Access 2007 как реляционная система управления базами данных

Разработка баз данных в программе Access

? Урок 7.1. Знакомство с программой Access

? Урок 7.2. Основные приемы работы с данными

? Урок 7.3. Создание таблиц

? Урок 7.4. Проектирование базы данных. Создание связей между таблицами

? Урок 7.5. Запросы

? Урок 7.6. Формы и отчеты

Access – это приложение для работы с базами данных или система управления базами данных (СУБД). Компьютерные базы данных используются почти во всех областях деятельности. Умение работать с ними обязательно для пользователей компьютеров наряду с навыками использования текстовых редакторов, электронных таблиц и возможностей Интернета.

Базы данных и программы для работы с ними отличаются от других приложений тем, что для их настройки и обслуживания приходится привлекать квалифицированных программистов и системных администраторов. Для обслуживания средних и больших информационных систем эти специалисты необходимы, но в случае небольших баз данных большинство задач под силу решить обычным пользователям, изучившим основы работы в среде Access 2007.

Основные цели изучения Access 2007:

?разобраться с принципами функционирования и использования современных баз данных;

?научиться выполнять основные операции с данными в среде Access 2007 – ввод, просмотр, редактирование, поиск, отбор и др.;

?самостоятельно разработать проект простой базы данных и реализовать его в среде Access;

?научиться создавать формы, запросы и отчеты, которые помогут редактировать и анализировать данные, а также выводить их на печать.

Поскольку все современные программы для работы с данными используют сходные принципы, то, изучив Access, вы сможете разобраться с базами данных других типов.

Курс обучения основам Access 2007 состоит из шести уроков, изучение каждого из которых следует выполнять по плану, известному вам из предыдущих частей книги:

1. Внимательно изучите текст урока.

2. Выполните одну или несколько имеющихся в каждом уроке практических работ. В уроках 7.3-7.6 вы будете шаг за шагом разрабатывать простую учебную базу данных.

3. Выполните самостоятельные задания.

4. Ответьте на контрольные вопросы разделов «Подведение итогов».

Урок 1. Знакомство с программой Access

Основные сведения о базах данных и программах для их обработки

Сегодня компьютеры хранят и обрабатывают значительные объемы информации, начиная от бухгалтерии маленькой фирмы и заканчивая большими информационными системами. Например, на железной дороге тысячи компьютеров объединены в информационную сеть, что позволяет заказать нужный билет в любой кассе, а в государственных учреждениях (налоговая инспекция или пенсионный фонд) хранится соответствующая информация о миллионах граждан.

Для эффективной работы с данными их нужно упорядочить, то есть сгруппировать однотипную информацию, а также указать связи и зависимости между различными группами данных. Для упорядоченной информации применяют термин база данных.

База данных – это упорядоченная совокупность сведений об определенных предметах или явлениях. Базы данных могут существовать без компьютеров, например школьный журнал успеваемости является маленькой базой данных, а в качестве больших баз данных могут выступать различные архивы и хранилища документов. В современном мире компьютеры являются основным местом хранения баз данных, но для эффективной работы с ними нужно использовать специальные программы.

Система управления базами данных (СУБД) – это компьютерная программа для работы пользователей с базой данных. Следует различать понятия база данных и СУБД. Далее в тексте базой данных будут называться упорядоченные данные, хранящиеся в одном или нескольких файлах, а с помощью СУБД Access 2007 эти данные будут обрабатываться. База данных вместе с программой для ее обработки будет называться информационной системой.

На сегодня существует несколько популярных систем управления базами данных, различающихся возможностями и областью применения. Например, СУБД Oracle или Microsoft SQL Server используются в больших информационных системах и требуют квалифицированных специалистов для их установки, настройки и обслуживания.

Если информационная система будет использоваться на одном или нескольких компьютерах, а общий объем хранимой информации невелик, то СУБД Access 2007 – оптимальный вариант.

Access 2007 как реляционная система управления базами данных

Access 2007 является настольной системой управления базами данных (СУБД), которая сочетает широкие возможности с простотой использования и дружественным интерфейсом.

Access является СУБД реляционного типа, то есть все данные хранятся во взаимосвязанных таблицах. С основными особенностями реляционной модели хранения информации следует ознакомиться подробнее. Сначала рассмотрим отдельно взятую таблицу с данными (рис. 7.1).

Рис. 7.1.Пример таблицы базы данных

Каждая таблица базы данных хранит сведения об однотипных объектах или явлениях, которые можно описать одним общим понятием. Например, рассматриваемая таблица содержит информацию о заказах, выполняемых фирмой, а в других таблицах той же базы данных будут храниться такие понятия, как клиенты, поставщики или сотрудники.

Столбцы в таблице базы данных называются полями и служат для хранения отдельных свойств понятия. В каждом поле могут храниться данные одного типа, например текст, числа или даты. Поля имеют названия, которые отображаются в верхней строке таблицы.

Каждая строка таблицы называется записью и содержит всю информацию об одном объекте или явлении. Например, в таблице Заказы(см. рис. 7.1) каждая запись (строка) содержит информацию об одном выполненном заказе. В нижней части таблицы отображается номер текущей записи и их общее количество.

Между отдельными таблицами реляционной базы данных устанавливаются связи, которые позволяют удобно хранить и обрабатывать данные. Например, в уже упомянутой таблице Заказыимеется поле Сотрудник, которое связано с отдельной таблицей Сотрудники. В этой таблице можно хранить расширенные сведения о сотрудниках, а процесс заполнения поля Сотрудниктаблицы Заказыбудет состоять в выборе фамилии сотрудника из раскрывающегося списка (рис. 7.2). Аналогично можно создать таблицу Клиенты, чтобы хранить в ней расширенные сведения о сотрудниках, и связать ее с полем Клиенттаблицы Заказы. Подробно процесс планирования и создания связей будет рассмотрен в уроке 7.4.

Рис. 7.2.Выбор значения поля из раскрывающегося списка, который содержит данные из связанной таблицы