Студенты" и "Сессия".
После выполнения задания мы видим, что MS Access предлагает создание Формы либо в режиме Конструктора, либо в режиме Мастера.
После щелчка кнопки "Создать" открывается диалоговое окно по созданию Форм, в котором нам будет предложена еще одна возможность создания Формы - с помощью автоформы (автоматически переводит все поля таблицы в выбранную форму) (рис.6.31).
Рис.6.31. Диалоговое окно создания Форм
Из рис.6.31 видно, что MS Access предлагает следующие виды форм: в столбец; табличная; ленточная; выровненная; диаграмма; сводная таблица и сводная диаграмма. Вид форм в столбец, табличная и ленточная приведен на рис.6.32, 6.33 и 6.34. Формы можно также открывать в режиме сводной таблицы или в режиме диаграммы для анализа данных. В этих режимах пользователи могут динамически изменять макет формы для изменения способа представления данных. Существует возможность упорядочивать заголовки строк и столбцов, а также применять фильтры к полям. При каждом изменении макета сводная форма немедленно выполняет вычисления заново в соответствии с новым расположением данных. Для создания Формы в режиме Мастера следует выбрать режим Мастера и таблицу, согласно рис.6.31, и щелкнуть кнопку "Ok".
Рис.6.32. Форма в столбец Рис.6.33. Табличная форма
Рис.6.34. Ленточная форма
В результате переходим в окно "Создание форм рис.6.35.
Рис.6.35. Окно "Создание форм" На этом этапе выбирается поля таблицы, которые должны присутствовать в форме. Форма может не включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых она создается. Для выбора полей используются кнопки "›" и "››", которые соответственно переводят одно выбранное поле или все поля таблицы в форму. Аналогично из формы могут быть удалены отдельные поля кнопкой " ‹ " или все поля кнопкой " ‹‹ ".
В результате на экране возникнет картина, приведенная на рис.6.36.
Рис.6.36. Выбор всех полей таблицы "Сессия" в форму Для перехода на следующий шаг построения формы следует щелкнуть кнопку "Далее".
На следующем шаге выбирается вид формы (рис.6.37).
Рис.6.37. Окно выбора вида формы Следующим шагом создания формы является выбор ее стиля оформления (рис.6.38).
Рис.6.38. Окно выбора стиля формы
На последнем шаге создания формы (рис.6.39) следует задать имя формы (вверху окна) и выбрать режим последующих действий ("открыть форму для просмотра или ввода данных" или "изменить макет формы")
Рис.6.39. Окно задания имени формы
"открыть форму для просмотра или ввода данных" и щелкнуть кнопку "Готово". В результате на экране появится форма вида "В столбец" таблицы "Сессия" (рис.6.40).
Рис.6.40. Форма вида "в столбец" таблицы "Сессия" Отдельные поля таблицы расположены в форме в столбец, причем слева приводится имя поля, а, напротив, в окне – фактические данные. Внизу слева находится переключатель записей формы. В нем приводится информация, что в данный момент в окне отображается информация первой записи таблицы "Сессия". Всего записей 6. Для перехода к следующей записи используется кнопка "4", к последней записи кнопка "8" и соответственно на одну запись назад кнопка "3", а к первой записи кнопка "7". 6.5.3.2. Модификация формы Форма, созданная Мастером форм, не всегда полностью удовлетворяет пользователей. Для изменения формы следует перейти в режим Конструктора.
Рис.6.41. Режим Конструктора форм В режиме Конструктора все поле Формы разбито на клетки (для лучшей привязки объектов) и разделено на три части (сверху вниз): 1.Заголовок. 2.Область данных. 3.Примечание. Для расширения отдельных областей следует установить курсор мыши на границу области, так чтобы появилась двунаправленная стрелка, и методом drag&drop перенести границу на новое место (рис.6.42).
Рис.6.42. Форма в режиме Конструктора
На стандартной панели инструментов находится инструмент "Панель элементов"
Рис.6.43. Панель элементов управления Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления. Элемент управления - это объект графического интерфейса пользователя (такой как поле, флажок, полоса прокрутки или кнопка), позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя. Наиболее часто используемым для вывода и ввода данных типом элементов управления является поле. В режиме Конструктора мы научимся создавать заголовок формы, поля ввода с раскрывающимся списком, вычисляемые поля, делать вставку рисунка на форму, добавления флажка и командных кнопок. Создание заголовка формы Для создания надписи следует использовать элемент надпись с панели элементов управления. Создание надписи аналогично как в программе Paint (щелкнув этот элемент на панели, растягиваем поле надписи по диагонали в соответствующем месте и затем пишем соответствующий текст и нажимаем "Enter" рис.6.44).
Рис.6.44.Создание надписи
(не забудьте в конце нажать клавишу " Enter "). Свойства надписи затем можно поменять, щелкнув на объекте "Надпись" правой клавишей мыши для открытия соответствующего окна (рис.6.45).
Рис.6.45. Окно Свойства
шрифта – 20, насыщенность - "жирный". Для объекта "Надпись" можно изменить стиль оформления. Для этого следует вызвать контекстное меню и выбрать в нем пункт "Оформление" (рис.6.46) или изменить соответствующий пункт в окне свойств объекта (рис.6.45).
Рис.6.46. Изменение стиля надписи
(щелкнув инструмент "Вид" В результате у Вас получится форма, приведенная на рис.6.47.
Рис.6.47. Форма с заголовком "Результаты сессии и стипендия студентов" Перемещение объектов Перемещение объектов возможно только в режиме Конструктора.
Для перемещения объектов их следует первоначально выделить. Выделение объекта автоматически происходит при щелчке мыши на нем. При этом объект выделяется прямоугольником с узелками. Для выделения нескольких объектов следует держать нажатой клавишу "Shift" и щелкать мышью соответствующие объекты.
Рис.6.48. Группировка полей формы таблицы "Сессия" Выделение цветом групп объектов на Форме Выделение групп объектов цветом позволяет подчеркнуть их различие в информационной направленности. Изменение внешнего вида групп объектов производится в несколько этапов: 1. Обрамления группы объектов с помощью инструмента "Прямоугольник" с панели элементов управления (если делать обрамление полей, то поля и подписи к ним исчезнут). 2. Перевод объекта "Прямоугольник" на задний план (команда "На задний план" из пункта меню "Формат", если было сделано обрамление полей, то поля и подписи к ним появятся). 3. Выбора цвета фона объекта "Прямоугольник" из окна свойств объекта.
"Учебный год", "Сессия", "Факультет", "Отделение" и "Специальность" – светло-желтым; "Номер зачетки" – светло-оранжевым; "Фамилия", "Имя" и "Отчество" – светло-голубым и предметы – светло зеленым. Общий цвет формы – любой, по усмотрению пользователя. Добавление поля флажка Поле с флажком требуется, если фактическое значение поля может принимать только два различных состояния, например, истина- ложь, да – нет и т.д. Для создания поля флажка следует выбрать инструмент "Флажок" на панели элементов управления и растянуть его на соответствующем месте на Форме.
"Флажок" следует щелкать мышкой не на надписи, а на самом флажке
следующие свойства: Ø во вкладке "Другие" изменить имя с "Флажок№" на "Сирота". Ø чтобы Флажок в первоначальном состоянии был выключен, следует во вкладке "Данные", "Значения по умолчанию" с помощью "Построителя выражений" вставить "Ложь", из раздела "Константы" (рис.6.49) и закрыть окно "Флажок". Ø на Форме изменить подпись к флажку – вместо подписи " Флажок№" написать "Сирота". Ø выделить светло-красным цветом поле Флажка.
Рис.6.49. Установка "Значения по умолчанию" – "Ложь" После выполнения задания форма таблицы "Сессия" должна выглядеть похожей на рис.6.50.
Рис.6.50. Поле с флажком Создание поля с раскрывающимся списком Некоторые поля имеют только определенные значения и для упрощения их ввода можно сделать так, чтобы эти значения выбирались из списка. В нашем случае это поля "Сессия" (Осенняя или Весенняя); "Факультет" (Экон или Юрид); "Специальность" (060400 или 021100) и "Отделение" (Дневное или Заочное). Для реализации этой задачи используется "Поле со списком" с панели элементов управления
Рис.6.51. Инструмент "Мастера"
Рис.6.52. Выбор типа значений списка Рис.6.53. Ввод значений списка
Рис.6.54. Запоминание значений списка Рис.6.55. Название поля со списком
1. Удалить следующие поля и надписи к ним: "Сессия"; "Факультет"; "Специальность" и "Отделение". 2. С помощью мастера (окно мастера появляется после отрисовки объекта; рисовать поле следует в положения поля, а не с положения названия к нему) (рис.6.52-55) создать поле со списком для "Сессия". 3. Установить в окне свойств поля во вкладке "Данные" раздел "Значение по умолчанию" – "Осенняя". 4. Установить в окне свойств поля во вкладке "Данные" раздел "Данные" – "Сессия", выбрав поле из списка. 5. Аналогично создать поля со списками для полей "Факультет"; "Специальность" и "Отделение" и по предметам. В результате форма примет вид (рис.6.56).
Рис.6.56. Вид формы после выполнения задания
Рис.6.57. Инструмент "Кнопка" Рис.6.58. Выбор команды
Рис.6.59. Выбор обозначения кнопки Рис.6.60. Задание имени кнопки (с текстом или с рисунком) Создание командных кнопок 12 |
|
с панели инструментов.
с панели инструментов.
с панели инструментов.
С целью создания БД "Успеваемость" следует:
"Номер зачетки" – ключевое поле. Конструкции "060400 или 021100",
ъ
, который включает и выключает соответствующую панель элементов управления (рис.6.43).
в левом верхнем углу панели инструментов).
).
.
. Создание поля со списком лучше производить с помощью мастера, поэтому следует включить режим "Мастера" на панели элементов управления (инструмент после щелчка должен иметь обрамление рис.6.51).
