Создание сложных форм и отчетов

Цель работы:научиться создавать сложные формы и отчёты.

Содержание работы:

1 Разработка сложной формы

2 Разработка сложного отчёта

3 Разработка кнопочной формы-меню

Разработка сложной формы

Сложнымназывается объект БД (запрос, форма или отчёт), который имеет подчинённые объекты. MS Access позволяет разрабатывать сложные формы и отчёты, которые не только используют данные подчинённых им структур, но выполняют дополнительные функции. В них можно не только выполнять фильтрацию, сортировку, поиск и замену данных и т.п., но и автоматически выполнять группировку данных, математические операции (вычислительные и логические), изменять структуру таблиц, строить диаграммы по табличным данным и др. Эти операции производятся в режиме Конструктор и с помощью Мастеров: запросов, форм, отчётов, с использованием OLE-технологии – вставки объектов из других приложений и программ, например, Мастера диаграмм, с помощью новых панелей инструментов и др.

Кроме того, MS Access позволяет создавать кнопочную форму-меню для вывода форм и отчётов.

Кнопочное менюпредставляет собой форму, на которой расположены элементы управления- кнопки с поясняющими надписями. Щелчок по кнопке открывает соответствующую таблицу, запрос, форму или отчет. Меню является очень удобным инструментом работы с базами данных и практически всегда присутствует в базах, созданных для предприятий и фирм.

Кнопочное меню можно создать вручную ( в режиме конструктора) или использовать диспетчер кнопочных форм. Меню, созданные вручную, могут обладать большими возможностями и иметь более привлекательный интерфейс, чем меню, созданные диспетчером, нотребуют много времени на разработку, а создать простое меню с помощью диспетчера можно за несколько минут. Впоследствии в режиме конструктора можно дополнить и изменить это меню.

Пример 1 Создание сложных форм.

1 Разработать сложную форму, в которой с названиями дисциплин связана подчиненная форма Спортсмены и подчиненная форма Оценки.

2 Изменить расположение элементов в форме.

3 Вставить в форму диаграмму, графически отражающую оценки спортсменов.

4 Отредактировать вид осей диаграммы.

Порядок работы:

1 Создание сложной формы. Для её разработки:

- на объекте Формы щелкните по кнопке Создать;

- выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке ОК;

- в таблице Виды спорта выберите поле Вид спорта ;

- в таблице Спортсмены выберите поля Код спортсмена, Фамилия, Имя, Отчество, Номер группы;

- в таблице Оценкивыберите поле Оценки и щелкните по кнопке Далее;

Рисунок 1 Окно Создание форм с полями, включёнными в форму и полем переключения

- в появившемся окне Создание форм (рис. 1) показано, из каких таблиц БД (Спортсмены, Оценки, Виды спорта) в форму включены поля (Код спортсмена, Фамилия, Имя, Отчество, № группы, Оценки), вверху указано поле (Название дисциплины), по которому будут меняться значение этих полей. Щелкните по кнопке Далее;

- оставьте табличный вариант подчиненной формы, щелкните по кнопке Далее;

- выберете нужный вид (например, Табличный) и стиль (например, Официальный) оформления формы и щелкните по кнопке Далее;

- введите название формы Виды спорта и оценки;

- щелкните по кнопке Готово и просмотрите полученную форму (рис. 2).

Если расположение полей на экране не удовлетворяет пользователя, то его можно изменить стандартными средствами Windows (технология drag-and-drop).

Поменяем местами столбцы Оценки и № группы и выделим место для диаграммы.

Рисунок 2 Форма Виды спорта и оценки

Редактирование формы.

2.1 Для перемещения столбца нужно выделить его щелчком по заголовку и перетащить на новое место.

2.2 Чтобы вставить в форму диаграмму оценок спортсменов по видам спорта необходимо:

- переместить правую границу формы для подготовки места расположения диаграммы;

- переключиться в режим конструктора;

- выполнить команду Вид\ Панель элементов;

- на этой панели щелкнуть по кнопке [Аа];

- создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы, для чего растянуть мышью рамку прямоугольника для надписи переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;

- ввести надпись Диаграмма оценок;

- выполнить команду Вставка\ Диаграмма;

- на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы;

- выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке Далее;

- выбрать поля Код спортсмена и Оценки, щелкнуть по кнопке Далее;

- выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке Далее;

- дважды щелкнуть по надписи Сумма_ оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке ОК (рис. 3);

- щелкнуть по кнопке Далее;

- вновь щелкнуть по кнопке Далее, так как в строке Поля формы и в

Рисунок 3 Окно Создание диаграммы

строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код дисциплины (что и требуется);

- стереть название диаграммы Оценки( так как уже задана надпись Диаграмма оценок), щелкнуть по кнопке Далее.