Анализ несоответствий и установление причин

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

Содержание

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

Область применения

Настоящий стандарт устанавливает цели, порядок планирования и реализации, методы оценивания результативности корректирую­щих действий, направленных на устранение причин выявленных несоответствий.

Настоящий стандарт определяет процедуры, относящиеся к корректирующим действиям в рамках процесса мониторинга и улучшения системы менеджмента качества (СМК).

Положения настоящего стандарта предназначены для всех структурных подразделений ГОУ ВПО ИГХТУ.

Нормативные документы и нормативные ссылки

Настоящий стандарт разработан в соответствии с требованиями и рекомендациями следующих нормативных документов:

ГОСТ Р ИСО 9000-2008 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 9004-2008 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности

СМК-РК-01-2010 Система менеджмента качества. Руководство по качеству

ДП-ИГХТУ-4.2.4-2010 СМК. Управление документацией. Записи

ДП-ИГХТУ-8.2.2-05-2010 СМК. Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты

ДП-ИГХТУ-8.5.3-2010 СМК. Мониторинг и улучшение. Предупреждающие действия

СТУ-ИГХТУ-8.3-2010 СМК. Мониторинг и улучшение. Управление несоответствиями.

Термины, определения и принятые сокращения

3.1 Внастоящем стандарте применены термины по ГОСТ Р ИСО 9000-2008 и СМК-РК-01-2010, в том числе следующие наиболее часто употребляемые:

3.1.1Корректирующее действие:Действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации [ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.6.5].

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

3.1.2Коррекция:Действие, предпринятое для устранения обнаруженного несоответствия.

Примечание — Коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием [ГОСТ Р ИСО 9000—2008, п. 3.6.6].

3.1.3Несоответствие:Невыполнение требования (потребности или ожидания, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным).

3.1.4 Образовательная услуга (продукция):Процесс обучения, по­вышения уровня знаний и навыков, воспитания жизненных пози­ций и ценностей обучаемых на основе имеющихся в университете условий и ресурсов.

3.1.5Потребитель:Физическое лицо или организация, получаю­щие услугу (продукцию):

— абитуриент, учащийся, выпускник университета;

— организация или физическое лицо, финансирующее обучение;

— организация, использующая приобретенные физическим лицом знания и навыки.

3.1.6Постоянное улучшение:Повторяющаяся деятельность по увеличению способности выполнить требования [ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.2.13].

3.1.7Результативность:Степень реализации запланированной деятельности и достижения запланированных результатов [ГОСТ Р ИСО 9000-2008, п. 3.2.14].

3.2 Принятые сокращения:

СМК — система менеджмента качества;

PDCA — планирование (plan), осуществление (do), проверка (check), действие по улучшению (act).

4. Цели и общие положения

4.1 Корректирующие действия должны рассматриваться как
средство улучшения деятельности ГОУ ВПО ИГХТУ, результативно­сти процессов СМК, качества предоставляемых образовательных
услуг, удовлетворенности потребителей и других заинтересованных
сторон.

Высшее руководство ГОУ ВПО ИГХТУ и руководители подразделений должны планировать и осуществлять корректирующие действия в целях устранения причин выявленных несоответствий для предот­вращения повторного их возникновения,.

4.2 При осуществлении корректирующих действий должны быть
определены и выполняться требования к:

а) анализу характера несоответствий;

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

б) установлению причин несоответствий;

в) разработке мероприятий, позволяющих избежать повторения
несоответствий;

г) обоснованию необходимости действий и установлению
приоритетов, исходя из возможных последствий;

д) записям результатов предпринятых действий;

е) анализу результатов предпринятых корректирующих дей­ствий.

4.3 Несоответствия могут относиться к:

—процессам управленческой деятельности университета, фа­культетов;

—процессам обеспечения ресурсами;

—обеспечивающим и вспомогательным процессам;

—общим университетским процессам предоставления образо­вательных услуг;

—процессам предоставления образовательных услуг выпускаю­щими кафедрами ГОУ ВПО ИГХТУ;

—другим процессам.

4.3.1 Несоответствиями управленческой деятельности могут
быть:

—несогласованность целей подразделений и политики ГОУ ВПО ИГХТУ в области качества;

—неоднозначность принятых решений;

—невыполнение решений (приказов, распоряжений, указа­ний);

—несвоевременное (запоздалое) выделение средств и ресур­сов;

—неполная и недостоверная информация во входных данных для принятия решений;

—другие виды несоответствий.

4.3.2 Несоответствиями процессов обеспечения ресурсами могут
быть:

—недостаточная компетентность персонала ГОУ ВПО ИГХТУ;

—невыполнение требований к техническому состоянию учебного и другого оборудования;

—нарушений условий труда и техники безопасности;

—упущения в обеспечении информацией;

—несвоевременное финансирование и расточительное расходо­вание материалов и времени;

—другие виды несоответствий.

4.3.3 Несоответствиями обеспечивающих и вспомогательных
процессов могут быть:

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

—несвоевременная актуализация документов;

—необеспеченность рабочих мест соответствующими версиями документов;

—ошибки результатов маркетинга и оценивания удовлетворен­ности заинтересованных сторон;

—закупка продукции у неквалифицированного поставщика;

—закупка продукции без подтверждения ее качества;

—другие виды несоответствий.

4.3.4 Несоответствиями процессов создания продукции (про­цессов жизненного цикла образовательных услуг) могут быть:

— ошибки в результатах оценивания способности кафедр и
ГОУ ВПО ИГХТУ в целом выполнить требования образовательных
стандартов;

— несоответствия, выявленные в ходе верификации и валидации проектов процедурных документов учебного процесса;

— несвоевременное внесение изменений в документацию;

— несоблюдение графиков;

— отсутствие критериев для анализа способностей (возмож­ностей) процессов;

— нарушение идентификации;

— применение неисправного лабораторного оборудования, инструмента или приборов;

— другие виды несоответствий.

4.3.5 Несоответствиями продукции (п. 3.1.4) могут быть:

— недостатки, выявленные при текущем контроле, промежу­точной и итоговой аттестации обучаемых в ГОУ ВПО ИГХТУ;

— недостатки, выявленные при внутренних и внешних аудитах (проверках);

— недостатки, обнаруженные в знаниях и умениях выпускников ГОУ ВПО ИГХТУ при работе в организациях;

— недостатки, выявленные органами, осуществляющими государственный надзор;

— отступления от положений контрактов;

— другие виды несоответствий.

4.4 Источниками информации для рассмотрения корректирую­щих действий могут быть:

— результаты верификации и валидации проектов;

— результаты мониторинга учебного процесса;

— данные о проверке знаний обучаемых, включая аттеста­цию;

— отчеты о внутреннем аудите;

— отчеты о деятельности преподавателей, кафедр, факульте­тов ГОУ ВПО ИГХТУ;

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

— протоколы внешнего аудита и контроля инспектирующими органами;

—данные об удовлетворенности обучаемых, организаций и других заинтересованных сторон;

—записи о функционировании СМК;

—другая информация.

4.5 После обнаружения несоответствия или получения соответствующей информации (п. 4.4), учитывая возможные последствия, производят, при необходимости, коррекцию, т. е. действия, предпринимаемые для устранения обнаруженного несоответствия, что не отменяет последующих корректирующих действий

4.6 Корректирующие действия следует планировать и осущест­влять на нескольких уровнях: университет; факультет; кафедра (подразделение).

4.7 При реализации корректирующих действий следует исполь­зовать циклы PDCA (планирование, осуществление, проверка, действие по улучшению).

Первый замкнутый цикл PDCA применяют для отслеживания выполнения запланированных корректирующих действий и оце­нивания их результативности.

Второй замкнутый цикл PDCA применяют для оценивания предпринятых корректирующих действий. При недостаточности эффекта ищут другую причину и метод ее устранения.

4.8 Осуществлять корректирующие действия рекомендуется по алгоритму, приведенному в приложении 1 к настоящему стан­дарту.

4.9 Для анализа несоответствий и установления причин несо­ответствий (раздел 5), планирования мероприятий (раздел 6) и оценивания результатов предпринятых корректирующих действий на соответствующем уровне (раздел 7) могут создаваться временные комиссии, в состав которых входят руководитель (или заместитель руководителя) подразделения, в деятельности или в результатах ко­торого обнаружено несоответствие, представитель службы качества, специалисты-исполнители и, при необходимости, представители подразделений, ответственных за предыдущий и последующий про­цессы, а также ответственные за обеспечивающие процессы.

Анализ несоответствий и установление причин

5.1 Информация о несоответствиях должна подвергаться анализу на предмет значимости выявленных несоответствий и возможных последствий.

Несоответствия по значимости могут быть двух видов:

—значительное несоответствие. То, которое с большой вероят­ностью может повлечь (или повлекло) невыполнение требований потребителей и/или обязательных требований, либо привело к значительному увеличению затрат ресурсов, либо к существенному снижению удовлетворенности заинтересованных сторон;

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

—малозначительное несоответствие. Отдельные несистемати­ческие упущения, ошибки, недочеты в функционировании СМК, в документации или процедурах, которые могут впоследствии при их накоплении привести к невыполнению требований потребителя и/или обязательных требований, а также к снижению результатив­ности процессов СМК.

5.2 Процедура анализа должна предусматривать рассмотрение вопроса о необходимости проведения коррекции (исправления), оценивание эффекта от ранее предпринятых корректирующих и предупреждающих действий (ДП-ИГХТУ-8.5.3-2010), выявление нега­тивных тенденций, определение достаточности информации для установления первопричин несоответствия и для разработки кор­ректирующих действий.

5.3 К наиболее общим категориям причин относятся:

—недостаточная предыдущая подготовка, а также недостаточные ответственность и мотивация обучаемых;

—недостаточные компетентность, квалификация, опыт, ответственность, мотивация, состояние здоровья и другие характеристики преподавателей и сотрудников ГОУ ВПО ИГХТУ;

—ненадлежащие характеристики, точность, изношенность и другие параметры лабораторного оборудования;

—несвоевременная актуализация документации, отсутствие ее доступности, неоднозначность понимания и т. д.;

—ненадлежащие характеристики точности и достоверности средств измерений и контрольного оборудования, отсутствие ин­струкций, методик и других документов для них;

—несоблюдение требований к безопасности труда, санитарно-гигиенических условий и других требований к производственной среде;

— недостатки в управлении, в том числе несвоевременность обеспечения ресурсами, несоблюдение графиков планово-
предупредительных работ, отсутствие учета требований по удовлетворенности, неучастие персонала ГОУ ВПО ИГХТУ в процессе улучшения, отсутствие контроля производственной дисциплины и т. д.;

— отсутствие или недостаток необходимых финансовых средств
для осуществления процессов, поощрения за улучшение деятельности.

После определения группы причин осуществляют поиск кон­кретной причины, на устранение которой должны быть направлены корректирующие действия.

Примеры первопричин несоответствий:

—человеческий фактор (некомпетентность, безответственность и др.);

—недостоверность и неполнота информации, необходимой для принятия решений;

—ошибки в документации;

—несоблюдение производительной дисциплины и графиков;

—ошибки в принятии решений об уровне подготовки обучае­мых.

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

5.4 В зависимости от характера несоответствия установление причин может быть от простейшего действия (СТУ-ИГХТУ-8.3) до сложной процедуры, включающей анализ прослеживания процес­сов, анализ записей, сбор дополнительных данных, проведение экспериментов.

5.5 При установлении причин и выборе приоритетных кор­ректирующих действий применяют, где целесообразно, методы группового принятия решений, в том числе метод «мозгового штурма», а также используют причинно-следственные диаграммы (приложение 2) и диаграммы Парето (приложение 3).

6. Планирование и осуществление корректирующих дей­ствий

6.1 План корректирующих действий рекомендуется оформлять по форме, приведенной в приложении 4 настоящего стандарта.

6.2 Корректирующие действия могут быть включены составной частью в:

— планы совершенствования СМК, в том числе по результатам
анализа со стороны высшего руководства;

— планы корректирующих действий по устранению несоот­ветствий, выявленных при проведении внутренних проверок по ДП-ИГХТУ-8.2.2-05-2010;

—планы работы факультетов, кафедр, подразделений ГОУ ВПО ИГХТУ;

—другие планы и программы.

6.3 Для осуществления корректирующих действий руководитель подразделения должен предусмотреть необходимую подготовку исполнителей плана и выделение необходимых для реализации плана ресурсов, в том числе финансовых.

6.4 Ход выполнения запланированных действий для обеспечения достижения желаемой цели должен подвергаться мониторингу, по результатам которого при необходимости осуществляют корректи­ровку плана (цикл PDCA).

6.5Оценивание результативности выполнения плана корректи­рующих действий осуществляет руководитель, утвердивший план. Оценку результативности заносят в графу «Отметка об исполнении плана (результативность)» (приложение 4) либо регистрируют в другом документе.

Результативность определяют на момент плановой даты испол­нения корректирующего действия.

Достоверность оценки результативности должна проверяться, в том числе во время внутреннего аудита, и регистрироваться в отчете согласно ДП-ИГХТУ-4.2.4-2010.

6.6 Результативность определяют либо по каждому корректирующему действию (если в плане их более одного), либо интегрально по всем корректирующим действиям, направленным на устранение причин конкретного несоответствия.

ДП-ИГХТУ-8.5.2-2010

Там, где целесообразно, определяют общую результативность выполнения всего плана.

Результативность определяют, например, по критерию своевременности выполнения и по критерию полноты содержания выполненного действия.

Полнота выполнения корректирующих действий может оцени­ваться отношением числа выполненных действий к числу запла­нированных действий. Возможны другие виды критериев, удобные для сопоставления с предыдущими результатами.