Документ и система документации. Регламентация деятельности кадровой службы.
Делопроизводство– административно-управленческая деятельность организации, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций. Как синоним - документационное обеспечение.
Под кадровым делопроизводством понимают полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы и до момента завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Структурно выделяют две части в делопроизводстве:
Основная часть (основной процесс):
1) Документирование управления кадрами – процесс создания кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач. Задачи:
- Заключение трудового договора и оформление приема на работу;
- Оформление перевода на другую работу;
- Оформление предоставления отпусков;
- Оформление дисциплинарных взысканий;
- Оформление учета использования рабочего времени;
- Прекращение трудового договора.
2) Организация работы с кадровыми документами – процесс обработки кадровых документов.
Задачи:
- Ведение трудовых книжек;
- Формирование и ведение личных дел;
- Составление номенклатуры дел кадровой службы;
- Подготовка дел для передачи в архив; и т.д.
| Обеспечивающая часть включает составляющие:
1) Кадровое обеспечение делопроизводства (наличие необходимых профессиональных квалифицированных );
2) Организационное обеспечение (наличие службы кадров как самост. структурного подразделения или должностного лица, j решает задачи, поставленные перед УП);
3) Техническое обеспечение (наличие и использование необходимых в процессе документирования и обработке кадровой документации средств – программы и техника);
4) Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства (инструкции, требования, законы, j руководствуются в кадровом делопроизводстве).
| Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и норм, порядка работы с кадровой документацией возложены на руководителя орг-ии. В последующем рук-ль может делегировать свои полномочия, закрепляя и возлагая их на конкретных сотрудников.
Осуществляется делопроизводство как должностными лицами, для которых это является основной функцией, так и другими должностными лицами, на которых соотв. распорядительными документами возложена таковая ответственность.
Документ и система документации.
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Система документации– совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.
Унифицированная система документации– система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Функции документа:
1. Информационная (документирование, хранение, передача информации, её последующее использование);
2. Управленческая (с помощью документов принимаются какие-то вопросы, решения);
3. Коммуникативная;
4. Правовая (документ может служить письменным доказательством в суде, сам закон несет правовую функцию);
5. Организационная (документ устанавливает порядок взаимодействия и поведения работников);
6. Научно-историческая.
Классификация документов – распределение документов по группам на основе признаков содержания, формы составления и т.д. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Классификация документов общего делопроизводства:
· По способу документирования
1) Рукописные;
2) Электронные;
3) Видео-, фото-, аудиодокумент.
· По сфере использования
1) Юридические;
2) Организационно-распорядительные;
3) Бухгалтерские;
4) Статистические и др.
· По месту составления
1) Входящие;
2) Исходящие;
3) Внутренние.
· По грифу ограничения доступа
1) Открытые;
2) С грифом ограничения доступа.
· По происхождению
1) Именные;
2) Служебные.
· По юридической значимости
1) Подлинник (оригинал);
2) Копии;
3) Заверенные копии;
4) Дубликаты.
· По форме изложения
1) Индивидуальные
2) Типовые
3) Трафаретные
· По срокам хранения
1) Временного хранения (до 10 лет);
2) Долговременного хранение (>10 лет);
3) Постоянного хранения.
· Электронный документ – документ, в котором информация представлена в информационно-цифровом виде.
Классификация кадровых документов:
· Организационные документы регламентируют порядок функционирования и построения системы УП конкретной организации. (Устав, ПВТР, должностные инструкции, правила ведения трудовых книжек и др.);
· Распорядительные документы (приказы, распоряжения) являются основанием для принятия решений, для приема работника на работу и т.д.;
· Информационно-справочная документация (базы данных, нормативно-справочная документация, письма, телеграммы, факсы, докладные, объяснительные, служебные записки);
· Персональные документы
- Документы, выданные гражданам соответствующими государственными органами, организациями (полис мед. страхования);
- Персональные документы, выдаваемые работникам учреждением по месту работы для подтверждения различных правовых актов и целевого представления;
- Документы, составленные и направляемые работниками работодателю или профсоюзному органу в целях прекращения и установления каких-либо правоотношений (личное заявление, резюме, объяснительные записки, жалобы);
- Служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые, моральные, личные качества работника и не предназначенные для передачи этому работнику (результаты тестирований, протокол заседаний аттестационной комиссии).
· Учетные документы выполняют функцию персонального учета работников и являются базой персональных данных, получаемые при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движений персонала. Самая объемная группа документов
- Первичные учетные документы (личная карточка);
- Вторичные учетные документы.
· Договорные документы регламентируют правовые взаимоотношения работников и работодателей и закрепляются в коллективном договоре, трудовом договоре, соглашением.
· Плановые документы (штатное расписание, план по труду и численности, график отпусков) – документы перспективного и текущего прогнозирования и планирования в части комплектования организации персонала, численного состава различных категорий.
· Отчетно-статистический документ – группа, которая концентрирует в себе все сводные отчеты, которые организация делает (баланс рабочего времени).
· Документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (табель учета РВ, платежная и расчетная ведомости, лицевой счет работника).
Документы по личному составу включают:
1. Документы по комплектованию персонала (приказ о приеме, трудовые договора, ИНН, полис мед. страхования, личная карточка);
2. Документы по процессам продвижения персонала (дополнительное соглашение, приказ о переводе, должностная инструкция, командировочное удостоверение, график отпусков, больничные, аттестационные листы, протоколы);
3. Документация, связанная с выполнением требований трудовой дисциплины (докладные, объяснительные служебные записки, приказ, наложение взыскания или поощрения);
4. Документация, связанная с прекращение трудовых отношений или увольнений (заявления об увольнении, трудовой договор, трудовая книжка, приказ об увольнении, служебные записки, объяснительные и акты).
Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства.
Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций, предъявляемых к составлению документов по личному составу и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями, регламентирующих документационное обеспечение персонал-технологий, используемых в деятельности службы персонала в соответствии с ЛНА.
Нормативно-методическая база кадрового делопроизводства регламентирует:
- Правила оформления документов;
- Правила работы с документами;
- Обеспечение сохранности документов;
- Порядок передачи документов на архивное хранение;
- Работу службы делопроизводства;
- Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- Юридические аспекты, связанные с документами и пр.
Законы, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:
· Конституция РФ;
· ТК РФ;
· УК РФ (ответственность за работу с документами, за невыполнение трудовых обязанностей и т.п.);
· ГК РФ (гражданские правовые отношения)
· КОАП (кодекс РФ об административных правонарушениях);
· ФЗ об информации, информационных технологиях и о защите информации от 2006 года;
· ФЗ о коммерческой тайне (охрана конфиденциальности информации);
· ФЗ о защите персональных данных;
· ФЗ об архивном деле.
Постановления, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:
· Постановление госкомстата об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
· Постановление о трудовых книжках;
· Постановление Министерства труда и социального развития об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек;
· ГОСТ Р.6.30 – 2003 – унифицированная система документации, требования к оформлению документов.
Общероссийские классификаторы, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:
· ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций;
· ОКАТО – общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления;
· ОКПДТР – общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов;
· ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации и т.д.
Инструкции, нормативные документы, регулирующие трудовые отношения и работу с документами:
· Требование инспекции пенсионного фонда (ПФ) и типовая инструкция по организации делопроизводства в негосударственных ПФ;
· О типовой инструкции по делопроизводству федеральных органов исполнительной власти.
Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия содержит следующие разделы:
1) Общие положения;
2) Порядок составления и оформления служебных документов;
3) Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
4) Контроль исполнения документов;
5) Порядок работы с входящими документами;
6) Порядок работы с внутренними документами;
7) Составление номенклатуры дел, правила формулирования дел, порядок обеспечения сохранности документов;
8) Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Общие требования к оформлению кадровой документации
Юридическая сила документа – свойства официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством комплектацией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Реквизиты:
- Реквизит № 8 – наименование организации – автора документа. Наименование должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах;
- Реквизит № 11 – дата документа (для протокола – дата заседания, для акта – дата события);
- Реквизит № 14 – место составления или издания документа (если непонятно территориальное место);
- Реквизит № 16 гриф утверждения документа (УТВЕРЖДАЮ: наименование должностного лица, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения);
- Реквизит № 17 – резолюция (указание на исполнение);
- Реквизит № 24 – визы согласования;
- Реквизит № 27 – отметка об исполнителе (ФИО, инициалы, контактный телефон), в конце документа в левом нижнем углу.
Поля: левое – 20 мм, правое – 30 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.
|