ОЗНАКОМЛЕНИЕ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ДЕПАРТАМЕНТЕ ОХРАНЫ МВД РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

Порядок ведения делопроизводства по обращениям.

Делопроизводство по обращениям в Департамент охраны МВД Республики Беларусь ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства.

Оперативно-дежурные службы Департамента охраны МВД Республики Беларусь обеспечивают круглосуточный прием обращений.

Поступившие в Департамент охраны МВД Республики Беларусь обращения регистрируются работниками, ведущими делопроизводство. Обращения, поступившие в нерабочее для указанных работников время, выходной или праздничный день, регистрируются в первый, следующий за днем поступления, рабочий день.

Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня их регистрации в том Департаменте охраны МВД Республики Беларусь, к компетенции которых относится решение изложенных в обращениях вопросов.

Регистрация обращений осуществляется с использованием одной из форм:

1. автоматизированной - в электронной регистрационной базе данных;

2. карточной - в регистрационно-контрольных карточках обращений по форме (приложение 1);

3. журнальной - в журнале учета обращений (приложение 2).

На свободном от текста месте первой страницы обращения ставится регистрационный штамп Департамента охраны МВД Республики Беларусь, в котором указываются дата поступления, регистрационный индекс, количество листов обращения и количество листов приложений. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения. Например: А-12 (Ан - на анонимное обращение, Кол - на коллективное). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск и анализ обращений.

Конверты от поступивших обращений приобщаются к ним в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля требуется для подтверждения времени отправления и получения обращения.

Повторным обращениям при их поступлении в Департамент охраны МВД Республики Беларусь в течение календарного года присваивается очередной индекс. В правом верхнем углу карточки (в журнале) и на свободном от текста месте первой страницы обращения проставляется штамп "повторно" с указанием регистрационных индексов предыдущих обращений.

Обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же Департамент охраны МВД Республики Беларусь, не являются повторными и могут учитываться под регистрационным индексом первого обращения с добавлением дополнительного порядкового номера. Например: А-50; А-50-1; А-50-2. Такие обращения приобщаются к первому экземпляру обращения и рассматриваются как одно. Сведения о приобщении вносятся в базу данных, карточку или журнал. Переписка по таким обращениям ведется за регистрационным индексом первого обращения (А-50).

Обращения, указанные в части первой настоящего пункта, поступившие в Департамент охраны МВД Республики Беларусь после рассмотрения по существу первого экземпляра обращения, списываются в дело без проверки справкой, подписанной руководителем Департамента охраны МВД Республики Беларусь или уполномоченным им должностным лицом. Такие обращения приобщаются к материалам, связанным с рассмотрением первого обращения. Дополнительные ответы заявителю по аналогичным обращениям не направляются.

После регистрации обращения передаются на рассмотрение руководителю Департамента охраны МВД Республики Беларусь или уполномоченному им должностному лицу. Поручения о дальнейшем рассмотрении обращений оформляются в форме резолюций на отдельном листе и приобщаются к обращению.

Контроль за рассмотрением обращений в Департаменте охраны МВД Республики Беларусь ведется с использованием автоматизированной (электронной) системы контроля, регистрационно-контрольных карточек, журналов. В правом верхнем углу первого листа обращения, взятого на контроль, проставляется штамп "Контроль" и указывается дата контроля.

Контроль завершается, если все поставленные в обращениях вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы.

Решения о снятии с контроля обращений принимаются должностными лицами, его установившими.

Обращения с предписаниями вышестоящих государственных органов, предусмотренными подпунктом 1.4 пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. N 498, берутся на контроль. Проведение проверок по таким обращениям подчиненным Департамента охраны МВД Республики Беларусь не поручается.

В случае, когда контролируемое обращение не может быть разрешено в установленный срок, исполнитель заблаговременно докладывает об этом должностному лицу, установившему контроль, и ходатайствует о продлении срока в пределах, установленных статьей 10 Закона Республики Беларусь "Об обращениях граждан".

Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

Ход рассмотрения обращений (поручения, предписания, уведомления о продлении сроков рассмотрения, сделанные запросы, полученные ответы, принятые решения) точно и своевременно отражается в базах данных, карточках или журналах.

Вся переписка по обращениям ведется за отправку почтовой корреспонденции.

По просьбе заявителя ответ может быть выдан ему на руки. Заявитель удостоверяет факт получения ответа распиской на копии с проставлением даты и личной подписи.

Устные ответы на обращения не допускаются.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям и предписаниям, указываются сведения об уведомлении заявителя о результатах рассмотрения, отметка об исполнителе.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса обращения с дополнением других обозначений, применяемых при регистрации.

Обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, после их разрешения возвращаются работнику, ведущему делопроизводство по обращениям, для формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Запрещается формирование и хранение дел у исполнителей.

Дела формируются в течение календарного года. Документы и переписка в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Материалы проверок по обращениям о нарушениях законности сотрудниками Департамента охраны МВД Республики Беларусь формируются в отдельные дела.

Срок хранения обращений и материалов, связанных с их рассмотрением, - 5 лет. По истечении установленного срока хранения обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в установленном порядке.