Сортировка по одному столбцу с помощью кнопки Сортировка и фильтр

Введение

Возможность работы с базами данных программ, предназначенных для обработки таблиц, является весьма важной в работе экономиста. Excel имеет различные инструментальные средства поддержки баз данных. Виды работ с ними можно разбить на 2 категории:

¨ Организация встроенных, расположенных непосредственно на рабочем листе, баз данных с помощью списков.

¨ Работа с внешними данными с помощью специальных запросов.

Современные базы данных представляют собой, как правило, набор взаимосвязанных таблиц. Каждая такая таблица состоит из множества строк, называемых записями. Каждая строка состоит из отдельных данных (реквизитов), называемых полями, для которых определены требования к типу содержащихся в них данных.

Таблица-список Excel должна удовлетворять следующим требованиям.

Ø Каждый столбец должен содержать информацию одного типа

Ø Одна или две верхние строки списка должны содержать уникальные заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца.

Ø Список не должен включать пустые строки и столбцы.

Ø Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если же это невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа, по крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

Ø Не следует размещать данные слева и справа от списка, поскольку они могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Над списками можно производить следующие действия:

ü Сортировать список.

ü Добавлять или изменять данные с помощью формы.

ü Фильтровать список таким образом, чтобы были выбраны только те строки, которые удовлетворяют заданному критерию.

ü Автоматически вычислять промежуточные итоги.

ü Создавать для списка структуру.

ü Создавать отчет, который в Excel называется Сводная таблица. С ее помощью можно мгновенно подытожить данные в списке.

ü Проверять вводимые в ячейку данные.

Сортировка списков и диапазонов

Сортировка является встроенной частью анализа данных. Сортировка предназначена для более удобного представления данных списка и увеличению скорости их поиска.

Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или убывающем порядке данных, с учетом или без учета регистра букв. Можно задать и свой собственный пользовательский порядок сортировки

Примечание: при сортировке по убыванию элементы списка отображаются в обратном порядке, за исключением пустых ячеек, которые всегда помещаются в конец списка.

При сортировке строк изменяется порядок расположения строк, в то время как порядок столбцов остается прежним. При сортировке столбцов соответственно изменяется порядок расположения столбцов.

Excel предоставляет разнообразные способы сортировки данных: по тексту, числам, по дате и времени, по настраиваемым спискам или формату, включая цвет ячеек и цвет шрифта.

Перед тем, как производить сортировку, необходимо установить курсор на любую ячейку сортируемой таблицы.

Для выполнения сортировки списка может быть использованы:

· кнопка, расположенная на стандартной панели элементов ,

· команда меню Данные

Сортировка по одному столбцу с помощью кнопки Сортировка и фильтр

Для сортировки текстовых значений необходимо установить курсор в соответствующий столбец с данными и на вкладке Главнаяв группе Редактированиераскрыть кнопку Сортировка и фильтр. В открывшемся меню:

· для сортировки символов по возрастанию выбрать команду Сортировка от А до Я

· для сортировки символов по убыванию выбрать команду Сортировка от Я до А.

При необходимости выполнить сортировку с учетом регистра в меню кнопки Сортировка и фильтрнеобходимо выбрать команду Настраиваемая сортировкаи в открывшемся окне нажать кнопку Параметры.В появившемся окне Параметры сортировкиустановить флажок Учитывать регистр.

Для сортировки чисел необходимо активизировать ячейку столбца таблицы, который содержит числовые данные, затем на вкладке Главнаяв группе Редактированиераскрыть кнопку Сортировка и фильтр. В открывшемся меню:

v Для сортировки чисел по возрастанию выбрать команду Сортировка от минимального к максимальному

v Для сортировки чисел по убыванию выбрать команду выбрать команду Сортировка от максимального к минимальному.

Внимание. Для выполнения упражнений необходимо загрузить готовый файл с примером таблицы-списка с исходными данными. Размещение данного файла уточните у вашего преподавателя.

Упражнение: Выполните сортировку данных списка (исходной таблицы) в алфавитном порядке по наименованию поставщика. Для этого:

· Скопируйте содержимое листа Исходный список на новый лист, для чего установите курсор мыши на прямоугольник, находящийся на пересечении линий-указателей строк и столбцов в левом верхнем углу окна документа, при этом указатель мыши примет вид белого крестика.

· Щелкните левой кнопкой мыши, при этом цветным фоном будет выделен весь лист

· Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Копировать, при этом вокруг листа появится плавающая рамка.

· Перейдите на новый лист.

· Щелкните левой кнопкой мыши в ячейке А1 нового листа , а затем щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите команду Вставить.Снимите выделение листа, щелкнув левой кнопкой мыши в произвольном месте листа.

· Назовите новый лист Сортировка.

· Установите курсор в ячейку с данными столбца Наименование поставщика.

· На вкладке Главнаяв группе Редактированиенажмите кнопку Сортировка и фильтр.

· В открывшемся меню выполните команду Сортировка от А до Я.