Пиши Дома Нужные Работы

Обратная связь

Загальні вимоги щодо оформлення службових документів

Документ є носієм інформації. Документування інформації здійснюється

згідно з відповідними законами і постановами органів джержавної влади, якими визначається організація діловодства і стандартизація документів. Важливими критеріями оформлення документів є повнота інформації та її достовірність. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішення. Достовірність інформації визначається рівнем відповідності її змісту об’єктивному станові справ.

Діють єдині вимоги щодо складання службових документів:

1) для складання документів використовується папір формату А4;

2) для оформлення службових документів використовуються бланки.

 

Класифікація документів

Класифікаціяце розподіл документів на класи за узагальненими ознаками споріднення та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності апарату управління та відповідальності виконавців. Існують різні класифікації документів. Найпоширенішою з них є поділ документів на види за такими ознаками:

*найменуванням – заяви, довідки, протоколи, постанови, службові листи та ін.;

*походженням – службові та особисті;

*місцем виникнення – внутрішні та зовнішні. Внутрішні мають чинність всередині організації, де їх створено. Зовнішні призначені для спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

*призначенням – щодо особового складу, довідково-інформаційні, розпорядчі, організаційні, господарсько-договірні та ін.;

*напрямком – вхідні й вихідні;

*формою – стандартні (типові) та нестандартні (індивідуальні). Стандартні документи створюються за суворо визначеними правилами (типові листи, типові положення, типові інструкції тощо). Нестандартні документи виникають у кожному конкретному випадку для розв’язання певних ситуаційних проблем;



*термінами виконання – звичайні (необмежені терміном дії), термінові й дуже термінові;

*ступенем гласності – таємні та нетаємні (для службового користування). Розголошення змісту таємної документації призводить до кримінальної відповідальності;

*стадіями створення – оригінали, копії й витяги;

*складністю – прості (односкладні) й складні;

*термінами зберігання – постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання;

*технікою відтворення – рукописні й відтворені механічним способом;

*носієм інформації – оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.

 

 

ТЕМА 2. Вимоги щодо складання і оформлення реквізитів документів.

План

1. Поняття про реквізит та формуляр-зразок..

2.Види реквізитів.

3.Типи бланків та вимоги щодо їх оформлення.

4.Оформлення постійних та змінних реквізитів.

Реквізити та формуляр-зразок

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит – це сукупність обов’язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили (заява на ім’я декана).

Документи з високим рівнем стандартизації створюються за затвердженою

формою, тобто відповідно до формуляра-зразка. Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Найуживанішими реквізитами документів є: назва виду документа, дата, адресат, текст документа, підпис тощо. Всього існує 31 реквізит службових документів. Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом. Державний стандарт 6.38 – 90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення:

1 – Державний Герб України (порядок викорстання визначається законом).

2 – Емблема організації, підприємства, установи.

3 –Зображення нагород.

4 – Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКУД).

5 – Код форми документа

 

Види реквізитів

Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять при

виготовленні бланків документа (напр., герб; назва організації; емблема організації; зображення нагород; найменування міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади; індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа, факсу, номер банківського рахунка, гриф затвердження, гриф погодження). Змінні реквізити – – наносять під час складання документа (адресат, адресант, назва виду документа, текст, віза, підпис тощо).

 

Типи бланків та вимоги щодо їх оформлення

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію та вільним місцем, залишеним для змінної інформації. Найбільш поширеними є бланки службових листів, довідок, актів, наказів тощо.

Для оформлення документів встановлено два види бланків: 1) бланки для службових листів; загальний бланк для всіх інших видів документів (протоколів, постанов, розпоряджень, вказівок тощо).

Вимоги щодо оформлення бланків:

1) бланки слід виготовляти на основі кутового (напр., штамп довідки – зліва; гриф затвердження “ЗАТВЕРДЖУЮ”– справа ) або поздовжнього (напр., текст документа) розміщення ревізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим способом (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від межі площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі);

2) бланки виготовляються друкарським способом;

3) бланки повинні мати такі поля: ліве – 20 мм; верхнє – не менш як 10 мм, праве і нижнє – не менш як 8 мм.

 

Оформлення реквізитів

Для зручності користування за реквізитамизакріплено постійні місця. Реквізити в

документі розміщуються з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення і виконання.

Кожний документ умовно поділяється на 3 частини:

1. Заголовна (всі реквізити, які знаходяться перед текстом документа, напр., гриф затвердження, адресат, адресант, державний герб, назва виду документа тощо).

2. Основна (реквізити “Текст документа”, “Додатки”).

3. Оформлення (реквізити, які знаходяться нижче від додатків (напр., дата, підпис, печатка тощо).

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ НАЙВАЖЛИВІШИХ РЕКВІЗИТІВ

Державний герб України зображується на бланках державних установ, органів державної влади і державного управління, на службових посвідченнях, на штампах з дотриманням пропорцій зображення герба: діаметр – не більше 20 мм, посередині бланка або в кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

Емблема організації – умовне символічне графічне зображення (малюнок, абреаватура, діючий товарний знак тощо). При кутовому розміщенні реквізитів емблема розташовується у верхньому лівому куті аркуша, а при поздовжньому – посередині верхньої частини сторінки.

Назва організації пишеться строго відповідно до назви, зареєстрованої в установчих докуметах. Скорочене найменування (напр., абр-ра КУТЕП) вживається тільки в тому разі, коли воно зафіксоване в положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа, телефону, факсу, розрахункового рахунка, в банку оформляються відповідно до поштових правил.

Наприклад:

Смт. Біла Криниця


вул. Лесі Українки, буд. 17

Рівненська обл.

Україна

Назва виду документа наводиться в усіх документах, крім листів, що сприяє прискореному сприйняттю змісту документа.

Дата. Всі службові документи підлягають датуванню. Дати підписуються здебільшого цифровим способом (08.06.2009), інколи змішаним (словесно-цифровим) (8 червня 2009 року). На бланку дата ставиться у лівій верхній частині документа, не на бланку – нижче тексту зліва.

Індекс дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа.Наприклад, вхідний номер №04-12/96, у якому 04 – шифр структурного підрозділу, підприємства-автора документа, 12 – номер справи, в якій зберігається копія вхідного документа; 96 – реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Місце складання або видання. Цей реквізит включає назву міста чи іншого населеного пункту, де видається документ.

Адресат. Якщо документ адресується установі або її структурному підрозділу, то назву установи пишуть у наз. в. Напр.:

Київський університет

туризму, економіки і права

Підготовче відділення

Якщо документ адресується конкретній посадовій особі, то то назву установи та структурного підрозділу пишуть у наз. відм., а а посаду і прізвище з ініціалами – у давальному. Напр. :

Київський університет туризму, економіки і права

Деканат факультету ТГРБ

Деканові факультету

Парубцю О. В.

Коли документ адресується керівникові установи (підрозділу), найменування установи включається до складу найменування посади адресата.

Напр.:

Деканові юридичного факультету КУТЕП

Фатхутдіновій О. В.

При потребі у реквізиті “Адресат” можуть зазначатись почесне звання та вчений ступінь.

Якщо документ адресується багатьом однорідним організаціям, адресата необхідно зазначити узагальнено.

Напр.:

Генеральним директорам

виробничих об’єднань

Гриф затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами. Розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа. Якщо документ затверждується конкретною посадовою особою, то використоується такий зразок:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр культури і

туризму України

(підпис) (ініціали,прізвище)

Дата

 

При затвердженні документа розпорядчим актом гриф зазначається за такою формою:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Наказ Міністерства

Культури і туризму

України

26.04.2009 №7

Резолюція – це напис керівника установи на документі, який містить вказівки щодо виконання документа. Складається з таких елементів: прізвище та ініціали виконавця (виконавців), зміст доручення, термін виконання, підпис керівника, дата. Якщо доручення стосується декількох посадових осіб, головним виконавцем є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше. Резолюції передаються в формі наказового способу або інфінітива.

Напр.:

Терміново вжити заходи для забезпечення…

Розміщується нижче реквізиту “Адресат”, паралельно до основного тексту, Якщо місця недостатньо, то на вільному місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на полі документа, призначеного для підшивки.

Заголовок до тексту документа містить стислий виклад його змісту.

Напр., у наказі:

Про преміювання переможців олімпіади

Текст документа. Тексти розпорядчих док-в і листів склад-ся з 2-х частин: 1) підстава або обгрунтування для складаня док-та; 2) висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. Тексти інших док-в – це логічно структурований текст, що містить службову інформацію.

Додатки до документів доповнюють, пояснюють окремі питання документа.

Підпис складається з найменування особи, котра підписує документ.

Напр.:






ТОП 5 статей:
Экономическая сущность инвестиций - Экономическая сущность инвестиций – долгосрочные вложения экономических ресурсов сроком более 1 года для получения прибыли путем...
Тема: Федеральный закон от 26.07.2006 N 135-ФЗ - На основании изучения ФЗ № 135, дайте максимально короткое определение следующих понятий с указанием статей и пунктов закона...
Сущность, функции и виды управления в телекоммуникациях - Цели достигаются с помощью различных принципов, функций и методов социально-экономического менеджмента...
Схема построения базисных индексов - Индекс (лат. INDEX – указатель, показатель) - относительная величина, показывающая, во сколько раз уровень изучаемого явления...
Тема 11. Международное космическое право - Правовой режим космического пространства и небесных тел. Принципы деятельности государств по исследованию...



©2015- 2024 pdnr.ru Все права принадлежат авторам размещенных материалов.