Тема 2. Облік касових операцій Характеристика каси банку
Каса банку – сукупність операційних кас банку, його філій, відділень, пунктів обміну іноземної валюти, а також програмно-технічних комплексів самообслуговування.
Каса банку забезпечує збереження коштів клієнта на рахунку.
Усі підприємства, організації та установи, які одержують готівку за реалізовану продукцію, товари, послуги і за іншими платежами, зобов’язані здавати її в касу банку для зарахування і зберігання на відкритих їм поточних рахунках. Водночас підприємства, організації та установи можуть мати в своїх касах готівку в межах лімітів, визначених банками за погодженням з керівниками підприємств. У разі необхідності ліміти залишків кас переглядаються. Усі підприємства, організації та установи одержують від банків готівку на виплату заробітної плати, пенсій, допомоги, на відрядження, господарські та інші витрати. У касі банку зберігається не тільки грошова готівка, а й цінні папери, бланки суворої звітності.
До касові операції належать:
1) приймання через касу банку готівки національної та іноземної валюти від клієнтів для зарахування на власні рахунки та рахунки інших юридичних і фізичних осіб або на відповідний рахунок банку (філії, відділення);
2) видача готівки національної та іноземної валюти клієнтам з їх рахунків через касу банку;
3) приймання від фізичних та юридичних осіб готівки національної та іноземної валюти для переказу і виплати отримувачу суми переказу в готівковій формі через операційну касу;
4) отримання банком (філією, відділенням) у територіальному управлінні підкріплення готівкою та здавання надлишків, у тому числі пачок банкнот у касетах;
5) вилучення з обігу сумнівних банкнот (монет) та надсилання їх на дослідження;
6) обмін клієнтам не придатних до обігу та вилучених з обігу банкнот (монет) національної валюти на придатні, монет на банкноти, банкнот на монети, банкнот (монет) одних номіналів на банкноти (монети) інших номіналів;
7) оброблення готівки.
Касове обслуговування – надання послуг з приймання, видачі та обміну готівки.
Банкноти – паперові грошові знаки
Готівка – грошові знаки у вигляді банкнот і монет;
Корінець банкнот – 100 (сто) банкнот одного номіналу, які упаковані бандероллю;
Монети – металеві грошові знаки різного номіналу.
Номінал банкнот (монет)– вартість, що зазначена на банкнотах (монетах).
Оброблення готівки – комплекс операцій, що включає визначення справжності та платіжності банкнот (монет), сортування, перераховування, формування та пакування відповідно до вимог нормативно-правових актів.
Пачка банкнот – 1 000 банкнот одного номіналу і зразка, що складається з 10 корінців банкнот по 100 банкнот (менше 10 корінців – неповна пачка).
Цінності – готівка національної та іноземної валюти, сумнівні (уключаючи підроблені) банкноти, зразки банкнот, пам’ятні та інвестиційні монети, сувенірна продукція, банківські метали, дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, цінні папери та інші цінності, які мають вартість.
Банк (філія, відділення) зобов’язаний:
1) здійснювати касове обслуговування клієнтів на підставі договору через касу банку;
2) забезпечувати оброблення готівки в операційній касі;
3) забезпечувати контроль за платіжністю і справжністю банкнот (монет) під час приймання та оброблення готівки з використанням відповідного обладнання (приладів);
4) визначати платіжність банкнот (монет) відповідно до вимог нормативно-правових актів та з використанням довідкової інформації, що надається Національним банком України (далі – Національний банк), банками-емітентами або іншими уповноваженими установами;
5) здійснювати операції лише з тими видами і номіналами банкнот іноземної валюти, які перебувають в обігу в країнах-емітентах або підлягають обміну в порядку, установленому банком-емітентом.
Банк під час здійснення касових операцій має забезпечувати:
1) визначення справжності та платіжності банкнот (монет) національної та іноземної валюти;
2) обов’язкове приймання банкнот і монет на вимогу клієнта, у тому числі таких, що вилучаються з обігу Національним банком;
3) своєчасне повне оприбутковування готівки національної та іноземної валюти, що надійшла до каси банку, та її зарахування на зазначені клієнтами рахунки згідно з вимогами нормативно-правових актів;
4) своєчасну видачу клієнтам придатних до обігу банкнот (монет) національної та іноземної валюти, у тому числі під час здійснення сплати платежів;
5) документальне оформлення руху готівки національної та іноземної валюти в касі банку;
6) своєчасне відображення касових операцій у бухгалтерському обліку;
7) належний внутрішній контроль за касовими операціями;
8) здавання готівки національної валюти до територіальних управлінь відповідно до встановлених відповідним договором умов;
9) створення безпечних умов роботи з готівкою та її зберігання;
10) задоволення потреб своїх клієнтів у готівці насамперед за рахунок власних надходжень, перерозподілу готівки у власній мережі, а в разі її недостатності – отримання підкріплення готівкою в територіальному управлінні, придбання її в інших банках;
11) систематичний аналіз стану надходжень і видачі готівки в національній та іноземній валюті;
12) ідентифікацію клієнтів відповідно до вимог законодавства України.
Банк на підставі цієї Інструкції та з урахуванням переліку касових операцій зобов’язаний розробити і затвердити внутрішні положення (інструкції) про організацію роботи щодо здійснення касових операцій, у яких слід визначити порядок:
1) роботи операційної каси в операційний та в післяопераційний час;
2) приймання, видачі, зберігання готівки та інших цінностей в операційній касі, у тому числі із застосуванням АТМ;
3) внутрішнього переміщення готівки і цінностей між працівниками банку (філії, відділення);
4) роботи каси перерахування;
5) зведення залишків готівки в операційній касі;
6) підкріплення готівкою власних філій (відділень) і приймання від них готівки;
7) роботи із застосуванням спеціальних платіжних засобів через операційну касу;
8) роботи з ПТКС;
9) контролю за касовими операціями;
10) організації роботи відповідальних осіб сховища цінностей (їх кількість та посади);
11) надання в оренду та зберігання цінностей клієнтів банку (філій, відділень) в індивідуальних сейфах, приймання від клієнтів цінностей на відповідальне зберігання;
12) відкривання і закривання сховищ цінностей;
13) роботи депозитної системи, здавання під охорону та прийняття з-під охорони сховищ цінностей і депозитних систем, а також зберігання ключів (дублікатів ключів) до них та здійснення ревізії цінностей;
14) урегулювання спорів між банком (філією, відділенням) і клієнтом з питань касового обслуговування, у тому числі через ПТКС.
Банк (філія, відділення) зобов’язаний зберігати готівку та цінності у власних сховищах цінностей.
Банк (філія, відділення) допускає до роботи з готівкою та цінностями працівників, які склали залік щодо знання вимог цієї Інструкції, нормативно-правового акта щодо визначення ознак справжності і платіжності банкнот (монет) національної та іноземної валюти та внутрішніх положень про організацію роботи щодо здійснення касових операцій (змін до них) у межах тих питань, що належать до їх функціональних обов’язків.
Банку (філії, відділенню) забороняється допускати до касової роботи неповнолітніх осіб.
Про складання працівником заліку банк (філія) оформлює відповідний протокол, який зберігається в особовій справі працівника. Банк наказом призначає відповідальними особами сховища цінностей, на яких покладаються обов’язки щодо зберігання цінностей у сховищі цінностей банку або філії, посадових осіб (не менше двох), стаж роботи яких у банківській системі становить не менше ніж один рік, а у відділеннях банку – не менше ніж шість місяців. Керівник банку (філії, відділення), а також відповідальні особи в разі незабезпечення схоронності цінностей в касі банку несуть відповідальність згідно із законами України.
Види кас
Операційна каса – касовий вузол банку (філії, відділення), у якому здійснюються касові операції.
Обслуговування клієнтів банку здійснює операційна каса. До її складу можуть входити прибутково-видаткові каси, прибуткові каси, видаткові каси, каси для розміну грошей, вечірні каси банків на підприємствах та в організаціях, каси перерахунку. Кількість операційних кас залежить від обсягу і характеру діяльності установи банку. Кабіни кожної каси розміщуються у такий спосіб, щоб можна було візуально стежити за роботою касирів. Відводиться спеціальне приміщення-сховище для зберігання готівки грошей та цінностей.
Матеріально відповідальними особами за зберігання грошей та цінностей є керівник банку, головний бухгалтер і завідувач каси (старший касир).
З кожним працівником каси укладається угода про повну матеріальну відповідальність. Касири операційних кас повинні мати зразки підписів керівників банку і бухгалтерських працівників, уповноважених підписувати прибуткові та видаткові касові документи, а бухгалтери — зразки підписів касирів.
Банк (філія, відділення) організовує роботу операційної каси з касового обслуговування клієнтів протягом операційного часу та в післяопераційний час відповідно до внутрішніх положень (інструкцій) банку.
За рішенням керівника банку в операційній касі застосовується автоматична касова машина (АТМ).
Робоче місце з приймання готівки має бути обладнане таким чином, щоб клієнт міг спостерігати за перерахуванням готівки.
Банк (філія, відділення) зобов’язаний протягом операційного часу (у післяопераційний час) без будь-яких обмежень безкоштовно обмінювати фізичним та юридичним особам вилучені з обігу, не придатні до обігу, платіжні банкноти та монети національної валюти на придатні. Банк (філія, відділення) зобов’язаний також здійснювати на вимогу клієнта обмін банкнот на монети, монет на банкноти, банкнот (монет) одних номіналів на банкноти (монети) інших номіналів. Такий обмін, якщо справжність та платіжність банкнот (монет) не викликає сумніву, банк (філія, відділення) здійснює безпосередньо під час приймання готівки без відображення в бухгалтерському обліку.
Для зберігання готівки в банку є сховища їх називають комори. Також зберігають готівку у шафах, металевих ящиках і столах касирів.
Сховище цінностей – спеціально обладнане приміщення банку (філії, відділення), сейф, депозитна система та АТМ-сейфи, що використовуються для зберігання готівки та інших цінностей, технічний стан яких відповідає нормативно-правовим актам.
Касир повинен закривати та опечатувати або пломбувати ці столи, шафи та ящики. Вхід до сховища дозволяється лише уповноваженим особам (3 особи), які відповідають за схоронність коштів.
Ці особи повинні мати дублікати ключів, які складаються в один мішок опечатуються і здаються в службу безпеки банку або в органи міліції чи в інший банк.
Для опечатування сховища службові особи, касир забезпечуються своїми індивідуальними металевими печатками і пломбіраторами.
Формуються кошти в пачки 1000 банкнот, формується банком по розміру.
Це все реєструється у спеціальній книзі, що знаходиться у керівника банку. Головний бухгалтер контролює передання зразків підписів в касу для роботи каси. Касир працює на принципах відповідального виконавця.
Каса повинна забезпечувати своєчасне прийняття готівки, видачу готівки, схоронність коштів і цінностей без будь-яких нестач, надлишків, крадіжок.
Приймання готівки в касу банку здійснюється на основі прибуткових документів,
які виписуються в одному або в двох примірниках.
Одержавши прибуткові документи, касир зобов’язаний:
1) перевірити наявність і тотожність підписів операційних працівників наявним у нього зразкам;
2) звірити відповідність сум, зазначених у документі, цифрами і літерами;
3) викликати особу, яка вносить гроші, і прийняти їх поаркушним перерахуванням.
Якщо клієнт здає гроші до каси банку за кількома прибутковими документами для зарахування на різні рахунки, то касир приймає гроші за кожним документом окремо.
Під час отримання готівки на столі касира не повинно бути ніяких інших грошей, крім тих, що приймаються від особи.
Після одержання грошей касир звіряє суму, зазначену в прибутковому документі, із сумою, фактично виявленою при перерахуванні. У разі відповідності сум касир підписує відповідні касові документи.
У разі виявлення фальшивих грошей касир повинен терміново доповісти про це керівникові установи банку для вжиття необхідних заходів з обов’язковим повідомленням правоохоронних органів.
Касири ведуть щоденні записи прийнятих і зданих грошових сум в окремій «Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)».
Наприкінці операційного дня на підставі прийнятих документів касир складає довідку касира прибуткової каси про суму прийнятих грошей та кількість документів, які надійшли до каси і звіряє суму за довідкою із сумою прийнятих ним грошей. Довідка підписується касиром, а зазначені в ній касові обіги звіряються з записами в касових журналах операційних працівників.
Отримані протягом операційного дня гроші касир формує у певному порядку і разом з прибутковими документами та довідкою касира прибуткової каси здає завідувачу каси під розписку в «Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)».
Завідувач каси звіряє суму прийнятих грошей і кількість прибуткових документів з довідкою касира і підписує довідку.
Гроші, що надійшли в прибуткові каси, можуть передаватися завідувачу протягом операційного дня кілька разів. Уся готівка, яка надійшла до закінчення операційного дня, має бути оприбуткована в касу і зарахована на відповідні рахунки балансу банку того самого робочого дня.
Гроші з кас установ банку видаються:
1) підприємствам, організаціям, установам — виключно за грошовими чеками затвердженої форми, які відриваються з розрахункової чекової книжки;
2) індивідуальним позичальникам, які одержують позики в банку, вкладникам і пенсіонерам — за видатковими касовими ордерами і видатковими ордерами, форма яких затверджена Національним банком України. У такому ж порядку оформляється видача грошей на витрати для утримання апарату управління та інші витрати — видача заробітної плати, премій та матеріальної допомоги, у підзвіт на відрядження і господарські витрати, погашення здійснених господарських, представницьких, канцелярських витрат без одержання авансу.
Видача пенсій або допомоги проводиться на підставі доручень Пенсійного фонду без складання касового видаткового ордера.
Видача готівки під звіт працівникам банків для здійснення розрахунків, пов’язаних із виробничими (господарськими) потребами, у тому числі на відрядження, проводиться безпосередньо з операційної каси.
Банк здійснює видачу готівки під звіт відповідно до нормативно-правових актів.
Готівка під звіт працівникам банків на виробничі (господарські) потреби видається на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.
Якщо підзвітній особі одночасно видана готівка як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань, то строк, на який видана готівка під звіт на ці цілі, може бути продовжено до завершення строку відрядження.
Звітування за одержання під звіт готівки здійснюється відповідно до законодавства України. Для здійснення видаткових операцій завідувач каси видає під звіт касирам необхідну суму. Касир розписується про це в «Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)». Приймання повних і неповних пачок здійснюється за позначками на накладних з перевіркою за корінцями, а пачки з повними корінцями перераховуються поаркушно. Монета приймається за написами на ярликах, пакетах (тюбиках), а укладена на лотках — за кружками.
Завідувач каси зобов’язаний перевірити наявність грошей, що залишилися в обіговій (операційній) касі, та переконатися, що залишок з урахуванням виданих сум відповідає даним «Книги обліку готівки обігової (операційної) каси та інших цінностей банку» за рахунком 100 «Банкноти та монети» та рахунок 101 «Дорожні чеки» (у касі банку).
Представники підприємств подають операційним працівникам грошові чеки та інші документи на одержання готівки. Операційний працівник після їх перевірки видає особі, яка одержує гроші, для пред’явлення в касу контрольну марку від грошового чека або відривний талон від видаткового касового ордера.
Одержавши видатковий документ, касир зобов’язаний:
– перевірити підписи посадових осіб банку та їх тотожність зразкам;
– порівняти суму, проставлену цифрами, і суму, що зазначена прописом;
– перевірити наявність розписки про одержання грошей на документі;
– перевірити наявність паспортних даних або іншого документа, що засвідчує особу одержувача грошей;
– викликати одержувача грошей за номером видаткового документа і запитати про суму грошей, що одержується;
– звірити номер контрольної марки або талона в касу з номером на видатковому документі та наклеїти контрольну марку або талон відповідно до чека або ордера;
– підготувати суму грошей і видати її одержувачу та підписати видатковий документ.
У момент видачі клієнтам грошей касирам забороняється обмінювати гроші одного номіналу на інший на вимогу одержувача.
Видаючи грошові білети в упаковці окремими корінцями або окремими аркушами, касир зобов’язаний їх перерахувати поаркушно. Це необхідно робити також у випадках вимоги одержувача на перерахування всіх виданих грошей. У цьому разі касир не знімає з виданих пачок і мішків пломби, печатки та гарантійні шви.
На виявлені недостачі або надлишки складається «Акт про недостачі (надлишки) грошових білетів у пачках» у двох примірниках затвердженої форми.
Наприкінці операційного дня касир видаткової каси виконує такі дії:
– звіряє суми прийнятих під звіт грошей, видаткових документів і залишок грошей;
– складає звітну довідку і підписує її;
– наведені в довідці касові обіги звіряє з записами в касових журналах операційних працівників.
Касир розписується в касовому журналі, а операційні працівники — у довідці.
Залишок грошей і видаткові касові документи разом зі звітною довідкою касир здає під розписку в «Книзі обліку прийнятих і виданих грошей (цінностей)» завідувачу каси, який, перевіривши довідку, підписує її і підшиває в документи дня.
Інкасацію здійснюють на підприємствах, в організаціях, установах інкасатори-збирачі банків на підставі «Доручень на інкасацію грошей», посвідчення особи і спеціального посвідчення на автомашину. Механізм інкасації полягає в обміні сумок з грошовою виручкою на порожні і виписуванні підприємствами (організаціями), що здають гроші, до кожної сумки супровідної відомості у трьох примірниках. При цьому інкасатор-збирач не перераховує готівки грошей, а лише перевіряє кількість сумок і загальну суму виторгу за записами в накладній та копії супровідної відомості на кожну сумку, яку він приймає, і розписується в тій, що залишається на підприємстві.
Доставлені в банк сумки з готівкою інкасатор здає бухгалтеру-контролеру, який перевіряє відповідність записів у супровідних відомостях, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в «Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок» у двох примірниках і в міру реєстрації передає накладні (супровідні відомості) касирові.
Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається «Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки», яка разом з першими примірниками журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок зберігається в окремій папці.
Наступного дня зранку касир і бухгалтер-контролер вечірньої каси здають сумки (мішки) з проінкасованою грошовою виручкою і супровідними документами завідувачу операційної каси для звіряння документів і попереднього зарахування виручки на розрахунковий рахунок підприємства, а останній — касирам для перерахування та в бухгалтерію банку для зарахування вже уточненої суми грошей на рахунок підприємства (організації). Супровідні відомості додаються до касових документів дня.
|