Проектирование управленческих технологий и процедур

Управленческая технология представляет собой оптимальную последовательность составляющих работу процедур (элементов технологии, воплощенных в конкретном самостоятельном результате) и операций, выполняемых рациональными методами с помощью современных средств с учетом требуемой квалификации и научно обоснованных затрат времени.

Проектирование управленческих технологий и процедур основывается на проектах организационных и управленческих структур, рабочих мест, должностных инструкциях и проч. На практике оно облегчает:

¨ унификацию выполнения работниками разных подразделений однородных действий и освоение новых;

¨ контроль над специалистами и техническими исполнителями;

¨ взаимозаменяемость работников;

¨ рационализацию процесса управления.

Объектами проектирования управленческих процедур и технологий являются:

¨ управление организацией в целом;

¨ отдельные управленческие системы (учет, контроль и проч.);

¨ схемы выполнения управленческих операций;

¨ автоматизированные системы управления (АСУ).

Правила проектирования управленческих технологий предполагают:

¨ четкое разграничение основных и вспомогательных процедур, недопущение использования квалифицированных специалистов на технических работах;

¨ разработку унифицированной нормативной и инструктивной документации;

¨ создание системы внутреннего контроля над использованием документов;

¨ точный учет качественных и количественных показателей работы исполнителей;

¨ обеспечение высокой технологической и исполнительской дисциплины;

¨ своевременный пересмотр устаревших нормативных документов;

¨ повышение культуры персонала;

¨ рационализацию технологии создания и обработки документов (один из наиболее существенных моментов организационного проектирования) и создания принципиальной схемы движения входящих документов и документационных потоков.

Технологии и процедуры в сфере управления персоналом могут быть представлены в следующих графических моделях:

1. Схема функциональных взаимосвязей:

2. Сводная карта процедур:

3. Структура трудоемкости процедуры:

4. Процедурограмма графически или в табличной форме (оперограмма) отражает (с указанием трудоемкости и используемых технических средств), кто, в какой последовательности, в какой взаимосвязи выполняет те или иные операции, относящиеся к определенным процедурам.

В столбцах оперограммы отражаются субъекты (подразделения, руководители, исполнители), а в строках ¾ последовательные операции. В ячейках на пересечении строк и столбцов даются описание операции, ее трудоемкость, ответственные за выполнение лица.

Символическая оперограмма составляется в свободной форме.

5. Логико-информационная схема устанавливает сроки выполнения операции, исполнителей, входящую и выходящую информацию по каждой процедуре.

6. Технологические карты на одну (или группу) операцию, процедуру составляются в дополнение к процедурограмме и определяют состав исполнителей операции, содержание работ, методы их выполнения, потребности в технических средствах и материалах, примерную трудоемкость, прогрессивные нормы времени. Карты должны быть универсальными и простыми.

7. Матрица связи между подразделениями или отдельными сотрудниками

В клетках помещают условные значки, отражающие существующее взаимодействие.

8. Функциональная матрица разделения труда в подразделении

Анализ состава и содержания функций управления проводится на основе следующей таблицы:

9. Органиграмма ¾ графическая модель распределения управленческих функций в организации (подразделении). Имеет форму таблицы, в столбцах которой отражаются подразделения (должности), в строках ¾ функции. В ячейках на их пересечении отражаются процедуры управленческого процесса с указанием их последовательности. В примечаниях дается описание «входа» и «выхода» каждого процесса.

10. Функциональная матрица распределения прав и ответственности в подразделении:

11. Документограмма ¾ график (маршрутная схема) движения документа в организации от момента получения до сдачи в архив через звенья управления с указанием сроков, характера выполняемой работы. Помогает проследить логическую последовательность и связь этапов работы над документом, выявить случаи дублирования, совместить документы, несущие однородную информацию.

12. Схема документооборота:

Основной принцип организации движения документов (документооборота) ¾ прямоточность, т.е. прохождение ими минимального количества инстанций. Он обеспечивается оптимальным разделением труда между руководителем и исполнителем. Для изучения рациональных маршрутов движения документов используется оперограмма.

13. График работы руководителей устанавливает определенную регламентацию и четкий распорядок их рабочего времени. Это облегчает текущее планирование и организацию труда, вносит ритм в деятельность коллектива, дисциплинирует, снижает непроизводительные затраты времени у подчиненных, увеличивает оперативное время.

Графики рабочего времени всех руководителей должны быть скоординированы. Руководители низового уровня привязывают графики своей работы к графикам вышестоящих руководителей, прежде всего первого лица.

График работы руководителя

14. Функциограмма (разработана в СССР в 1920-е гг.) определяет состав функций и их распределение между исполнителями. В центральной части документа размещается перечень функций (работ), выполняемых в подразделении; слева приводится список действующих сотрудников (должностей), а справа ¾ их список для планового периода. Линиями отображается существующее или предполагаемое связь между исполнителями. Полезна при проектировании загрузки работника. Аналогично можно составить функциограмму для организации в целом.

15. Правила внутреннего трудового распорядка включают следующие разделы:

¨ общие положения;

¨ порядок приема, перевода и увольнения служащих (представляемые и заполняемые документы, порядок их оформления, заключения и расторжения контрактов, организации увольнения);

¨ перечень основных обязанностей служащих и администрации;

¨ нормативы рабочего времени и его использования (график работы, отпусков, отгулы, неявки на работу с разрешения администрации, перерывы, кратковременные отпуска);

¨ основные обязанности сотрудников и администрации (условия, организация, оплата труда, социальные гарантии);

¨ основания для поощрения за успехи в работе и взыскания нарушителям трудовой дисциплины;

¨ требования к внутреннему режиму и организации работ;

¨ служебная и коммерческая тайна (объекты и содержание).

16. Единый (общий) распорядок рабочего дня вносит системность в работу аппарата, упорядочивает информационные потоки, сокращает потери времени по операциям, повышает эффективность управленческого труда в целом. Его элементами являются:

¨ режим работы подразделений, время начала и окончания;

¨ прием посетителей;

¨ прием сотрудников по личным вопросам;

¨ выдача справок;

¨ оформление заявок;

¨ техническая учеба;

¨ повышение квалификации;

¨ заседание квалификационных комиссий и проч.

17. Распорядок работы руководителей и основных подразделений

Документ утверждается первым лицом (или руководителем кадровой службы), содержит необходимые визы и согласование с решением общего собрания (номер протокола). Правила должны обеспечивать стабильность и эффективность работы, ограничивать произвол (но и свободу), освобождать от личной зависимости, защищать права участников, препятствовать дестабилизирующим действиям.

18. План-график проведения управленческих работ

19. Хронограмма (ленточный график) состоит из отрезков, которые отражают виды работ и затраты времени.