Глава 10. Контроль над проектами

В главах 4–9 представлены все трюки и методы, которые могут пригодиться вам для того, чтобы добиться кристально чистого сознания. Это горизонтальный срез, который требует вашего внимания и действий на горизонтальном жизненном пространстве. Последний кусок этой мозаики этой методики – это срез вертикальный уровень – копание вглубь и стремление завладеть-таки журавлем, не смотря, что синица уже в руках, стремление которое только увеличит ваш творческий потенциал. А для этого вновь потребуется прочистка и активизация проектного планирования.

Необходимость большей формализации планирования

Годы работы с тысячами специалистов убедили меня в том, что каждый из нас мог бы планировать наши дела и наши жизни тщательней и аккуратнее. И если бы мы делали это, мы освободили бы себя от излишнего эмоционального давления, и могли бы достичь более качественных творческих результатов, прикладывая к этому минимальные усилия.

Я понял, что самая крупная возможность улучшения планирования это вовсе не применения многочисленных техник детально разработанной, сложной организации проектов, которые используют некоторые профессиональные менеджеры проектов. Большинство тех, кому они могут понадобятся, уже имеют их или же имеют доступ к тренировкам или программному обеспечению, необходимому для их изучения. Наша реальная цель – это активизация и использование творческого потенциала, который у нас имеется или который мы могли бы наработать, в полную силу.

На срединной стадии разработки каждый успешный проект выглядит, как катастрофа.

Розабет Мосс.

Основная причина недостаточной эффективности мышления – это дефицит систем управления потенциально неизменным количеством деталей, которые могли бы выявляться в качестве результата. Вот почему я рекомендую подход снизу вверх. Если вы уже потеряли контроль над текущими делами, вы и планировать не станете. Произойдет неосознанный откат. Однако, как только вы начнете использовать подобные системы, вы удивите, как высвобождается огромное количество креативного и конструктивного мышления. Если вы выработаете полезные привычки и заимеете средство усиления вашего творческого потенциала, ваша личная продуктивность начнет экспоненциально расти. В третьей главе я подробно описал пять ступеней процесса, который превращает абстрактную идею в нечто осязаемое.

Этот процесс суть совокупность практических трюков и техник, призванных облегчить естественный, неформальный процесс планирования, который я пропагандирую. Несмотря на то, что все эти предложения ни в коей мере не противоречат здравому смыслу, используются они нерегулярно и не так аккуратно, как следовало бы. Приучите себя использовать их как можно чаще вместо того, чтобы запоминать текущее положение дел в мельчайших подробностях с целью восстановить его на ближайшем формальном планировании.

Вам следует разработать такую систему и внедрить такие трюки, которые заставляли бы вас как можно чаще, как можно проще и как можно глубже обдумывать ваши проектах.

Какие проекты вам следует планировать?

Большинство результатов, которые вы описали в вашем списке проектов не нуждаются в каком бы то ни было внешнем планировании помимо того, которые вы самым естественным образом осуществляете в уме, и в ходе которого принимаете решение для следующего конкретного действия. Например, для дела «Отвезти машину в сервис» единственное, что можно запланировать, так это посмотреть в телефонном справочнике номер ближайшего сервис-центра и назначить там время, когда вы привезете машину. Существуют два типа проектов, которые требуют хотя бы некоторого подобия планирования: (1) те, которые требуют внимания даже после того, как вы назначили следующее конкретное действие, и (2) те, насчет которых у вас только что появились потенциально полезные идеи.

Первый тип – проекты, которые вы уже определили, включают в себя другие детали и подробности, которые вы ещё не определили и не организовали – они требуют более детального подхода, нежели простое определение следующего конкретного действия. Для них вам придется прокрутить одну или более из четырех ступеней естественной модели планирования: цель и принципы, видение\результат, мозговой штурм, и\или организация.

Второй тип – проекты, по которым вам только что пришла идея – на пляже, в машине или во время переговоров – идея эта наряду с другими идеями по этому проекту, должна быть зафиксирована для последующего использования.

Проекты, которые требуют идентификации следующих действий по планированию

Наверняка, вы сейчас можете навскидку назвать несколько проектов, которые должны быть конкретизированы более тщательно и прояснены. Например, приближается важная встреча, и вы знаете, что вы должны набросать темы разговора и подготовить соответствующие материалы. Или вам только что поручили координацию ежегодной конференции, и вы должны решить основные организационные вопросы её как можно скорее для того, чтобы иметь возможность перепоручать какие-то второстепенные дела. Или вы должны прояснить обязанности сотруднику, принятому на недавно созданную позицию в штате вашей компании. Если вы ещё не продвинулись ни на шаг, тогда примите решение насчет следующего конкретного действия прямо сейчас и запишите его в список дел по этому проекту.

А потом уже планируйте дальше.

Типичные шаги планирования

Наиболее привычные виды планирования – это мозговой штурм, организация, назначение встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Некоторые проекты, занимающие сейчас ваше внимание, потребуют от вас более глубокого осмысления; особенно это относится к тем, насчет которых вы ещё не решили, что вы будете делать после принятия решения. По всем по ним должно быть обозначено следующее конкретное действие вроде «Набросать идеи по проекту Х».

Вы должны решить, когда и как вы собираетесь выполнить это действие, для того, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам удобнее делать такие наброски на компьютере или вручную? Лично я при выборе инструмента, руководствуюсь интуицией, поэтому следующее действие у меня попадет либо в список «На компьютере», либо в список «Где бы то ни было» (потому что я могу рисовать карты памяти, где бы я ни находился, только бы ручка и бумага были под рукой).

Организация. Возможно, у вас есть такие проекты, для которых вы уже собрали немыслимое количество материала, и теперь вам надо отсортировать и структурировать собранное. В таком случае вашим следующим действием будет «Организовать заметки по проекту Х». Если вам придется проделать это в офисе (потому что именно там и лежат горы документов, которые вам удалось раскопать, и вы не собираетесь тащить их домой), тогда это действие должно оказать в списке «В офисе».

Если же вы носите все сопутствующие проекту материалы в папке или они у вас есть в электронном виде на ноутбуке, то тогда это действие следует внести в список «Где придется», если вы собираетесь обрабатывать информацию вручную, и в список «На компьютере», если вы собираетесь работать с электронной информацией или использовать специализированное программное обеспечение.

Назначение встреч. Частенько прогресс проясняется после того, как вы назначите встречу или собрание с людьми, которых вы хотели вы вовлечь в мозговой штурм. Это значит, что надо будет разослать всем приглашения по электронной почте или обзвонить всех и назначить время.

Сбор информации. Иногда следующим действием по проекту является сбор дополнительной информации. Возможно, вам надо поговорить с кем-то, чтобы получить от него информацию («Позвонить Биллу, спросить, что он думает по поводу совещания менеджеров»). Или вам надо просмотреть документы, оставшиеся с прошлогодней конференции («Просмотреть архивные документы Конференции»). Или покопаться в Сети на предмет актуальной информации по интересующей вас теме (Фирмы, занимающиеся научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами).