Понятия модели и моделирования Моделирование бизнеса. Методология ARIS
Системный анализ деятельности организации
Функционально-ориентированные организации обладают рядом недостатков [ 1,2], основными из которых являются:
• невозможность быстрой реакции на изменения;
• оторванность работающих от конечного результата;
• главным потребителем результатов труда работника является вышестоящий начальник;
• отсутствие ориентации на клиента;
• чрезвычайно усложнены взаимодействие и обмен информацией между подразделениями организации.
Альтернативой строго функциональной структуре является процессно-ориентированная структура.
Процессно-ориентированная организация
Понятие «процесс» — ключевое в современной теории управления бизнесом.
Международный стандарт ИСО 9000:2000 определяет процесс как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы (рис. 3). Процесс включает одну или более связанных между собой процедур или функций, которые совместно реализуют некую задачу бизнеса — обычно в рамках организационной структуры. Он может выполняться в пределах одной организационной единицы, охватывать несколько единиц или даже несколько различных организаций.
Различают основные и вспомогательные процессы.
Основные процессы — это те процессы, которые добавляют новое качество продукции. Вспомогательные процессы формируют инфраструктуру организации.
Владелец процесса — лицо (или группа лиц), отвечающее за процесс и имеющее полномочия изменять его с целью усовершенствования.
Границы процесса — граница входа и граница выхода. Граница входа предшествует первой операции процесса, граница выхода следует за его последней операцией.
Владелец процесса стремится сделать свой процесс короче при функциональном подходе к деятельности организации, потому что размер зарплаты не зависит от количества выполняемых функций.
Интерфейс процесса — механизм (организационный, информационный, технический), посредством которого процесс взаимодействует с предшествующим и следующим процессами.
Целью организации должно быть совершенствование бизнес- процессов для преодоления их фрагментарности и для достижения существенных улучшений в ключевых показателях результативности — затраты, качество, уровень обслуживания и оперативность.
Несмотря на явные преимущества процессно-ориентированного устройства компании, — добиться создания такой структуры в чистом виде не представляется возможным.
Первым шагом проекта по оптимизации деятельности должно стать выделение основных продуктов компании и выстраивание процессов в соответствии с продуктовыми линиями. Это позволяет получить продуктовые «срезы» бизнес- процессов, протекающих в организации.
Однако всегда существует несколько функциональных подразделений, которые принимают участие в обслуживании всех продуктовых линий, например, бухгалтерия, транспортный цех и т.д. Перестроить данные направления, разбив их на продуктовые срезы компании, крайне сложно, так как это повлечет за собой массу дополнительных проблем и расходов.
Таким образом, задача формализации и оптимизации деятельности сводится к выделению бизнес-процессов в соответствии с продуктовыми линиями и функциональными подразделениями, и увязке их в сквозные процессы компании, нацеленные в первую очередь на создание продуктов и предоставление услуг клиентам.
Понятие системы
Далее приведены триопределения системы:
Первое из них дано в Международном стандарте ИСО 9000:2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь». Система — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов.
Российский энциклопедический словарь трактует понятие «система» следующим образом: система (от греческого Systema — целое, составленное из частей) — множество элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство.
И, наконец, третье определение, взятое из [4]: система — совокупность связанных между собой и с внешней средой элементов и частей, функционирование которых направлено на получение конкретного результата.
Для системы характерны следующие основные свойства:
• целенаправленность — определяет поведение системы;
• сложность — зависит от множества входящих в систему компонентов, их структурного взаимодействия, а также от сложности внутренних и внешних связей и их динамичности;
• делимость — система состоит из ряда подсистем или элементов, выделенных по определенному признаку, отвечающему конкретным целям и задачам;
• целостность — функционирование множества элементов системы подчинено единой цели. При этом система проявляет так называемые интегративные свойства, т. е. свойства, присущие системе в целом, но отсутствующие в отдельно взятых ее элементах;
• многообразие элементов и различие их природы — это связано с их функциональной специфичностью и автономностью;
• структурированность — определяется наличием установленных связей и отношений между элементами внутри системы, распределением элементов системы по уровням иерархии.
Исходной характеристикой системы является ее противопоставление окружению, или среде. Среда — это все то, что не входит в систему. Среда представляет собой совокупность всех систем, кроме исследуемой, выделенной, интересующей нас в настоящий момент части реального окружающего мира. Поэтому можно сказать, что система — это конечное множество объектов, каким-то образом выделенное из среды посредством границы системы.
Понятие «границы» в целом ряде случаев весьма условно, и при моделировании необходимо четко определить, где кончается система, а где начинается среда.
Между средой и бизнес-системой, которой является организация, существует множество взаимных связей, с помощью которых реализуется процесс взаимодействия среды и системы.
По входной и выходной связям между системой и средой путем взаимной передачи происходит обмен материальными, финансовыми, энергетическими, информационными и иными элементами.
Элементы, передаваемые системой во внешнюю среду, будем называть конечными продуктами деятельности системы, а передаваемые из среды в систему — ресурсами.
Цель системы — достижение и сохранение желаемого состояния или желаемого результата поведения системы.
Применительно к организации более подходит определение цели, данное в [6].
Цель организации — стремление к максимальному результату, выражаемому в максимизации ценности капитала, при постоянном сохранении определенного уровня ликвидности и достижении целей производства и сбыта с учетом социальных задач. Вспомогательной стоимостной целью является стремление к оптимальной расчетной прибыли за период.
Задача системы — описание способа (технологии) достижения цели, содержащее указание на цель с желаемыми конкретными числовыми (в том числе временными) характеристиками.
Система целей — совокупность взаимоувязанных целей. В соответствии с определением понятия «система» для одного и того же объекта может быть рассмотрено несколько систем целей, т.е. использовано несколько оснований для их классификации, например:
• стратегические и тактические цели;
• долгосрочные (выполнение через несколько лет) и краткосрочные (выполнение через год и ранее) цели;
• производственные, финансовые, социальные цели, цели повышения качества продукции и т. п.
Древовидная система целей включает как минимум глобальную цель —существование организации и две главные цели — цель функционирования (выпускать продукцию) и цель развития (развиваться).
Таким образом, система представляет собой упорядоченное подмножество объектов, интенсивность взаимосвязей которых превышает интенсивность отношений с объектами, не входящими в данное подмножество, т.е. с внешней средой.
Объект (элемент, компонент) — часть системы, выделенная по какому-либо признаку, сформулированному заинтересованным лицом. При этом объекты системы и отношения между ними выделяются в зависимости от точки зрения заинтересованного лица или группы лиц, например, одно и то же предприятие может рассматриваться как производственная, организационно-экономическая или социальная система.
Выбор точки зрения — категория системного анализа, характеризующаяся выделением определенных аспектов рассмотрения проблемы и применением особой терминологии, соответствующей этим аспектам.
Системный подход
Системный подход — это методология специального научного познания и социальной практики, а также объяснительный принцип, в основе которого лежит исследование объектов как систем [5].
Методологическая специфика системного подхода определяется тем, что он ориентирует исследование на:
• раскрытие целостности объекта и обеспечивающих его механизмов;
• выявление многообразных типов связей сложного объекта;
• сведение этих связей в единую теоретическую картину.
Системный подход реализует представление сложного объекта в виде иерархической системы взаимосвязанных моделей, позволяющих фиксировать целостные свойства объекта, его структуру и динамику.
Системный анализ — совокупность методологических средств, используемых для подготовки и обоснования решений по сложным проблемам социального, технического и экономического характера. Он основывается на системном подходе, а также на ряде математических дисциплин и современных методов управления. Основной процедурой системного анализа является построение обобщенной модели, адекватно отображающей интересующие исследователя свойства реальной системы и ее взаимосвязи.
Главной задачей системного анализа является поиск путей по превращению сложного в простое, по разложению труднопонимаемой задачи на ряд задач, имеющих решение.
Принципы системного анализа [5]:
• Оптимальность. В результате анализа необходимо найти оптимальное решение задачи.
• Эмерджентность. Этот принцип предполагает следующее важное свойство системы: чем больше система и чем больше различие между частью и целым, тем выше вероятность того, что свойства целого могут сильно отличаться от свойств его частей. Принцип эмерджментности позволяет выявить несовпадение локальных оптимумов целей системы с глобальным оптимумом системы. Этот фактор необходимо учитывать при проведении системного анализа деятельности организации, поскольку он играет важную роль.
• Системность. Исследование объекта, с одной стороны, как единого целого, а с другой, как части более крупной системы, с которой объект находится в определенных отношениях.
• Иерархичность. Определение в системе структурных отношений, характеризуемых упорядоченностью, организованностью взаимодействий между отдельными ее уровнями по вертикали. Большинство организаций представляют собой сложные системы, и необходимость иерархического построения этих систем обусловлена тем, что управление в них связано с переработкой и использованием больших объемов информации.
• Интеграция. Изучение интеграционных свойств и закономерностей системы.
• Формализация. Получение комплексных количественных характеристик.
Системный анализ — наиболее эффективный метод, применяемый при построении модели организации. Однако при проведении его могут возникать проблемы, обусловленные
сложностью социально-технических систем, так и проблемы политического характера, если заинтересованные группы конфликтуют. При сочетании этих проблем системный анализ становится трудным и кропотливым делом, при котором аналитик должен играть роль посредника между заказчиком и исполнителем.
Руководители предприятий обычно интуитивно понимают свои проблемы, но не могут объяснить их, и, кроме того, они часто имеют весьма туманное представление о том, какую пользу могут принести им информационные технологии. Разработчики же с энтузиазмом говорят о существующих возможностях в области построения систем обработки данных, но они, как правило, не имеют информации о том, что именно является наилучшим для той или иной организации.
Основополагающая концепция состоит в построении при помощи графических методов системного анализа совокупности моделей различных аспектов деятельности организации, которые дают возможность управленцам и аналитикам получить ясную общую картину бизнес-процессов.
Системный подход применяется для решения различного рода сложных задач, в число которых входят:
• совершенствование системы управления организации и анализ ее деятельности;
• подготовка к внедрению системы управления предприятием;
• внедрение систем менеджмента качества и их сертификация;
• оптимизация, инжиниринг и реинжиниринг бизнес-процессов;
• внедрение информационных систем на предприятии;
• документирование корпоративных знаний, в том числе в виде моделей прототипов.
Структура системы
Структура системы – это совокупность устойчивых связей объекта, обеспечивающих его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. С другой стороны, структура системы – частичное упорядочение элементов системы и отношений между ними по какому-либо признаку. Структуризация направлена на:
• выявление реальных целей системы;
• выяснение альтернативных путей достижения этих целей;
• достижение взаимосвязей между элементами;
• получение возможности моделирования системы.
Переход от системы к структуре может быть осуществлен только при условии, что найдены элементы и их устойчивые отношения. Причем, как правило, существует большое число критериев, по которым выбираются составляющие систему элементы. Таким образом, можно говорить о множественности структур системы. В организациях может быть выделено несколько типовых структур.
Организационная структура – это структура, элементами которой являются подразделения организации разного уровня иерархии, а отношениями – отношения входимости и руководства-подчинения. Производственная структура – часть организации, выполняющая задачи оперативного управления производством и обеспечивающая выпуск продукции и/или предоставление услуг. Функциональная структура – структура, элементами которой являются функции, реализуемые подразделениями предприятия, а отношениями – связи, обеспечивающие передачу между элементами предметов труда. Информационная структура – совокупность центров производства, сбора, анализа и распространения информационных потоков. Структура выходов организации – совокупность материальной и нематериальной продукции, являющейся результатом деятельности организации и поставляемой ею во внешнюю (по отношению к ней) среду.
Структура входов организации – совокупность материальной и нематериальной продукции, используемой для осуществления деятельности организации. Юридическая структура – совокупность бизнес-единиц с множеством организационных, административно-правовых отношений между ними, а также отношений собственности и контроля. Финансово-экономическая (финансовая) структура – совокупность центров учета с финансовыми потоками между ними. Штатная структура – состав подразделений и перечень должностей, размеры должностных окладов и фонд заработной платы. Социальная структура – разбиение персонала организации на группы по социальным показателям. Территориальная структура – совокупность мест расположения элементов организационной структуры.
Понятия модели и моделирования
Создаваемая модель должна давать ответ на следующие вопросы:
• Кто из сотрудников организации должен выполнять конкретные функции?
• При каких условиях нужно выполнять функцию?
• Что должен сделать сотрудник в рамках данной функции?
• Каким образом следует ее выполнять?
• Какие ресурсы при этом необходимы?
• Каковы результаты выполнения функции?
• Какие информационные средства нужны?
• Каким образом все это согласовать?
• Как все это можно осуществить наиболее эффективно?
• Как можно изменить или построить бизнес-процесс?
• Как снизить риск и повысить эффективность изменений?
Модель представляет собой совокупность объектов и отношений между ними, которая адекватно описывает лишь некоторые свойства моделируемой системы. Модель является лишь одним из многих возможных толкований системы. Это толкование должно устраивать пользователя в данной ситуации, в данный момент времени. Для модели в общем случае характерны четыре свойства:
• уменьшенный масштаб (размер) модели, точнее, ее сложность, степень которой всегда меньше, чем у оригинала. При построении модели сознательно вводятся упрощения;
• сохранение ключевых соотношений между разными частями;
• работоспособность, т.е. возможность в принципе работать, как оригинал - моделируемый объект;
• адекватность действительным свойствам оригинала (степень достоверности).
Важно также подчеркнуть, что любая модель отражает точку зрения той или иной группы проектировщиков. Каждой модели присущи свои цели и задачи, и поэтому объект бизнеса, представляющий собой сложный комплексный организм, как правило, описывается некоторым набором моделей, в совокупности образующих общую модель данной бизнес-системы.
При моделировании организаций проводится главным образом условное моделирование, т.е. предполагается замещение оригинала условной моделью, представляющей его только в рамках договоренности о смысле, приписанном этой модели. В связи с этим вопрос о нотациях, используемых в знаковых и образно-знаковых моделях, приобретает большое значение.
К нотации модели предъявляются следующие основные требования:
• простота – простое при прочих равных условиях предпочтительнее сложного;
• наглядность – хотя бы отдаленное сходство с оригиналом облегчает использование модели;
• индивидуальность – достаточное отличие от других обозначений; однозначность – недопустимость обозначения одним символом различных объектов;
• единообразие – применение аналогичных правил при моделировании одно родных объектов;
• определенность – четкие правила использования модели;
• учет устоявшихся традиций.
|