ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ, ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА, ЛИЧНОЕ ДЕЛО.

СПРАВКИ И ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ.

Согласно ст. 77 Трудового кодекса РФ снованиями прекращения трудового договора являются:

1) соглашение сторон;

2) истечение срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

3) расторжение трудового договора по инициативе работника;

4) расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

5) перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

6) отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации либо ее реорганизацией;

7) отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;

8) отказ работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;

9) отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;

10) обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

11) нарушение установленных настоящим Кодексом или иным федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Во всех случаях днем увольнения работника является последний день его работы.

Процедуру увольнения отражают два основных документа: I) инициативный документ (при увольнении по собственной инициативе —заявление работника, которое оформляется в качестве самостоятельного документа; при увольнении по окончании срока действия трудового договора или по инициативе работодателя — приказ (распоряжение) администрации предприятия (учреждения, организации); 2) приказ о прекращении действия трудового договора (в традиционной форме или по форме № Т-8 при прекращении действия трудового договора (контракта) с одним работником или № Т-8а при увольнении нескольких работников). Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора (увольнении) содержит следующее:

— обозначение распорядительного действия (прекратить действие трудового договора, уволить);

— фамилию, имя, отчество, должность работника;

— место работы;

— основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) (запись производится в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью; делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера);

— дату увольнения.

При увольнении материально ответственного лица к приказу прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику, а при расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации, — мотивированное мнение (в письменной форме) выборного профсоюзного органа.

На основании этого приказа делают запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производят расчет с работником. Приказ составляется работником отдела кадров на всех сотрудников (за исключением тех, кого увольняет вышестоящий орган), визируется начальником структурного подразделения, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, а затем объявляется работнику под расписку. Срок хранения такого приказа — 75 лет.

ТРУДОВАЯ КНИЖКА, ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ, ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА, ЛИЧНОЕ ДЕЛО.

Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии:

• с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

• с Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Все работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.

Работодатель - физическое лицо не имеет права производить записи в трудо­вых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, при­нимаемым на работу впервые.

На работника, поступающего на работу впервые, заводится трудовая книжка, которая заполняется в его присутствии не позднее недельного срока после при­ема на работу.

Выдача трудовых книжек на руки не разрешена. Получить трудовую книжку работник может только в день увольнения или перевода на другую работу в дру­гую организацию. На основании ст. 62 ТК РФ работодатель обязан по письмен­ному заявлению работника не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать заверенную копию (выписку) трудовой книжки.

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений.

Записи дат во всех разделах трудовой книжки нужно писать восемью арабски­ми цифрами. Например: «Дата заполнения трудовой книжки — 08.10.2003».

Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжения­ми), аккуратно, без зачеркиваний и помарок.

Записи о причинах увольнения работника должны вноситься в трудовую книж­ку в точном соответствии с формулировками ТК РФ и со ссылкой на соответ­ствующие пункты и статьи Кодекса.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

• о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

• о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами;

• о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутрен­него трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисцип­лине.

Записи о награждении, как и все остальные записи, вносятся в трудовую книж­ку на основании приказа (распоряжения) руководителя не позднее недельного срока. Дисциплинарные взыскания в трудовую книжку не записываются.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется по месту ос­новной работы работника. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом ад­министрации по месту последней работы. Администрация предприятия обязана не позднее чем через 15 дней после подачи заявления выдать новую трудовую книжку с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульного листа.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Приступая к работе с трудовыми книжками, сотрудник, отвечающий за их веде­ние, должен прежде всего решить следующие вопросы.

1. Принять по соответствующему акту трудовые книжки рабочих и служащих, имеющиеся в наличии в кадровой службе.

2. Проверить наличие и правильность ведения «Книги учета трудовых книжек и вкладышей к ним». В этой книге должны быть зарегист­рированы все трудовые книжки рабочих и служащих, полученные от них при поступлении на работу, а также оформленные им впервые.

3. Проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников. Трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (ст, 524 Перечня документов с указанием сроков хранения).

4. Если отдельных трудовых книжек нет, необходимо выяснить причины от­сутствия (прием граждан на работу по трудовому договору без трудовых книжек, утрата трудовых книжек работников по вине администрации пред­приятия, невозвращение трудовых книжек работниками, получившими их на руки для собственных нужд под расписку, и т. п.). Для розыска отсутству­ющих документов создается комиссия, результаты работы которой оформ­ляются актом с указанием проведенных мероприятий и сделанных выводов.

5. Проверить наличие в организации «Приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них». Эта книга ведется бухгалте­рией организации.

6. «Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним» (Приложение 13) и «Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вклады­шей в них» (Приложение 14) должны быть пронумерованы, прошнурова­ны, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сур­гучной печатью или опломбированы.

7. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это бланки строгой отчетно­сти. Они имеют соответствующую степень защиты. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано ежемесячно представлять в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек, о суммах, получен­ных за оформленные трудовые книжки, Испорченные при заполнении блан­ки трудовых книжек подлежат уничтожению с составлением акта.

8. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью необходимо ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.

Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала организации. Личная карточка заводится на всех работников, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи в карточке делаются на основании соответствующих документов.

Заполняются личные карточки работником кадровой службы от руки. Основа­нием для заведения личной карточки является приказ (распоряжение) о приеме на работу. Все записи должны быть без сокращений. Личные карточки заводятся в одном экземпляре и хранятся в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Все последующие изменения данных о работнике (образование, перемена мес­та жительства и др.) отражаются в личной карточке и заверяются подписью ра­ботника кадровой службы.

Карточки уволенных работников формируют в отдельные дела. Личные кар­точки могут входить в состав личных дел. Срок хранения личных карточек - 75 лет (ст. 339 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в дея­тельности организаций, с указанием сроков хранения).

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работ­нике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания при­каза о приеме на работу.

Как правило, личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов, материально ответственных лиц и т. п. На остальных сотрудников оформляют » личные карточки.

Первоначально в личные дела группируются документы, оформляющие про­цесс приема на работу, впоследствии - все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

Наиболее рациональным представляется следующий состав и порядок распо­ложения документов в личном деле:

• внутренняя опись документов дела;

• личный листок по учету кадров (анкета);

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• автобиография или резюме;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор (может входить в состав личного дела или храниться от­дельно);

• характеристики или рекомендательные письма;

• копия приказа о приеме на работу (заверенная);

• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

• копия страхового свидетельства.

В дальнейшем в личное дело включают копии приказов о поощрениях, переме­щениях, документы об изменениях личных данных работника, а также докумен­ты, характеризующие его деловые и личные качества (аттестационные листы, до­полнения к личному листку по учету кадров и др.). Кроме того, в личное дело включаются копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных работника. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в них не должны вхо­дить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет вклю­чительно) сроки хранения: справки с места жительства, о состоянии здоровья, дублетные материалы.