Основные приемы преобразования текстов: редактирование и форматирование

Текст, созданный в текстовом редакторе, может быть пре­образован, т. е. отредактирован и отформатирован. Редакти­рование— это преобразование документа, обеспечивающее вставку, удаление, перемещение его фрагментов (объектов). Объект — это и весь текст в целом, и абзац, и строка, и сло­во, и символ, и таблица, и ее составляющие. Редактирова­ние может быть применено к любому объекту документа, который предварительно выделен.

Возможны следующие операции редактирования:

• удаление, перемещение, копирование;

• отмена или возврат выполнения последних операций;

• поиск и замена фрагментов текста;

• вставка необходимого объекта (рисунок, файл, содер­жимое буфера обмена, гиперссылку, объект OLE — формулу, диаграмму, таблицу из приложения Excel, анимацию, звук).

Всё, что позволяет делать с текстом или его фрагментами меню Правка, Вставкаи некоторые кнопки панели инстру­ментов Стандартная,и будет являться редактированием.

Форматирование— это изменение вида документа, т. е. такое его преобразование, которое меняет форму представле­ния документа. Форматирование может быть применено к любому выделенному объекту докумета (см. схему на с. 135).

Возможны следующие виды форматирования:

1) Задание параметров страницы (размер, поля, ориента­ция и др.).

2) Форматирование абзаца:

• выравнивание (по ширине, центру, правому и лево­му краям);

• установка отступа первой строки;

• установка отступов и интервалов между строками и абзацами.

3) Форматирование символов:

• изменение шрифта — растровый (Comic Sans MS) или векторный (Bookman Old Style), моноширин­ный (Courier), рубленый (Arial) или с засечками (Ti­mes New Roman);

• изменение начертания шрифта (обычное, полужир­ное,курсивное, полужирное курсивное,варианты подчеркивания, цвет символов, нижний или верх­ний индексы);

• изменение размера символов (единицей измерения размера шрифта является пункт (пт), 1 пт = 0,376 мм. Например, 10 пт — размер, 12 пт — размер,

14 пт — размер).

4) Формирование списков.

5) Оформление границ и заливки.

6) Организация колонок.

7) Форматирование таблиц (направление текста, объеди­нение ячеек, ширина столбцов и высота строк и т. д.).

Большую помощь при форматировании оказывает инст­румент Формат по образцу,находящийся на панели инстру­ментов Форматирование.

При сохранении текстовых документов в текстовых редак­торах (процессорах) можно задавать различные форматы:

• только текст, *.txt— сохраняет текст без форматирова­ния;

• формат RTF, *.rtf— сохраняет все форматирование, универсальный;

• документ Word, *.doc— полностью сохраняет форма­тирование;

• HTML документ, *.htm или *.html— сохраняет web-страницы, содержит управляющие тэги языка раз­метки гипертекста; и другие.

Понятие о настольных издательских системах

Мощные программы обработки текста настольные изда­тельские системы(программы верстки) предназначены для подготовки документов к публикации. Примерами такой системы являются Adobe PageMaker и Ventura Publisher. Они обеспечивают все функции текстового процессора:

воспринимают тексты, созданные в различных тексто­вых редакторах;

• воспринимают отсканированные или нарисованные в графических редакторах иллюстрации, созданные на ПК разных платформ, и корректируют их цвета;

• имеют большой набор шрифтов и возможность их гра­фического преобразования (сжатие, растяжение или симметричное отражение по вертикали или горизонта­ли);

• имеют возможности для различного «обтекания» ри­сунка текстом;

• обеспечивают автоматическое оптимальное размещение текста на странице, автоматическую нумерацию стра­ниц будущей книги;

• обеспечивают адаптацию к различным печатающим устройствам и пр.

Гипертекстовое представление информации

В широком смысле гипертекст— информационный мас­сив, в котором заданы и автоматически

поддерживаются ассоциативные и смысловые связи между выделенными эле­ментами, понятиями, терминами или разделами. В более уз­ком смысле это может быть текст, в котором отдельные фрагменты на экране выделены цветом, подчеркиванием; связанная с ними информация сразу может быть выдана на экран. Иллюстрацией такого текста служит СправкаWin­dows или любого приложения. Курсор мыши, оказавшись на выделенном фрагменте, принимает другую форму. Чтение документа с экрана монитора становится в таком случае не линейным, как в случае книги, а дающим возможность «пе­рескакивать» с одной части текста к другой интересующей вас, а также просматривать дополнительную информацию. Гиперссылка (выделенный фрагмент) может состоять из тек­ста, графики, видео, звука и анимации. Щелкнув на гиперс­сылке в документе, вы перейдете:

• к дополнительному разделу в данном документе, в дру­гом файле (меню Вставка, Гиперссылка, связать с мес­том в документе);

• к показу рисунка или мультфильма, прослушиванию звукового фрагмента (меню Вставка, Гиперссылка, связать с новым документом);

• на web-страницу какого-либо сайта (меню Вставка, Ги­перссылка, связать с файлом, web-страницей)¹.

Web-страницы сайтов представляют собой документы с гипертекстовой разметкой. Поэтому так легко путешество­вать по Всемирной паутине (WWW — Worl Wide Web), пе­реходя с сайта на сайт по гиперссылкам. Существует специ­альный язык HTML для создания Web-страниц.

Динамические (электронные) таблицы. Назначение и принципы работы электронных таблиц. Использование электронных таблиц для обработки числовых данных (на примере задач из различных предметных областей).

Прикладные программы, предназначенные для работы с числовыми данными, представленными в прямоугольных таблицах, называются табличными процессорами,еще их называют просто электронными таблицами.

Назначение.Эти программы позволяют создавать дина­мические (электронные) таблицы, в которых автоматиче­ски происходит пересчет значений формул при изменении исходных данных, используемых в этих формулах. Они предназначены для математических, финансовых, стати­стических расчетов, построения диаграмм для более на­глядного воспроизведения данных и ведения простейших баз данных.

Принципы работы.Для понимания принципов работы рассмотрим табличный процессор Excel фирмы Microsoft. Файл, полученный с помощью MS Excel, — это электронный документ (рабочая книга), который состоит из прямоуголь­ных таблиц (рабочих листов). Электронную таблицу (ЭТ) можно редактировать, форматировать, удалять и сохранять во внешней памяти. ЭТ состоит из 256 строкс именами А, В, С, D,Е ...IV и столбцовс номерами 1, 2, 3, 4 ..., 16 384, на пересечении которых находятся ячейки.Ячейка — основ­ная единица хранения данных. Адрес ячейки(ссылка на ячейку) образуется из имени столбца и номера строки: А1, Bl,D3, Е5, АК10454, HZ14500 и т. п. Активная ячейкавыделяется на экране жирной рамкой. Данные можно вво­дить только в активную ячейку, их можно видеть также в строке формул. Активную ячейку можно выделить щелч­ком мышью.

Типы данных. Вячейку можно поместить данные следу­ющих типов: текст, число, формулу. Текст и числа рассмат­риваются как константы. Формулы— одно из важнейших средств табличных процессоров. Формула должна начинать­ся с одного из знаков: равенство, плюс или минус, может включать в себя числа, адреса ячеек данного или другого ра­бочего листа, функции (математические, статистические, финансовые и др.) и знаки математических операций. На­пример:

=А2*ВЗ^2 — содержимое ячейки А2 умножается на квад­рат содержимого ячейки В3;

-(D4-F5)/5 — операция деления разности содержимого ячеек D4 и F5 на константу 5.

При вводе формулы в ячейке может отображаться как ре­зультат вычислений по формуле, так и сама формула в зави­симости от установки того или иного режима. Сама формула отображается также в строке формул при активизации ячей­ки. При изменении данных в ячейках, на которые ссылает­ся формула, результат автоматически пересчитывается сра­зу же.

Редактирование данных в ячейках:удаление содержи­мого ячейки, отмена последнего изменения, перемещение данных, копирование данных, замена содержимого ячейки целиком, исправление данных в ячейке (двойной щелчок левой кнопкой мыши в редактируемой ячейке или в строке формул).

Форматирование данных в ячейках:,

• изменение представления чисел (горизонтальное или вертикальное представление), т. е. их формата, что мо­жет облегчить восприятие данных;

• выравнивание данных: по левому краю, по центру, по правому краю;

• изменение начертания шрифтов: полужирный, курсив, подчеркивание;

• изменение шрифта и его размера;

• изменение ориентации данных используется для бо­лее удобного в ряде случаев представления их в таб­лице.

Функции— это заранее подготовленные формулы, к которым надо обращаться по заданному имени и с опреде­ленным количеством и типом данных. MS Excel предлага­ет более 300 функций. Вызов функции осуществляется либо через меню Вставка, Формула,либо щелчком на кнопке Часто используемые функции:

Копирование формул. Абсолютные и относительные ссылки. Вформулах используются ссылки на адреса (содер­жимое) ячеек. Различие между ними проявляется при копи­ровании формул. ЭТ Excel по умолчанию интерпретирует ссылки в формулах как относительные.Это означает, что если вы копируете формулу в другие ячейки рабочего листа, то ссылки на ячейки в новой формуле автоматически изме­няются так, чтобы соответствовать новому расположению формулы. Изменение «координат» (номера строки и имени столбца) производится на столько единиц, на сколько строк и столбцов смещена ячейка, в которую помещают копию формулы. Например, копирование формулы =СУММ(СЗ:ЕЗ) из ячейки F3 в ячейку G4 приведет к появлению в ячейке G4 формулы =CyMM(D4:F4). Если необходимо, чтобы ссыл­ки не изменялись при копировании формулы в другую ячей­ку, воспользуйтесь абсолютными ссылками.Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком $ перед именем столбца и номером строки, например $А$3. Возможна абсолютная ад­ресация только столбца или строки, такая адресация назы­вается смешанной, например $А4, А$4.

Автоматическое заполнение.Вы можете сэкономить вре­мя на ввод с клавиатуры последовательного ряда чисел (арифметической прогрессии), обозначений, названий меся­цев и дней недели, как в строках, так и в столбцах:

1. Для создания числового ряда введите в смежные ячей­ки два первых числа.

2. Выделите эти ячейки.

3. Установите указатель мыши на точку в правом ниж­нем углу выделения, он примет вид тонкого черного крестика +.

4. Нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, пере­тащите указатель + по строке или столбцу.

5. Отпустите кнопку, и ячейки будут заполнены.

Для автозаполнения названиями месяцев или дней неде­ли достаточно ввести название в одну ячейку и выполнить пункты 3-5.

Для автозаполнения формул достаточно выделить ячейку с формулой и выполнить пункты 3-5. При абсолютной адре­сации адреса ячеек копируются без изменения, а при отно­сительной изменяются.

В MS Excel имеется множество дополнительных возмож­ностей, ускоряющих и облегчающих работу с таблицами:

• автоматический подбор высоты строк и ширины столб­цов;

• объединение ячеек и перенос слов в ячейке;

• наложение защиты на лист и книгу;

• возможность сортировки данных таблицы;

• удобная справочная система;

• использование векторного редактора;

• использование буфера обмена;

• изменение вида информации в ячейках: формулы — значения;

• печать рабочих листов. Предварительный просмотр;

• работа с несколькими рабочими листами. Переключе­ние рабочих листов. Именование рабочих листов.

Примеры задач для обработки числовых данных [8, 22] Физика. Пересчет температуры из шкалы Цельсия в температуру по шкале Фаренгейта и обратно

Немецкий физик Г. Фаренгейт в 1724 году предложил температурную шкалу, названную его именем. Температура по шкале Фаренгейта t°F связана с температурой по шкале Цельсия t°C соотношением: t°C = —(t°F - 32). Составить таблицу, переводящую температуру, измеренную по шкале Фа­ренгейта, в температуру по шкале Цельсия и обратно.